Durch die Sicherheitskontrolle

Nächste Woche geht es los nach Las Vegas zu Dayforce Discover. Der Koffer ist noch nicht gepackt, doch schon jetzt denke ich an die Sicherheitskontrolle. Dort zeigt sich, wie gut eine Reise wirklich vorbereitet ist.

Ich kenne das Ritual. Laptop raus, Flüssigkeiten in den kleinen Beutel. Gürtel ab, Taschen leer, vielleicht die Schuhe aus. Und hoffentlich piept es diesmal nicht.

Je nach Flughafen und Land läuft die Kontrolle etwas anders. Mal geht es schnell, mal wird genauer hingeschaut. Das ist manchmal anstrengend, doch die Regeln haben einen klaren Zweck: Sie sollen Risiken reduzieren und Reisende schützen.

Andere Länder, andere Regeln

In der Personalarbeit ist das nicht anders. Da hat jedes Land seine eigenen Vorgaben; im Arbeitsrecht, im Datenschutz, bei den Aufbewahrungsfristen oder bei der Mitbestimmung. 

Mit Blick auf die Payroll ist ohnehin jedes Land eine eigene Welt. Das stellt insbesondere international agierende Unternehmen vor große Herausforderungen.

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Arbeitszeiten in allen Ländern werden in einem entsprechenden System erfasst, die Schichten in einem zweiten geplant und die Personalakte liegt in einem dritten. All diese Systeme müssen die Regeln aller drei Länder kennen und stets korrekt anwenden, wenn die Daten vorbeikommen.

Wenn sich nun eine Regel ändert, beginnt die Rundreise, denn sie muss in jedem System nachgezogen werden. Vergisst man eine Station, passt am Ende nichts mehr zusammen.

Jede Schnittstelle ist ein Einfallstor

Auch bei der Sicherheitskontrolle geht es darum, Risiken zu reduzieren und sensible Bereiche zu schützen. Und genau hier lohnt sich der Blick auf die Daten.

HR arbeitet mit hochsensiblen Personaldaten – von Gehaltsinformationen und Bankverbindungen bis hin zu Krankmeldungen. Wandern diese Daten von einem System ins nächste, muss jede Übergabe entsprechend geschützt werden.

Hinzu kommt die wichtige Frage, wer was sehen darf. Verteilen sich die Daten auf viele Systeme, braucht jedes System sein eigenes Berechtigungskonzept. Je mehr Systeme beteiligt sind, desto komplexer wird es, Zugriffsrechte konsistent zu verwalten und zu kontrollieren.

Am Ende ist es wie beim Reisen:
Mehr Umstiege bedeuten mehr Übergaben – und mehr Stellen, an denen genau hingeschaut werden muss.

Was wäre, wenn die Daten gar nicht ständig umsteigen müssten?

Und wenn Informationen und Regeln nicht immer wieder zwischen verschiedenen Systemen weitergegeben und synchronisiert werden müssten?

Genau das ist der Gedanke hinter Dayforce. Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Entgelt und Talentmanagement arbeiten auf derselben Plattform mit derselben Datenbasis. Die Regeln für Arbeitszeit, Zuschläge oder Aufbewahrung sind an einer zentralen Stelle hinterlegt. Ein Berechtigungskonzept regelt, wer was sehen darf. Und die Daten müssen nicht ständig durch neue Kontrollen.

Weniger Übergaben bedeutet weniger Fehler und mehr Sicherheit für die Menschen und deren Daten. Das ist im Personalbereich genauso wie beim Reisen.

Wir reisen gemeinsam

Nächste Woche melde ich mich von unterwegs, also vom Bahnsteig, vom Gate oder vom Gepäckband. Denn auf dem Weg nach Las Vegas gibt es noch einige Stationen, an denen sich erstaunlich gut beobachten lässt, was auch in unserer HR-Landschaft funktioniert – und was nicht.

Zum Schluss meine Frage an Sie:
Wie viele Systeme in Ihrem Unternehmen müssen dieselbe Regel kennen? 
Ich freue mich auf Ihre Antwort