Motivate prend la route du succès grâce à une approche fondée sur les données

De nos jours, le vélopartage est omniprésent dans la plupart des grandes villes nord-américaines. Alors que des villes telles que Chicago et New York continuent de se développer en tant que centres d’affaires et d’habitation, les modes de transport traditionnels comme la voiture deviennent de moins en moins viables. Non seulement la circulation est-elle devenue un problème, mais les émissions générées par les voitures causent également des dommages irrévocables à l’environnement. Divers services de transport en commun sont souvent offerts, mais leurs horaires contraignants, leur disponibilité et leur coût peuvent se révéler rébarbatifs.

Les gens se tournent de plus en plus vers le vélopartage en raison de sa flexibilité, de son abordabilité et de sa durabilité sur le plan environnemental. De plus, nombreux sont ceux qui préfèrent faire de l’activité physique plutôt que de rester assis dans une voiture ou un autobus.

Fondée en 2010, Motivate LLC a pour mission de transformer le paysage urbain en faisant du vélo un moyen de transport plus accessible. « Il s’agit tout simplement d’adopter un mode de vie durable dans les milieux urbains », explique Matthew Parker, chef de la direction.

L’entreprise axée sur les opérations et la logistique en milieu urbain est établie à Manhattan, dans l’État de New York, et emploie plus de 1 000 personnes dans plusieurs grandes villes américaines. Motivate entretient une flotte de 60 000 à 100 000 vélos selon la saison, et les utilisateurs ont effectué plus de 33 millions de déplacements sur des vélos opérés par Motivate en 2019. À New York uniquement, où l’entreprise compte quelque 20 000 vélos au total, M. Parker estime à 85 000 le nombre moyen de déplacements par jour.

Le principal champ d’activité de Motivate, à savoir la gestion de ses réseaux de vélopartage, comporte deux aspects essentiels : l’entretien et la réparation des vélos et des stations, et le rééquilibrage des réseaux, afin de s’assurer que des vélos et des stations sont disponibles aux moments et aux endroits requis. L’entretien et la réparation des vélos sont effectués tant sur le terrain que dans les divers entrepôts de l’entreprise. Motivate met également à profit son expérience dans le domaine du vélopartage dans le cadre d’autres initiatives de logistique urbaine, par exemple en soutenant des services de livraison sur le dernier kilomètre et en contribuant à maintenir la propreté des voies urbaines.

« Mes employés sur le terrain sont responsables de réparer les vélos, ce qui comprend le remplacement des batteries de nos vélos électriques, ainsi que de les déplacer afin de pourvoir à la forte demande à certains emplacements, comme Penn Station et Grand Central Station, indique Joe Desimone, directeur général pour la région de New York et de Jersey City. Nous nous assurons également de bien nettoyer et désinfecter les vélos et les stations. Il se passe beaucoup de choses en arrière-scène. À New York, près de 500 personnes veillent au bon déroulement des opérations, 24 heures par jour, 7 jours sur 7. »

Gérer des effectifs mobiles et dispersés

La structure particulière des effectifs de Motivate s’explique par la nature même de ses activités. « Nos effectifs sont composés d’une combinaison d’employés mobiles et d’employés dont le lieu de travail est fixe. Environ 60 % de nos effectifs sont mobiles et ne travaillent pas à un emplacement précis », révèle M. Parker.

En ce qui a trait à la gestion de ses effectifs hautement mobiles, l’un des principaux défis auxquels se heurte Motivate concerne le suivi des heures et de la productivité. « Comme environ 70 % de nos coûts sont associés à la main-d’œuvre, nous devons être en mesure de bien comprendre les données sur les heures et la productivité de nos effectifs », croit M. Parker.

De plus, le caractère saisonnier de l’industrie entraîne une certaine fluctuation des niveaux de dotation d’une période de l’année à l’autre. Environ la moitié des effectifs de Motivate est constituée d’employés à temps partiel ou d’employés saisonniers. Pour cette raison, combinée à un fort taux de roulement, l’entreprise est contrainte d’embaucher plus de 1 000 employés chaque année. « Le recrutement représente un fardeau important pour notre équipe des RH et pour les gestionnaires responsables de la formation et de l’intégration des nouvelles recrues au sein de leurs équipes à l’échelle locale », confie Luis Almonte, directeur des opérations de RH.

En raison de ses coûts de la main-d’œuvre élevés et de la structure complexe de ses effectifs, Motivate doit pouvoir compter sur des données en temps réel pour être en mesure d’exercer ses activités de la façon la plus efficace possible. « En tant qu’entreprise axée sur les opérations et la logistique, tout ce que nous faisons se fonde sur les données dont nous disposons, fait remarquer M. Desimone. Les données nous permettent non seulement d’obtenir un aperçu de la situation actuelle, mais également de dégager des tendances et de formuler des prévisions, notamment quant au nombre de déplacements des utilisateurs et au nombre d’employés nécessaire au bon déroulement de nos opérations. »

« La technologie moderne et les données qu’elle nous fournit peuvent réellement nous aider à assurer une gestion plus efficace de nos effectifs », ajoute M. Parker.

Soutenir la croissance d’effectifs complexes grâce à la technologie moderne

Motivate, qui fait équipe avec Dayforce depuis 2016, utilise les modules Gestion de la paie, Gestion des avantages sociaux, Gestion des effectifs, Recrutement et Rendement de Dayforce. Avant d’opter pour Dayforce, l’entreprise ne disposait d’aucun système rationalisé de gestion des RH. « Nous utilisions un ensemble de systèmes disparates incapables de bien communiquer entre eux. Nous avions besoin d’un guichet unique qui réunirait en un seul endroit les fonctions de gestion de la paie, des avantages sociaux et des effectifs, et qui permettrait à nos gestionnaires et aux membres de notre équipe de direction d’accéder à l’information dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin », se souvient M. Almonte.

Depuis l’implémentation d’une solution unifiée de gestion des heures et de la paie, Motivate a observé une réduction de 33 % du temps consacré au traitement de la paie. « Auparavant, le traitement de la paie était un processus manuel, sujet à l’erreur, qui s’échelonnait sur trois jours. Depuis notre passage à Dayforce, nous venons à bout de cette tâche en seulement deux jours, et nous avons accès à toute notre information en un seul système », souligne M. Almonte.

Motivate a également constaté une hausse de l’efficacité de ses processus de recrutement et d’intégration, ce qui a permis à l’entreprise de doubler de taille en seulement quatre ans. « L’information relative au recrutement, à l’intégration et aux employés que nous fournit Dayforce nous a permis d’embaucher des milliers de personnes dans les quatre dernières années. Dayforce nous a aussi permis de gérer notre nombre d’employés avec davantage de précision, en plus d’accroître l’efficacité de mon équipe », note M. Almonte.

Offrir un accès mobile aux effectifs mobiles

Toutefois, c’est au chapitre de la gestion de ses effectifs mobiles que l’équipe de Motivate a observé le plus grand changement. « La vaste majorité de nos effectifs sont mobiles et passent presque tout leur temps sur le terrain, en particulier en haute saison. Pour cette raison, nous devons nous assurer d’avoir en place un processus de saisie des heures clair et uniforme, permettant aux gestionnaires de vérifier l’exactitude des données saisies par les employés grâce à la géolocalisation, précise M. Almonte. C’est exactement ce que nous offre l’application mobile de Dayforce. »

L’application mobile a permis à Motivate non seulement de mieux gérer ses employés sur le terrain, mais également d’optimiser les heures de travail au quotidien. « Le fait que nos employés mobiles puissent pointer leurs heures d’arrivée et de départ au moyen de l’application plutôt que de devoir se présenter à l’entrepôt nous a permis de gagner de 30 à 60 minutes par employé, par quart de travail », se réjouit M. Almonte.

Selon M. Desimone, l’horloge de pointage mobile génère des économies considérables sur les coûts de la main-d’œuvre, compte tenu du nombre d’employés qui travaillent chaque jour et du temps gagné grâce à la possibilité de pointer leurs heures directement sur le terrain.

M. Parker ajoute pour sa part que, comme les effectifs de Motivate utilisaient déjà leurs appareils mobiles pour accomplir d’autres aspects de leur travail, l’ajout de la fonction de suivi des heures tombait sous le sens du point de vue de la productivité. « Le fait de pouvoir effectuer toutes les tâches à partir d’un même endroit simplifie grandement les choses, indique-t-il. Les commentaires que nous avons reçus de la part des employés sont tout simplement dithyrambiques. »

Tirer parti de données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées

Les données sont au cœur de tout ce que fait Motivate. Il est crucial pour l’entreprise de pouvoir compter sur des données exactes et à jour relativement à sa dépense la plus importante, à savoir les coûts de la main-d’œuvre.

« Il est très important pour nous d’utiliser les données de façon à obtenir un aperçu de nos modèles de main-d’œuvre, et Dayforce est un précieux outil à cet égard, souligne M. Parker. Nous pouvons tirer parti des données pour déterminer de façon optimale le nombre d’employés requis pour chaque quart de travail ainsi que les quarts les plus productifs, puis recalibrer notre modèle opérationnel et notre modèle de main-d’œuvre en conséquence. »

M. Almonte précise que M. Parker et Kenneth Ezeadichie, le directeur financier de Motivate, s’appuient tous deux énormément sur les données fournies par Dayforce pour procéder à des analyses et prendre des décisions stratégiques relativement à l’établissement du budget, aux prévisions financières et à l’embauche. « Nous ne pourrions plus gérer notre entreprise au moyen de nos anciens systèmes. Les données que Dayforce fournit à notre équipe de la haute direction nous permettent d’optimiser nos coûts de la main-d’œuvre tout en réduisant au maximum les frais généraux », insiste M. Almonte.

Motivate assure le suivi de sa rentabilité quotidienne en intégrant les données relatives aux coûts de la main-d’œuvre puisées dans Dayforce à ses flux de rentrées. M. Parker estime que cette pratique aide l’entreprise à déterminer si elle demeure dans les marges acceptables et à apporter des rectifications au besoin.

Cette approche fondée sur les données adoptée par Motivate à l’égard de la prise de décisions a véritablement porté ses fruits. « L’accès en temps réel aux données dans Dayforce nous a permis de réduire les coûts de la main-d’œuvre de 4 %, ce qui équivaut à environ 1,2 million $ annuellement », indique M. Parker.

Investir dans une technologie moderne pour favoriser la croissance future

Il est difficile de se faire une idée précise des perspectives d’avenir de l’industrie du vélopartage. De nombreux facteurs externes entrent en ligne de compte, et les bouleversements tels que la pandémie de COVID-19 nous rappellent que les entreprises doivent être préparées à réévaluer leur agilité opérationnelle et à s’ajuster en conséquence. « Cette année seulement, le marché a connu des difficultés plus importantes en raison de la COVID-19, se désole M. Parker. Nous avons toutefois été en mesure de réagir promptement en analysant la demande et les données relatives à la main-d’œuvre, puis en apportant les changements requis. »

Selon M. Parker, le fait d’avoir embrassé la technologie moderne a permis à Motivate de se doter d’un avantage sur la concurrence ces quatre dernières années, en plus de l’aider à s’adapter à l’évolution de l’industrie : « Grâce à la technologie, nos équipes ont été en mesure d’accroître leur productivité et de prendre des décisions plus éclairées, et notre entreprise a pu assurer sa croissance en se fondant sur l’analyse des données. »

Lorsque Motivate était à la recherche d’un système de gestion du capital humain, elle avait en tête la croissance à long terme et du partenariat, et de l’entreprise. « Nous avions besoin d’un système capable de soutenir notre croissance et d’évoluer au même rythme que notre entreprise, mentionne-t-il. Grâce à Dayforce, nous sommes en mesure de prendre des décisions plus éclairées, car nous avons accès à de l’information qui nous était inaccessible auparavant. Nous n’aurions jamais pu enregistrer une croissance aussi rapide ces quatre dernières années sans Dayforce. Nous pouvons véritablement tirer parti de nos systèmes de gestion des RH de la façon qui convient aux besoins de Motivate. »