Champneys assure à la fois le bien-être des employés et la santé financière

Qui n’aime pas s’offrir une journée au spa? C’est le plaisir transformateur par excellence. Les journées au spa sont synonymes de paix, de chouchoutage, de plaisir et de détente et un antidote aux horaires chargés.

Champneys Health Resorts est bien connue pour ses offres de spa de luxe à l’échelle du Royaume-Uni. Établie en 1925, Champneys propose une approche complète de bien-être physique, mental et spirituel.

Le groupe possède des centres de villégiature de luxe, des hôtels-spa urbains, des terrains de golf et des centres commerciaux. Cela dit, Champneys est fière d’être une entreprise familiale et met l’accent sur une communication ouverte et équitable entre les membres du personnel « pour leur permettre d’être réellement exceptionnels ». Le défi était toutefois imposant, l’entreprise comptant plus de 1 100 employés occupant jour et nuit divers quarts de travail dans plusieurs établissements.
 
À l’approche de son 100e anniversaire, Champneys souhaitait transformer ses activités de RH et de gestion de la paie. L’entreprise a ainsi cherché à automatiser les processus, à promouvoir l’innovation et à améliorer l’efficacité opérationnelle globale tout en gardant les employés au cœur de sa mission.

« Nous avons une culture axée sur le personnel », déclare Gemma Tracey, directrice des ressources humaines chez Champneys Health Resorts. Notre stratégie d’entreprise consistait à trouver une solution qui nous redonnerait des heures à passer avec nos clients, nos collègues et nos pairs. »

Alléger les tensions liées à technologie : trouver un partenaire qui convient

Champneys compte à la fois des employés salariés et horaires qui travaillent à l’échelle de l’Angleterre, si bien qu’elle présente un ensemble unique de besoins en matière d’effectifs. Par le passé, les activités de RH et de gestion de la paie de l’entreprise reposaient sur l’expérience de certaines personnes, occupant une grande partie de leur temps et de leur attention. Il est devenu difficile de répondre aux exigences en constante évolution, par exemple la production de rapports sur les écarts salariaux entre les sexes. De nombreux processus sont revenus à des méthodes sur papier, qui sont inefficaces.

L’absence de visibilité des données sur les effectifs en temps réel faisait en sorte que les décisions étaient retardées ou prises à partir de renseignements incomplets. Le temps consacré aux tâches administratives était excessif, et les erreurs n’étaient souvent découvertes que longtemps après s’être produites.

Reconnaissant le besoin de changement, Champneys a cherché un nouveau partenaire technologique qui, en plus de l’aider à améliorer l’efficacité opérationnelle et la conformité, soutiendrait le perfectionnement des compétences et autonomiserait les employés. Compte tenu de sa mentalité semblable à celle de Champneys et de sa compréhension approfondie de l’entreprise, Dayforce était un candidat de choix. « Nos principaux objectifs étaient d’automatiser les processus et d’améliorer la vie au travail », déclare Tracey. Cela correspondait tout à fait à la philosophie de Dayforce. » À la suite d’une rencontre avec Dayforce, d’une introduction à la plateforme et d’une consultation avec d’autres utilisateurs, Champneys était convaincue qu’il s’agissait du bon choix. « Il ne faisait aucun doute que Dayforce était la solution pour nous », ajoute Tracey.

Améliorer la vie au travail en priorisant les employés

Depuis le début du partenariat, Dayforce a aidé Champneys à améliorer l’engagement des employés et à rationaliser les opérations de RH en augmentant la visibilité, la transparence et l’accessibilité.

Grâce à Dayforce^MC, les employés bénéficient maintenant d’une expérience d’intégration simplifiée et peuvent accéder facilement à des renseignements essentiels comme leurs bulletins de paie et leurs horaires de travail. À long terme, Champneys s’attend à ce que cela contribue à éliminer la confusion, à renforcer la confiance et à réduire l’absentéisme et le roulement de personnel.

L’établissement des horaires est également devenu plus structuré et transparent. Le système précédent de Champneys reposait sur une planification des horaires de dernière minute et sur des processus manuels. Dayforce permet désormais aux employés d’accéder à leurs horaires à l’avance, de consulter les feuilles de temps et d’échanger des quarts de travail.

Dayforce contribue également à autonomiser les employés de Champneys en leur proposant des occasions d’apprentissage et de perfectionnement flexibles. L’équipe des RH peut créer et attribuer des modules de formation, permettant aux employés d’améliorer leurs compétences à leur propre rythme. « Nous avons maintenant une gamme de solutions de gestion », affirme Tracey. Ainsi, nous pouvons établir un plan de cours pour les gestionnaires, qui peuvent le suivre à leur propre rythme, et nous pouvons le mesurer. »

Au-delà de ses avantages techniques, la plateforme Dayforce a renforcé le sentiment de communauté au sein de Champneys. L’efficacité du système a permis d’augmenter les interactions humaines, de favoriser une communication ouverte et de solidifier les relations professionnelles, appuyant l’approche commerciale axée sur le personnel de Champneys. L’équipe des RH a maintenant plus de temps pour encadrer les employés, soutenir les initiatives de bien-être et mettre en œuvre des stratégies d’engagement. « Le bien-être et la gestion du stress sont vraiment importants pour nous, déclare Tracey. En plus d’héberger nos politiques, nos boîtes à outils et nos formations en ligne, Dayforce nous a permis de récupérer du temps ».

Détente et conformité à la réglementation : faciliter le chemin vers la conformité et l’efficacité

L’intégration de la gestion des talents, de la paie et des effectifs dans un seul système a été un véritable tournant pour Champneys.

L’ancien système de paie de l’entreprise était axé sur les employés horaires, ce qui rendait la planification des horaires des employés salariés inefficace. Cela a fréquemment occasionné des paiements en trop, les employés étant souvent payés qu’ils aient ou non travaillé toutes les heures prévues au contrat. Enfin, le traitement de la paie pouvait prendre jusqu’à cinq jours.

Grâce au module Gestion de la paie de Dayforce, Champneys a réalisé d’importantes économies de temps. Dayforce a contribué à faire passer le nombre de cycles de paie mensuels de 18 à 2 et a raccourci le temps nécessaire pour la réalisation de chaque cycle de paie de 5 heures à seulement 12 minutes.

L’un des principaux avantages de Dayforce réside dans l’automatisation et les contrôles intégrés pour favoriser la conformité. Dans l’ancien système de Champneys, le suivi de la conformité était difficile, et les horaires des employés pouvaient dépasser les limites prévues par la loi. « Dayforce nous a aidés à renforcer notre conformité, car nous pouvons configurer des règles dans le système afin qu’il n’y ait aucun moyen de les substituer ou de les contourner », affirme Jamie Flarry, gestionnaire de la comptabilité des employés du groupe chez Champneys Health Resorts. Ainsi, les heures de travail attribuées aux employés sont équitables et conformes à la loi, ce qui contribue aide à soutenir la conformité et l’équilibre travail-vie personnelle.

En outre, les rapports en temps réel et la visibilité de la paie se sont considérablement améliorés. Les employés peuvent maintenant consulter leurs bulletins de paie avant le traitement de la paie, réduisant les erreurs qui pourraient miner le moral des employés et nuire à la réputation de Champneys sur le marché du recrutement. « Grâce à Dayforce, nous avons observé une réduction de 80 % des requêtes liées à la paie, déclare Jamie. Je passe moins de temps à gérer des problèmes et plus de temps à me concentrer sur ce qui est à venir par rapport à la paie, ce qui accroît l’efficacité. »

Dayforce permet également de prévoir en temps réel la conformité au salaire minimum, un processus qui prenait auparavant des jours à calculer manuellement.  En rationalisant le traitement de la paie et en resserrant la conformité, Champneys a gagné énormément de temps, réduisant sa charge de travail de RH d’environ 20 000 heures par an. « Avant Dayforce, nous consacrions des heures innombrables à des tâches manuelles. Désormais, les ressources clés peuvent consacrer deux jours par semaine à des initiatives et à des projets stratégiques qui apportent une véritable valeur ajoutée à notre entreprise », ajoute Tracey.

Prise de décisions fondée sur les données et assistée par l’IA

L’augmentation de l’automatisation a permis à Champneys de gagner énormément de temps, notamment en ce qui concerne la vitesse de production des rapports.  Auparavant, les rapports de fin de mois étaient transmis à l’équipe de comptabilité le troisième jour du mois suivant, ce qui créait des retards dans le traitement des données financières. Grâce à Dayforce, ces rapports sont maintenant transmis huit jours entiers avant le jour de paie, ce qui permet de simplifier les opérations financières.

En outre, la planification optimisée par l’IA dans Dayforce a transformé la gestion des effectifs, aidant l’équipe des RH à surmonter la complexité liée à des effectifs diversifiés aux disponibilités différentes, des étudiants avec des heures de travail limitées en passant par des parents qui doivent concilier le travail et les soins aux enfants. Cette fonction aide à répartir les quarts de travail de manière équitable, favorisant l’équilibre travail-vie personnelle pour les employés.

Dayforce s’adapte également aux demandes évolutives de l’entreprise, optimisant les affectations de quarts tout en prenant en charge la conformité au droit du travail et aux politiques internes. L’accès à des données en temps réel sur des appareils mobiles et les rapports automatisés permettent aux gestionnaires de prendre des décisions proactives et de réagir rapidement aux changements de personnel, au besoin.

En exploitant l’IA pour les modèles d’horaire, Champneys a considérablement réduit le temps nécessaire pour créer des horaires de personnel, passant de deux heures pour un seul service à seulement trois minutes pour une équipe de 150 employés. « Si je devais résumer le partenariat entre Champneys et Dayforce, je dirais que c’est phénoménal en raison des économies de temps et des gains d’efficacité que nous avons pu obtenir en tant qu’entreprise », déclare Jamie.

Un regard vers les 100 prochaines années

Bien que ce ne soit que le début de son partenariat avec Dayforce, l’équipe de Champneys est convaincue qu’il résistera à l’épreuve du temps. « Je peux entrevoir des années et des années à venir, affirme Jamie. C’est comme des ampoules qui s’allument. En imaginant les cinq prochaines années, je vois les choses que nous pouvons encore faire et comment la vie deviendra nettement meilleure! »

Parmi les choses qui restent à faire, Champneys est impatiente d’élargir son utilisation de l’IA dans Dayforce. L’entreprise reconnaît son potentiel pour optimiser davantage la gestion des effectifs, obtenir des gains d’efficacité supplémentaires et créer un processus de planification axé sur les employés encore plus réactif.
 
À chaque pas vers l’avant, Champneys continue de s’appuyer sur sa riche culture qui priorise le personnel. « L’IA de Dayforce s’est avérée exceptionnelle pour Champneys, affirme Jamie. Notre ancien système ne l’offrait pas, et nous avons déjà observé de grandes améliorations. À l’avenir, nous chercherons à tirer encore plus de l’IA. Nous sommes enthousiastes quant à la direction dans laquelle elle s’oriente et aux économies de temps qu’elle peut offrir. »