Buehler’s Fresh Foods : une gestion de la paie qui offre tranquillité d’esprit et flexibilité

La présence de Buehler’s Fresh Foods en Ohio ne date pas d’hier. La première épicerie haut de gamme de cette chaîne a été fondée en 1929 par Ed Buehler et Helen, sa conjointe. Et parce que l’entreprise a mis l’accent sur la qualité des produits, l’atmosphère chaleureuse et l’excellence du service à la clientèle, elle a pu passer d’un seul à treize magasins. Cet accomplissement est le fruit des efforts de quatre générations de la famille Buehler.

En novembre 2017, E&H Family Group, la société mère de Buehler’s Fresh Foods, a vendu l’ensemble de ses supermarchés à ses 2 100 employés au moyen d’un régime d’actionnariat des employés. « Aujourd’hui, la société est entièrement détenue par les employés », a expliqué Yvonne Monea, vice-présidente des RH. « Bon nombre d’entre eux comptent de nombreuses années de service. Nos clients affectionnent nos employés, et vont par exemple aller vers la caissière qu’ils connaissent bien. Nous faisons partie intégrante des communautés où nous exerçons nos activités. »

Buehler’s Fresh Foods se distingue des autres marchés d’alimentation de la région notamment parce qu’elle prépare de nombreux produits sur place. « L’épicerie est dotée d’une boulangerie et de cuisines équipées pour servir des plats préparés. De plus, nous avons établi notre cuisine principale dans un entrepôt », a expliqué Garrett Cox, gestionnaire du SIRH et des talents chez Buehler’s Fresh Foods.

En plus des treize épiceries, l’entreprise compte aussi six restaurants, un service de traiteur et un camion de cuisine de rue.

Pour offrir un éventail de produits et de services aussi vaste, il faut pouvoir compter sur des effectifs diversifiés. « Nous avons un service de traiteur, un service de restauration, une épicerie fine et une boulangerie, sans oublier tous les employés qui sont en magasin, comme les caissiers, les employés du service à la clientèle et les emballeurs. La liste est sans fin! », s’est exclamé M. Cox. « Nos effectifs sont vraiment très variés. D’ailleurs, l’âge des employés va de 16 à 76 ans. »

Parce que l’entreprise est détenue par ses effectifs, la direction de Buehler’s Fresh Foods sait qu’elle doit avant tout se focaliser sur le bien-être des employés pour assurer une croissance à long terme. « Toutes nos décisions visent à donner aux employés la sécurité d’emploi, les avantages sociaux, l’information et le soutien dont ils ont besoin pour bien faire leur travail et offrir aux clients la qualité de service qu’ils méritent », a expliqué Paul Stefaniuk, vice-président des opérations.

Le défi : s’adapter pour rester dans la course au recrutement

L’une des plus grandes difficultés des détaillants aujourd’hui, c’est le roulement de personnel. La concurrence dans le secteur est forte, et les entreprises peinent à sortir du lot pour attirer des candidats et fidéliser les employés.

« Partout, nous rivalisons avec de nombreux détaillants. Le recrutement est un défi de taille », a confirmé M^me Monea. « Chaque année, parmi les employés à temps partiel et les saisonniers, le roulement de personnel avoisine les 1 000 employés. Les efforts de recrutement qui en découlent nous obligent à consacrer beaucoup de temps et de ressources pour former et intégrer les nouveaux employés. C’est très coûteux. »

Pour Buehler’s Fresh Foods, il est essentiel d’améliorer les façons d’attirer les candidats, mais aussi de rationaliser le processus d’intégration afin que les employés soient rapidement mobilisés. « Nous devons embaucher les bons candidats et leur offrir un environnement favorable à leur réussite », a expliqué M. Stefaniuk. « En ce moment, notamment à cause de la pandémie, nous mettons tout en œuvre pour que l’environnement de travail soit aussi sécuritaire et confortable que possible. »

Des résultats mesurables issus d’un partenariat fructueux

Buehler’s Fresh Foods a noué son partenariat avec Dayforce en 2014. Depuis, elle a implémenté les modules de gestion de la paie, des RH, des avantages sociaux, des effectifs, du recrutement, de l’intégration, et de l’apprentissage de Dayforce.

Depuis que Buehler’s Fresh Foods a commencé à tirer parti de Dayforce, M^me Monea et son équipe ont obtenu des résultats impressionnants. « Quelques années après l’implémentation de Dayforce, nous avons participé à une étude de cas menée par Nucleus Research. Les résultats ont établi le taux de rentabilité à 216 % dans les 4 mois suivant l’implémentation, et la moyenne des économies annuelles à 1,8 million de dollars », a indiqué M^me Monea. « L’étude a été menée avant que nous ajoutions le module Recrutement, ce qui a ajouté encore 200 000 $ aux économies annuelles. Nul besoin de dire que la décision d’adopter Dayforce a été rentable. »

M. Cox ajoute que Dayforce a aussi aidé l’équipe à faire baisser les coûts qu’entraîne le fort roulement de personnel en améliorant l’efficacité du processus de recrutement et d’intégration des nouveaux employés. « Grâce à Dayforce, le processus d’intégration des nouveaux employés est 75 % plus rapide. »

En présence d’une petite équipe des RH, le moindre gain d’efficacité a son importance. « Le Service des RH compte 4 employés, et notre entreprise en compte 2 100; je vous laisse imaginer ce que ça représente. Sans Dayforce, nous aurions du mal à travailler efficacement », souligne M^me Monea. « Ce gain d’efficacité a changé le rôle du Service des RH. Aujourd’hui, nous pouvons aider l’équipe responsable des opérations sur le plan stratégique. »

La paie sur demande : un ajout tout naturel pour les employés de Buehler’s Fresh Foods

À l’annonce de l’ajout du Portefeuille Dayforce, une solution flexible de gestion de la paie offrant la paie sur demande, M^me Monea a tout de suite vu qu’elle s’intégrerait bien à la façon dont Buehler’s Fresh Foods utilise Dayforce. La solution pourrait aussi aider l’entreprise à se distinguer de la concurrence auprès des employés actuels et des candidats.

« J’étais très enthousiaste parce que j’ai tout de suite vu son potentiel pour le recrutement. À ma connaissance, aucun de nos concurrents n’offre de service de paie sur demande, et les avantages pour les employés sont évidents. Voilà un outil différent qui peut nous aider à recruter des candidats qualifiés », a-t-elle dit. « Nous pensons que le Portefeuille Dayforce nous aidera à rehausser notre marque employeur auprès des communautés où nous exerçons nos activités. »

Le Portefeuille Dayforce s’est parfaitement intégré à l’utilisation de Dayforce chez Buehler’s Fresh Foods. « Nos employés ont l’habitude d’utiliser l’application mobile de Dayforce pour tout ce qui concerne leur emploi », a affirmé M^me Monea. « Vérifier leur horaire, faire une demande de congé, consulter leur paie… il était donc tout naturel d’ajouter le Portefeuille Dayforce afin d’offrir au personnel la fonction de paie sur demande. »

Le Portefeuille Dayforce a aussi été utile pour la gestion du service de traiteur. « Notre service de traiteur doit parfois approvisionner dix mariages en un seul samedi, ce qui exige un grand nombre d’employés », a affirmé M^me Monea. « Grâce au Portefeuille Dayforce, il sera plus facile d’inciter les employés à venir travailler lorsqu’une telle situation se présente, car ils pourront accéder à leur paie tout de suite après leur quart de travail. »

M. Cox ajoute que cette nouvelle flexibilité sur le plan financier, en particulier dans une période marquée par l’incertitude, peut changer la donne pour les employés. « Les temps sont durs. À tout moment, on peut avoir besoin d’un peu plus d’argent. Ce qui nous motive à offrir le Portefeuille Dayforce à nos employés, c’est de leur donner plus de flexibilité relativement au moment où ils touchent leur salaire. Ça peut sembler inédit pour certains, mais pour d’autres, c’est crucial », a souligné M. Cox.

Le fait de donner aux employés la possibilité d’accéder au salaire qu’ils ont gagné avant le jour de paie habituel leur permet de combler le besoin de liquidités entre deux périodes de paie. « Il nous est arrivé de recevoir des demandes d’aide entre deux cycles de paie. Avant l’adoption du Portefeuille Dayforce, c’était impossible de répondre à celles-ci », s’est désolée M^me Monea. « Nous savons que certains employés avaient recours à des prêts sur salaire, qui s’accompagnent de taux d’intérêt exorbitants. Maintenant, avec le Portefeuille Dayforce, un employé peut recevoir une part du salaire qu’il a gagné dès la fin de son quart de travail. C’est une option beaucoup plus avantageuse que le prêt sur salaire. »

Le Portefeuille Dayforce : « C’est vraiment l’aspect le moins stressant de ma journée. »

Au tout début, M^me Monea et M. Cox se sont demandé si cette nouvelle solution allait alourdir le processus de traitement de la paie. « Comme je travaille dans l’équipe de la paie, j’ai d’abord craint que le Portefeuille Dayforce ne vienne me compliquer la vie. J’étais vraiment heureux de découvrir que ce n’était pas du tout le cas », a affirmé M. Cox.

M^me Monea poursuit : « Jamais je n’ai vu de déploiement aussi facile et de produit aussi convivial. Il s’agit simplement d’un onglet supplémentaire à l’écran du traitement de la paie qui permet de voir qui a retiré des fonds pendant la semaine. Il n’y a pas d’autres retenues fiscales à calculer : Dayforce s’occupe de tout. »

L’équipe de Buehler’s Fresh Foods a bouclé l’implémentation du Portefeuille Dayforce en deux semaines à peine avec l’aide d’un spécialiste de Dayforce qui l’a aidée à configurer la plateforme de façon à bien répondre aux besoins de l’entreprise. « Avec le Portefeuille Dayforce, rien n’est compliqué », indique M. Cox. « Ça n’exige pas plus de travail ou de temps pour traiter la paie, nul besoin d’effectuer des traitements supplémentaires. C’est vraiment l’aspect le moins stressant de ma journée. »

Une adoption rapide du Portefeuille Dayforce pour que chaque jour soit jour de paie

Un mois après l’implémentation, 10 % des employés de Buehler’s Fresh Foods avaient déjà adopté le Portefeuille Dayforce, et M. Cox a affirmé que ce taux ne cesse d’augmenter à chaque période de paie. La preuve de l’utilité de la solution pour les employés : au départ, elle n’a été lancée que dans un seul magasin en guise de test. Mais le bouche-à-oreille a fait que des employés d’autres magasins ont aussi commencé à l’utiliser. « Nos employés sont très heureux d’avoir plus de flexibilité relativement à la paie et d’avoir cette solution à leur disposition. Avec le Portefeuille Dayforce, c’est jour de paie tous les jours », a poursuivi M. Cox.

Maintenant que le Portefeuille Dayforce a été implémenté et que la solution est offerte à l’ensemble du personnel, M^me Monea a un conseil pour les entreprises qui songent à faire de même : « Si vous hésitez à adopter le Portefeuille Dayforce, foncez. C’est un avantage pour les employés qui ne coûte rien à l’employeur. Les employés voient la solution comme un atout de plus, ce qui n’entraîne que du positif. »

Un moyen de donner plus de contrôle aux employés

Lorsque Buehler’s Fresh Foods a été vendue à ses employés en 2017, un nouvel énoncé de vision a été formulé : celle de devenir une entreprise qui fait passer ses employés avant tout et qui s’efforce de toujours faire mieux.

« Pour nous, c’est d’une importance capitale : nos employés doivent passer avant tout. C’est ainsi qu’ils pourront de leur côté accorder la priorité aux clients », a expliqué M. Stefaniuk. « Afin que nos actions soient en adéquation avec cette vision, nous nous efforçons d’offrir le plus possible aux employés des avantages sociaux, des choix ainsi que de moyens favorisant la flexibilité. Bref, des produits comme le Portefeuille Dayforce. »

M. Cox a ajouté que les employés mobilisés sont les plus susceptibles de rester dans l’entreprise à long terme et d’incarner la culture que Buehler’s Fresh Foods imagine pour l’avenir. « L’outil Dayforce est très intéressant parce qu’il est toujours à portée de main. D’ailleurs, la plupart des employés utilisent l’application mobile. Toute l’information relative à leur emploi s’y trouve, et je pense que c’est l’un des principaux moteurs de la mobilisation au sein de notre entreprise », a avancé M. Cox. « Dayforce donne aux employés les moyens de prendre le contrôle de leur emploi et de le modeler selon leurs envies. »

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