Orica startet globale Transformation der Gehaltsabrechnung

Für ein Unternehmen mit einer so langen Geschichte ist Orica ein durch und durch modernes Unternehmen. Das Unternehmen wurde 1874 während des Goldrauschs im australischen Bundesstaat Victoria gegründet und hat sich durch Wachstum zu einem der weltweit führenden Anbieter von Bergbau- und Infrastrukturlösungen entwickelt. Heute sind Milliarden von uns auf Energie, Transport und Infrastruktur, fortschrittliche Elektronik und neue technologische Entwicklungen angewiesen, die durch die Bemühungen von Orica zur nachhaltigen Mobilisierung der Ressourcen der Erde ermöglicht werden. 

150 Jahre später bietet Orica Dienstleistungen in über 100 Ländern an und beschäftigt mehr als 14.000 Mitarbeiter in 48 Ländern in fünf Kontinenten. „Unsere Belegschaft ist vielfältig“, sagt Stacey Brewer, VP HR Operations bei Orica. „Sie kommen aus 90 verschiedenen Kulturkreisen, sind festangestellt oder nicht festangestellt, gewerkschaftlich organisiert oder nicht.“

Die Leistungsfähigkeit von Dayforce im gesamten Gehaltsmanagement nutzen

Brewer und ihr Team sind für die globale Gehaltsabrechnung dieses großen und heterogenen Personals verantwortlich – kein leichtes Unterfangen, da Orica über 34 verschiedene Gehaltsabrechnungssysteme verfügt. „Es ist eine komplexe und herausfordernde Aufgabe, die es aus Compliance-Sicht zu bewältigen gilt“, sagt Brewer.

Diese Komplexität wurde durch ein früheres Transformationsprojekt zur Verbesserung des Datenschutzes und der Datensicherheit aufgedeckt. Der Versuch, mit 34 verschiedenen Anbietern weltweit zu interagieren, war ‚fast unmöglich‘ und machte deutlich, dass schnell eine Lösung für eine Situation gefunden werden musste, die sich auf sensible Daten auswirken könnte. Das Unternehmen entwickelte eine klare, zielorientierte globale Gehaltsstrategie mit einem eindeutigen Endergebnis. „Was wir wirklich erreichen wollen„, so Brewer, lautet: Wir wollen sicher sein, dass wir unsere Mitarbeiter bei jeder Gehaltszahlung korrekt und vorschriftsmäßig bezahlen.“ 

Um dies zu erreichen, hatte Orica zwei Ziele vor Augen: die ideale Konsolidierung seiner Gehaltsabrechnungssysteme auf einen einzigen Anbieter und die Suche nach einem Partner, mit dem das Unternehmen eng und kooperativ zusammenarbeiten kann, um komplexe Gehaltsabrechnungsprojekte zu bewältigen. „Nachdem wir das Angebot von Dayforce gesehen hatten, war uns klar, dass sie die richtige Wahl für uns waren“, sagt Brewer. Das Unternehmen hat Dayforce für die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung eingeführt. 

Startschuss für eine erfolgreiche Implementierung

Das globale Gehaltsabrechnungsprojekt von Orica ist eine dreieinhalbjährige, schrittweise Konsolidierung von 34 bestehenden Gehaltsabrechnungssystemen in die Dayforce-Plattform. Das Unternehmen möchte seine HR-Systeme integrieren, Prozesse automatisieren und Gehaltsabrechnungen in Asien, Australien/Pazifik, Nordamerika, EMEA und Lateinamerika standardisieren, um die Compliance in all diesen Gebieten effektiv zu verwalten. Langfristig besteht das Ziel der Personalabteilung darin, die Verwaltungsaufgaben für die Mitarbeiter zu reduzieren, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Das Change Management war von entscheidender Bedeutung, wobei Orica ein spezielles Team zur Förderung der Eigenverantwortung einsetzte. Zu Beginn des Prozesses konzentrierte sich das Team darauf, wichtige Länder zu besuchen, insbesondere größere und komplexere, um sich mit den Interessengruppen zu treffen, ihre Bedürfnisse zu verstehen und Lösungen wie standortspezifische Systeme für Zeiterfassung anzupassen. Wichtig war auch die Entscheidung von Orica, mit einem Implementierungspartner zusammenzuarbeiten. Das Team von Orica entschied sich für Deloitte. „Wir wollten einen Partner für die Systemimplementierung, mit dem wir uns an einen Tisch setzen, die Ärmel hochkrempeln und als ein Team auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können“, sagt Brewer. Die Zusammenarbeit hat einen einheitlichen Teamansatz gefördert, Herausforderungen wie die Personalfluktuation gemildert und den Zugang zu starken lokalen Ressourcen in mehreren Ländern ermöglicht, wodurch viel Zeit und Aufwand gespart wurde.

Orica entschied sich bewusst für einen stufenweisen Ansatz und veröffentlichte alle sechs Monate Updates. Frühere Bemühungen zur Verbesserung der Gehaltsabrechnung waren aufgrund der Größe und Komplexität des Projekts auf Australien beschränkt, was eine globale Expansion behinderte. „Dieses Mal haben wir bei der Erstellung des Zeitplans sichergestellt, dass in jeder Phase und in allen Regionen etwas live geschaltet wird“, sagt Brewer. „So erhält jeder bei jeder Veröffentlichung etwas.“

Transparenz in Prozesse und Daten bringen

Die Mitarbeiter von Orica erwarten, dass die Technologie am Arbeitsplatz genauso einfach und intuitiv ist wie die Technologie, die sie zu Hause verwenden – sie wollen einen einfachen, reibungslosen Zugang ohne komplexe Navigation oder mehrfache Anmeldungen. Und die firmeneigene Forschung zeigt, dass die Mitarbeiter in der Personalabteilung am ehesten Fragen zu Gehaltsabrechnungen, Urlaubsguthaben und zur Beantragung von Urlaub stellen. „Mit Dayforce ist das alles ganz einfach„, sagt Brewer. „Die Gehaltsabrechnung ist leicht zu lesen, während frühere Versionen in anderen Systemen unverständlich waren.“

Viele Mitarbeiter mit Dienstplan haben verschiedene Zulagen, die an die Anzahl der geleisteten Tage oder Stunden gebunden sind, und das neue System bietet viel mehr Transparenz darüber, was wie bezahlt wird. Mitarbeiter mit Kundenkontakt, die während ihrer Schicht keinen direkten Zugang zu Technologie haben, können nun über ihr Mobiltelefon auf das System zugreifen. Die Dayforce-Plattform bietet ihnen außerdem Flexibilität beim Ein- und Ausstempeln, sei es über die Dayforce-Mobil-App oder eine physische Stempeluhr, und trägt so dazu bei, dass die Lösung den regionalen Präferenzen entspricht.

Führungskräfte, die direkte Mitarbeiter in mehreren Ländern betreuen, können durch die Zusammenführung mehrerer Plattformen an einem Ort Urlaubsanträge und Teamdaten managen und so die Entscheidungsfindung und Planung verbessern. Diese Änderung wird auch die Unterstützung für das Team für Personaldienstleistungen optimieren, indem eine komplexe Matrix aus 34 verschiedenen Prozessen weltweit durch einen einzigen, benutzerfreundlichen Prozess ersetzt wird. „Wir bringen mehr Transparenz in Prozesse, die lange Zeit undurchsichtig und manuell waren, und ermöglichen so viel Flexibilität“, sagt Brewer. „Wir machen das Richtige und die Reaktionen sind insgesamt positiv.“

Die Tools zur Bewältigung der Komplexität entdecken

Bisher wurden zwei Phasen der Dayforce-Implementierung in 18 Ländern abgeschlossen, die Prozesse standardisiert und in vielen Fällen erstmals dokumentiert. Ein System zu haben, das alles nachverfolgt und Berechnungen durchführt, die manchmal nur informell und nicht nachvollziehbar waren, stellt einen bedeutenden Fortschritt dar und bedeutet, dass die Mitarbeiter von Orica unabhängig von ihrem Standort die gleiche Erfahrung mit der Gehaltsabrechnung machen. „Die Dayforce-Plattform liefert uns – in vielen Fällen zum ersten Mal überhaupt – Daten darüber, was im System vor sich geht und wie wir unsere Mitarbeiter bezahlen“, sagt Brewer. „Damit haben wir unser Ziel in Bezug auf das Gesamtprojekt wirklich erreicht."

Zuvor gab es kaum bis gar keine Integration zwischen dem Human Capital Management (HCM) und den Gehaltssystemen, was einen hohen manuellen Aufwand erforderte. Jetzt fließen die Daten reibungslos vom HCM zur Gehaltsabrechnung, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird und sich das Team auf Reporting, Compliance und die proaktive Behebung von Unregelmäßigkeiten vor der Gehaltsabrechnung konzentrieren kann.

In den letzten Jahren hatte das Gehaltsabrechnungsteam von Orica mit einer komplexen Struktur zu kämpfen, da es häufig Probleme mit mehreren Systemen und Anbietern in aller Eile lösen musste. Der Wechsel zur Dayforce-Plattform hat die Dinge vereinfacht, indem dem globalen Gehaltsabrechnungsteam dedizierte Ansprechpartner zur Verfügung gestellt wurden, die einen konsistenten Support gewährleisten und die länderübergreifende Problemlösung verbessern. Da Probleme immer seltener auftreten, richtet Orica seinen Fokus auf die Zukunft. „Wir fangen an, wirklich darüber nachzudenken, wie wir proaktiv Mehrwert schaffen können, anstatt in einer Position der Krisenbewältigung festzustecken“, sagt Brewer.

Startklar für die Zukunft 

Für Brewer war der bisherige Erfolg des Gehaltsabrechnungsprojekts lautlos. „Wenn ich nichts höre, nachdem wir die Leute bezahlt haben, – weiß ich, dass es funktioniert“, sagt sie.
 
Langfristig betrachtet sieht Brewer Erfolg darin, auf globale Berichte zurückgreifen zu können, die – mit Echtzeitdaten – eine konsistente und genaue Gehaltsabrechnung belegen. 

Zu den Möglichkeiten, die Orica nun erkunden kann, gehören neue Technologielösungen, insbesondere in den Bereichen Governance und Compliance, um potenzielle Probleme zu erkennen und ihnen vorzubeugen. Das Unternehmen erwägt auch neue Funktionen wie virtuelle Assistenten und Chatbots – etwas, das mit 34 separaten Systemen unmöglich gewesen wäre. 

„Wir sind auf einem wirklich guten Weg“, sagt Brewer. „Die Technologie, die wir von Dayforce erhalten, ist die beste auf dem Markt, und die Zusammenarbeit mit ihnen gibt mir Zuversicht, und ich weiß, dass sie immer nach vorne schauen.“