Qualifikationslücken schließen mithilfe eines betrieblichen Lernmanagementsystems

Überall auf der Welt müssen Arbeitgeber mit ansehen, wie ihre Produktivität aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels einbricht. Neun von zehn Unternehmen geben an, dass sie in den kommenden Jahren mit beträchtlichen Qualifikationslücken rechnen. Der Umgang mit dieser Herausforderung gestaltet sich jedoch extrem schwierig. Oft wissen die Unternehmen gar nicht, welche Fähigkeiten ihren Mitarbeitern fehlen. Und auch wenn sie es wissen, ist das Problem nicht allein mit Neueinstellungen zu lösen. In vielen Ländern verursacht die anhaltende Inflation höhere Lebenshaltungskosten, die wiederum die Einstellung neuer Mitarbeiter verteuern. Die Arbeitgeber stecken also in einer Zwickmühle: Einerseits müssen sie die Produktivität steigern und andererseits die Kosten unter Kontrolle halten.  

Unter diesen Voraussetzungen macht es für die Unternehmen mehr Sinn, die Produktivität durch Weiterbildung, Umschulungen und stärkerer interner Mobilität zu erhöhen. Diese Maßnahmen wirken außerdem unerwünschter Fluktuation entgegen und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter im Unternehmen bleiben. Denn beinahe die Hälfte der Arbeitnehmer in den USA gibt an, dass sie ihren Job für bessere Weiterbildungsmöglichkeiten wechseln würde. Doch auch dieses Vorgehen stößt auf Hindernisse. Die Harvard Business Review berichtet, dass nur eine Handvoll der Unternehmen, die das Thema Umschulungen angehen, dabei wirklich erfolgreich ist. Und sogar deren Bemühungen sind suboptimal und nur begrenzt wirksam. Der Grund ist, dass es hierfür oft an der notwendigen Infrastruktur mangelt, die personalisiertes Lernen unternehmensweit und über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg möglich macht.  

Beinahe die Hälfte aller Arbeitnehmer in den USA würden für bessere Weiterbildungschancen einen Jobwechsel in Betracht ziehen.

Immer mehr Unternehmen setzen betriebliche Lerntechnologie ein, um die Schulung notwendiger Fähigkeiten in jeden Bereich des Arbeitsalltags zu integrieren. Sie verknüpfen das Lernen mit wichtigen Entwicklungszielen und verschaffen den Führungskräften dadurch einen Überblick über die Lernfortschritte der Mitarbeiter. Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe für Unternehmen, die ihre Qualifikationslücken mithilfe eines erstklassigen betrieblichen Lernmanagementsystems schließen möchten.  

Gute Gründe für ein LMS 

Um die Qualifikationslücken Ihres Unternehmens schließen und in betriebliche Lerntechnologie investieren zu können, insbesondere in ein Lernmanagementsystem (LMS), benötigen Sie zunächst die Zustimmung Ihrer wichtigsten Stakeholder. Ein LMS ist eine Softwareplattform, mit der Sie Schulungskurse und -programme verwalten, dokumentieren, nachverfolgen, auswerten und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen können. Außerdem ist es ein unverzichtbares Instrument zur Weiterbildung und Neuqualifizierung Ihrer Belegschaft.  

Ohne die geeignete Technologie müssen die Unternehmen die verschiedenen Fähigkeiten Abteilung für Abteilung manuell erfassen, sich auf Bezeichnungen und Definitionen für sie einigen und eine Übersicht über die firmeninternen Positionen und die mit ihnen verknüpften Fähigkeiten erstellen. Ein solches Konzept lässt sich ohne die Unterstützung eines LMS einfach nicht im großen Maßstab aufbauen und pflegen und ist daher vermutlich reine Zeit- und Geldverschwendung. Durch hochwertige Lerntechnologie werden diese Vorgänge hingegen automatisiert, so dass das Unternehmen Zeit einspart. Die Software identifiziert Schlüsselkompetenzen automatisch, ordnet sie den verschiedenen Stellen zu, erkennt Defizite und empfiehlt Lernpläne und -aktivitäten, welche die Qualifikationslücken schnellstmöglich schließen.  

Begründen Sie die Investition in ein branchenführendes LMS, indem Sie eine Aufstellung der wirtschaftlichen Vorteile liefern, die Sie mit einer besseren Technologie erzielen können. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht mit einigen dieser Vorteile sowie nützlichen Quellen, die diese belegen:
 

• Umsatzwachstum von 4,70 US-Dollar pro investiertem US-Dollar (pro Mitarbeiter) 
• 57 % höhere Kundenbindung 
• 23 % höhere interne Mobilität 
• 16 % höhere Kundenzufriedenheit 
• 10 % höhere Produktivität  
• 22 % schnellere Einführung von Produkten und Prozessen 

Nehmen Sie diese positiven Aspekte in Ihre Argumentation für die Investition in eine neue Lerntechnologie auf, um allen in Ihrem Unternehmen zu verdeutlichen, warum Sie sich für diese Veränderung einsetzen. Sobald Sie die Zustimmung haben, können Sie sich nach geeigneten Systemen umsehen. 

Was muss Ihr betriebliches Lernmanagementsystem alles können? 

Um die Qualifikationslücken möglichst schnell zu schließen, brauchen die Unternehmen eine stringente Lernkultur. Doch dafür müssen sie in Tools investieren, die das Lernengagement ihrer Mitarbeiter Tag für Tag aufrechterhalten. Ein gelegentlicher Workshop oder eine einmalige Schulung wird sich kaum auf die Top-KPIs Ihres Unternehmens auswirken. Lernen muss Teil der täglichen Routine und der wichtigsten Entwicklungsphasen eines Mitarbeiters werden. Die Beschäftigten müssen die Möglichkeit haben, im Rahmen ihrer Arbeitsvorgänge auf Weiterbildungs- und Neuqualifizierungsmaßnahmen zuzugreifen. Dies erreicht man nur, wenn man Lernaktivitäten in die Tools und Prozesse einbettet, die sie jeden Tag nutzen.  

Mehr und mehr Millenials und Angehörige der Generation Z treten nun in die Arbeitswelt ein, und sie erwarten von einer Lernumgebung, dass sie so bequem und benutzerfreundlich ist wie die On-Demand-Video-Streaming-Plattformen YouTube und Netflix. Aus diesem Grund muss Ihre Lerntechnologie neben der zuverlässigen Einhaltung von Regelungen auch eine ansprechende Benutzererfahrung bieten. 

Auf operativer Ebene muss die Technologie dem Management Einblick in die Lernaktivitäten der Mitarbeiter und deren Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele ermöglichen. Dadurch sind die Führungskräfte in der Lage, Regelkonformität zu gewährleisten, aber vor allem auch sicherzustellen, dass ihr Unternehmen neu entstehende Qualifikationslücken rechtzeitig erkennt und den Mitarbeitern eine Zukunft im Unternehmen in Aussicht stellt. Dies steigert wiederum die Mitarbeitermotivation, -produktivität und -bindung.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Ihr LMS Schulungsmaßnahmen bestimmten Fähigkeiten zuordnen und sie gezielt zu deren Förderung einsetzen kann. Zu diesem Zweck benötigen Sie einen Überblick über die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten sowie über die Fähigkeiten, die eventuell in Zukunft benötigt werden. Dies kann Tätigkeitsbereiche betreffen, in denen ein hohes Risiko der Entstehung von Qualifikationslücken besteht, oder Schlüsselthemen, die stark gefragt sind. Erfreulicherweise sind diese Leistungen mit erstklassiger Technologie bereits ab dem ersten Tag nutzbar.  

Legen Sie das Fundament für kontinuierliches Lernen 

Nahezu jedes Unternehmen gibt an, eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren zu wollen, aber nur wenige machen tatsächlich konkrete Angebote dafür. Das liegt daran, dass die Unternehmenskultur oft aus einer Top-down-Perspektive in Angriff genommen wird. Die Betriebe betonen, wie wichtig das kontinuierliche Lernen für die Vorgesetzten und Mitarbeiter ist, stellen dann aber nur wenige Optionen und Instrumente dafür zur Verfügung. Wenn man beim Lernen nur auf die Eigeninitiative von Managern und Mitarbeitern setzt, wird dies nicht von Erfolg gekrönt sein. Dieser Widerspruch ist darauf zurückzuführen, dass 60 % der Vertreter der oberen Führungsebene in der Tat der Meinung sind, dass ihr Unternehmen Schulungen für Mitarbeiter anbietet, die auf eine neue Position wechseln. Dagegen geben nur 26 % der Mitarbeiter an, dass ihnen solche Fortbildungen angeboten werden. Um diese Unstimmigkeit zu beheben, müssen die Unternehmen ihre Lernangebote attraktiver gestalten und sicherstellen, dass sie den Mitarbeitern bekannt sind. Dies erfordert einen technologieorientierten Ansatz, mit dem die Lernaktivitäten in jeden Bereich des Mitarbeiterlebenszyklus eingebettet werden. Dadurch wird es für die Benutzer viel einfacher, sich regelmäßig mit ansprechenden, relevanten Inhalten zu befassen.  

Der erste Eindruck ist entscheidend 

Lernen beginnt direkt in der ersten Phase des Mitarbeiterlebenszyklus, dem Onboarding. Mithilfe einer leistungsstarken Onboarding-Plattform bieten Sie Ihren neuen Mitarbeitern eine auf Ihre Marke abgestimmte, ansprechende Benutzererfahrung, die prägend für deren gesamte Zeit im Unternehmen ist. Sie sorgt auch für Klarheit bezüglich der Erwartungen gegenüber den Mitarbeitern, wodurch diese während der Einarbeitungszeit weniger Stress und Unsicherheit empfinden. Diese erste Erfahrung lässt sie erwarten, dass sie auch in Zukunft regelmäßig Impulse und Lernaufgaben erhalten werden. Durch diese Impulse und Lernaufgaben wird die Arbeitsbelastung Ihrer Verwaltungskräfte erheblich reduziert. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass der neue Mitarbeiter alle Lernanforderungen im Blick behält. 

Einhaltung der Vorschriften vom ersten Tag an  

Ein positiver erster Eindruck bei neuen Mitarbeitern ist zwar wichtig, aber genauso essentiell ist es, dass das Management erfährt, wenn Mitarbeiter ihre Lernziele erreicht haben und wann sie Gefahr laufen, wichtige Fristen zu versäumen. Dies ist besonders in den ersten Wochen notwendig, in denen ein neuer Mitarbeiter die Pflichtschulungen absolviert. So wird nicht nur die Einarbeitungszeit verkürzt, sondern auch sichergestellt, dass Ihr Unternehmen die geltenden Gesetze, Vorschriften und ethischen Standards einhält. Dadurch, dass Ihre Lerninhalte auf derselben Plattform und demselben Datenmodell wie Ihre Recruiting-Software laufen, können Sie außerdem relevante Personaldaten nahtlos von der Einstellungs- in die Einarbeitungsphase übertragen. Folglich sparen Sie viel Zeit ein, die Sie ansonsten für die Erstellung neuer Mitarbeiterprofile aufwenden müssten. 

Erstellen Sie personalisierte Lernpläne für alle Ihre Mitarbeiter 

Will man die Lernmotivation der Mitarbeiter aufrechterhalten, müssen Inhalte und Materialien einen Bezug zur aktuellen Tätigkeit des Mitarbeiters, aber auch zu seinen zukünftigen Karrierezielen haben. In der Dayforce-Umfrage Pulse of Talent gaben 84 % der Arbeitnehmer an, dass ein klare Karriereplanung ihre Loyalität gegenüber ihrem Arbeitgeber erhöhen würde. Zwar wissen die Arbeitgeber, dass sie präzise Weiterbildungspläne für ihre Mitarbeiter erstellen müssen und nicht nur einmalig und spontan Kurse anbieten sollten. Die Herausforderung besteht jedoch darin, dies flächendeckend umzusetzen. Denn die meisten Arbeitgeber sind überfordert, wenn sie personalisierte Lernpläne für Hunderte oder sogar Tausende von Mitarbeitern erstellen müssen. Sie benötigen daher technische Unterstützung, um die fehlenden Kapazitäten auszugleichen.  

Wenn das Lernmanagementsystem Ihres Unternehmens in Ihre übergreifende Human-Capital-Management-Plattform (HCM) eingebettet ist, können Sie für Ihre Mitarbeiter personalisierte Entwicklungspläne erstellen, die bestimmte Fähigkeiten und Schulungsinhalte aus einer Lernbibliothek einbeziehen. Die Auswertungsfunktionen ermöglichen Ihnen zudem, unternehmensweit den Fortschritt der Umsetzung der Entwicklungspläne zu verfolgen. Dabei verfügen Ihre Führungskräfte über eine Dashboard-Ansicht, in der sie den aktuellen Stand ihrer jeweiligen Teams einsehen können. Mithilfe dieser Tools können Lernaufgaben und -erfolge in den Entwicklungsplänen angezeigt werden, die wiederum in die Leistungs- und Nachfolgeplanung einfließen – und das alles auf einer einzigen HCM-Plattform. Diese enge Verknüpfung von Lernen, Entwicklung und Leistung ermöglicht Ihren Managern einen umfassenden Einblick in die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Bereichen der Mitarbeitererfahrung. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung und höherem Mitarbeiterengagement.   

Verwenden Sie qualitativ hochwertige Lerninhalte 

Wenn Ihr betriebliches Lernmanagementsystem schwer zu handhaben ist, werden es die Mitarbeiter nicht benutzen. Genau deshalb ist es so wichtig, dass es über eine intuitiv verständliche Benutzeroberfläche zur Erstellung von Inhalten und eine umfangreiche Bibliothek mit Kursen und Lernplänen verfügt, so dass alle Ihre allgemeinen und speziellen Lernbedürfnisse abgedeckt werden.  

Erstellen eigener Inhalte 

Mithilfe der plattformeigenen Funktionen zum Verfassen von Inhalten sind Ihre Administratoren und Content-Autoren in der Lage, Kurse von Grund auf neu zu konzipieren. Sie bieten außerdem die Möglichkeit, verschiedene Arten von Medien wie Videos, Text, Bilder und Podcasts hochzuladen. Die Inhalte können als einzelne Kurse und Seiten oder als Lernpläne angelegt werden, die den Benutzern strukturierte Lernpfade vorgeben. 

Nutzung von externen Inhalten 

Zusätzlich zu unternehmensinternen Lerninhalten ergänzen viele Unternehmen ihre Bibliothek und Lernpläne durch fertiges Material von externen Anbietern. Dies ist besonders bei Themen der Fall, die generell für Unternehmen relevant sind oder die das unternehmensinterne Fachwissen übersteigen. Daher sollten Sie Ihre aktuelle oder zukünftige Lernplattform dahingehend überprüfen, ob deren Speicher, der direkt über die Lernplattform aufrufbar sein sollte, in der Lage ist, einen großen Bestand an vorgefertigten Inhalten und Lernplänen zu erfassen und zu integrieren. Auf diese Weise erhalten Sie fachlich geprüfte, datengestützte Lerninhalte und müssen die Materialien nicht auf Basis von Vermutungen zusammenstellen. Sie können schneller geeignete und überzeugende Inhalte anbieten, anstatt alle Lernmaterialien selbst entwickeln zu müssen.  

Vertrauen Sie auf Analytik 

Damit das betriebliche Lernmanagementsystem den Administratoren und Vorgesetzten einen echten Mehrwert bieten kann, muss es Erkenntnisse liefern, mit denen sich bessere Geschäftsergebnisse erzielen lassen. Mittels geeigneter Kennzahlen können Sie Ihre Lerndaten direkt mit der Produktivität und der Leistung verknüpfen. Dadurch erhalten Ihre Führungskräfte wichtige Erkenntnisse über den Entwicklungsstand ihres jeweiligen Teams und darüber, wie zukünftig Verbesserungen in Bezug auf Engagement und Produktivität erreicht werden können. Darüber hinaus können Sie auch für die Lehrkräfte aufschlussreiche Informationen bezüglich der Wirksamkeit ihres Unterrichts, der Eignung der Lehrmaterialien, des Lernerfolgs und der Auswirkung all dessen auf Ihr Unternehmen bereitstellen. 

Hilfreiche Benachrichtigungen, mit denen Sie immer den Überblick behalten  

Neben regelmäßigen Auswertungen kann ein leistungsstarkes Lernsystem auch rechtzeitig Hinweise auf drohende Probleme liefern, so dass Sie diese proaktiv angehen können. Diese automatischen Benachrichtigungen informieren Sie, wenn: 
 

• Das Zertifikat eines Mitarbeiters ausläuft 
• Die Anmeldefrist für einen Kurs näher rückt  
• Ein Mitarbeiter einen Kurs absolviert hat 

Mithilfe dieser Meldungen können Sie die genannten Probleme innerhalb desselben Lernsystems proaktiv angehen. Sie können die Mitarbeiter an Schulungen erinnern oder für neue Kurse anmelden und dadurch sicherstellen, dass sie die Vorschriften einhalten und ausreichend geschult sind.

Verknüpfen Sie das Lernen mit Ihrem Leistungsmanagement und Ihrer Nachfolgeplanung 

Um eine Kultur des kontinuierlichen Lernens zu etablieren, müssen Sie dieses mit den Arbeitsbereichen verknüpfen, die für die Mitarbeiter am wichtigsten sind. Einer dieser wichtigen Bereiche ist die Leistung. Indem Sie die Entwicklungspläne und die Lernaktivitäten Ihrer Mitarbeiter miteinander verknüpfen, können Sie die daraus gewonnenen Informationen über die Lernfortschritte in den Leistungsbeurteilungszyklus einbeziehen. Ihre Lernplattform sollte sich nahtlos in Ihre Leistungsmanagement-Software integrieren lassen, damit Ihre Führungskräfte für ein bestimmtes Ziel oder eine bestimmte Fähigkeit verschiedene Aufgaben oder Weiterbildungsanforderungen formulieren können.  

Mit diesem zentralen Datenmodell können die Vorgesetzten auf die gleiche Weise auch tragfähige Nachfolgepläne erstellen. Dabei identifizieren sie Mitarbeiter in Schlüsselpositionen mit den dazugehörigen Fähigkeiten und ermitteln dann potenzielle Nachfolger sowie notwendige Lernaktivitäten/Zeitpläne, die diese auf die frei werdende Position vorbereiten. Dies ist allerdings nur möglich, wenn Ihre Lernlösung in eine umfassende HCM-Plattform eingebettet ist, die auf einem zentralen Datenmodell basiert.  

Dank dieses ganzheitlichen Lernansatzes, der sich über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus erstreckt, stehen Ihre Erfolgschancen nicht nur heute, sondern auch in Zukunft gut. Ihre Führungskräfte haben außerdem Einblick in die Fortschritte, welche die Mitarbeiter bei der Erreichung ihrer persönlichen Karriereziele machen. Dadurch erhalten sie wichtige Erkenntnisse bezüglich des Mitarbeiterengagements und sogar bezüglich der Gefahr von Burnout.  

Fazit 

Nahezu jeder Personalverantwortliche auf der Welt weiß, dass Qualifikationslücken ein großes Problem darstellen. Doch diese zu beheben, ist leichter gesagt als getan. Herkömmliche und auf das Recruiting ausgerichtete Ansätze sind wichtig, können diese Herausforderung jedoch allein nicht langfristig bewältigen. Lösen lässt sich das Problem, wenn die Unternehmen in eine betriebliche Lernmanagement-Plattform investieren, die nahtlos in ein zentrales Datenmodell eingebettet ist, welches das gesamte HCM-Ökosystem abdeckt. Ohne diese technologische Basis werden die Unternehmen Schwierigkeiten haben, die für ein erfolgreiches Geschäft notwendigen Lernmöglichkeiten über den gesamten Mitarbeiterzyklus hinweg bereitzustellen. Mit dieser Technologie verfügen die Unternehmen über alles, was sie benötigen, um den sich ständig weiterentwickelnden Bedürfnissen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gerecht zu werden, die Qualifikationslücken zu schließen und ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.