Workforce-Management: Der umfassende Strategieleitfaden zur Personaleinsatzplanung

Unternehmen werden heute anders geführt. Die Arbeitnehmer von heute sind zunehmend flexibel, örtlich ungebunden und ständig erreichbar. Für das operative Management bedeutet dies eine Komplexitätskrise. Unternehmen erleben eine rapide Zunahme unterschiedlicher Arbeitsformen und Kategorien von Arbeitnehmern, wie zum Beispiel Leiharbeiter und Gig-Arbeiter. Darüber hinaus führt das Aufkommen neuer Technologien wie der künstlichen Intelligenz zu einer wachsenden Diskrepanz zwischen den verfügbaren Qualifikationen und den neuen Tätigkeitsfeldern.  Die Unternehmen sehen sich zudem mit einer immer komplexer werdenden rechtlichen Situation konfrontiert, die sich von Region zu Region unterschiedlich darstellt. 

Ohne die richtigen Mitarbeiter für die anstehenden Aufgaben sind weder betriebliche Kontinuität noch flexibles Handeln möglich. Die Personalbindung und die Aufrechterhaltung einer hohen betrieblichen Effizienz sind jedoch schwieriger geworden. Wenn Führungskräfte keinen Einblick in die Leistung ihrer Belegschaft haben, lassen sich Mitarbeiterbindung und Arbeitskosten nur schwer im Griff halten. Ohne geeignete Systeme zur Anpassung des Personalbestands an die Nachfrage können Unternehmen mit der veränderlichen Wirtschaftslage oft nicht Schritt halten. 

Arbeitnehmer sind eher bereit, ihren Arbeitsplatz zu wechseln, wenn ihre Arbeitszeiten für sie nicht planbar sind und daher schlecht zu ihrem Wohlbefinden und ihrer Lebensweise passen. Darüber hinaus führt die zunehmende Komplexität der Compliance-Regelungen dazu, dass Unternehmen höheren Risiken ausgesetzt sind und mit den ständigen rechtlichen Änderungen nur schwer Schritt halten können. 

Unternehmen benötigen ein Workforce-Management-System, das die Planung für die nächste unerwartete Ausfallzeit von morgen erleichtert. Der folgende Leitfaden hilft Ihnen, die aktuelle Komplexitätskrise zu überwinden und Ihre Abläufe zum Nutzen Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens zu vereinfachen. 

Kapitel 1: Arbeitskosten im Griff halten und intelligente Personalentscheidungen treffen 

Als Reaktion auf den Druck zur Kostensenkung und den Wunsch, den Umsatz zu steigern, setzen sich Unternehmen häufig ehrgeizige Ziele, um ihre Chancen zu nutzen. Ineffizienzen in der Belegschaft und der Geldabfluss durch Arbeitskosten werden dabei oft vernachlässigt. Kommt es zu unvorhersehbaren Nachfragespitzen, steigt das Risiko unnötiger Überstundenkosten und es werden dringend Arbeitskräfte gesucht. Bei den Beschäftigten führt es zu Unzufriedenheit, wenn sich Kostensenkungsmaßnahmen auf ihre Arbeitsbedingungen auswirken. Umgekehrt wünschen sich Führungskräfte einen ausreichenden Personalbestand, um ihre Unternehmensziele zu erreichen. 

Doch nicht nur Finanzvorstände ärgern sich über Arbeitskosten, die aus dem Ruder laufen. Arbeitnehmer, die mit unvorhersehbaren Arbeitszeiten konfrontiert sind, stehen oft unter Druck, da sie weder ein sicheres Einkommen haben noch ihre Zeit im Voraus planen können. Die Zeit der häufigen Arbeitsplatzwechsel hat gezeigt, dass Arbeitnehmer ihrem Unternehmen nicht treu bleiben, wenn sie dort unvorhersehbare und herausfordernde Arbeitsbedingungen vorfinden und sich ihr Berufs- und Privatleben bei einem anderen Arbeitgeber besser miteinander vereinbaren lässt. 

Unternehmen, die die Nachfrage effektiv prognostizieren und über entsprechendes Personal verfügen, sind häufig rentabler, produktiver und haben ihre Arbeitskosten besser im Griff. Nucleus Research hat in seiner Studie V21 herausgefunden, dass sich durch den richtigen Einsatz von Workforce-Management jeder ausgegebene Dollar mit durchschnittlich 12,24 US-Dollar bezahlt macht. 

Der Wert eines guten Workforce-Management-Systems zeigt sich, wenn es Ihnen hilft, Ihr Personal so zu strukturieren und einzusetzen, dass es die Bedürfnisse Ihrer Kunden und die Ihrer Mitarbeiter erfüllt. Kann das System bei beiden Anforderungen punkten, macht sich das in aller Regel auch doppelt bezahlt: bei der Mitarbeiterbindung und bei Ihrem Gewinn. 

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Den Spagat der Personalplanung meistern 

Mit Blick auf die Zukunft müssen die Unternehmen zwei Ziele miteinander in Einklang bringen: für die Beschäftigten mehr Kontrolle über die Work-Life-Balance und für das Unternehmen die Erfüllung der eigenen Anforderungen. Hier finden Sie weitere Informationen über Workforce-Management-Strategien für mehr Mitarbeiterbindung und Kostenkontrolle. 

Kundenzufriedenheit ohne Abstriche 

Einzelhändler suchen stets nach neuen Möglichkeiten zur Rationalisierung, ohne dabei das Einkaufserlebnis für ihre Kunden zu beeinträchtigen. Hier finden Sie drei Möglichkeiten, wie sich die Arbeitskosten durch eine bessere Planung optimieren lassen.  

Kapitel 2: Mehr Flexibilität bei Arbeitszeiten für mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitern 

Wenn Ihr Unternehmen stundenweise bezahlte Arbeitskräfte in mehreren Betriebsregionen einsetzt, ist die Planung und Überwachung der Arbeitskosten eine komplexe Angelegenheit. Der Personaleinsatz muss mit dem Bedarf abgestimmt werden, der von Lieferketten, Kundenverhalten und Saison abhängig sein kann. 

Mit dem richtigen Zeitplanungssystem können Sie auch kurzfristige Änderungen bewerkstelligen und eine optimale Schichtplanung für das Team finden. Manager benötigen einen einfachen Planungsprozess und Mitarbeiter die Gewissheit, eigene Entscheidungen treffen zu können. In der „Pulse of Talent“-Umfrage von Dayforce gaben 52 % der befragten Arbeitnehmer an, dass sie in erster Linie die Flexibilität an ihrem Arbeitsplatz schätzen. Mehr Flexibilität in der Schichtplanung kann Menschen dabei helfen, einen besseren Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben zu erreichen. 

Durch eine sinnvolle Personaleinsatzplanung können Sie verhindern, dass Ihre Führungskräfte Mitarbeiter versehentlich überbuchen und Überstundenzuschläge gezahlt werden müssen. Wenn Beschäftigte ihre Schichten frei tauschen und ihre eigenen Termine blockieren können, ist es für Führungskräfte einfacher, für eine verlässliche Personaldecke zu sorgen, ganz ohne zusätzlichen Aufwand. 

Ein Regelwerk unterstützt Sie auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem es Unternehmen hilft, regionale und tarifliche Anforderungen zu berücksichtigen. Da Unternehmen täglich mit Hunderten von Stellschrauben, Einflussfaktoren und Menschen zu tun haben, können sie ihre Risiken besser im Griff behalten, wenn sie von einem System unterstützt werden. 

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Schichtplanung digital und stationär 

Einzelhändler können Kunden auf neuen Wegen erreichen, wenn sie als Ergänzung zum stationären Handel E-Commerce-Lösungen anbieten. In diesem System von digitalen Abläufen und Präsenzstrukturen spielen die Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Lesen Sie mehr über die Mehrkanalumgebung. 

Mehr Umsatz durch bessere Schichtplanung 

Eine bessere Schichtplanung ist der Schlüssel für mehr Umsatz und besonders hohe Leistungen Ihrer Mitarbeiter. Lesen Sie mehr über die Optimierung der Arbeitskosten durch Schichtplanungssoftware. 

Weniger Fluktuation durch Schichtplanung 

Mit einer guten Schichtplanung helfen Sie stundenweise bezahlten Arbeitnehmern, einen besseren Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben zu erreichen und mehr Kontrolle über ihren Tag zu gewinnen. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie die Fluktuation durch Schichtplanung reduzieren. 

Prognosen bei einer Vielzahl von Unbekannten 

Auch wenn es praktisch unmöglich ist, die nächste Krise vorherzusagen, wissen Unternehmen, dass ein neuer Fahrplan für den Wandel für den Erfolg unabdingbar ist. Josh Bersin zufolge „stören technische Umstellungen, strategische Züge von Wettbewerbern oder Änderungen im Kundenverhalten [Ihr aktuelles Geschäft]. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen strukturell auf Veränderungen ausgerichtet sind.“ 

Unsicherheit bedeutet für Unternehmen, dass sie Chancen erkennen und in der Lage sein müssen, ihren Personalbestand schnell an mögliche Szenarien anzupassen. Dazu müssen Führungskräfte präzise Prognosen erstellen können, um eine Überlastung von Mitarbeitern und zu hohe Lohnkosten zu vermeiden. All diese komplexen Bedingungen können die Planung zu einer schwierigen Herausforderung machen. 

Wie praxistauglich ist Ihre Prognosestrategie? Laut McKinsey sind 40 Prozent der befragten Finanzvorstände der Meinung, dass ihre Prognosen nicht sehr genau sind und der Prozess zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Für eine praxistaugliche Prognose muss das Management auch operative Ergebnisse einbeziehen und darf sich nicht nur auf Finanzkennzahlen beschränken. Hierzu gehört die Beurteilung Ihrer Service- und Produktqualität, der Mitarbeiter- und Kundenbindung sowie der allgemeinen Betriebseffizienz. 

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Manager über Prognosen bei veränderter Nachfrage 

Die Erwartungen der Kunden zu erfüllen, ist eine schwierige Aufgabe. Dies gilt umso mehr, als sich das Verbraucherverhalten ständig ändert. Sephora und Designer Shoe Warehouse haben ihre HR-Prozesse so optimiert, dass sie den geschäftlichen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Lesen Sie mehr über ihre intelligente Personalstrategie. 

Intelligente Erkenntnisse 

Der Zugang zu den richtigen Daten hilft dem Management, den Personaleinsatz bedarfsgerecht zu steuern. KI-gestützte Verfahren können aus der Fülle der verfügbaren Kennzahlen wie Umsatz, Kundenfrequenz, Transaktionen, Stückzahlen und anderen auf Erfahrungswerten basierenden Messgrößen zusätzliche Erkenntnisse liefern. Lesen Sie mehr über die Einblicke, die ein umfassendes Workforce-Management-System bietet. 

Auf den Wandel vorbereiten 

Die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität kann in einer Welt unvorhersehbarer Ereignisse schwierig sein. Erfahren Sie mehr darüber, warum Personalplanung und Bedarfsprognosen der Schlüssel zu einer krisenfesten Personal- und Unternehmensstrategie sind. 

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Ausgaben und Zeitwirtschaft im Blick behalten 

Herkömmliche Plattformen sind oft nicht in der Lage, die heutigen komplexen Anforderungen zu erfüllen, die von unterschiedlichen Zahlungsmethoden bis hin zu lokalen Compliance-Anforderungen reichen. Kann Ihr System Zeitdaten von einem Ort aus visualisieren und auswerten, noch während sie geplant und erfasst werden? Zeiterfassungsfunktionen haben sich weiterentwickelt und bieten heute eine Echtzeittransparenz, die Ihnen helfen kann, Ihre finanziellen Ziele zu erreichen. Der Blick zurück fällt schwer, denn Innovatoren entwickeln inzwischen modernste Zeiterfassungsfunktionen, mit denen sich Reibungsverluste bei der Arbeitszeit reduzieren lassen. 

Nicht alle Unternehmen können ihre Arbeitskosten nach Betriebsregionen aufschlüsseln und analysieren. Dem HCM Technology Report zufolge geben 56 % der befragten Arbeitnehmer ohne festen Arbeitsplatz an, dass sie mit veralteten Methoden der Zeiterfassung wie mechanischen Stempeluhren, Formularen und Lochkarten arbeiten müssen. Kalkulationstabellen liefern im Berichtswesen erst dann ein vollständiges Bild Ihrer tatsächlichen Personalkosten, wenn diese Mittel bereits ausgegeben sind. 

Zuverlässige Daten in Echtzeit 

Auch das Ein- und Ausstempeln funktioniert heute anders. Dies ist ein weiterer Aspekt des normalen Arbeitstages, der Ihren Vollzeit-, Zeit- und Saisonskräften mehr Flexibilität bieten kann. Dies gilt umso mehr, als laut der Führungskräfteumfrage von Dayforce 80% der befragten Unternehmen weltweit derzeit Zeitarbeitskräfte beschäftigen. Mit mobilen Stempeluhren können Mitarbeiter ortsunabhängig ein- und ausstempeln. Ein durchgängiges Zeitwirtschaftssystem ermöglicht die Visualisierung und Validierung der Daten noch während der Schichtplanung und -erfassung von jedem Ort aus. 

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Urlaub in der Ferienzeit 

Für viele Unternehmen sind die Ferien eine ruhige Zeit, für den Einzelhandel jedoch besonders arbeitsreich. Das Management muss sorgfältig planen, um über Urlaubsanträge zu entscheiden, aber auch in der Einkaufssaison für ausreichende Personalstärke zu sorgen. Lesen Sie mehr über die Urlaubsplanung im Einzelhandel. 

Kapitel 3: Rechtssicherheit stärken und Risiken senken 

Compliance-Anforderungen ändern sich ständig. Die Unternehmen müssen sich mit ihnen auseinandersetzen, und sie sind von Region zu Region unterschiedlich. Die Beschäftigung verschiedener Arten von Arbeitnehmern kann die Situation noch komplizierter machen. Arbeitspläne und Vergütungsregelungen sowie tarifliche Bestimmungen und interne Richtlinien unterliegen ebenfalls einem ständigen Wandel. Wer wichtige Vorschriften im Auge behalten muss, hat viel zu tun. Wenn Sie dabei jedoch nicht sorgfältig vorgehen, kann dies Risiken für Ihr Unternehmen mit sich bringen. Rechtliche Fehler und verpasste Fristen können zu kostspieligen Problemen führen, den Ruf der Marke schädigen und Schwierigkeiten bei der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter verursachen. 

Wenn Ihr Unternehmen global tätig ist, erschweren regionale und länderspezifische Anforderungen das Management von Personaldaten zusätzlich. Zu den Compliance-Anforderungen können auch die Einhaltung von Budgetvorgaben, betrieblichen Richtlinien und verschiedenen Tarifverträgen gehören. Und darüber hinaus benötigt Ihr System einen Plan für die laufende Verwaltung in allen Ihren Betriebsregionen.  

Die Einhaltung von Vorschriften zum Schutz Ihres Unternehmens kostet Zeit, ist aufwändig und erfordert standardisierte Prozesse und eine sorgfältige Überwachung von Fristen und der aktuellen Rechtslage. Erfolgreiche Unternehmen investieren in die digitale Transformation, mit der sie ihre Abläufe vereinfachen und die Risiken bei der Personalplanung reduzieren können.  

Planung in der Praxis 

Kurzfristige Schichtpläne sind aus Sicht des Arbeitgebers sinnvoll, wenn er die Personalabdeckung genau auf den Bedarf abstimmen möchte. Für die Beschäftigten geht damit jedoch die Planungssicherheit verloren, so dass eine Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben kaum noch gegeben ist. Untersuchungen des American Sociological Review haben ergeben, dass instabile Arbeitszeiten das Familienleben beeinträchtigen und zu Schlafstörungen, psychischer Belastung und geringerer Zufriedenheit führen können. Die Beschäftigten wünschen sich genügend Arbeitsschichten, um über die Runden zu kommen, aber auch, dass sie Arbeitswege und die Kinderbetreuung im Voraus planen können. 

In den letzten Jahren wurden in manchen Ländern die Anforderungen an die Planung von Arbeitszeiten verschärft, um nach Stunden bezahlten Beschäftigten planbare Arbeitszeiten und eine bessere Bezahlung zu bieten. Viele dieser Regelungen zur gerechten Gestaltung der Arbeitszeit befassen sich mit Fragen der Arbeitsbedingungen: 
 

• Bekanntgabe der Schichtplanung im Voraus 

• Recht auf Beantragung von Wunscharbeitszeiten 

• gerechte Einsatzpläne 

• Mindestruhezeiten 

Auch Arbeitgebern kann die Einhaltung geltender Regeln Vorteile bringen. Mit einer vorausschauenden Planung kann das Management optimierte Schichtpläne erstellen, die ungeplante Überstunden vermeiden und zugleich für ausreichende Personalstärke sorgen. Die verantwortlichen Manager können die Arbeitskosten, die für die meisten Unternehmen zu den größten kontrollierbaren Ausgaben gehören, besser budgetieren und planen. 

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Vorteile einer fairen Personalplanung 

Eine gerechte Personalplanung mit all ihren Anforderungen ist mitunter schwierig. Mit der richtigen Strategie kann die Personalplanung jedoch ein wirksames Mittel sein, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Betriebskosten zu senken. Lesen Sie mehr über bisherige Entwicklungen bei der Personalplanung in den Vereinigten Staaten und Kanada.  

Kosten von Verstößen bei der Personalplanung 

Ein Verstoß gegen Regelungen zur Personalplanung kann für Unternehmen nicht nur finanzielle Folgen haben, sondern sich auch negativ auf die Bindung und die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter auswirken. Lesen Sie mehr über bessere Möglichkeiten zum Management von Vorschriften zur vorausschauenden Planung von Arbeitszeiten.  

Korrekte Bezahlung von Beschäftigten 

Eine ungenaue Zeiterfassung macht die Entgeltabrechnung schnell unnötig aufwändig. Unterlaufen Mitarbeitern beim Ein- oder Ausstempeln Fehler, müssen Vorgesetzte die Stundennachweise und Entgelte gegebenenfalls manuell nachbessern. Dies erhöht den Verwaltungsaufwand bei der laufenden Lohnbuchhaltung. Unternehmen müssen nach Möglichkeiten suchen, die ihre Teams entlasten und Risiken begrenzen. 

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Dies ist für das Vertrauen und die Loyalität der Arbeitnehmer von großer Bedeutung, da die Entlohnung ein entscheidender Motivationsfaktor in der Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlen, benötigen eine zuverlässige Zeiterfassungsmethode, die von Mitarbeitern aller Art schnell und häufig genutzt werden kann. 

Auch die Personalverwaltung kann effizienter und präziser gestaltet werden, wenn Sie durchgängig Einblick in die Einsatzpläne der Mitarbeiter und ihre Bezahlung haben. Bei den ständigen Änderungen von Gesetzen und Vorschriften in verschiedenen Regionen und Ländern kann es eine Herausforderung sein, auf dem Laufenden zu bleiben. Sie verursachen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand und können das Risiko von Fehlern und Verstößen im Unternehmen erhöhen. Die Zusammenführung von Personal- und Gehaltsdaten in einem einzigen System vermeidet jedoch getrennte Silos und ermöglicht den direkten Zugriff auf klare und umsetzbare Berichte.  

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Compliance-Herausforderungen im Einzelhandel 

Im Einzelhandel ändern sich die tariflichen, arbeits- und steuerrechtlichen Regelungen häufig. Dies erschwert es den Einzelhändlern, eine einheitliche Entlohnung ihrer Beschäftigten zu gewährleisten. Lesen Sie mehr über häufige Fehler bei der Entgeltabrechnung.

Kapitel 4: Größere Zufriedenheit, mehr Motivation bei Mitarbeitern 

Unternehmen befinden sich in einem Balanceakt zwischen den Erwartungen der Mitarbeiter und der Realität finanzieller Möglichkeiten. Das Wohlergehen von Beschäftigten sollte für Unternehmen, die Schwierigkeiten bei der Anwerbung und Bindung von Mitarbeitern haben, an erster Stelle stehen. Auch wenn die Arbeitsbedingungen bei weitem nicht der einzige Schwerpunkt des Managements sein können, können gezielte Maßnahmen dennoch die Belastungsfähigkeit der Belegschaft stärken und positiv zur Leistungssteigerung beitragen. 

Was also trägt aus der Sicht der Beschäftigten zu höherer Produktivität bei? Der „Pulse of Talent“-Umfrage von Dayforce zufolge wünschen sich die befragten Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber eine bessere Work-Life-Balance, mehr Flexibilität bei den Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur Weiterbildung. Die richtige Lösung kann die Bindung und das Leistungsvermögen der Mitarbeiter positiv beeinflussen und letztendlich die Fluktuation verringern.  

Faire Schichtplanung 

Arbeitskräftemangel kann die betriebliche Kontinuität entscheidend beeinträchtigen. Arbeitgeber müssen daher auch die Rolle der Einsatzplanung für die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten berücksichtigen, um bestehende Mitarbeiter zu halten und neue Fachkräfte zu gewinnen. Branchen wie der Einzelhandel, das Hotel- und Gaststättengewerbe, das verarbeitende Gewerbe und der öffentliche Sektor sind nicht ohne weiteres in der Lage, die Flexibilität zu bieten, die von den Arbeitnehmern nach der Durchsetzung der Telearbeit erwartet wird.  

Faire Einsatzpläne sind aus Sicht der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags, insbesondere für Außendienstmitarbeiter und Mitarbeiter mit Stundenlohn. Wenn Beschäftigte mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeit haben und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit herstellen können, sind sie mit hoher Wahrscheinlichkeit zufriedener, erfüllter und loyaler. Auch wenn Ihre Beschäftigten vor Ort arbeiten, können Sie ihnen mehr Mitspracherecht bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten einräumen und ihnen so helfen, ihre Arbeitszeiten besser auf ihren Alltag abzustimmen. Die Regelungen zur fairen Arbeitszeitgestaltung zielen darauf ab, die Arbeitszeiten der Beschäftigten transparenter und planbarer zu machen. Unternehmen können von einer automatisierten Einsatzplanung profitieren, die ihnen hilft, gerechtere und besser planbare Schicht- und Dienstpläne zu erstellen und gleichzeitig den Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen. 

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Lehren aus der Gig-Economy

Kurzfristige Auftragsarbeit („Gig-Arbeit“) ist für Menschen, die mit den Grenzen des traditionellen Beschäftigungsmodells unzufrieden sind, zu einer attraktiven Option geworden. Upwork zufolge ist etwa ein Drittel aller Arbeitnehmer in den USA mittlerweile freischaffend tätig. Lesen Sie mehr darüber, was Arbeitgeber vom Gig-Modell für die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter lernen können. 

Prävention und Burnout bei Mitarbeitern 

Die Fürsorge für die psychische Gesundheit der Mitarbeiter kann zu einer stärkeren Arbeitskultur beitragen. In der 14. jährlichen Umfrage „Pulse of Talent“ von Dayforce berichteten 81 % der Befragten von Burnout-Symptomen. Überstunden können zum Burnout führen. Umgekehrt suchen sich Beschäftigte einen anderen Arbeitsplatz, wenn ihre Arbeitszeit nicht ausreicht.  

Die Aufgabe der Manager besteht jedoch darin, Dienstpläne zu erstellen, die eine Reihe konkurrierender Faktoren berücksichtigen, einschließlich der Deckung des Personalbedarfs, der Arbeitszeitpräferenzen der einzelnen Mitarbeiter und der geltenden Arbeitszeitvorschriften. Für Unternehmen, die auf manuelle Planung setzen, kann es schwierig sein, alle diese Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Die Arbeitszeit der betroffenen Führungskräfte wird ineffizient genutzt und die Bedürfnisse der Mitarbeiter bleiben auf der Strecke.  

Wenn die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz nicht ernst genommen wird, kann dies schwerwiegende Folgen in Form von Demotivation, Fehlzeiten und Fluktuation haben. Ohne die richtigen Fachkräfte kann es für Unternehmen schwierig sein, strategische Ziele zu erreichen oder für betriebliche Kontinuität zu sorgen.  

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Der Mitarbeiter ist der neue Kunde

Viele Einzelhändler gehen neue Wege, um flexibel zu bleiben, und bevorzugen Menschen, die sich um die Kunden kümmern und den Laden am Laufen halten. Lesen Sie mehr über die Verbesserung der Bedingungen für Mitarbeiter und Kunden.  

So wirkt sich Ihre Einsatzplanung auf Ihr Leben aus

Bei einer chaotischen Einsatzplanung verlieren Mitarbeiter die Kontrolle über ihren Arbeitstag, was die Planung von Arbeitswegen, Kinderbetreuung und persönlichen Terminen deutlich schwerer macht. Eine bessere Planung kann sich positiv auf die Motivation und Bindung der Belegschaft und letztlich auf die Leistung auswirken. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch eine geschickte Schichtplanung verbessern. 

Mobiler Self-Service 

Der starke Wunsch nach Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern mit Kundenkontakt wird von Arbeitgebern oft übersehen. Eine hervorragende Strategie für die Einbindung der Mitarbeiter liegt in der Nutzung mobiler Technologien. 

Die meisten Menschen haben im Alltag ein Smartphone dabei. Wenn sie über eine App zur Arbeitszeitplanung verfügen, können sie von überall aus ein- oder ausstempeln, Schichten tauschen und unternehmensinterne Nachrichten empfangen. Für große Unternehmen mit länderübergreifender Belegschaft, die in mehreren Regionen tätig ist, ist dies eine einfache Möglichkeit, eine einheitliche Arbeitsumgebung zu gewährleisten und das Management der mobilen Belegschaft zu optimieren. 

Besonders wenn die meisten Mitarbeiter nicht am Computer arbeiten, ist die mobile Technologie ein sehr praktisches Kommunikationsmittel. Bei Mitarbeitern ohne Schreibtisch ist die richtige Lösung eine mobile App für das Smartphone, das sie überallhin mitnehmen können. 

Visier zufolge ist Unternehmenstransparenz der Schlüssel zum Vertrauen von Mitarbeitern und Verbrauchern. Die Arbeitnehmer sind bei der Wahl ihres Arbeitgebers kritischer geworden. Unternehmenskommunikation ist daher heute ein wichtiges Thema. Beschäftigte erwarten, dass sich ihr Unternehmen um sie kümmert und sie mit mehr Respekt behandelt. Regelmäßige Informationen der Unternehmen sind daher wichtig, um die Mitarbeiter besser auf dem Laufenden zu halten. 

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Unterstützung von Mitarbeitern in Krisensituationen 

Regelmäßige Kommunikation kann viel dazu beitragen, Vertrauen, Respekt und Verständnis dafür aufzubauen, wie sich ein Mitarbeiter für die Unternehmensziele einsetzen kann. Lesen Sie mehr über Strategien zur Unterstützung von Mitarbeitern in Krisensituationen.  

Warum ein mobiles Workforce-Management-System wichtig ist 

Die Interaktion mit der Technologie soll genauso reibungslos ablaufen wie in anderen Bereichen des Lebens. Die Technologie, für die Sie sich entscheiden, bildet die Grundlage für Ihr Workforce-Management-System, mit dem Ihre Mitarbeiter täglich arbeiten. Lesen Sie mehr über das mobile Workforce-Management. 

Kapitel 5: Gemeinsam stärker: Workforce-Management und Entgeltabrechnung 

Die Arbeitskosten gehören für die meisten Unternehmen zu den größten beeinflussbaren Kostenfaktoren. Trotzdem leisten sich Unternehmen oft eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme für die einzelnen Standorte, mit denen sie ihr Personal verwalten, Löhne und Gehälter abrechnen und die HR steuern.  

Ohne Echtzeit-Einblick in Arbeitsdaten können Unternehmen bei der Berechnung von Entgelten leicht Fehler machen, insbesondere bei Stundenlöhnen und variablen Arbeitszeiten. In der EY Global Payroll-Umfrage 2021 bezeichneten viele der Umfrageteilnehmer schlechte Quelldaten als eine der größten Herausforderungen bei der Entgeltabrechnung. Für Unternehmen, die international tätig sind und den unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen der einzelnen Länder entsprechen müssen, kann es schwierig sein, zuverlässige, genaue und aktuelle Daten bereitzustellen. 

Es ist offenkundig, dass Unternehmen einen besseren Plan für die Erschließung und den Austausch von Daten zwischen der Lohnbuchhaltung und der Finanzplanung brauchen. Wenn die Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter in einem zentralen System verfügbar sind und in Echtzeit validiert werden, können Sie Ihre Arbeitskosten genauer und effizienter vorhersagen und berechnen. In einem zentralisierten System, das bereits in seiner Struktur auf eine globale Perspektive ausgelegt ist, können Ihre Prozesse mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, wenn sich neue Möglichkeiten eröffnen. 

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Die Herausforderungen eines isolierten Engteltabrechnungssystems 

Viele Unternehmen behandeln die Entgeltabrechnung für ihre Belegschaft in jeder Region separat. Dies führt im Laufe der Zeit zu fragmentierten Abrechnungssystemen mit sehr unterschiedlichen Arbeitsweisen. Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer einheitlichen globalen Entgeltabrechnung.   

Benchmarking bei Entgelten kann die Bindung von Mitarbeitern stärken 

Mit Tools zum Benchmarking bei Löhnen und Gehältern können Unternehmen leichter konkurrenzfähige Stellenbeschreibungen verfassen. Gerade für Branchen mit hoher Fluktuation ist das eine gute Möglichkeit zur Gewinnung von Fachkräften. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie mit Benchmarking-Daten für Entgelte Fachkräfte gewinnen und halten können.  

Kapitel 6: Die richtige Software für das Workforce-Management 

Was ist Workforce-Management-Software? 

Mit Workforce-Management-Software können Unternehmen bessere Ergebnisse erzielen, indem sie die Mitarbeiterbindung erhöhen und die Arbeitskosten unter Kontrolle halten. Mit dem richtigen Tool können Sie den Personalbedarf vorausplanen, die richtigen Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe an einem bestimmten Tag auswählen und strategische Entscheidungen treffen. 

Hauptmerkmale und ihr Nutzen 

Ein modernes Workforce-Management-System bietet dem Management Echtzeitzugriff auf verwertbare Informationen aus den eigenen Daten. Dies ermöglicht bessere Entscheidungen. Eine bessere Einsatzplanung führt zu niedrigeren Betriebskosten und ermöglicht höhere Gewinne. Finanzielle Erträge sind für Unternehmen ein wichtiger Antriebsfaktor. Moderne Workforce-Management-Systeme bieten jedoch noch weitere Möglichkeiten. 

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen: 

Bessere Prognosen und Finanzplanung 

Strategische Prognosen gewährleisten, dass das Management die richtigen Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt, an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit des Jahres einsetzen kann. Bei schwankender Nachfrage unterstützen Workforce-Management-Systeme Unternehmen dabei, ihre Personalausgaben schnell an die Arbeitslasten anzupassen.  

Effizientere Planungsprozesse 

Eine Software für die Schichtplanung kann dabei helfen, manuelle Prozesse zu automatisieren und Regeln zu nutzen, um einen optimalen Zeitplan sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter zu erstellen. 

Mehr Self-Service für Mitarbeiter 

Mit Self-Service-Technik können Mitarbeiter über eine mobile App Änderungen an ihren Schichtplänen beantragen, Entgeltabrechnungen abrufen und Personaldaten verwalten, ohne Formulare auszufüllen. Den Führungskräften stehen Werkzeuge zur Verfügung, die Änderungen übernehmen, sofern sie den definierten Regeln entsprechen. Auf diese Weise wird vermieden, dass nicht verfügbare Mitarbeiter eingesetzt werden oder unnötige Überstundenzuschläge anfallen. 

Geringere Mitarbeiterfluktuation 

Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern mehr Mitspracherecht bei der Planung einräumen, gewinnen diese mehr Autonomie und eine bessere Work-Life-Balance. Durch eine gerechtere und planbarere Einsatzplanung kann die Mitarbeiterbindung verbessert werden. 

Compliance-Unterstützung 

Bei jeder Personalentscheidung müssen lokales, regionales und nationales Arbeitsrecht sowie Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen und relevante Unternehmensrichtlinien berücksichtigt werden. Hierzu gehört unter anderem auch die Überprüfung von Zertifizierungsanforderungen für bestimmte Rollen, Arbeitsregelungen und Urlaubsregelungen. Verstöße können hohe Bußgelder oder Arbeitsgerichtsverfahren nach sich ziehen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen. 

Präzise Zeitwirtschaft 

In Branchen, in denen nach Arbeitsstunden bezahlt wird, kann ein Workforce-Management-System den manuellen Aufwand bei der Entgeltabrechnung und der Verwaltung von Benefits verringern. Durch eine weitergehende Analyse der Anwesenheitsdaten können Unternehmen potenzielle Lücken in der Personaldecke erkennen, sich mit Absenzen und Urlaubsplanungen befassen und Änderungen beim Personalbedarf besser vorhersagen. 

Unternehmen stehen vor einer Komplexitätskrise, insbesondere wenn sie weltweit tätig sind oder eine globale Expansion planen. In einer Welt mit regional unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen und einer zunehmend grenzenlosen, ständig verfügbaren Arbeitnehmerschaft konzentrieren erfolgreiche Unternehmen ihre Anstrengungen im Rahmen der digitalen Transformation auf die Vereinfachung der Personalplanung, die Minderung von Geschäftsrisiken und die Schaffung von Mehrwert.  

Dieser Blogbeitrag wurde am 5. Juni 2024 mit neuen Informationen aktualisiert. Ursprüngliche Veröffentlichung: 14. Juni 2022.