Die Stadt Carrollton macht Fortschritte zum Wohle ihrer Bürger

Überall in den Gemeinden werden die Kommunalverwaltungen aufgefordert, mit weniger mehr zu erreichen – eine wachsende Bevölkerung zu versorgen, komplexe Bedürfnisse zu erfüllen und eine sich wandelnde Belegschaft zu unterstützen. Die Stadt Carrollton, die im Herzen des Ballungsraums Dallas/Fort Worth liegt, kennt diese Herausforderung aus erster Hand.

Mit rund 140.000 Einwohnern verbindet Carrollton den Charme einer Vorstadt mit einem pulsierenden kulturellen Leben. Es ist die Heimat junger Familien, langjähriger Bewohner und eines tiefen Gemeinschaftsgefühls. Hinter den Kulissen sorgen fast 900 Mitarbeiter – darunter Polizei, Feuerwehr, Bauamt, Parkverwaltung, Bibliotheken und mehr – dafür, dass die Stadt funktioniert. Mit 15 verschiedenen Geschäftsbereichen und einem klaren Auftrag der Stadtverwaltung legt Carrollton den Schwerpunkt auf Effizienz, langfristige Planung und reaktionsschnellen öffentlichen Dienst.

Doch wie viele Kommunalverwaltungen stand auch Carrollton vor einer Hürde: Veraltete HR-Prozesse, die es erschwerten, sowohl den Mitarbeitern als auch der Öffentlichkeit zu dienen.

„Eines unserer größten Probleme war, dass viele unserer Prozesse für einfache Mitarbeiteraktualisierungen und die Anmeldung zu Sozialleistungen immer noch papierbasiert waren“, erklärte Laura Li, HRIS-Administratorin der Stadt Carrollton. „Uns fehlte die Automatisierung in unseren Arbeitsabläufen, was zu Dateninkonsistenzen führte.“

„Behörden haben manchmal Schwierigkeiten, mit den Trends in der Industrie Schritt zu halten“, fügte Samantha Dean, Workforce Services & Civil Service Director der Stadt Carrollton, hinzu. „Unser Ziel war es, voraus zu bleiben, damit wir besser, schneller und freundlicher für unsere Bürger arbeiten können.“

Carrollton brauchte einen Technologiepartner, der dabei helfen konnte, die Personalabteilung von Grund auf zu modernisieren, manuelle Arbeit zu reduzieren, die Datengenauigkeit zu erhöhen und den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Erfahrungen zu geben.

Hier kam Dayforce ins Spiel.

Weniger Papierkram, mehr öffentlicher Dienst.

Was Dayforce auszeichnete, war seine Stärke als echtes Human Capital Management (HCM)-System. Carrollton hatte zuvor die Personal- und Finanzabteilung in derselben Lösung gebündelt – eine gängige Praxis in der Verwaltung –, aber die Personalverantwortlichen von Carrollton erkannten, dass es Zeit für eine modernere, speziell entwickelte Plattform war. Sie benötigten spezielle Tools, die ihren besonderen Anforderungen gerecht werden konnten.

Sicherheit war ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Nach einem Cyberangriff legte die Stadt besonderen Wert auf den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten. „Das hat uns endgültig davon überzeugt, dass Dayforce die richtige Lösung für uns ist“, sagte Dean, nachdem der Chief Information Security Officer der Stadt Dayforce geprüft und als eines der sichersten Systeme bewertet hatte, die er je gesehen hatte.

Die Stadt entschied sich für Dayforce™ Recruiting, Benefits, Performance und den Experience Hub und legte damit den Grundstein für ein vernetzteres, intuitiveres HR-Ökosystem. Aber Carrollton hat nicht einfach nur auf eine neue Software umgestellt. Sie nutzten die Gelegenheit, um echte Veränderungen voranzutreiben.

„Von Anfang an haben wir uns geweigert, alte Prozesse einfach im neuen Dayforce-System zu replizieren“, sagte Dean. „Die Tatsache, dass es das Leben [der Mitarbeiter] erleichterte, dass es ihre Prozesse vereinfachte, ließ jeglichen Widerstand in den Hintergrund treten. Sie haben das neue System begeistert angenommen.“

Fortschritte im Einstellungsprozess vorantreiben 

Recruiting und Onboarding waren zwei Bereiche, in denen die Auswirkungen sofort spürbar waren. Carrollton benötigte Tools, die die Einstellung für alle vereinfachten – von den Bewerbern bis zu den Personalverantwortlichen. „Das ist entscheidend, um Zugang zu diesem Bewerberpool der nächsten Generation zu erhalten“, sagte Dean.

Mit Dayforce können sich Bewerber über ihr Smartphone bewerben, Orte für Drogentests auswählen, um die Anforderungen vor der Einstellung zu erfüllen, und während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden bleiben. Diese mobile Zugänglichkeit half der Stadt, digital versierte Arbeitskräfte zu gewinnen – und verkürzte die Zeit bis zur Einstellung drastisch.

„Die Personalbeschaffung und -einstellung ist jetzt ganz einfach“, sagte Dean. „Es ist effizient für die Bewerber, es ist effizient für die Personalverantwortlichen und es hat unsere Einarbeitungszeit um 50 % verkürzt. Es ist unglaublich.“

Die Ergebnisse sprechen für sich. Im Jahr 2022, vor der Implementierung von Dayforce, lag die Quote offener Stellen in Carrollton bei etwa 12%. Seit der Einführung der Plattform im Jahr 2024 ist diese Zahl auf nur noch 2,75 % gesunken. „Die Kombination der Effizienz des Recruiting-Moduls und unseres eigenen proaktiven Ansatzes bedeutet, dass wir die niedrigste Anzahl offener Stellen seit langem erreicht haben“, sagte Dean.

Die Mitarbeitererfahrung transformieren.

Für Carrollton ging es bei der HR-Transformation nicht nur um Workflows, sondern auch darum, Menschen zu befähigen. Das Ziel war es, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie sich gerade befinden, sei es zu Hause, auf der Baustelle oder im Büro.

Vor Dayforce bot die vorhandene HRIS-Lösung nur begrenzte Möglichkeiten für die Personalarbeit, die Anmeldung zu Benefits anzupassen, und schränkte auch die Möglichkeiten der Abteilung ein, Inhalte und Ressourcen anzubieten, die ihre Mitarbeiter benötigten.  Dies führte zu hohem Publikumsverkehr und einem großen Aufkommen an Anrufen und E-Mails, die direkte Unterstützung durch HR erforderten.

„Wir suchten nach einer Lösung, die dieses Problem für uns wirklich löste“, sagte Dean. „Dayforce hat das zehnfach geschafft.“ Dank der verbesserten Self-Service-Erfahrung für Mitarbeiter konnte sich das HR-Team mehr auf strategische oder wichtige Aufgaben konzentrieren und musste weniger allgemeine Anfragen beantworten.

Eine herausragende Funktion ist der Dayforce Experience Hub – eine interaktive Homepage, auf der Mitarbeiter bei jeder Anmeldung aktuelle Nachrichten, Updates und Erinnerungen sehen. Es hat die Kommunikation in arbeitsintensiven Phasen wie der Einschreibung für Benefits oder Leistungsbeurteilungen erleichtert.

Die mobile App von Dayforce war ebenfalls ein Wendepunkt für die Belegschaft von Carrollton. „Es ist einfach so leicht für sie zu bedienen“, sagte Li. „Es war einer der größten Vorteile, die wir seit der Einführung von Dayforce gesehen haben.“ Ob sie personenbezogene Daten aktualisieren oder Benefits verwalten, die Mitarbeiter können jetzt alles von ihren Handys aus erledigen – nach ihrem eigenen Zeitplan. „[Personalverantwortliche] können das Recruiting-Modul in Dayforce öffnen und ihre Bewerber ansehen, während sie im Fernsehen eine Werbepause machen“, fügte Dean hinzu.

Diese Veränderung hat Carrollton dabei geholfen, sich auf dem umkämpften Arbeitsmarkt abzuheben. Mitarbeiter aus allen Abteilungen – von Außendienstmitarbeitern bis hin zur Geschäftsleitung – nutzen Dayforce, und die Resonanz ist überwältigend positiv. „Sobald wir mit Dayforce live gingen, erhielten wir Komplimente dafür“, sagte Dean. „Die Manager lieben es, diese Bewerber direkt zur Hand zu haben.“

Intelligentere Entscheidungen, bessere Ergebnisse.

Mit Dayforce haben die HR-Verantwortlichen von Carrollton nun Zugriff auf Echtzeitdaten und intuitive Dashboards, sodass sie schnellere und intelligentere Entscheidungen für das gesamte Unternehmen treffen können. „Dayforce hat uns von den traditionellen, sehr administrativen und papierlastigen HR-Aufgaben befreit und ermöglicht uns nun ein strategisches Vorgehen“, so Dean. „Das ist nicht nur effizient und effektiv für unsere heutige Regierungsarbeit, sondern bereitet uns auch auf zukünftige Erfolge vor.“

Ob es um die Verfolgung von Trends, die Überwachung von Pensionierungen oder die Messung der Mitarbeiterbindung geht – die Personalabteilung kann der Führungsebene nun mit wenigen Klicks wichtige Erkenntnisse liefern. „Dayforce hilft uns wirklich dabei, diese Analysen zu erstellen, um langfristige Entscheidungen zu treffen“, so Dean. „Ich kann die Daten, die ich benötige, heranziehen, um mit dem Citymanager Gespräche über unsere strategische Ausrichtung für die nächsten zehn Jahre zu führen.“

Die Stadt auf Kurs halten – Compliance einfach gemacht.

Die Compliance der Kommunalverwaltung ist komplex, und das Team von Carrollton verbrachte zu viel Zeit mit der manuellen Verwaltung von Regeln, Vorschriften und Anforderungen der Entgeltabrechnung. „Mit den Automatisierungs- und Datenmapping-Funktionen von Dayforce müssen wir uns nicht mehr um die kleineren [Compliance]-Details kümmern“, sagte Li.

Jetzt sorgen korrekt zugeordnete Daten dafür, dass lokale, staatliche und bundesstaatliche Anforderungen automatisch angewendet werden, sodass sich die Personalabteilung auf die Menschen konzentrieren kann und nicht auf Papierkram.

Eine dauerhafte Partnerschaft, die auf Service und Innovation basiert.

Für Carrollton ist Dayforce mehr als nur Software. Es ist eine Partnerschaft, die auf gemeinsamen Werten basiert: Effizienz, Vertrauen und Vorwärtsdrang. „Wenn ich unsere Partnerschaft mit Dayforce in einem Satz zusammenfassen müsste“, sagte Li, „würde ich sagen: was für ein Traum.“ 

„Wir freuen uns über die Partnerschaft und darüber, dass Dayforce für uns ein wichtiges Instrument für die Verwaltung der Stadt ist“, fügte Dean hinzu. Die Stadt sucht weiterhin nach neuen Wegen für Innovationen, insbesondere mit den KI-Funktionen von Dayforce. Ihr CIO sieht KI als Kraftverstärker für den Betrieb.

„Unsere IT-Abteilung freut sich sehr darauf, sich mit Dayforce in das KI-Tool zu vertiefen“, sagte Dean. Tools wie der Dayforce Virtual Assistant entlasten bereits jetzt die HR-Teams, indem sie wiederkehrende Fragen von Mitarbeitern triagieren und beantworten, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können

„Wir suchen weiterhin nach Möglichkeiten, Dayforce optimal zu nutzen, damit sich unsere Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können“, sagte Dean. „Ob sie nun Beton gießen, Verbrecher verhaften oder dafür sorgen, dass Bibliotheksbücher rechtzeitig zurückgegeben werden – sie müssen sich keine Gedanken um Personalangelegenheiten machen, denn Dayforce nimmt ihnen diese Arbeit ab.“