Champneys bringt Wellness sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Bilanz

Wer liebt nicht einen Tag im Spa? Es ist der ultimative transformative Genuss. Wellness-Tage stehen für Ruhe, Verwöhnung, Genuss und sind das perfekte Mittel gegen den Alltagsstress.

Champneys Health Resorts sind in ganz Großbritannien für ihre luxuriösen Wellnessangebote bekannt. Gegründet im Jahr 1925, bietet Champneys einen umfassenden Ansatz für körperliches, geistiges und seelisches Wohlbefinden.

Die Gruppe umfasst Luxusresorts, Stadthotels mit Spa, Golfplätze und Einzelhandelsgeschäfte. Dennoch ist Champneys stolz darauf, ein Familienunternehmen zu sein und betont die offene, gleichberechtigte Kommunikation unter den Kollegen, um "eine wirklich großartige Belegschaft" zu ermöglichen. Aber diese Offenheit zu erreichen war eine Herausforderung, mit mehr als 1.100 Mitarbeitern, die verschiedene Schichten an mehreren Standorten rund um die Uhr arbeiten.

Anlässlich ihres 100-jährigen Jubiläums wollte Champneys ihre HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse umgestalten. Also suchten sie nach Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, Innovationen zu fördern und die allgemeine betriebliche Effizienz zu verbessern, ohne dabei die Mitarbeiter aus dem Mittelpunkt ihrer Mission zu rücken.

„Wir haben eine mitarbeiterorientierte Kultur“, sagt Gemma Tracey, Personalleiterin bei Champneys Health Resorts. „Unsere Geschäftsstrategie bestand darin, eine Lösung zu finden, die uns Zeit zurückgibt, die wir dann mit Kunden, Kollegen und Gleichgesinnten verbringen können.“

Technik ohne Stress: Den passenden Partner finden

Champneys beschäftigt sowohl festangestellte als auch stundenweise bezahlte Mitarbeiter in ganz England, wodurch ganz besondere Anforderungen an die Belegschaft gestellt werden. In der Vergangenheit waren die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung des Unternehmens auf die Erfahrung einzelner Mitarbeiter angewiesen, die einen Großteil ihrer Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch nahmen. Es wurde immer schwieriger, die sich ständig ändernden Anforderungen zu erfüllen, wie beispielsweise die Berichterstattung über geschlechtsspezifische Lohnunterschiede. Viele Prozesse wurden wieder auf papierbasierte Methoden umgestellt, was zu Ineffizienzen führte.

Da keine Echtzeit-Transparenz der Personaldaten vorhanden war, verzögerten sich Entscheidungen oder wurden auf der Grundlage unvollständiger Informationen getroffen. Zu viel Zeit wurde für administrative Aufgaben aufgewendet, während Fehler oft erst lange nach ihrem Auftreten entdeckt wurden.

Champneys erkannte die Notwendigkeit einer Veränderung und suchte nach einem neuen Technologiepartner, der nicht nur zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und zur Verbesserung der Compliance beitragen, sondern auch die Kompetenzentwicklung fördern und die Mitarbeiter stärken würde. Dayforce war aufgrund seiner ähnlichen Denkweise und seines umfassenden Verständnisses des Geschäfts von Champneys ein Top-Kandidat. „Unsere Hauptziele waren die Automatisierung und die Verbesserung des Arbeitslebens“, sagt Tracey. „Das hat uns bei Dayforce sehr angesprochen.“ Nach einem Treffen mit Dayforce, einer Einführung in die Plattform und einer Beratung mit anderen Nutzern war Champneys überzeugt, dass es die richtige Wahl war. „Es gab keinen Zweifel daran, dass Dayforce die richtige Lösung für uns war“, fügt Tracey hinzu.

Das Arbeitsleben besser machen, indem Menschen an erster Stelle stehen

Seit Beginn der Partnerschaft hat Dayforce Champneys dabei geholfen, das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern und die Personalabläufe zu optimieren, indem es für mehr Transparenz, Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit gesorgt hat.

Mit Dayforce^TM profitieren die Mitarbeiter nun von einem reibungsloseren Onboarding-Prozess und haben Zugriff auf wichtige Informationen wie ihre Gehaltsabrechnungen und Arbeitspläne – und das ganz einfach per Knopfdruck. Langfristig erwartet Champneys, dass dies dazu beiträgt, Verwirrung zu vermeiden, das Vertrauen zu stärken und Fehlzeiten sowie die Fluktuation zu reduzieren.

Auch die Planung ist strukturierter und transparenter geworden. Das vorherige System von Champneys basierte auf kurzfristiger Planung und manuellen Prozessen. Mit Dayforce können die Mitarbeiter nun im Voraus auf ihre Arbeitspläne zugreifen, ihre Stundenzettel einsehen und Schichten tauschen.

Dayforce unterstützt die Mitarbeiter von Champneys außerdem mit flexiblen Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Das HR-Team kann Schulungsmodule erstellen und zuweisen, so dass die Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo ihre Fähigkeiten erweitern können. "Wir haben jetzt eine Management-Suite", sagt Tracey. „Wenn Sie also Manager sind, können wir einen Kursplan für Sie erstellen, den Sie in Ihrer Freizeit absolvieren können und dessen Erfolg wir messen können.“

Neben seinen technischen Vorteilen hat die Dayforce-Plattform ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl innerhalb von Champneys gefördert. Die Effizienz des Systems hat mehr zwischenmenschliche Interaktion, offene Kommunikation und stärkere berufliche Beziehungen ermöglicht und damit den menschenorientierten Geschäftsansatz von Champneys unterstützt. Das HR-Team hat nun mehr Zeit, Mitarbeiter zu betreuen, Wellness-Initiativen zu unterstützen und Strategien zur Mitarbeiterbindung voranzutreiben. "Wellness und Stressmanagement sind uns sehr wichtig", sagt Tracey. „Dayforce ist nicht nur die Plattform für unsere Richtlinien, Toolkits und E-Learning-Angebote, sondern hat uns auch Zeit geschenkt.“

Entspannung und Regulierung verbinden: Den Weg zu Compliance und Effizienz erleichtern

Die Integration von Talentmanagement, Gehaltsabrechnung und Personalmanagement in ein System war für Champneys ein entscheidender Schritt.

Das bisherige Gehaltsabrechnungssystem des Unternehmens war auf Stundenlöhner ausgerichtet, was die Planung für Angestellte mit Festgehalt ineffizient machte. Dies führte häufig zu Überzahlungen, bei denen Mitarbeiter oft unabhängig davon bezahlt wurden, ob sie ihre vollen vertraglichen Stunden gearbeitet hatten. Außerdem dauerte die Gehaltsabrechnung bis zu fünf Tage.

Mit Dayforce Payroll hat Champneys nun enorme Zeitersparnisse erzielt. Dayforce hat dazu beigetragen, die monatlichen Gehaltsläufe von 18 auf zwei zu reduzieren und die Zeit, die für jeden Gehaltslauf benötigt wird, von fünf Stunden auf nur 12 Minuten zu verkürzen.

Einer der wichtigsten Vorteile von Dayforce ist die Automatisierung und die integrierten Kontrollen zur Unterstützung der Compliance. Im vorherigen System von Champneys war die Überwachung der Compliance schwierig, und es war möglich, dass Mitarbeiter über die gesetzlichen Grenzen hinaus eingeplant wurden. „Dayforce hat uns dabei geholfen, die Vorschriften besser einzuhalten, da wir Regeln in das System integrieren können, sodass diese Vorschriften nicht umgangen oder außer Kraft gesetzt werden können“, sagt Jamie Flarry, Group Employee Accounting Manager bei Champneys Health Resorts. Dies hilft den Mitarbeitern, faire und gesetzliche Arbeitszeiten zu erhalten, was wiederum die Compliance und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter unterstützt.

Auch die Echtzeit-Berichterstattung und die Transparenz der Gehaltsabrechnung haben sich drastisch verbessert. Mitarbeiter können nun ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, bevor die Gehaltsabrechnung abgeschlossen ist, was Fehler reduziert, welche die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen und möglicherweise den Ruf von Champneys auf dem Arbeitsmarkt schädigen könnten. „Mit Dayforce haben wir einen Rückgang der Gehaltsfragen um 80 % verzeichnet“, sagt Flarry. „Ich verbringe weniger Zeit mit der Bearbeitung von Problemen und kann mich mehr auf zukünftige Aufgaben im Bereich der Gehaltsabrechnung konzentrieren, was zu einer höheren Effizienz führt.“

Dayforce ermöglicht auch eine Echtzeit-Prognose zur Einhaltung des Mindestlohns, dessen manuelle Berechnung zuvor Tage in Anspruch nahm.  Durch die Rationalisierung der Gehaltsabrechnung und die Verschärfung der Compliance hat Champneys erhebliche Zeiteinsparungen erzielt und den Arbeitsaufwand in der Personalabteilung um schätzungsweise 20.000 Stunden pro Jahr reduziert. „Vor Dayforce haben wir unzählige Stunden mit manuellen Aufgaben verbracht. Jetzt können wichtige Mitarbeiter zwei Tage pro Woche für strategische Initiativen und Projekte aufwenden, die einen echten Mehrwert für unser Unternehmen schaffen“, reflektiert Tracey.

Datengestützte Entscheidungsfindung, unterstützt durch KI

Die verstärkte Automatisierung hat Champneys viel Zeit gespart, insbesondere bei der Berichterstellung.  Früher wurden die Monatsabschlüsse erst am dritten Tag des Folgemonats an die Buchhaltung geliefert, was zu Verzögerungen bei der Finanzabwicklung führte. Mit Dayforce werden diese Berichte nun acht Tage vor dem Zahltag geliefert, was die Finanzabläufe rationalisiert.
 
Darüber hinaus hat die KI-gestützte Planung in Dayforce das Personalmanagement verändert und hilft der Personalabteilung, die Komplexität einer vielfältigen Belegschaft mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten zu bewältigen, von Studenten mit begrenzten Arbeitszeiten bis hin zu Eltern, die Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen müssen. Dies trägt zu einer gleichmäßigen Verteilung der Schichten bei und unterstützt eine bessere Work-Life-Balance für die Mitarbeiter.

Dayforce passt sich auch den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens an, optimiert die Schichtzuweisungen und unterstützt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und internen Richtlinien. Der Zugriff auf Echtzeitdaten über mobile Geräte und automatisierte Berichterstattung ermöglicht es Managern, proaktive Entscheidungen zu treffen und bei Bedarf schnell auf Personaländerungen zu reagieren.

Durch den Einsatz von KI für Schichtplanvorlagen hat Champneys den Zeitaufwand für die Erstellung von Personalplänen von zwei Stunden für eine einzelne Abteilung auf nur drei Minuten für ein Team von 150 Mitarbeitern drastisch reduziert. „Wenn ich die Partnerschaft zwischen Champneys und Dayforce zusammenfassen müsste, würde ich sagen, sie ist ‚phänomenal‘ wegen der Zeiteinsparungen und der Effizienzsteigerungen, die sie uns als Unternehmen gebracht hat“, sagt Flarry.

Blick auf die nächsten 100 Jahre

Obwohl die Partnerschaft mit Dayforce erst am Anfang steht, ist das Champneys-Team zuversichtlich, dass sie sich bewähren wird. „Ich sehe viele Jahre vor mir“, sagt Tracey. „Es ist, als ob Glühbirnen angehen. Wenn ich auf die nächsten fünf Jahre schaue, sehe ich all die Dinge, die wir noch tun können, und wie das Leben so viel besser werden wird!“

Zu den Dingen, die noch zu tun sind, gehört für Champneys die Ausweitung des Einsatzes von KI innerhalb von Dayforce. Das Unternehmen erkennt sein Potenzial, das Workforce-Management weiter zu optimieren, zusätzliche Effizienzen zu erzielen und einen noch reaktionsschnelleren, mitarbeiterorientierten Planungsprozess zu schaffen.

Mit jedem Fortschritt baut Champneys seine reichhaltige, mitarbeiterorientierte Kultur weiter aus. „Dayforce KI ist brillant für Champneys“, sagt Flarry. „Wir hatten das in unserem alten System nicht und sehen bereits große Verbesserungen. Wenn wir in die Zukunft blicken, wollen wir noch mehr aus der KI herausholen. Wir sind gespannt, wie es weitergeht und wie viel Zeit wir damit sparen können.“