La Vie en Rose mise sur une expérience employé sur mesure

Chaque femme est unique, qu’il s’agisse de sa personnalité, de ses cheveux, de sa morphologie ou de son style. Ces différences doivent être célébrées, mais il n’en reste pas moins qu’elles compliquent parfois l’achat de vêtements seyants et adaptés aux besoins de chacune. C’est un défi qui se complexifie encore davantage quand il s’agit de trouver le soutien-gorge idéal, qui procure confort et soutien, jour après jour. La Vie en Rose, un détaillant spécialisé en lingerie et en maillots de bain, entend bien aider les femmes à relever ce défi.

La Vie en Rose a été fondée en 1985 par Harry Kanner. François Roberge, l’actuel président-directeur général, s’est porté acquéreur de l’entreprise en 1996 alors que celle-ci ne comptait encore que 23 magasins. Au cours des 25 dernières années, la Vie en Rose a pris de l’expansion, et compte aujourd’hui 270 établissements au Canada, et 95 établissements dans 16 autres pays. L’entreprise exploite également Bikini Village, une chaîne de magasins spécialisée dans les maillots de bain.

La Vie en Rose compte plus de 3 000 employés au Canada, dont la plupart travaillent en magasin. Le reste des effectifs de l’entreprise est réparti entre son siège social, situé à Montréal, et son centre de distribution, où sont préparées les marchandises destinées tant aux magasins qu’aux achats en ligne.

« Ce qui nous distingue, c’est que nous sommes une entreprise très axée sur la croissance, indique M. Roberge. Je dirais qu’il y a deux choses qui sont primordiales pour moi : le respect et la passion. Le respect de nos clients, de nos employés et de nos fournisseurs, et la passion de la vente au détail. »

La Vie en Rose recherche des employés qui font preuve du même respect et qui partagent cette passion. « Nous recherchons des employés aimables, vaillants, responsables et capables d’aider nos clientes à trouver le produit ou l’accessoire qu’elles désirent », explique Alessia Pariselli, conseillère principale en RH.

Un défi à l’échelle du secteur

Le roulement de personnel est l’un des plus grands défis auxquels se heurte actuellement le secteur du commerce de détail. C’est pourquoi les détaillants tels que la Vie en Rose doivent adopter une approche stratégique pour s’assurer de garder longtemps leurs employés.

« À la Vie en Rose, nous avons décidé de vraiment mettre notre culture de l’avant afin de pouvoir fidéliser nos employés, affirme Karine Turgeon, directrice des RH. La plus grande difficulté dans le secteur du commerce de détail, c’est d’être capable de se différencier de la concurrence. C’est là que la culture d’entreprise devient particulièrement importante. »

Selon M^me Pariselli, un employé heureux sera plus productif, plus motivé et plus enclin à poursuivre son perfectionnement et sa progression au sein de l’entreprise. « Nous devons vraiment nous assurer d’offrir une expérience exceptionnelle à nos candidats, dès leur embauche et tout au long de leur carrière au sein de la Vie en Rose », estime-t-elle.

La technologie est au cœur même de l’expérience offerte aux employés, qu’il s’agisse de pointer leurs heures d’arrivée et de départ, de consulter leur horaire ou leurs bulletins de paie, de soumettre des demandes de congé, ou de communiquer avec leur gestionnaire. Pour offrir l’expérience exceptionnelle dont parle M^me Pariselli, il est crucial de pouvoir compter sur une technologie moderne et simplifiée.

« C’est très important la communication. C’est comme dans un couple : si l’on veut que ça dure, il faut bien communiquer. En entreprise aussi, la communication, c’est extrêmement important : pour garder ses employés et aussi pour mieux comprendre où l’on s’en va », explique M. Roberge.

Les avantages d’une solution unifiée

Avant d’implémenter Dayforce, l’entreprise utilisait cinq systèmes différents dans le cadre de ses processus de gestion des RH, ce qui présentait de nombreux irritants : double saisie de données, tâches manuelles et manque de convivialité des interfaces. Aucun de ces systèmes ne communiquait avec les autres, un problème qui empirait à mesure que l’entreprise prenait de l’expansion.

En faisant le bilan de sa situation, la Vie en Rose a conclu que cette combinaison de plateformes ne pouvait plus permettre à l’entreprise de croître efficacement ni d’améliorer son expérience employé, et qu’il était temps de changer les choses.

« Nous avions besoin d’un système capable de soutenir notre croissance rapide d’une façon efficace et rentable », précise M^me Pariselli.

La Vie en Rose a donc fait équipe avec Dayforce, et la mise en service de Dayforce a eu lieu en avril 2019. L’entreprise utilise les modules Gestion des RH, Gestion de la paie, Gestion des avantages sociaux, Gestion des heures et de l’assiduité, Recrutement, Intégration, Apprentissage, Rendement et Rémunération de Dayforce, auxquels s’ajouteront sous peu les modules Engagement et Planification de la relève.

« C’était le 28 avril 2019. C’est une date qui reste gravée dans ma mémoire parce que ce fut un bel accomplissement pour l’équipe des RH et de la paie », raconte M^me Turgeon en se remémorant le jour de la mise en service de Dayforce.

« De cinq systèmes disparates, nous sommes passés à une seule excellente solution, ajoute Lina Di Liello, vice-présidente, marchandisage. Tout est maintenant plus simple. »

Dayforce procure à la Vie en Rose une souplesse et une adaptabilité qui n’auraient jamais été possibles avec de multiples systèmes. M^me Pariselli note que tout s’intègre désormais à merveille. Lorsqu’elle apporte un changement dans un module, l’information est mise à jour dans l’ensemble du système. Gagnant ainsi en efficacité, l’équipe des RH a pu consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée et à la gestion d’effectifs en croissance. « Même si nos effectifs ont augmenté de 25 % au cours des 5 dernières années selon nos estimations, nous n’avons pas eu besoin d’embaucher plus de personnel administratif pour gérer toutes les données de nos employés », souligne M^me Turgeon.

M. Roberge rapporte par ailleurs qu’en utilisant ses ressources et son temps plus efficacement, l’entreprise a réalisé des économies de l’ordre de 300 000 $ sur les frais d’exploitation liés à la paie. « Dayforce est une application à la fine pointe de la technologie qui nous permet de communiquer et de travailler avec nos employés quotidiennement, en temps réel, et d’être très performants », indique-t-il.

Une expérience employé hors pair

Compte tenu du taux de roulement moyen dans le secteur du commerce de détail et de l’actuelle pénurie de main-d’œuvre au Canada, la Vie en Rose reconnaît l’importance de l’expérience employé pour fidéliser ses éléments les plus talentueux.

L’expérience employé débute dès l’embauche. Le processus d’intégration peut en effet jeter les bases d’une carrière florissante au sein de l’entreprise, et offrir aux nouveaux employés l’information et les outils dont ils ont besoin pour trouver leur place au sein des effectifs existants. Grâce à Dayforce, M^me Pariselli et son équipe peuvent envoyer un courriel d’intégration aux nouvelles recrues et leur fournir un accès immédiat à des formulaires, à des vidéos et à d’autres matériels didactiques. « Dayforce nous permet d’établir des bases très solides pour eux dès le départ, dit-elle. Nous avons également la possibilité de personnaliser notre plateforme afin de mieux refléter nos valeurs et chacune de nos deux enseignes, ce qui nous permet d’adapter notre message selon le groupe d’employés auquel il s’adresse. »

Ensuite, il est crucial d’offrir aux employés nouvellement intégrés un accès facile à l’information les concernant, à leur horaire et à leurs bulletins de paie. La Vie en Rose tire parti de l’application mobile Dayforce pour permettre aux employés de pointer leurs heures d’arrivée et de départ, de consulter leur horaire ou leurs bulletins de paie, de soumettre des demandes de congé et de communiquer avec leur gestionnaire. « Il s’avère que la plupart de nos employés ne possèdent plus ni ordinateur de bureau ni ordinateur portable, et utilisent leur téléphone pour littéralement tout faire. L’application mobile Dayforce est donc essentielle, car elle leur permet de consulter leur horaire et de communiquer avec leur gestionnaire, insiste M^me Pariselli. Ils bénéficient ainsi d’une autonomie accrue. »

M^me Pariselli ajoute que la possibilité de pointer leurs heures d’arrivée et de départ sur leur téléphone a permis aux employés de gagner du temps, car ils n’ont plus à attendre qu’un ordinateur se libère pour le faire lorsque le magasin est très achalandé.

Pour améliorer la fidélisation des employés, la Vie en Rose mise également sur le perfectionnement et les promotions internes. « Il est très important pour nous de former nos employés et de faire en sorte qu’ils soient prêts pour la prochaine étape de leur carrière. Nous souhaitons nous assurer qu’ils disposent de toutes les compétences et de tous les outils requis pour accéder à un nouveau poste », explique-t-elle.

« Grâce au module Apprentissage de Dayforce, nous sommes capables de créer des groupes d’apprentissage selon les différentes classes d’employés, ce qui nous permet de développer des plans de formation plus pertinents pour nos employés dans le cadre de leur travail », renchérit M^me Turgeon. Par ailleurs, l’implémentation prochaine du module Planification de la relève de Dayforce permettra à la Vie en Rose de repérer plus facilement les candidats à des promotions internes, et l’aidera à pourvoir les postes de direction et à ouvrir de nouveaux magasins.

L’entreprise, qui adoptera également sous peu le module Engagement de Dayforce, est impatiente de pouvoir prendre le pouls d’un plus grand nombre de ses employés au moyen de sondages permettant d’effectuer un suivi et une analyse comparative de leur taux de satisfaction.

La technologie et les données en temps réel pour autonomiser les gestionnaires

En plus de chercher à améliorer l’expérience employé, la Vie en Rose souhaitait offrir à ses gestionnaires les outils dont ils avaient besoin pour gérer leurs effectifs d’une façon stratégique et efficace.

Le suivi du coût de la main-d’œuvre est un élément crucial dans le secteur du commerce de détail, c’est pourquoi l’entreprise aspire à maximiser la productivité en établissant les horaires en fonction des heures de pointe en magasin. « Auparavant, il nous fallait plusieurs jours pour compiler les feuilles de temps au siège social, puis prendre des décisions, raconte M. Roberge. Maintenant, grâce à Dayforce, nous pouvons prendre des décisions le jour même ou le lendemain en nous fondant sur les horaires, le manque d’employés dans un magasin ou un achalandage accru. L’interaction est donc beaucoup plus rapide qu’avant. »

L’un des changements les plus importants observés par M^me Pariselli depuis l’implémentation de Dayforce est l’autonomie dont jouissent désormais les gérants de magasin relativement à l’approbation et à la rectification des heures de travail, des tâches que ceux-ci ne pouvaient auparavant accomplir facilement sans l’intervention de l’équipe des RH. M^me Pariselli estime que la rationalisation de ce processus a permis de réduire de 35 % le temps consacré aux feuilles de temps par les gérants de magasin. Comme le fait remarquer M^me Turgeon, cela représente des économies substantielles considérant que l’entreprise compte 270 magasins à l’échelle du Canada, et autant de gérants. « L’accès aux données en temps réel nous a grandement aidés à autonomiser l’équipe de la direction des ventes en ce qui a trait à la prise de décisions relatives aux effectifs », indique M^me Pariselli.

Quant à la valeur des données, M. Roberge en est ravi : « En tant que président-directeur général, j’apprécie de pouvoir obtenir rapidement de l’information précise, tous les jours. Dayforce nous procure toutes les données dont nous avons besoin pour prendre des décisions. Nous avons donc réalisé un excellent rendement du capital investi. »

En plus de l’aider à rationaliser son processus d’établissement des horaires, Dayforce a permis à la Vie en Rose d’habiliter chaque gérant à assurer lui-même le recrutement pour son magasin. Avant l’implémentation de Dayforce, les gérants de magasin ne pouvaient recevoir de courriels externes; les offres d’emploi devaient donc être créées par l’équipe des RH. Il en résultait une succession d’étapes inutilement compliquée : l’équipe des RH recevait les CV, puis les acheminait au gérant régional qui à son tour devait le transmettre au gérant de magasin. « Il nous fallait passer par de nombreuses étapes pour accomplir une tâche qui est maintenant si simple, se rappelle M^me Pariselli. Grâce à Dayforce, les gérants de magasin contrôlent l’ensemble du processus de recrutement. Ils sont en mesure de publier des offres d’emploi, de recevoir directement les CV et de mettre la machine en marche bien plus rapidement et facilement qu’auparavant. Ils ont réellement pris les commandes de leur magasin d’un point de vue administratif. »

M^me Pariselli précise que l’efficacité gagnée en éliminant la saisie manuelle de données ainsi que les multiples intermédiaires a contribué à réduire la durée du cycle d’embauche.

Nathalie Charette, gestionnaire principale des ventes pour la région d’Ottawa-Gatineau, ne tarit pas d’éloges à l’égard de son expérience : « J’utilise Dayforce à toutes les sauces. C’est merveilleux. Toute l’information est centralisée dans une seule et même application au lieu d’être disséminée dans cinq systèmes. Les horaires, la paie, le recrutement, la formation, tout y est! Dayforce nous simplifie grandement la tâche. »

L’innovation au cœur de l’expérience employé

Au cours de la dernière année, les détaillants ont connu l’une des périodes les plus difficiles de leur histoire, une onde de choc qui s’est également fait sentir profondément parmi leurs effectifs. « Tout au long de la pandémie, la communication était, selon moi, au cœur même de la réussite ou de l’échec de chacun. Je pense que nos employés avaient de nombreuses attentes, avec raison, quant à l’information que nous devions leur fournir. Dayforce a joué un rôle très important dans la transmission de cette information », souligne M^me Pariselli.

Le monde ne cesse d’évoluer, et le secteur du commerce de détail doit s’adapter en conséquence. Dans ce contexte, la Vie en Rose entend bien continuer de faire équipe avec Dayforce afin de mobiliser ses employés et d’améliorer leur expérience au sein de l’entreprise.

« Dans l’avenir, Dayforce demeureront un partenaire et un outil d’une importance primordiale pour continuer d’améliorer notre expérience employé, croit M^me Pariselli. Ceux-ci nous permettront de rester dans la course, et de continuer à faire preuve d’innovation et à offrir à nos employés ce qu’ils recherchent. »