Die Strategie für die Personalbeschaffung von A bis Z neu ausrichten

Wann haben Sie sich das letzte Mal Gedanken über Ihre Strategie zur Personalgewinnung gemacht? Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute ist es nicht einfach, die richtigen Bewerber zu finden, Vorstellungsgespräche zu führen und dann die Richtigen für Ihr Unternehmen auszuwählen. Für den Aufbau produktiver, innovativer Teams müssen sich Organisationen die passenden Fähigkeiten erschließen. Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt ist es jedoch nicht einfach, Mitarbeiter zu finden. Die Einstellung von Mitarbeitern kann ein kostspieliger Prozess sein. Laut SHRM können sich die Gesamtkosten für die Einstellung eines neuen Arbeitnehmers auf das Drei- bis Vierfache des entsprechenden Monatsgehalts belaufen. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass sich die Teams für Talentakquise mühsam durch Berge von Bewerbungen arbeiten und ineffiziente manuelle Prozesse bewältigen müssen, anstatt sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren - die Rekrutierung von Spitzenkräften.

Mit der richtigen Strategie für die Talentakquise kann Ihre Organisation offene Stellen schneller besetzen, effizientere Einstellungsentscheidungen treffen und neue Mitarbeiter gezielter auswählen. Gleichzeitig können Sie von Anfang an eine persönlichere und reaktionsfähigere Kommunikation mit den Bewerbern aufbauen und so die besten Fachkräfte für Ihr Unternehmen gewinnen.  

Jeder Schritt in Ihrem Rekrutierungsprozess wirkt sich auf den nächsten aus. Daher ist es wichtig, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu betrachten. Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten Etappen der Talentakquise, um herauszufinden, wo die größten Schwachstellen liegen.

Stellenausschreibung erstellen  

Es ist nicht leicht, eine ansprechende Stellenausschreibung zu verfassen. Sie muss so kurz sein, dass der Bewerber aufmerksam bleibt, aber auch alle erforderlichen Informationen enthalten, damit er schnell beurteilen kann, ob er die Anforderungen für die Stelle erfüllt. Ihr Stellenangebot muss auch die Quintessenz Ihrer Unternehmenskultur vermitteln, damit Bewerber entscheiden können, ob sie gut zu Ihrem Arbeitsplatz passen würden. 

Für viele Organisationen ist es eine Herausforderung, die richtigen Arbeitnehmer zu finden: 73 % der befragten Personalvermittler hatten laut On Hires Schwierigkeiten, Bewerber mit den richtigen Qualifikationen zu finden. 

Es kann auch leicht passieren, dass die Anzeige in der Fülle der Informationen untergeht. Wie hebt man sich also von der Masse ab? 

Gehen Sie ins Detail

Beschreiben Sie die täglichen Aufgaben für diese Stelle. Dazu gehören technische Anforderungen, Soft Skills und Kernaufgaben. So bleibt beispielsweise analytisches Denken auch im Jahr 2025 die von Arbeitgebern am stärksten nachgefragte Schlüsselkompetenz. Laut der Studie Future of Jobs 2025 halten sieben von zehn befragten Unternehmen diese Fähigkeit für unerlässlich. Darauf folgen Fähigkeiten wie Belastbarkeit, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie Führungsqualitäten und Sozialkompetenz. 

Achten Sie auf Transparenz 

Einer der von WTW festgestellten Entgelt Trends für 2025 ist die Ausgewogenheit zwischen Kostenmanagement und einem sorgfältigen Ansatz bei der Vergütungsplanung. Um ernsthafte Bewerber anzusprechen, sollten Sie auch die besonderen Vorteile Ihres Arbeitgebers ansprechen. Dazu gehören auch Gehalt und Sozialleistungen.

Seien Sie kreativ 

Wer bei seinen Bewerbern Begeisterung wecken will, muss sich von der Masse abheben. Warum ist Ihr Unternehmen ein guter Arbeitgeber? Sie müssen dazu nicht auf trendige Klischees wie den „Corporate Rockstar“ zurückgreifen. Sie können sachlich bleiben und gleichzeitig die Markenwerte Ihres Unternehmens vermitteln, um genauere Informationen über Ihren Arbeitsplatz zu vermitteln. 

Wecken Sie Erwartungen 

Das gilt für beide Seiten. Was sind Ihre wichtigsten Erwartungen an eine gute Eignung? Und wie erfüllen Sie die Erwartungen heutiger Arbeitskräfte? Dies kann Vorteile in Bezug auf Flexibilität, interne Entwicklungsmöglichkeiten und Karrieremöglichkeiten innerhalb Ihrer Organisation umfassen. 

Zentrale Bereiche, die Chancen bieten 

Es ist nicht einfach, eine Stellenausschreibung so zu formulieren, dass sie die täglichen Aufgaben der Stelle, die gewünschten Kompetenzen und die Markenwerte Ihrer Organisation widerspiegelt, vor allem nicht im großen Maßstab. Bei vielen offenen Stellengesuchen ist der Arbeitsaufwand entsprechend hoch. 

Wer schon einmal auf ein leeres Blatt Papier gestarrt hat, weiß, wie hilfreich KI-Tools wie Dayforce Co-Pilot bei der Formulierung von Stellenausschreibungen sein können, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Mit KI-Tools, die speziell für HR-Teams entwickelt wurden, können Fachleute für Talentakquise und Personalverantwortliche eine kurze Beschreibung ihrer offenen Stellenanforderungen eingeben und daraus eine vollständige Stellenbeschreibung generieren. Da sie speziell auf die Aufgaben von HR-Fachleuten und HR-Teams ausgerichtet sind, eignen sie sich besser als allgemeine KI-Sprachmodelle für Stellenanzeigen, die auf Kompetenzen, Profilen, Schlüsselwörtern oder bereits veröffentlichten Anzeigen basieren. Anschließend können Sie Ihre Beschreibungen ganz einfach anpassen und den Einstellungsprozess starten. 

Bewerber einbinden  

Einstellungsverfahren können langwierig und frustrierend sein. Die Bewerber sehen das ganz genauso. Fast drei Fünftel (58 %) der weltweit befragten Arbeitnehmer beabsichtigen, sich noch 2025 nach einer neuen Stelle umzusehen. Allerdings ist die Hälfte der Befragten von der Jobsuche frustriert und gibt an, dass der Prozess im letzten Jahr schwieriger geworden ist, wie der Work Change Report von LinkedIn zeigt. 

Bewerber haben oft das Gefühl, dass sie wochenlang keine Antwort erhalten, obwohl sie sich auf mehrere Stellen beworben haben. Es ist daher verständlich, dass einige Bewerber ihre Bewerbung bei Ihnen nicht als erste Priorität ansehen. Sie können jedoch etwas tun, um Ihre Bewerber im gesamten Einstellungsprozess zu ermutigen, zu informieren und einzubeziehen. 

Häufige Knackpunkte 

Schauen wir uns einige der wesentlichen Unzulänglichkeiten an, die Ihre Organisation aus der Sicht eines Bewerbers aufweisen könnte. 

Alle verfügbaren Stellen anzeigen 

Haben Sie eine lange Liste von scheinbar ähnlichen Tätigkeitsbezeichnungen? Wenn Unternehmen viele Stellenangebote gleichzeitig veröffentlichen, kann es für den Bewerber zeitaufwändig sein, sich durch unbekannte Stellenbezeichnungen zu arbeiten, um die richtige Stelle zu finden. Im ungünstigsten Fall verlieren sie das Interesse, bevor sie die Stelle finden, die perfekt zu ihnen passt. 

Alle erforderlichen Informationen finden 

Bewerber benötigen viele Informationen, um entscheiden zu können, ob Ihre Organisation der richtige Arbeitsplatz für sie ist. Dies kann die für verschiedene Stellenanforderungen erforderlichen Grundfertigkeiten, die Arbeitsplatzkultur, das Arbeitsentgelt, die Arbeitgeberleistungen und andere Faktoren umfassen. Unterschiedliche Bewerber suchen zudem möglicherweise nach ganz bestimmten Informationen, die für ihre Entscheidung ausschlaggebend sein können. Für viele Arbeitnehmer besteht die einzige Möglichkeit, an diese Informationen zu gelangen, darin, selbst auf der Seite mit den Stellenangeboten oder auf Ihrer Website danach zu suchen.

Bei jedem Schritt Bewerber zum Handeln anregen 

Bewerber können schnell die Motivation verlieren, wenn sie den Eindruck haben, dass ihre Bewerbung von einer Screening-Software automatisch abgelehnt wurde oder dass sie von den Personalverantwortlichen nicht beachtet wurden. Selbst wenn bereits ein Vorstellungsgespräch vereinbart wurde, sind die Teams für die Talentakquise einer starken Konkurrenz ausgesetzt. Qualifizierte Bewerber haben die Möglichkeit, das Bewerbungsverfahren vorzeitig abzubrechen, um ein anderes Angebot anzunehmen. 

Zentrale Bereiche, die Chancen bieten 

Die Anwerbung von Spitzenkräften ist eine langfristige Aufgabe. Um Ihre Erfolgschancen zu maximieren, sollten Sie vorausschauend planen und von Anfang an für einen hervorragenden Bewerberprozess sorgen, damit Sie weniger oft gute Bewerber verlieren, die auf dem Weg zum Ziel abspringen. 

Für einen reibungslosen Ablauf sorgen 

Um die Bewerber bei der Stange zu halten, müssen potenzielle Hindernisse beseitigt werden, z. B. bei der Einrichtung eines Kontos für die Stellenbewerbung. Mehr noch: Durch die Möglichkeit, sich per QR-Code zu bewerben, können Arbeitnehmer ihre Bewerbung auf dem Handy ausfüllen, was für Mitarbeiter ohne Schreibtisch und mit direktem Kundenkontakt oft ideal ist. 

Anknüpfungspunkte schaffen 

Eine weitere Möglichkeit, die Stellensuche zu erleichtern, ist das Speichern von Stellengesuchen oder Bewerbungsfortschritten. Bei Bewerbern ohne Büro ist die Kommunikation per Textnachricht oft eine gern genutzte Möglichkeit, die Reibungsverluste vermeidet. Sie können auf diese Weise eine offene Kontaktmöglichkeit bereitstellen, die Ihre Bewerber einbezieht und gleichzeitig ein reibungsloses Erlebnis bietet. 

Die richtige Person zum Vorstellungsgespräch einladen

Talentakquise-Profis haben viel zu tun. Und der Einstellungsprozess kann manuell sehr aufwendig sein. Die Durchsicht der Lebensläufe, die Vergabe von Punkten an die Bewerber und die Entscheidung, welchen Bewerbern oder Anforderungen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll, ist zeitaufwändig und arbeitsintensiv.Ihr Team für die Talentakquise muss bei der Einstellung einer großen Anzahl von Mitarbeitern mehrere konkurrierende Prioritäten berücksichtigen. Es versucht, die effiziente Überprüfung von Bewerbern in einem wettbewerbsintensiven Markt mit der sorgfältigen Identifizierung der richtigen Fachkräfte für Ihr Unternehmen in Einklang zu bringen.

Die richtige Besetzung ist wichtig, da ungeeignete Neueinstellungen funktionierende Teamstrukturen beeinträchtigen können. Wenn der neu eingestellte Mitarbeiter nicht den Erwartungen entspricht, kann dies die Moral, die Zusammenarbeit und die Leistung Ihrer Abteilung negativ beeinflussen. Eine CareerBuilder-Umfrage ergab sogar, dass sich die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines falschen Arbeitnehmers auf 17.000 US-Dollar beliefen.

Es steht viel auf dem Spiel. Was sind also die Ursachen für die Schwachstellen in diesem Bereich Ihrer Talentakquise-Strategie?

Häufige Knackpunkte 

Ineffektive Prozesse 

Personalverantwortliche müssen eine lange Liste von Bewerbungen in kurzer Zeit sichten und sortieren. Jede Bewerbung bringt eine Reihe von Aufgaben mit sich, darunter die Kontaktaufnahme mit den Bewerbern für die nächsten Schritte und die Koordination von Vorstellungsgesprächen. 

Schlechte Einstellungsergebnisse 

Es kostet oft viel Zeit und Mühe, die richtige Wahl zu treffen. Personalverantwortliche müssen die Bewerbungen zügig sichten, um die erforderlichen Qualifikationen und Anforderungen für ihre lange Liste offener Stellen zu finden. Nachdem sie jede Bewerbung sorgfältig durchgearbeitet haben, müssen sie eine passende Bewertung für die entsprechende offene Stelle auf ihrer Liste vornehmen. 

Dieser Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Wenn sich herausstellt, dass die neu eingestellte Person nicht gut in die Organisation passt und sich die Wege wieder trennen, muss das Personalteam wieder von vorne anfangen. 

Compliance-Risiken 

Ein wichtiger Punkt im Einstellungsverfahren ist die Vermeidung von Diskriminierung. Es kann jedoch schwierig sein, Richtlinien in greifbare Ergebnisse umzusetzen, wenn keine klaren Prozesse vorhanden sind, mit denen eine Strategie zur inklusiven Talentakquise entwickelt werden kann. Abgesehen davon, dass Personalteams das Thema der unbewussten Vorurteile wie die „Kulturpassung“ durchaus kennen: wie können sie ihren Einstellungsprozess in der Praxis fairer gestalten? 

Zentrale Bereiche, die Chancen bieten 

Das Vorstellungsgespräch erfordert viel Kommunikation und Zeitaufwand sowohl auf Seiten des Bewerbers als auch auf Seiten des einstellenden Managers. Die gute Nachricht ist, dass Teams für die Talentakquise Spitzenkräfte gerade dadurch gewinnen können, dass sie den Einstellungsprozess straffen und sich auf die Arbeit konzentrieren, für die sie da sind – das Führen von Vorstellungsgesprächen und die Bewertung der am besten geeigneten Bewerber. 

Sehen wir uns einige Situationen an, in denen KI Ihrem Team die Arbeit leichter machen kann. Wenn große Datenmengen anfallen, kann die KI ihre Stärken oft gut ausspielen. KI-gestützte Tools können HR-Teams entlasten, indem sie mehr datengestützte Erkenntnisse liefern, wichtige Aufgaben automatisieren und die Entscheidungsfindung unterstützen. 

Die Durchsicht rationalisieren 

Talentakquise-Teams können mithilfe von KI-gestützten Screening-Tools, die Ihnen bei der Suche nach Bewerbern mit den richtigen Kompetenzen helfen, Top-Kandidaten finden. 

Einstellungsverfahren mit hohem Volumen erfolgreich durchführen 

Mit leistungsstarken Bewerber-Tracking-Systemen (ATS) behalten Sie den Überblick über eine große Anzahl von Bewerbern. Wie oft haben Sie das Gefühl, dass Sie beim Laden einer langen Liste und beim Durchklicken zwischen mehreren Bildschirmen feststecken, nur um sich einzelne Profile anzusehen? Rekrutierungsteams können die Zeit bis zur Stellenbesetzung verkürzen, indem sie bestimmte Prozesse automatisieren und Arbeitsschritte reduzieren. Auf diese Weise haben die Recruiter mehr Zeit für ihre zentralen Aufgaben. 

Die Verwaltungslast verringern 

Wir alle wünschen uns eine Prioritätenliste für den Start in den Tag. Die Verdichtung einer großen Menge an Informationen zu umsetzbaren Erkenntnissen auf hohem Niveau kann dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der HR-Profis auf die wichtigeren Aufgaben zu lenken. 

Verzerrungen im Einstellungsprozess reduzieren 

In der Rekrutierungsphase ist es besonders wichtig, einen Partner auszuwählen, dessen KI-Systeme bewährten Verfahren zur Reduzierung von Verzerrungen folgen. Suchen Sie nach Technologien, die explizit nachvollziehbare KI für eine transparente Überprüfung von Bewerbern bieten, um Verzerrungen in den verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses zu reduzieren. Es ist äußerst wichtig, dass HR-Teams KI-Tools einsetzen, die Transparenz über die DEI-Einstellungspraktiken bieten, dem Schutz sensibler personenbezogener Daten Priorität einräumen und Sie bei der Einhaltung der geltenden regionalen Vorschriften unterstützen. Darüber hinaus ist es wichtig, sich über den Auditprozess Ihres KI-Anbieteres für die KI-Steuerung und den KI-Betrieb zu informieren und festzustellen, ob dieser über einen formellen Auditprozess durch Dritte verfügt. 

Ein Angebot unterbreiten 

Nachdem Sie die Suche eingegrenzt haben, können Sie sich endlich auf Ihren Bewerber konzentrieren. Je länger Sie mit einem Angebot warten, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Bewerber das Interesse verliert oder ein anderes Angebot annimmt. 

Das Genehmigungsverfahren beschleunigen 

An der Talentakquise sind in der Regel immer mehrere Interessengruppen beteiligt. Bevor sie einem Bewerber ein Angebot vorlegen, müssen sie sich intern über die Einstellung und die Einzelheiten der Vergütung, der Benefits und der Tätigkeitsbezeichnung einig sein. In dieser Phase hat der Abschluss des Arbeitsvertrags Priorität. 

Spezialisten für Talentakquise können Genehmigungen mit bestimmten Maßnahmen intern schneller auf den Weg bringen. Mit den richtigen Prozessen, wie z. B. einem speziellen Dashboard, das den Status aller Bewerber anzeigt und angibt, an welcher Stelle des Einstellungsprozesses sie sich befinden, können Manager bei einer Einstellung in großem Umfang mit mehreren offenen Stellenangeboten gleichzeitig effizient den Überblick über Angebote behalten und Freigaben verwalten. 

Vom Stellenangebot bis zum Onboarding

Eine weitere große Herausforderung in dieser dynamischen Phase ist das Zusammenstellen der erforderlichen Informationen für die Einstellung neuer Mitarbeiter. Es wird viel Enthusiasmus in das Stellenangebot gesteckt, doch dies ist auch eine gute Gelegenheit, die nächsten Schritte im Einstellungsverfahren zu besprechen. 

Das richtige HCM-Komplettpaket kann Ihnen dabei helfen, die Compliance-Anforderungen vom ersten Tag an zu erfüllen, da es die Erfassung und Verwaltung wichtiger Unterlagen ermöglicht. Ein zentrales Gesamtsystem kann auch wichtige Informationen über neu eingestellte Mitarbeiter aus dem Profil des Bewerbers im ATS in das Profil des Mitarbeiters übertragen, was den Verwaltungsteams viel Zeit erspart und hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden. Von dort aus können Sie neue Mitarbeiter und die entsprechenden Mitarbeiterdaten reibungslos in den Onboarding-Prozess integrieren, einschließlich der Durchführung obligatorischer Schulungen und der Verringerung des Risikos rechtlicher Probleme bei der Einstellung. 

Durch die Verbesserung von Elementen Ihrer Strategie zur Talentakquise kann Ihre Organisation schnellere, fairere und effektivere Einstellungsentscheidungen treffen und gleichzeitig die Qualität der Einstellungen verbessern. Aus der Sicht des Bewerbers erhalten sie von Anfang an eine persönlichere und reaktionsschnellere Betreuung. Mit weniger manuellen Aufgaben in Ihrem Arbeitsaufkommen können sich Ihre Rekrutierungsteams wieder auf das konzentrieren, wofür sie eigentlich zuständig sind - die Rekrutierung von Spitzenkräften, um die richtigen Bewerber für Ihre offenen Stellen zu finden.