OTG Management erreicht neue Dimensionen

Der George Bush Intercontinental Airport in Houston ist sechs Meilen lang, was etwa 100 Häuserblocks entspricht. In den Gängen reihen sich Dutzende von Lebensmittelhändlern aneinander – von Fast-Food-Läden und Theken für Speisen zum Mitnehmen bis hin zu gehobenen Restaurants mit Sitzplätzen –, die alle um die Aufmerksamkeit und die hart verdienten Dollars der Reisenden buhlen.

Unter den zahlreichen Optionen stechen die Restaurants von OTG Managementhervor. Nehmen wir zum Beispiel das Ember. Es ist schwer, sich nicht von dem eleganten und auffälligen Lokal des mit dem James Beard Award ausgezeichneten Küchenchefs Chris Shepherd angezogen zu fühlen. Hier können Sie sich in eine Ledernische zurückziehen und direkt vom Tablet vor Ihnen Gourmet-Meeresfrüchte bestellen, die direkt aus dem Golf gefischt wurden. Ein ähnlich gehobenes Erlebnis können Sie in einem der 350 Restaurants und Einzelhandelsgeschäfte des Unternehmens an 10 Flughäfen in den USA und Kanada genießen.

„OTGs Mission ist es, das Flughafenerlebnis für Gäste und Einzelhandelskunden zu verändern und zu verbessern“, sagt Alan House, Executive Vice President of HR. ‚Das erreichen wir durch unsere Technologie und unsere Innovationskraft. Und wir setzen lokale Köche und Konzepte ein, um das Kundenerlebnis wirklich einzigartig zu machen."

OTG strebt danach, einen neuen Standard in der Flughafenbewirtung zu setzen. Aber es ist schwierig, in einem Geschäft mit engen Margen und komplexen Compliance-Anforderungen ein unvergessliches Kundenerlebnis zu bieten. Hinzu kommt ein wettbewerbsintensiver Arbeitsmarkt, und schon haben Sie die Zutaten für einen herausfordernden Kurs. Um erfolgreich zu sein und auf Wachstumskurs zu bleiben, benötigt das Unternehmen ausgefeilte und dennoch flexible Systeme, agile Personalprozesse und Zugang zu Echtzeit-HR-Berichten und -Analysen.

Dayforce kommt an Bord

Die Nutzung der Leistungsfähigkeit und Vorteile von Technologie liegt in der DNA von OTG. Im Gastbereich setzt das Unternehmen Tablets ein, um den Kunden mehr Kontrolle über ihr Essenserlebnis zu geben. Im Personalbereich nutzt das Unternehmen Systeme, die zur Optimierung der Betriebsabläufe und zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung beitragen können.

OTG führte 2016 Dayforce^™ ein und nutzt das System für Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Benefits, Arbeitsplanung, Personalbeschaffung, Weiterbildung, Leistung und Vergütung. Vor kurzem wurde auch Dayforce Wallet für die On-Demand-Bezahlung eingeführt.

„OTG hat Dayforce eingeführt, um Compliance- und Reporting-Probleme zu lösen, Effizienz zu schaffen und uns dabei zu helfen, unseren Crew-Mitgliedern ein großartiges Erlebnis zu bieten“, sagt House. Wir sind Technologieführer und möchten uns mit Unternehmen zusammentun, die ähnlich gestrickt sind wie wir. Deshalb ist Dayforce ein großartiger Partner für uns."

In den OTG-Restaurants sind die Mitarbeiter maßgeblich daran beteiligt, das vom Unternehmen angestrebte hochwertige Erlebnis zu bieten. Aber gutes Personal zu finden, ist nicht einfach in einem Markt, in dem es mehr Jobs als Menschen gibt. Durch die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses mit Dayforce konnten manuelle Aufgaben reduziert werden. Maßnahmen, die früher zeitaufwendig waren, wie das Erstellen von Angebotsschreiben und das Einholen von Unterschriften, können jetzt mit einem Klick erledigt werden. Dadurch konnte OTG die Zeit bis zur Einstellung um 10 bis 20 % verkürzen, sodass sich das HR-Team auf die Gewinnung von Kandidaten konzentrieren kann.

„Dayforce hat es uns ermöglicht, in einem wettbewerbsintensiven Einzelhandels- und Gastgewerbeumfeld äußerst agil zu bleiben“, sagt Brett Byers, Senior HRIS Manager. Er nutzt auch die Onboarding- und Lernmodule von Dayforce, um neuen Crewmitgliedern den Zugriff auf und das Ausfüllen der erforderlichen Unterlagen sowie die Teilnahme an obligatorischen Schulungen zu ermöglichen, was die Einhaltung von Vorschriften für OTG erleichtert. Das Unternehmen hat die Lernangebote und -ziele seiner Crewmitglieder zu 100 % erreicht.

„Mein Ziel ist es, unseren Crewmitgliedern ein Weltklasse-Erlebnis zu bieten. Und das erreichen wir durch Automatisierung und die Beseitigung nicht wertschöpfender Prozesse“, sagt House.

Ziel: Betriebliche Effizienz

Ungefähr 90 % der 5.000 OTG-Crewmitglieder sind Vollzeitkräfte, 80 % werden auf Stundenbasis bezahlt. Diese Köche, Kassierer, Kellner und Manager sind auf Hunderte von Standorten verteilt, und viele verbringen ihre Tage vor Ort ohne Zugang zu E-Mails. OTG nutzt Dayforce, um die Mitarbeitererfahrung seiner weit verstreuten Belegschaft zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu fördern.

Über die mobile Dayforce-App können Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort aus auf ihre Dienstpläne zugreifen und Abwesenheiten und Urlaubsanträge eingeben. Die App ist benutzerfreundlich und bietet ihnen schnellen Zugriff auf ihre Informationen. Außerdem können sie problemlos mit ihrem Vorgesetzten oder anderen Teammitgliedern kommunizieren.

Christina Alicea-Rendon ist die leitende Personalleiterin für die Flughafenterminals in New York und New Jersey. Sie leitet ein Team von 12 Managern, die 2.500 Mitarbeiter im Stundenlohn und 200 festangestellte Mitarbeiter beaufsichtigen. Dayforce gibt ihr Einblick in mehrere Teams an den von ihr verwalteten Standorten, reduziert den Zeitaufwand für Genehmigungen und erleichtert es ihr, für ihre Teams erreichbar zu sein.

Dayforce hat dem Unternehmen auch dabei geholfen, die Entgeltabrechnungsprozesse besser zu kontrollieren und zu vereinfachen. Das Ergebnis war ein Rückgang der Fehlerquote bei der Entgeltabrechnung um etwa 60 %.

OTG verwendet beispielsweise biometrische Uhren zur Ermittlung von Arbeitszeit und Anwesenheit. Wenn ein Teammitglied zu seiner Schicht erscheint, scannt es seinen Finger, um seine Zeitinformationen aufzuzeichnen. Mit Dayforce werden diese Informationen nun effizient in die Zeiterfassung übertragen.

Wir arbeiten praktisch rund um die Uhr. Die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter direkt beim Ein- und Ausstempeln hat dazu beigetragen, unseren Entgeltabrechnungsprozess zu verbessern und Fehler zu vermeiden, da wir nicht Hunderte von Entgeltabrechnungsunterlagen konsolidieren müssen“, sagt Alicea-Rendon.

Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Business Intelligence

Compliance ist ein wichtiger Schwerpunkt für OTG. Das Unternehmen ist in Bereichen mit Zugangsbeschränkungen tätig und alle Besatzungsmitglieder müssen eine TSA-Hintergrundprüfung bestehen, um für das Unternehmen arbeiten zu können. Dayforce hat OTG dabei geholfen, mehrere Compliance-Schritte und Formulare innerhalb des Systems zu automatisieren und zu digitalisieren. Das Unternehmen hat nun eine 100-prozentige Compliance in Schlüsselbereichen, wie z. B. beim Ausfüllen bestimmter erforderlicher Formulare.

„Ich erinnere mich noch an die Zeiten, als stapelweise Papierkram anfiel, wenn ein Crewmitglied eingestellt wurde oder wenn wir aus Compliance-Gründen bestimmte Dokumente benötigten. Mit Dayforce ist alles an einem Ort. Wenn ich etwas brauche, kann ich es finden“, sagt Alicea-Rendon.

Mit mehr Vertrauen in ihre Compliance-Fähigkeiten kann sich das Unternehmen auf die Nutzung von HR-Berichten und -Analysen konzentrieren, um bessere strategische Entscheidungen zu treffen und das Wachstum zu fördern. „Einer der wertvollsten Aspekte von Dayforce ist, dass wir über eine einzige Datenquelle verfügen“, sagt House. „Daten sind entscheidend, um zu verstehen, was vor sich geht, und um das Unternehmen besser zu führen. Wir sind jetzt besser in der Lage, unsere Belegschaft zu verwalten und Bedürfnisse zu antizipieren. Wir können Probleme proaktiv angehen, anstatt nur zu reagieren.“

Mit dem Vertrauen in die HR-Berichte und -Analysen ihres Systems sind Byers und sein Team zu einem echten strategischen Geschäftspartner des Unternehmens geworden. Mit Dayforce können sie schnell und einfach Gehalts- und Leistungsberichte erstellen, die Mitarbeiterzahl und die durchschnittlichen Gehälter nach Jobtypen verfolgen und sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Abwesenheit im letzten Quartal genutzt wurde. „Mit unseren Daten in Dayforce können wir unseren Mitarbeitern sehr schnell Feedback zu den von ihnen vorangetriebenen Initiativen geben und ihnen mitteilen, was funktioniert“, sagt er.

Die Verfügbarkeit von On-Demand-Daten hilft OTG auch dabei, proaktiv Talente zu erfassen und Karrierewege zu planen, um Personen im gesamten Unternehmen zu identifizieren, die das zukünftige Wachstum vorantreiben werden.
 

Bindung und Engagement auf Flughöhe bringen

Die meisten Crew-Mitglieder von OTG verbringen ihre Arbeitstage auf dem Boden und bedienen vielbeschäftigte Reisende. E-Mails als Hauptkommunikationsmittel zu verwenden, ist ineffektiv. In der Vergangenheit musste Alicea-Rendon, wenn sie mit einem ihrer Teammitglieder sprechen wollte, quer durch den Flughafen zu deren Standort laufen. Sie kam zwar an Bewegung, aber das Hin und Her war zeitaufwendig und anstrengend und bedeutete manchmal, dass sie nicht für ihre Teammitglieder da sein konnte, wenn sie sie brauchten.

Mit Dayforce hat sich das geändert. Alicea-Rendon kann jetzt über die Dayforce-Mobil-App mit den Teammitgliedern in Kontakt treten. Die sofortige Kommunikation hilft ihr, eine bessere Managerin zu sein.

„Unsere Mitarbeiterbindung hat sich in den letzten zwei Jahren um etwa 20 % verbessert, und Dayforce hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir dies erreichen konnten“, sagt House. „Heutzutage wird vorausgesetzt, dass man alles übers Handy erledigen kann. Die Dayforce Mobile App erfüllt diese Erwartungen. Wir betrachten sie als wertvolles Tool, das unsere Effizienz steigert und unserer Mannschaft eine großartige Employee Experience bietet.“

Im Januar 2022 führte das Unternehmen Dayforce Wallet ein, damit die Mitarbeiter sofort nach dem Verdienst auf ihr Gehalt zugreifen können. Weniger als ein Jahr später nutzt mehr als ein Drittel der Belegschaft von OTG diesen Service.

„Wenn unsere neuen Crewmitglieder die Anwendung kennenlernen, sind sie beeindruckt. Während des Vorstellungsgesprächs erwähnen wir Dayforce Wallet und man sieht, wie ein Lächeln aufkommt, etwa so: „Oh, cool, ich könnte früher bezahlt werden.“ Sie haben das Gefühl, dass dies ein Teil von OTG ist“, sagt Alicea-Rendon.

Die mobile Dayforce-App und Dayforce Wallet verschaffen einen Wettbewerbsvorteil bei der Personalbeschaffung und tragen dazu bei, in den ersten Wochen am Arbeitsplatz Engagement und Loyalität aufzubauen.

Mit KI und Dayforce Co-Pilot auf Erfolgskurs

Als HR-Team, das sich ständig weiterentwickelt, wissen Byers und seine Kollegen, wie wichtig Komfort, Automatisierung und der Wettbewerbsvorteil durch den Einsatz von KI sind. Ende 2024 war OTG eines der ersten Unternehmen, das Dayforce Co-Pilot einführte, einen KI-Assistenten, der in die gesamte Dayforce-Suite eingebettet ist. Für OTG trägt Co-Pilot dazu bei, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Entscheidungsfindung zu optimieren.

„Ich sollte untersuchen, wie KI unsere Personalabteilung unterstützen kann. Co-Pilot hat viele Fragen beantwortet, viele unserer HR-Aufgaben wirklich automatisiert und in unsere tägliche Arbeit integriert“, sagt Byers. “Unsere gesamte Personalabteilung ist in Dayforce integriert, daher war es sehr attraktiv, es in dieses Ökosystem einzubinden. Unsere Führungskräfte waren sehr froh, etwas so Modernes und Innovatives in ihrer HR-Infrastruktur zu haben.“

Byers merkt auch an, dass moderne HR-Fachleute sich von administrativen Aufgaben verabschieden müssen. Er sagt, dass Dayforce Co-Pilot seinem Team hilft, sich auf Projekte mit höherer Priorität zu konzentrieren, wodurch sie mehr Zeit haben, um dem Unternehmen noch mehr Wert zu bieten. Durch die Nutzung von Dayforce Co-Pilot stehen den Mitarbeitern von OTG sichere, zusammengefasste und automatisierte Informationen zur Verfügung.

Kursbestimmung für die nächste Etappe der Reise

OTG ist sich bewusst, dass es sich weiterentwickeln und neue Technologien einführen muss, um in der sich verändernden Arbeitswelt und im Gastgewerbe wettbewerbsfähig zu bleiben.

„OTG ist gerne Vorreiter. Auch Dayforce gehört zu den Unternehmen, die gerne technologisch an vorderster Front stehen. Angesichts des Wandels in der Arbeitswelt ist es unerlässlich, an vorderster Front zu stehen, denn nur so können wir neue Talente gewinnen und halten und unseren Crew-Mitgliedern ein wirklich großartiges Erlebnis bieten“, sagt House.

Das Unternehmen freut sich darauf, Dayforce zu nutzen, um Mitarbeiter mit hohem Potenzial zu finden und zu halten, weiterhin ein verbessertes Kundenerlebnis zu bieten und einen neuen Standard in der Flughafengastronomie zu setzen.

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