La Ville de Carrollton prend une longueur d’avance pour le bien de ses citoyens

Dans les communautés du monde entier, les gouvernements municipaux sont tenus d’en faire plus avec moins, en desservant des population croissantes, en répondant à des besoins complexes et en soutenant une main-d’œuvre en constante évolution. La Ville de Carrollton, qui est située au cœur de la région métropolitaine de Dallas-Fort Worth, connaît très bien ce défi.

Comptant un peu plus de 140 000 habitants, Carrollton allie le charme typiquement suburbain à une vie culturelle dynamique. Elle comprend autant de jeunes familles que de résidents de longue date, et offre un profond sentiment de fierté civile. Dans les coulisses, près de 900 employés, au sein de la police, des pompiers, du secteur de la construction, des parc, des bibliothèques et bien d’autres secteurs, assurent le bon fonctionnement de la ville. Étant donné qu’elle compte 15 secteurs d’activité distincts et qu’elle est titulaire d’un mandat clair de la direction de la ville, Carrollton accorde la priorité à l’efficacité, à la planification à long terme et à une fonction publique réactive.

Cependant, comme c’est le cas pour de nombreux gouvernements municipaux, Carrollton a dû affronter un obstacle : les anciens processus de gestion des RH qui rendaient plus difficile de desservir nos employés et le public.

« L’un de nos plus grands points irritants était que de nombreux processus de mise à jour simple des données relatives aux employés et à l’inscription aux avantages sociaux s’effectuent encore sur papier », explique Laura Li, administratrice du SIRH, Ville de Carrollton. « Nous manquions d’automatisation pour les flux des travaux, ce qui a entraîné des écarts de données. »

« Le gouvernement a parfois du mal à suivre les tendances du secteur », a ajouté Samantha Dean, directrice des services aux effectifs et de la fonction publique, Ville de Carrollton. « Notre objectif était de garder une longueur d’avance afin de mieux exercer nos activités, plus rapidement et de façon plus respectueuse des citoyens. »

Carrollton avait besoin d’un partenaire technologique capable de les aider à moderniser la gestion des RH à l’interne, à réduire les tâches manuelles, à améliorer l’exactitude des données et à donner aux employés plus de contrôle sur leur expérience.

C’est là que Dayforce est apparue.

Moins de paperasse, plus de tâches de fonction publique

Ce qui distinguait Dayforce résidait dans son excellence en tant que véritable système de gestion du capital humain. Carrollton avait auparavant réuni la gestion des RH et des finances en une même solution, ce qui constitue une pratique courante au sein du gouvernement, mais ses dirigeants des RH ont reconnu qu’il était temps de miser sur une plateforme plus moderne et conçue sur mesure. Elle avait besoin d’outils spécialisés capables de répondre à ses besoins uniques.

La sécurité constituait également un enjeu important. Après avoir subi une cyberattaque, la ville a accordé une importance accrue à la protection des renseignements confidentiels des employés. « Nous avons confirmé que Dayforce était la bonne solution pour nous », déclare M^me Dean, après que le chef de la sécurité de l’information de la ville ait examiné la solution Dayforce et l’ait considéré comme l’un des systèmes les plus sécurisés qu’il ait jamais vus.

La ville a souscrit aux modules Recrutement, Gestion des avantages sociaux et Gestion du rendement de Dayforce^MC, ainsi que le Portail Expérience, jetant les bases d’un écosystème de gestion des RH plus connecté et intuitif. Toutefois, Carrollton n’a pas fait que migrer ses processus vers un nouveau logiciel. Elle a profité de l’occasion pour apporter un véritable changement.

« Dès le départ, nous avons refusé de simplement reproduire les anciens processus dans le nouveau système Dayforce », explique M^me Dean. « Son adoption devenait tellement évidente étant donné qu’il a vraiment facilité la vie [des employés] et les processus. Nous avons donc adopté facilement le nouveau système. »

Meilleure progression du processus de recrutement 

Le recrutement et l’intégration sont deux domaines où son incidence s’est fait sentir immédiatement. Carrollton avait besoin d’outils simplifiant l’embauche pour tout le monde, des candidats aux gestionnaires d’embauche. « Il est essentiel que nous ayons accès à ce bassin de candidats issus de la prochaine génération », explique M^me Dean.

Grâce à Dayforce, les candidats peuvent soumettre leur candidature à partir de leur téléphone, sélectionner des emplacements soumis à des tests de dépistage de drogue afin de répondre aux exigences préalables à l’emploi et rester informés tout au long du processus. Cette accessibilité à partir d’un appareil mobile a aidé la ville à mobiliser une main-d’œuvre native numérique et à réduire considérablement le temps nécessaire à l’embauche.

« Les activités de recrutement et d’embauche sont maintenant à notre disposition », déclare M^me Dean. « Cette fonction est efficace pour les candidats et pour les gestionnaires d’embauche, et elle permet de réduire de 50 % le temps consacré à l’intégration. C’est incroyable. »

Les résultats parlent d’eux-mêmes. En 2022, avant l’implémentation de Dayforce, le taux de postes vacants de Carrollton oscillait autour de 12 %. Depuis la mise en service de la plateforme en 2024, ce taux est passé à 2,75 %. « En combinant les gains d’efficacité du module Recrutement et notre propre approche proactive, nous avons enregistré le taux de postes vacants le plus faible depuis très longtemps », mentionne M^me Dean.

Transformation de l’expérience employé

Pour Carrollton, la transformation des processus de gestion des RH ne concerne pas seulement les flux des travaux, mais aussi l’autonomisation des employés. L’objectif était d’offrir une meilleure accessibilité aux employés là où ils se trouvent, que ce soit à domicile, sur un lieu de travail ou au bureau.

Avant l’adoption de Dayforce, le SIRH en place offrait une capacité limitée au service des RH de personnaliser l’expérience d’inscription aux avantages sociaux et limitait la capacité du service à offrir le contenu ainsi que les ressources dont ses employés avaient besoin.  Il en résulte un fort achalandage et un volume important d’appels ainsi que de courriels qui nécessite l’aide du service des RH.

« Nous recherchions une solution qui répondait réellement à ce problème », explique M^me Dean. « Dayforce l’a fait puissance dix. » L’expérience améliorée de l’environnement libre-service pour les employés a permis à l’équipe des RH de se concentrer davantage sur les tâches stratégiques ou essentielles, et moins sur la réponse aux demandes générales.

Le Portail Expérience de Dayforce est une fonction exceptionnelle. Il s’agit d’une page d’accueil interactive où les employés voient des nouvelles, des mises à jour et des rappels en temps opportun chaque fois qu’ils ouvrent une session. Elle facilite les communications personnalisées pendant les périodes de pointe, comme l’inscription aux avantages sociaux ou les évaluations du rendement.

L’application mobile de Dayforce a également changé la donne pour les effectifs de Carrollton. « Elle est vraiment facile à utiliser pour eux », mentionne M^me Li. « C’est l’un de nos principaux avantages depuis l’adoption de Dayforce. » Qu’il s’agisse de mettre à jour leurs renseignements personnels ou de gérer leurs avantages sociaux, les employés peuvent maintenant tout faire à partir de leur téléphone quand bon leur semble. « [Les gestionnaires d’embauche] peuvent ouvrir le module Recrutement dans Dayforce et voir leurs candidats pendant qu’ils regardent la télévision lors d’une pause publicitaire », ajoute M^me Dean.

Ce changement a permis à Carrollton de se distinguer dans un marché du travail concurrentiel. Les employés de tous les services, des équipes sur le terrain à la haute direction, utilisent Dayforce, et la réponse a été extrêmement positive. « Dès la mise en service de Dayforce, nous avons reçu des compliments sur cette solution », déclare M^me Dean. « Les gestionnaires adorent avoir les candidats à leur disposition. »

Des décisions plus éclairées et des résultats plus durables

Grâce à Dayforce, les dirigeants des RH de Carrollton ont maintenant accès à des données en temps réel et à des tableaux de bord intuitifs, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées à l’échelle de l’organisation. « Dayforce nous a libérés des fonctions de gestion des RH traditionnelles, très administratives et reposant énormément sur l’utilisation du papier, et nous a permis de nous concentrer sur des activités stratégiques », déclare M^me Dean. « Aujourd’hui, ce n’est pas seulement une bonne solution pour notre gouvernement, mais elle nous prépare également à un succès futur. »

Qu’il s’agisse de suivre les tendances, de surveiller les départs à la retraite ou de mesurer la fidélisation, l’équipe des RH peut maintenant fournir des données à la direction en quelques clics. « Dayforce nous aide vraiment à tirer parti de ces analyse de données pour prendre des décisions à long terme », mentionne M^me Dean. « Je dispose des données dont j’ai besoin pour discuter avec le directeur de la ville concernant notre orientation stratégique pour les dix prochaines années. »

Maintient de la ville sur la bonne voie : une conformité simplifiée

La conformité à la réglementation du gouvernement municipal est complexe, et l’équipe de Carrollton passait trop de temps à gérer manuellement les règles, les règlements et les exigences en matière de paie. « Grâce aux fonctions d’automatisation et de mappage des données de Dayforce, nous n’avons plus à nous préoccuper des petits détails [en matière de conformité] », soutient M^me Li.

Maintenant, les données correctement mises en correspondance permettent d’assurer que les exigences municipales, étatiques et fédérales sont appliquées automatiquement, permettant ainsi à l’équipe des RH de se concentrer sur les employés plutôt que sur la paperasse.

Un partenariat durable fondé sur le service et l’innovation

Pour Carrollton, Dayforce représente plus qu’un logiciel. Il s’agit d’un partenariat ancré dans des valeurs communes : l’efficacité, la confiance et l’élan favorisant notre essor. « Si je devais résumer notre partenariat avec Dayforce en une seule phrase, ce serait : c’est un véritable rêve », affirme M^me Li. 

« Nous sommes ravis de collaborer et de pouvoir compter sur Dayforce en tant qu’outil principal pour nous aider à gérer la ville », ajoute M^me Dean. La ville continue d’explorer de nouvelles façons d’innover, en particulier grâce aux capacités d’IA de Dayforce. Son chef de l’information considère l’IA comme un multiplicateur de force pour les opérations.

« Notre service des TI est vraiment enthousiaste à l’idée de se pencher sur l’outil d’IA de Dayforce », mentionne M^me Dean. Des outils comme l’Assistant virtuel Dayforce contribuent déjà à réduire le fardeau des équipes des RH en triant les questions récurrentes des employés et en y répondant, permettant ainsi au personnel de se concentrer sur des tâches à plus forte incidence.

« Nous continuons de chercher des façons d’optimiser notre utilisation de Dayforce, afin que nos employés puissent se concentrer sur leur vocation première », explique M^me Dean. « Qu’il s’agisse de couler du béton, d’arrêter des malfaiteurs ou de veiller à ce que les livres à la bibliothèque soient empruntés et rapportés à temps, les employés n’ont pas à se soucier de la gestion des RH. Dayforce leur facilite grandement la tâche. »