Universal Business Team établit une norme mondiale

Universal Business Team (UBT) cherche à atteindre les meilleurs résultats possible, et aide ses clients à faire de même. Le fournisseur de services aux entreprises fait en effet tout ce qui est en son pouvoir pour permettre à sa clientèle d’atteindre l’excellence.

La multinationale offre des services d’accompagnement, de consultation, de formation, de comptabilité et d’achats groupés à quelque 3 000 entreprises établies dans 19 régions du monde, dont l’Australie, la Nouvelle-Zélande, le Royaume-Uni, l’Europe, les Caraïbes, l’Argentine et l’Amérique du Nord. Ses 700 employés, qui sont également disséminés partout dans le monde, aident leurs clients à accroître la rentabilité et la liquidité de leur entreprise, à réduire leurs dettes, et à améliorer le sort de leurs employés.

Afin de poursuivre sa croissance et de continuer d’assurer la réussite de ses clients, UBT doit être en mesure d’attirer, d’embaucher et de fidéliser les meilleurs talents. L’entreprise doit également maintenir sa conformité à la réglementation en vigueur dans chacune des régions où elle exerce ses activités, tout en tirant parti des données afin de prendre des décisions éclairées.

Surmonter les difficultés grandissantes d’une entreprise en croissance

Le principal objectif d’UBT a toujours été d’aider ses clients à atteindre l’excellence en affaires. Cependant, à mesure que la jeune entreprise augmentait en taille et multipliait les réussites, des lacunes dans ses systèmes et processus de gestion des RH sont apparues.

L’information relative aux effectifs et au coût de la main-d’œuvre était enfouie dans des feuilles de calcul qui non seulement prenaient un temps fou à mettre à jour, mais ne fournissaient en outre aucune information en temps réel sur les effectifs à l’échelle mondiale. Les employés devaient suivre des processus manuels complexes pour remplir leurs feuilles de présence et soumettre leurs demandes de congé. Les gestionnaires ne disposaient d’aucun système fiable et convivial leur permettant de traiter les demandes de vacances et de congé, ou d’accéder à des occasions de perfectionnement professionnel. En l’absence d’un système centralisé de gestion du recrutement ou du rendement, les processus d’embauche et d’intégration s’avéraient inconstants, et l’entreprise peinait à embaucher du personnel et à assurer la mobilité de ses effectifs à l’échelle mondiale.

À mesure que UBT prenait de l’expansion et se régionalisait, les difficultés se faisaient également plus importantes.

« À mon arrivée, personne n’était en mesure de m’indiquer avec certitude le nombre d’employés au service de l’entreprise ni leur emplacement géographique, le poste qu’ils occupaient ou toute autre donnée démographique à leur sujet. Même de simples renseignements tels que les dates d’entrée en fonction, les titres de poste et la nature des fonctions étaient difficiles à obtenir, se rappelle Patrick Ryan, directeur des RH à l’échelle mondiale. Quand je me suis joint à l’entreprise, celle-ci n’avait que six ou sept ans. Quand une entreprise en démarrage connaît une croissance phénoménale, l’infrastructure a souvent du mal à suivre. Dans le cas d’UBT, c’était au chapitre de la technologie et des systèmes qu’un retard se faisait sentir. »

En 2015, le conseil d’administration d’UBT a chargé l’entreprise de se doter d’une stratégie mondiale de gestion des RH. L’implémentation d’une solution unifiée de gestion du capital humain devait permettre de soutenir la croissance, de centraliser à la fois les processus et les données sur les employés, et d’établir des normes favorisant la conformité à la réglementation, la prise de décisions fondées sur les données et la fidélisation des talents.

UBT s’est donc mise en quête d’un système qu’elle pourrait utiliser pour gérer l’ensemble du cycle d’emploi – de l’embauche à la retraite. Après des recherches approfondies à l’échelle mondiale, l’entreprise a finalement trouvé chaussure à son pied en Dayforce.

« Nous souhaitions bénéficier du plus grand nombre possible de fonctions de gestion du cycle d’emploi, explique M. Ryan. Nous recherchions un système aussi facile à implémenter qu’à utiliser, à un prix intéressant. La prise en charge de différentes régions géographiques entrait également en ligne de compte. » M. Ryan et son équipe souhaitaient en effet s’assurer que le partenaire qu’ils sélectionneraient serait en mesure de répondre aux besoins spécifiques du marché australasien.

Accroître la visibilité des données relatives aux effectifs mondiaux

UBT a choisi de s’associer à Dayforce en adoptant les modules Gestion des effectifs, Recrutement, Intégration, Rendement, Rémunération et Planification de la relève de Dayforce. Du reste, l’entreprise tire déjà profit des gains de temps et de la visibilité accrue des données associés à un système unifié.

« Il y a six ans, si le conseil d’administration m’avait demandé de préparer des organigrammes, cela aurait représenté une tâche colossale qui aurait sans doute pris plusieurs semaines. À présent, nous pouvons le faire instantanément, se réjouit M. Ryan.

Il suffit d’ouvrir une session pour avoir accès à des structures organisationnelles fidèles à la structure réelle de l’entreprise, et comportant des données à jour et exactes. Je peux examiner de plus près toute structure organisationnelle, quel que soit l’emplacement géographique auquel elle est associée. Je peux également voir les liens hiérarchiques, ainsi que le nombre de paliers dans chaque structure organisationnelle. Je peux me faire une idée du degré d’efficacité associé à ces structures. Tout cela était impossible avant l’implémentation de Dayforce. »

Dayforce a permis d’accélérer et d’optimiser certains processus, comme le suivi des congés annuels. « Nous avons toujours disposé de processus d’approbation des congés, mais le fait de pouvoir compter sur Dayforce pour en assurer la gestion à partir d’un seul et même endroit s’est incontestablement révélé un avantage », note Wendy Johnson, spécialiste des systèmes de gestion des RH.

Dayforce a également offert à UBT la possibilité de définir des rôles, des processus et des normes, puis de les appliquer à l’ensemble de l’entreprise, ce qui lui a permis de générer des rapports plus précis et plus fiables, et donc de prendre des décisions d’affaires plus éclairées. « Nous avons l’assurance de comparer des pommes avec des pommes d’une région à l’autre. Nous savons que les données que nous comparons sont exactes et cohérentes », affirme M. Ryan.

Par ailleurs, la sécurité des données est une priorité absolue pour UBT. En tant qu’employeur d’envergure mondiale, l’entreprise est soumise à d’importantes obligations en matière de protection des données des employés et de confidentialité. L’implémentation de Dayforce a permis à UBT d’accroître sa capacité à maintenir sa conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu’à d’autres exigences internationales.

« Nous avons récemment réalisé une analyse d’impact relative à la protection des données pour Dayforce, et nous avons réussi haut la main », assure M^me Johnson.

Révolutionner le recrutement et l’intégration

Le recrutement était l’une des principales difficultés découlant du modèle opérationnel hautement régionalisé d’UBT.

Avant l’implémentation de Dayforce, chaque région utilisait en effet son propre système de gestion du recrutement. Il était donc malaisé d’obtenir un aperçu général des processus, du nombre d’employés ou du coût de la main-d’œuvre à l’échelle mondiale.

Grâce à la mise en œuvre du module Recrutement en Australie, en Nouvelle-Zélande, en Amérique du Nord et au Royaume-Uni, UBT jouit désormais d’une vue d’ensemble des besoins en matière d’embauche, du nombre total d’employés et du coût de la main-d’œuvre dans ces régions. L’entreprise a également mis en place des processus permettant de rationaliser le recrutement et les approbations. De plus, UBT peut générer des rapports en temps réel sur les offres d’emploi actives et l’état des embauches, et assurer un suivi des données relatives à l’usure des effectifs et à la fidélisation des employés.

Dayforce a également contribué à améliorer l’expérience des candidats. Les candidats retenus reçoivent les documents requis ainsi que les exigences relatives à l’intégration avant leur date d’entrée en service, ce qui leur permet de s’informer et de se familiariser rapidement avec l’entreprise, en plus de réduire le nombre d’heures consacrées annuellement par l’équipe des RH à la transmission de l’information. Grâce au module Intégration de Dayforce, UBT est en mesure d’offrir une expérience uniforme à tous les nouveaux employés pour leur permettre d’être opérationnels dès le départ.

« Dayforce a véritablement révolutionné la façon dont nous intégrons les nouvelles recrues, ainsi que l’ensemble de l’expérience employé, estime M. Ryan. Nous sommes en mesure de renseigner les employés au sujet d’UBT, de nos produits et de nos services, de leur inculquer notre raison d’être, notre mission, notre stratégie et nos valeurs, et de leur offrir un aperçu de notre culture organisationnelle. »

Aider les employés à se perfectionner et à progresser

UBT tire également parti de Dayforce pour optimiser l’expérience employé en instaurant une culture axée sur le rendement. Avant l’implémentation de Dayforce, UBT n’avait encore adopté aucune approche normalisée relativement à la gestion des processus d’établissement des objectifs, aux évaluations du rendement et aux augmentations au mérite. Cette situation entravait sa capacité à maximiser le rendement des employés dans l’ensemble de l’organisation.

En adoptant le module Rendement de Dayforce, UBT a pu abandonner les feuilles de calcul au profit d’un système unifié permettant d’établir des objectifs, de formuler des commentaires et d’attribuer des cotes de rendement en un seul et même endroit. Les gestionnaires sont maintenant mieux outillés pour aider leurs employés à établir des objectifs SMART, clarifier les attentes en matière de réussite et se concentrer sur la gestion sur rendement.

« Le système permet de susciter le dialogue entre l’employé et son gestionnaire. C’est exactement ce que nous recherchions. Nous ne souhaitions pas mettre en place un processus de gestion du rendement entièrement centré sur le système. Nous voulions plutôt adopter une approche à dimension humaine. Le système demeure néanmoins très important, car il nous signale en quoi consiste chaque étape du processus », explique M. Ryan.

La centralisation des données sur le rendement en un seul système a également permis d’établir une distinction plus nette entre primes au mérite et primes d’incitation. UBT peut plus facilement déterminer les ratios de réussite, cerner les tendances en matière de rendement et déceler les lacunes dans les compétences dans l’ensemble de l’organisation. « Nous disposons maintenant d’un système de gestion du rendement qui nous permet d’obtenir en un seul coup d’œil un aperçu de la situation à l’échelle mondiale, souligne M^me Johnson.

Nous pouvons analyser les données sur les employés, veiller à ce que les éléments prometteurs soient identifiés et reconnus, et façonner leur carrière de façon à les stimuler. Le module Rendement n’a pas une incidence que sur la gestion du rendement elle-même, mais sur l’ensemble du cycle d’emploi. À vrai dire, il s’agit du module central autour duquel s’articule tout le reste », fait remarquer M. Ryan.

Offrir un soutien constant à chacune des étapes du cycle d’emploi

Comme ses clients, UBT aspire à atteindre une excellence de renommée mondiale. Tandis qu’elle poursuit l’implémentation de Dayforce, l’entreprise est impatiente de mettre en œuvre d’autres outils pour l’aider à gérer l’ensemble de ses effectifs.

« Nous pouvons générer des rapports plus rapidement que jamais auparavant. Nous utilisons maintenant des indicateurs qui offrent une mine de renseignements aux gestionnaires des RH et aux gestionnaires hiérarchiques, précise M. Ryan. L’an prochain, nous disposerons d’une visibilité complète des données relatives à l’ensemble de nos employés dans toutes les régions du monde. C’est un énorme progrès. »