Vollständiger Leitfaden zum Outsourcing der Entgeltabrechnung

Mit dem Wachstum und der Skalierung von Unternehmen werden viele Prozesse komplexer. Die Konzentration auf das gewinnorientierte Kerngeschäft kann leicht verloren gehen. Bei daten- und zeitintensiven und manuellen Prozessen wie der Entgeltabrechnung kann es für Sie günstiger sein, einen spezialisierten Partner mit dieser Aufgabe zu betrauen, anstatt sie intern durchzuführen.

Viele Unternehmen suchen heute nach Möglichkeiten, sich stärker auf ihre strategischen Ziele zu konzentrieren und zeitaufwändige Prozesse zu reduzieren. Eine solche Lösung ist die Auslagerung der Entgeltabrechnung. So kann sich das Unternehmen auf Aufgaben konzentrieren, die sein Geschäft voranbringen, Risiken reduzieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Effizienz der Entgeltabrechnung erhöhen.

Mit dem folgenden Leitfaden können Sie überprüfen, ob eine Auslagerung der Entgeltabrechnung für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen das Richtige für Sie ist.

Kapitel 1: Weniger Risiken im eigenen Unternehmen 

Die Reduzierung rechtlicher Risiken ist für Führungskräfte auf der ganzen Welt eine wichtige Aufgabe. Nach der Umfrage „Global Payroll Benchmarking“ von Deloitte ist die Einhaltung von Rechtsvorschriften der wichtigste Verbesserungsbereich bei der Entgeltabrechnung. Verstöße können hohe Bußgelder nach sich ziehen, die Mitarbeiter verärgern und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.

Ihr Unternehmen muss über die aktuellen rechtlichen Anforderungen auf dem Laufenden bleiben, was aufgrund der häufigen Gesetzesänderungen zeitaufwändig und herausfordernd für Ihr Team sein kann. Für die Entgeltabrechnung sind profunde Fachkenntnisse der einschlägigen Gesetze erforderlich, damit gewährleistet ist, dass Ihre Mitarbeiter den örtlichen Vorschriften entsprechend bezahlt werden.

Für das Wachstum Ihres Unternehmens – insbesondere bei der Expansion in neue Einsatzgebiete – sind skalierbare Systeme wichtig für den Erfolg. Zentrale Backoffice-Funktionen wie die Entgeltabrechnung sind für die Geschäftstätigkeit besonders wichtig und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter angemessen entlohnt werden, egal, wo sie leben oder arbeiten.

Manuelle rechtliche Recherche reduzieren

Damit Fehler und daraus resultierende Bußgelder auf ein Mindestmaß beschränkt werden können, setzen Unternehmen häufig auf streng kontrollierte Prozesse. Für kleinere Teams sind solche standardisierten Prozesse zur Risikobewältigung möglicherweise noch machbar. Die rechtliche Abstimmung kann aber ziemlich mühsam werden, wenn Ihre Belegschaft über Ländergrenzen hinweg expandiert. Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen nicht über genügend Personal für die Entgeltabrechnung, insbesondere wenn es in mehreren Regionen tätig ist und mit unterschiedlichen Steuervorschriften und -pflichten zu tun hat.

Rechtliche Herausforderungen sind heute ein großes Problem für die Lohnbuchhaltung. Dies wurde von 42 % der Befragten so gesehen. – Umfrage zur Zukunft der Entgeltabrechnung

Anstatt interne Mitarbeiter für die Überwachung der geänderten Vorschriften abzustellen, können Sie das Risiko für Ihr Unternehmen verringern, indem Sie sich bei der komplexen Rechtslage von Lohnexperten unterstützen lassen. Sie brauchen nur einen Partner, der für Sie die relevanten Änderungen herausfiltert und Ihnen hilft, den Aufwand für Abrechnungen und Steuererklärungen zu reduzieren. Dies ist einer der größten Vorteile bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung.

Kapitel 2: Konzentration auf das Kerngeschäft

Selber machen oder delegieren? Überlegen Sie sich, wie wichtig die Arbeit für Ihr Unternehmen ist, die Sie auslagern möchten. Zentrale Unternehmensfunktionen wie die Entgeltabrechnung mögen für sich genommen keinen Wettbewerbsvorteil darstellen, können aber durch die korrekte, faire und pünktliche Entlohnung der Mitarbeiter einen enormen Mehrwert schaffen. Wenn Sie Bereiche Ihres Unternehmens erkennen, die Sie auslagern können, setzen Sie Zeit und Ressourcen frei, um sich wieder auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, das Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Stellen Sie sich Michael vor, den Finanzvorstand eines großen Unternehmens in der Energie- und Rohstoffbranche. Der Bergbausektor verzeichnet ein starkes Wachstum, da er durch die Gewinnung von Rohstoffen einen wichtigen Beitrag zum Wirtschaftswachstum leistet. Weil Michaels Unternehmen schnell in neue Regionen expandiert, muss er seine Lohnbuchhaltung entsprechend anpassen.

Eine der größten Herausforderungen für Michael ist es, die Kosten im Rahmen des Budgets zu halten. Er ist für die allgemeine Gesundheit des Unternehmens verantwortlich und macht sich Sorgen, dass die Lohnbuchhaltung aufgrund des schnellen Wachstums des Unternehmens nicht ausreichend besetzt ist. Er weiß auch, dass seine Branche mit alternden Belegschaften und Fachkräftemangel zu kämpfen hat. Er könnte nun einige Mitarbeiter auf andere Stellen versetzen und sich auf die Bindung und Ausbildung von Fachkräften konzentrieren, um den zukünftigen Anforderungen der Branche gerecht zu werden.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Auslagerung von Funktionen, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören und keinen Wettbewerbsvorteil bieten.

Kosten für Ressourcen und Personalstärke

Die Entgeltabrechnung kann komplex sein. Sie erfordert erhebliche Investitionen in Personal, Systeme und Verfahren. Zusätzlich zum Verwaltungsaufwand für Ihr Team bindet es viele Ressourcen in Form von Zeit und Geld.

Unternehmen benötigen hochspezialisierte Lohnbuchhalter, die über die richtigen Spezialisierungen, Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Entgeltabrechnungssoftware sowie Datenanalysefähigkeiten verfügen, um die Finanzabteilung zielorientiert zu unterstützen. Neben der Einstellung des richtigen Personals und den richtigen Systemen kann auch die Aktualisierung der Qualifikationen und Fachkenntnisse mit Verwaltungsaufwand und laufenden Fortbildungskosten verbunden sein.

Überlegen Sie, ob sich der finanzielle Aufwand für Ihre Vergütungsexperten in Bezug auf rechtliche Aktualität und Schulung lohnt. Zu diesen Kosten müssen Sie gegebenenfalls auch die Einstellung neuer Mitarbeiter rechnen, da Sie neue Fachkräfte für die Lohnbuchhaltung brauchen, die Sie für die neuen Einsatzgebiete schulen müssen, in die Ihr Unternehmen expandiert.

Kapitel 3: Gewinnung von umsetzbaren Erkenntnissen aus Daten

Unternehmen wissen, wie mächtig Daten sind, aber es ist nicht immer einfach, daraus eine Strategie zu entwickeln. Wenn Sie sich mit intelligenten Möglichkeiten zur Datenverwaltung auseinandersetzen, können Sie schneller und leichter wertvollere Erkenntnisse aus Gehaltsdaten und Arbeitskosten gewinnen. Unternehmen müssen wichtige Kennzahlen wie Cashflow, Umsatzprognosen, Budgets und Personalkosten schnell zur Hand haben.

Eine bessere Datenberichterstattung beginnt mit Quelldaten, auf deren Richtigkeit man sich verlassen kann. Eine schlechte Datenqualität kann es Arbeitgebern unnötig schwer machen, die Einhaltung von Vorschriften zu realisieren und nachzuweisen. Laut der Studie Global Payroll Survey von EY sind etwa 32 % der Unternehmen der Ansicht, dass der Import ungenauer Mitarbeiterquelldaten in die Entgeltabrechnung im Jahr 2021 die größte Compliance-Herausforderung in der Lohnbuchhaltung darstellte.

69 % der Befragten gaben an, Probleme mit ihren Entgeltabrechnungsdaten zu haben. – Umfrage zur Zukunft der Gehaltsabrechnung: Der Weg in die Zukunft für die Lohnbuchhaltung

Die Vorteile der Gehaltsanalyse

Um Ihre Entgeltsabrechnung in ein strategisches Instrument umzuwandeln, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Daten als Grundlage für intelligentere Entscheidungen zu nutzen. Der richtige Partner kann aus Ihren Daten intelligente Erkenntnisse gewinnen und Transparenz in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung bringen.

Warum müssen es unbedingt Echtzeitdaten sein? Sie können schneller reagieren, anstatt in die Vergangenheit zu blicken und einem Rückstand hinterherzulaufen. Durch präzisere und zeitnähere Berichte erhalten Sie wertvollere Einblicke in Ihre Gehaltsdaten - einschließlich Daten, die in andere HR-Strategien einfließen, wie z. B. die Lohngerechtigkeit Ihrer Belegschaft. Nur die Hälfte (55%) der im Rahmen der Ceridian Executive Survey 2022 befragten Führungskräfte gibt an, derzeit technische Ansätze für das Vergütungs-Benchmarking zu nutzen. Durch einen globalen Überblick über die Personalausgaben können Führungskräfte ihre eigenen Daten besser verstehen und nutzen. Dies verschafft ihnen einen Vorteil bei der Entscheidungsfindung und Planung Ihrer Personal- und Finanzstrategien sowie Ihrer Budgetplanung.

Kapitel 4: Ausdehnung auf neue Einsatzgebiete

Unternehmen, die in der Lage sind, global zu denken, sind auf dem richtigen Weg. Unternehmen mit den richtigen wachstumsorientierten Betriebsmodellen und Fähigkeiten erwirtschaften nach dem Wachstumskonzept von McKinsey eine dreimal höhere Gesamtrendite für die Aktionäre als ihre Konkurrenten.

Wie wirkt sich eine globale Denkweise auf die Ausrichtung Ihrer Betriebsabläufe aus? Stellen Sie sich die Frage: Wie gut kennen Sie das Steuer- und Arbeitsrecht in China? Dies wäre ein Beispiel für ein rechtliches Umfeld, dass sich auf die Entgeltabrechnung auswirkt und mit dem Ihre Lohnbuchhaltung vertraut sein muss, wenn Sie Personal einstellen oder Ihre Geschäftstätigkeit im asiatisch-pazifischen Raum ausweiten.

Rasches Wachstum oder Umstrukturierungen können zu einer unvorhergesehenen Expansion Ihres Unternehmens führen. Dadurch entsteht zusätzlicher Druck auf Ihre Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung. Fachleute für die Entgeltabrechnung sind oft auf regionaler Ebene zertifiziert, und daher möglicherweise nicht für die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen gerüstet.

Nicht jedes Unternehmen kann seine Lohnbuchhaltung weltweit ausbauen. Wenn Ihre länderübergreifenden Aktivitäten bei einem Anbieter gebündelt sind, können Sie alles vereinfachen, von Support-Tickets bis zu Service-Level-Vereinbarungen. Wenn Sie nach einem Partner suchen, der die Entgeltabrechnung für Ihr Unternehmen koordiniert, kann die Auslagerung der internationalen Gehaltsabrechnung eine gute Möglichkeit für Sie sein.

Rekrutierung von regionalen Lohnbuchhaltern

Kleine und mittlere Unternehmen können die gesamte Gehaltsabrechnung unter Umständen von einer einzigen Fachkraft erledigen lassen. Dieser Ansatz kann jedoch ins Schlingern geraten, wenn die Fachkraft kündigt oder bei der Gehaltsabrechnung ausfällt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss auch Ihre Lohnbuchhaltung mit der Belegschaft und den betrieblichen Anforderungen mitwachsen.

Auf den ersten Blick mag es logisch erscheinen, das Personal aufzustocken. In neuen Regionen kann die Personalrekrutierung jedoch teuer und schwierig sein. Außerdem müssen sich Ihre Lohnbuchhalter mit neuen Vorschriften auseinandersetzen, wenn Ihr Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt oder andere Unternehmen in neuen Regionen übernimmt. Wenn Sie in neue Regionen expandieren, müssen Sie möglicherweise mehrere Währungen, Zeitzonen und regionale Steuervorschriften berücksichtigen.

Um einen reibungslosen Ablauf internationaler Zahlungen zu gewährleisten, kann es einfacher sein, für alle Ihre Betriebsregionen auf einen zentralen Prozess zu setzen. Suchen Sie einen Anbieter, der über die notwendige Technologie verfügt, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen und zu skalieren.

Ein Vertrag, ein Support-Team

Um innovativ und mobil zu sein, braucht Ihre grenzenlose Belegschaft eine solide Basis, die alle Backoffice-Funktionen effizient erledigt, wo immer Ihr Unternehmen neue Wurzeln schlägt. Verdeckte Kosten für Ihre Lohnbuchhaltung können auch durch die Systemwartung entstehen. Für die Datensicherheit müssen Ihre Hardware- und Softwaresysteme gewartet und auf den neuesten Stand gebracht werden.

Anstatt mehrere Partner für die Entgeltabrechnung zu koordinieren, können Sie auf ein spezialisiertes Netzwerk zurückgreifen, das diese Aufgabe über einen zentralen Vertrag übernimmt und ein erfahrenes Support-Team zur Verfügung stellt. Wachstum wird zu einer natürlichen Stütze für Ihr Unternehmen, wenn die bewährten Praktiken Ihrer Managed Services den Betrieb und das Berichtswesen einfach halten und problemlos mitwachsen.

Kapitel 5: Mehr Effizienz

Outsourcing an einen Partner mit der richtigen Technologie kann Ihre betriebliche Effizienz in jeder Phase der Entgeltabrechnung steigern.

Wenn Unternehmen häufig mit Problemen bei der Entgeltabrechnung zu kämpfen haben, wie etwa mit fehlerhaften Zahlungen, langen Support-Lösungszeiten und Prüfzeiten, kann das sowohl für Ihre Personalabteilung als auch für Ihre Belegschaft frustrierend sein. Stillstand und das Versäumnis, die Mitarbeiter an den Vorteilen neuerer Technologien teilhaben zu lassen, können auch die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen.

Unternehmen verwenden viel Zeit für die Bearbeitung, Prüfung und Abstimmung von Löhnen und Gehältern und achten dabei auch auf die Fehlerquote bei der Entgeltabrechnung, die als wichtige Leistungskennzahl gilt (KPI). Laut der Umfrage „Getting the World Paid“ 2022 des Global Payroll Management Institute sind die Hauptursachen für eine geringere Genauigkeit der Entgeltabrechnung Fehler bei der Eingabe von Personaldaten, fehlende HR-Prozesse und nachträgliche Korrekturen.

Outsourcing kann eine gute Option für Ihr Unternehmen sein, wenn die Korrektur von Gehaltsfehlern oder der Abgleich von Gehaltsdaten aus mehreren Datenquellen ressourcenintensiv ist. Suchen Sie am besten nach einem Partner, der mit routinemäßigen, transaktionsorientierten Prozessen und großen Datenmengen umgehen kann.

Viele Unternehmen benötigen Expertensoftware, um ihre Mitarbeiter pünktlich und korrekt zu bezahlen. Der richtige Partner für die Auslagerung der Entgeltabrechnung kann die Entgeltabrechnung proaktiv bearbeiten und auf wesentliche Abweichungen überwachen. Anstatt eine Lösung intern zu entwickeln, können Sie mit Fachleuten zusammenarbeiten, die auf die Entgeltabrechnung spezialisiert sind.

Abkehr von ineffizienten und zeitaufwändigen Prozessen

Ein weiterer großer Vorteil bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für höherwertige Arbeiten haben. Anstatt zahlreiche Arbeitsstunden für die manuelle Entgeltabrechnung aufzuwenden, können sie Zeit und Ressourcen für strategische Aufgaben nutzen, insbesondere bei Mitarbeitern in Positionen, bei denen die Entgeltabrechnung nicht zu ihrem Fachgebiet gehört.

Die Teilnehmer der Umfrage Global Payroll Benchmarking Survey von Deloitte aus den Regionen EMEA, APAC und LATAM gaben an, dass sie mehr als 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit manueller Dateneingabe verbringen. Dies ist nicht ungewöhnlich, da es in diesen Regionen typischerweise eine größere Anzahl von Anbietern für die Entgeltabrechnung gibt und es daher an einer Konsolidierung und Standardisierung fehlt.

Sie können die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Entgeltabrechnung verbessern und weiterhin Erkenntnisse aus Ihren Daten ziehen, wenn Sie mit den richtigen Abrechnungsexperten zusammenarbeiten.

Infografik: Vorteile des Outsourcings der Entgeltabrechnung

Wenn Sie Outsourcing-Optionen prüfen, sollten Sie die Vor- und Nachteile sorgfältig gegeneinander abwägen. Bei jedem Unternehmen kann die richtige Lösung je nach Zielsetzung anders aussehen. Unabhängig davon, ob Sie für die Entgeltabrechnung Ihres Unternehmens verantwortlich sind oder die Lohnbuchhaltung auslagern möchten, finden Sie in unserer Tabelle mit den Vor- und Nachteilen weiter unten einen schnellen Überblick.