So meistern Sie die mit einer flexiblen Belegschaft verbundenen Compliance-Herausforderungen

Eine höhere Flexibilität bringt sowohl den Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern enorme Vorteile. Die Beschäftigten genießen die Freiheit, arbeiten zu können, wann und wo sie wollen. Und die Unternehmen können leichter die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten finden, da sie einen größeren Pool von Talenten zur Verfügung haben. Allerdings stellt dieser Trend die Unternehmen auch vor erhebliche Herausforderungen, denn sie befinden sich dadurch in einem Balanceakt zwischen Flexibilität und Compliance. Um die Vorzüge einer räumlich verteilten, flexiblen Belegschaft voll ausschöpfen zu können, müssen die Unternehmen sicherstellen, dass sie sich an die Vorschriften halten. Diese können je nach Region sehr unterschiedlich sein. Diese verschiedenen Regelungen verursachen eine Komplexitätskrise, der die Unternehmen nur mit den richtigen Mitarbeitern, Prozessen und Tools Herr werden können. Doch bevor wir dieses Dilemma genauer beleuchten, wollen wir zunächst klären, was mit Flexibilität und Compliance gemeint ist.   

Die Wünsche der Mitarbeiter 

Ein Großteil der Arbeitnehmer wünscht sich Flexibilität heutzutage in folgenden Bereichen: 
 

• Remote-Arbeit 
• Bedarfsorientierte Lohnvorauszahlung 
• Flexible Arbeitszeiten 
• Alternative Arbeitsmodelle 
• Flexible Urlaubsregelungen 
• Job-Sharing 
• Längere oder kürzere Arbeitszeiten 

Einige Arbeitgeber sind nicht daran interessiert, dieses Bedürfnis zu erfüllen. Doch diese Haltung könnte riskant sein und langfristige Folgen haben. Sechs von zehn Remote-Beschäftigten würden sich eine andere Stelle suchen, wenn ihr Unternehmen keine Remote-Arbeitsmöglichkeiten mehr anbieten würde. Ganze 43% der Arbeitnehmer geben an, dass sie sich mehr vor einer Vollzeittätigkeit im Büro fürchten, als vor dem Scheitern ihrer Liebesbeziehung oder einer Scheidung. Diese Ergebnisse zeigen, wie groß die Abneigung mancher Arbeitnehmer gegen die Arbeit in einer Büroumgebung ist. Daher müssen sich Arbeitgeber, die keine Flexibilität bieten, auf mögliche negative Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung und -motivation gefasst machen.  

Ganze 43% der Arbeitnehmer geben an, dass sie sich mehr vor einer Vollzeittätigkeit im Büro fürchten als vor dem Scheitern ihrer Liebesbeziehung oder einer Scheidung.

Aber selbst wenn Unternehmen die gewünschte Flexibilität ermöglichen wollen, stoßen sie auf große Hindernisse in Form von rechtlichen Problemen.  

Der Balanceakt der Arbeitgeber 

Viele führende Unternehmen versuchen, den Wünschen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden, indem sie ihnen möglichst viel Flexibilität bieten. Doch für jedes Bisschen gewährte Flexibilität, müssen die Arbeitgeber eine immer länger werdende Liste von betrieblichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen, darunter: 
 

• Personaleinsatzplanung 
• Zeiterfassung 
• Datenschutz 
• Nationale/regionale Arbeitsgesetze 
• Steuern 
• Mitarbeiterdokumentation 
• Arbeitnehmer-Kategorien 
• DEI-Initiativen/-Ziele und Antidiskriminierungsvorschriften 
• Urlaubs-/Arbeitsstättenrichtlinien  

Wie schafft es ein Unternehmen beispielsweise, die Vorschriften einzuhalten, wenn es Mitarbeiter in einer Region im Büro und in einer anderen Region zu Hause beschäftigt? Wie wirkt es sich steuerlich auf die Entgeltabrechnung aus, wenn ein Mitarbeiter für ein paar Monate im Ausland arbeiten möchte? Wie legen Sie fest, welche Benefits und Vergünstigungen für die einzelnen Arbeitnehmer gelten, wenn Sie sowohl Mitarbeiter mit als auch ohne festen Büroschreibtisch beschäftigen? Wie wir noch genauer erörtern werden, sind dies alles Paradebeispiele für die Compliance-Hürden, die viele Arbeitgeber davon abhalten, den vollen Nutzen aus einer höheren Flexibilität zu ziehen.  

Die Problematik dieses Balanceakts kommt in einer wachsenden Anzahl von Untersuchungen ans Licht. Eine Umfrage aus dem Jahr 2023 ergab, dass 71 % der Befragten glauben, dass ihr Unternehmen nicht für die Risiken der Remote-Arbeit gerüstet ist. Nur 41 % sind der Ansicht, dass die Richtlinien für hybrides Arbeiten in ihrem Unternehmen die wichtigen Fragen abdecken. Damit stellt sich die Frage: Wie kann ein Unternehmen einen Weg durch den Compliance-Dschungel finden und seinen Mitarbeitern die Flexibilität bieten, die sie sich wünschen?

Diese Frage werden wir aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, um zu zeigen, wie der richtige Ansatz und die richtige Technologie die Compliance in einen Wettbewerbsvorteil statt in eine Hürde verwandeln können.  

Antidiskriminierungsgesetze 

Diese Gesetze können sich von Land zu Land und von Rechtsgebiet zu Rechtsgebiet erheblich unterscheiden. Oft stellen Arbeitgeber erst im Nachhinein fest, dass Vorgehensweisen, die in einem Gebiet als legal gelten, in einem anderen illegal sind. In diesen Gesetzen können Faktoren wie Hautfarbe, ethnische Zugehörigkeit, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Behinderung, Alter und manchmal auch der Familienstand eine Rolle spielen. Manche Regionen haben spezielle Schutzbestimmungen für Merkmale wie Sprache oder politische Überzeugungen. So muss ein Unternehmen, das in ein neues Land expandiert, die Personalbetreuung möglicherweise in der Landessprache anbieten, was wiederum Auswirkungen auf die gesamte Unternehmenskommunikation hat.  

Diese rechtliche Herausforderung steigert sich exponentiell, wenn ein Unternehmen eine geographisch verteilte Belegschaft und viele verschiedene Kategorien von Arbeitnehmern hat. Aus diesem Grund benötigen die Firmen eine Technologie mit integriertem Fachwissen zu den weltweiten Vorschriften. Wenn man von Führungskräften und Verwaltungsmitarbeitern verlangt, diese Anpassungen mit rein manuellem Einsatz zu bewältigen, dann sind Burn-out und Compliance-Verstöße vorprogrammiert. Glücklicherweise verfügen moderne HCM-Lösungen sowohl über den Umfang als auch über die Genauigkeit, welche die Unternehmen zur Bewältigung dieser Anforderungen brauchen. Zudem werden diese System laufend aktualisiert, so dass die Einhaltung der sich ständig ändernden globalen Vorschriften gewährleistet ist.  

Reduzierung von Proximity Bias   

Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter, die sich in räumlicher Nähe zu Führungskräften oder Entscheidungsträgern befinden, mit höherer Wahrscheinlichkeit befördert oder mit interessanten Projekten betraut werden, als diejenigen, die nicht so nahe dran sind. Remote-Beschäftigte werden außerdem zu 31 % seltener befördert als im Büro arbeitende Mitarbeiter. Und fast 90 % der CEOs geben zu, dass sie bei karrierefördernden Projekten, Gehaltserhöhungen oder Beförderungen eher Mitarbeitern den Vorzug geben, die vor Ort sind. 

Diese Forschungsergebnisse zeigen, wie verbreitet die Befangenheit gegenüber Remote-Mitarbeitern in den Unternehmen ist. Die Rechtmäßigkeit dieser Haltung und dieses Vorgehens wird jedoch mehr und mehr in Frage gestellt werden, wenn sich die neue Normalität der flexiblen Arbeitsmöglichkeiten immer mehr durchsetzt.

90 % der CEOs geben an, dass sie bei karrierefördernden Projekten, Gehaltserhöhungen oder Beförderungen eher Mitarbeitern den Vorzug geben, die im Büro arbeiten. 

Wenn ein Rechtsgebiet plötzlich beschließt, Remote-Arbeitnehmer im Rahmen der Antidiskriminierungsgesetzgebung zu schützen, müssen die Unternehmen umgehend auf diese Änderung reagieren. Mit einer rein manuellen Überarbeitung ist dies nicht auf globaler Ebene möglich. Sie benötigen Systeme, die sie auf diese Neuerungen aufmerksam machen und die automatische Einhaltung der sich ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen sicherstellen.  

Steuerliche Auswirkungen  

Ähnlich wie bei der Antidiskriminierung ist ein Unternehmen mit einer flexiblen, räumlich verteilten Belegschaft einer ganzen Reihe von steuerlichen Anforderungen ausgesetzt — angefangen bei den jeweiligen Steuergesetzen bis hin zu den unterschiedlichen Rahmenbedingungen für die Schichtplanung und die Zuordnung der Arbeitnehmer zu verschiedenen Kategorien. Der Unterschied zwischen einem Vollzeitangestellten, der sich im gleichen Rechtsgebiet wie der Hauptsitz eines Unternehmens befindet, und einem Remote-Mitarbeiter, der in einem anderen Gebiet arbeitet, kann gewaltig sein. Möglicherweise müssen die Unternehmen auch Lohnabzüge entsprechend den verschiedenen regionalen Steuerregelungen abführen, wie z.B. Sozialversicherungen oder regionale Steuern. Darüber hinaus gibt es Hunderte weiterer möglicher Steuerszenarien, und aus diesem Grund kann man nicht von Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung und des Rechnungswesens verlangen, dass sie all diese Faktoren in Echtzeit und ohne Fehler manuell in Einklang bringen. Auch hier gilt: Unternehmen, die sich durch mehr Flexibilität einen breiteren Talentpool erschließen wollen, brauchen moderne Lösungen, die laufend aktualisiert werden, sodass sie mit der sich wandelnden globalen Steuerlandschaft konform bleiben.  

Arbeitnehmer-Kategorien 

Die Rechte der Arbeitnehmer können je nach Land und Kategorie stark variieren. Und während viele von Ihnen wahrscheinlich mit Einteilungen wie Vollzeit, Teilzeit oder Vertragspartner vertraut sind, gibt es weltweit noch viele andere Kategorien, für die verschiedene Arbeitnehmerrechte gelten. Beispielsweise weichen die verschiedenen Definitionen für die Begriffe "Arbeitnehmer" und " Vertragspartner" voneinander ab und damit auch die jeweiligen Rechte und Ansprüche — von der Überstundenvergütung bis hin zu Unternehmens-Benefits. Diese Einteilung hat auch Auswirkung auf Antidiskriminierungs- und steuerliche Belange. Aber auch unabhängig davon beeinflusst sie grundlegend die Art und Weise, wie ein Unternehmen einen Arbeitnehmer beschäftigen, verwalten und bezahlen muss. 

Sich ohne die Hilfe von Technologie in der Compliance-Welt zurechtfinden zu wollen, ist wie der Versuch, einen Zauberwürfel knacken zu wollen, dessen Farben sich ständig ändern.

Für viele Unternehmen stellen diese Gegebenheiten eine große Unbekannte dar und halten sie letztlich davon ab, die Vorteile einer flexiblen Belegschaft voll auszuschöpfen. Wie wir gesehen haben, wird es für Unternehmen also praktisch unmöglich, diese Unbekannte allein durch menschlichen Einsatz zu lösen. Sich ohne die Hilfe von Technologie in der Compliance-Welt zurechtfinden zu wollen, ist wie der Versuch, einen Zauberwürfel knacken zu wollen, dessen Farben sich ständig ändern. Die Unternehmen benötigen daher eine erstklassige Software, mit der sie weltweit den Überblick über Gesetzesänderungen behalten und mit der die Compliance zu einem Wettbewerbsvorteil statt zu einer Belastung wird.  

Datensicherheit und Datenschutz 

Mitarbeiterdaten gehören zu den am besten geschützten Daten der Welt. Doch selbst hier können die verschiedenen Rechtsgebiete sehr unterschiedliche Auffassungen darüber haben, welche Informationen wie sicher geschützt werden müssen. In weiten Teilen der Welt dürfen die Unternehmen beispielsweise anhand verschiedener Kennzahlen über die Burn-out-Raten ihrer Belegschaft berichten. In einigen Ländern wird Burn-out jedoch als Gesundheitszustand eingestuft und unterliegt daher den Vorschriften zum Schutz persönlicher Gesundheitsdaten. Auch die Verfahren zur Benachrichtigung von Personen über Datenschutzverletzungen können sich von Land zu Land und sogar von Branche zu Branche erheblich unterscheiden. Viele Arbeitgeber bedenken diese Dinge nicht, wenn sie expandieren und Mitarbeiter in neuen Rechtsgebieten einstellen. Dies löst einen Compliance-Albtraum für ihre Verwaltungskräfte aus und schreckt sie von weiteren Investitionen in ein räumlich verteiltes, flexibles Team ab.  

Wer darf remote oder hybrid arbeiten? 

Einige Aufgaben lassen sich leichter remote erledigen, während andere teilweise oder vollständig von einem bestimmten Ort aus erledigt werden müssen. Dies weckt Bedenken hinsichtlich der Fairness, denen die Unternehmen durch transparente Richtlinien, Vorgehensweisen und Arbeitnehmer-Kategorien entgegenwirken müssen. Auf diese Weise sind die Erwartungen an einen Arbeitnehmer von seiner Einstellung an klar. Jede augenscheinliche Ad-hoc-Entscheidung darüber, wer remote arbeiten darf und wer nicht, wird den Eindruck von Ungerechtigkeit oder sogar Diskriminierung erwecken.  

Faire Schichtplanung 

Jeder Mitarbeiter oder Vorgesetzte, der sich mit Schichtplanung oder Zeiterfassung befasst, wird Ihnen sagen, dass Fairness eine der größten Herausforderungen für ihn darstellt. Die Arbeitnehmer sind häufig in ihrer zeitlichen Verfügbarkeit eingeschränkt und benötigen dann die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten zu verschieben. Oder sie brauchen vor unvorhergesehenen Arbeitseinsätzen genügend Vorlauf. Ferner müssen sie in der Lage sein, ihre Schichten mit anderen Kollegen zu tauschen. Doch die Anpassung der Verfügbarkeit oder der Tausch von Schichten erfordert oft umständliche Verhandlungen mit dem Vorgesetzten oder Einsatzplaner. Dieser muss dann mühsam einen Schichtplan erstellen, der den Arbeitnehmern entgegenkommt und gleichzeitig die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.  

Dank der Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz können die Unternehmen nun schnelle und effiziente Zeitpläne erstellen, basierend auf den Vorgaben, welche die Mitarbeiter über ähnliche Self-Service-Funktionen eingeben können, wie sie sie aus dem Privatleben als Verbraucher kennen. Diese Zeitpläne können auch präzise, aktuelle Personalbedarfsprognosen einbeziehen, die den Arbeitgebern bei der Vermeidung von Kapazitätsengpässen helfen. Mit diesen Neuerungen können die Unternehmen ihre Mitarbeiter stärken, den Verwaltungsaufwand für die Führungskräfte und Einsatzplaner verringern und so das Arbeitsleben für alle verbessern.  

Fortschritt  

Nun, da wir uns mit den Herausforderungen der Compliance und der Fairness im Zusammenhang mit Flexibilität befasst haben, ist es an der Zeit herauszufinden, wie Unternehmen vorgehen können, um ihren Arbeitnehmern ein besseres Erlebnis zu bieten und sich gleichzeitig an die Vorschriften zu halten. 

Steuerung der Belegschaft (und der Komplexität) ohne Grenzen mithilfe von Technologie  

Es ist unfair, von Mitarbeitern oder Teams zu erwarten, dass sie alle Vorschriften weltweit im Kopf haben. Ebenso problematisch ist es, von ihnen zu verlangen, dass sie für die Verwaltung einer flexiblen, räumlich verteilten Belegschaft manuell auf Verzeichnisse und Ressourcen zugreifen. Deshalb braucht es dringend eine Plattform für Workforce-Management, die über aktuelles Wissen zu regionalen Compliance-Belangen in Bezug auf die Personaleinsatzplanung, die Entgeltabrechnung, die Besteuerung und alle anderen Bereiche verfügt, die von einer höheren Flexibilität der Arbeitnehmer beeinflusst werden.  

Mehr Verantwortung für Mitarbeiter, weniger Stress für Führungskräfte 

Das Hauptziel einer größeren Flexibilität für Arbeitnehmer besteht darin, ihnen mehr Wahlmöglichkeiten zu bieten und gleichzeitig als Unternehmen gesetzeskonform und fair zu bleiben. Unternehmen, die dieses Ziel erreichen wollen, stellen ihren Mitarbeitern Self-Service-Funktionen zur Verfügung, mit denen sie ihre Verfügbarkeitszeiten festlegen, Schichten mit Kollegen tauschen und bei Bedarf auf notwendige Informationen zugreifen können. Wenn ein Vorgesetzter auf jede Änderung des Zeitplans jedes einzelnen Arbeitnehmers reagieren muss, ist ein Burn-out für ihn vorprogrammiert. Zudem verlangsamt dies den Genehmigungsprozess für den Arbeitnehmer — ein Lose-Lose-Szenario also für alle Beteiligten.

Darüber hinaus zwingen die sich ständig verändernden Vorgaben den Einsatzplaner in einen endlosen Kampf mit der Kapazitätsauslastung einerseits und der Berücksichtigung aller von den Mitarbeitern gewünschten Anpassungen andererseits. Dieser manuelle Aufwand ist einer der Gründe, warum Unternehmen vor größerer Flexibilität für Arbeitnehmer zurückschrecken. Abhilfe kann jedoch eine Lösung schaffen, die Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter bietet und zugleich eine KI-gestützte Planungs-Engine verwendet, die stets einen optimalen und aktuellen Einsatzplan erstellt.  

Besseres Mitarbeitererlebnis  

FormDieselben Instrumente, die den Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften und beim fairen Umgang mit einer Belegschaft ohne Grenzen helfen, können auch das Arbeitsleben für Führungskräfte und Beschäftigte verbessern. Durch Investitionen in KI lässt sich nicht nur die Einsatzplanung erleichtern, sondern auch die Verwaltung von Arbeitnehmern jeder Kategorie in jeder Region. So wird ein regelkonformes Arbeitsumfeld gewährleistet, das die wichtigsten Bedürfnisse der Arbeitnehmer erfüllt, das Engagement erhöht und die Produktivität steigert. Vielen Arbeitgebern mag eine hochmotivierte, räumlich verteilte und flexible Belegschaft wie ein Wunschtraum erscheinen. Und ohne die entsprechende Technologie, die diese Komplexität beherrscht, bleibt es auch ein Traum. Doch mit den richtigen Tools können die Unternehmen erreichen, was bisher unmöglich schien. Sie können ihre Vision einer engagierten, gesunden Belegschaft ohne Grenzen verwirklichen und Flexibilität und Compliance in Einklang bringen.