Bankstown Sports Club marque des points grâce à son partenariat avec Ceridian et à l’utilisation de sa technologie

Imaginez quelle serait votre soirée parfaite. Préféreriez-vous déguster une authentique escalope viennoise et une bière allemande bien fraîche? Ou aimeriez-vous vous promener dans les rues pavées d’Italie et trouver une charmante pizzeria? Peut-être préféreriez-vous un repas libanais de style familial dans un restaurant lumineux et aéré.

Étonnamment, si vous voyagez à Bankstown, en Australie, vous pourrez découvrir tout cela et bien plus encore au Bankstown Sports Club.

Tout juste au sud-ouest de Sydney, en Australie, se trouve cette banlieue animée et diversifiée dont la population s’élève à un peu moins de 35 000 habitants. Le Bankstown Sports Club se situe en plein cœur de la ville et constitue un incontournable de la communauté depuis 1958.

« Au Bankstown Sports Club, nous nous soucions grandement de l’expérience client et il est important pour nous de faire une différence au sein de notre communauté », a déclaré David Watt, gestionnaire de l’Organisation du personnel et de la culture d’entreprise chez Bankstown Sports Club. « Nous tentons toujours d’offrir à nos membres et invités une expérience d’utilisation de services qui leur sera mémorable, qui leur offrira des avantages à long terme et qui leur donne envie de revenir s’amuser continuellement. »

Le Bankstown Sports Club est un organisme sans but lucratif qui a été créé à l’origine comme un lieu de rencontre communautaire pour les équipes sportives locales. Tout en continuant de remplir cette mission aujourd’hui, le Bankstown Sports Club est devenu une entreprise hôtelière de grande envergure qui propose des services de divertissement, une variété d’expériences culinaires uniques et une salle permettant d’accueillir de grands rassemblements et de tenir d’autres activités. En tant qu’organisme sans but lucratif, tous les revenus générés par ces activités sont directement réinvestis dans l’amélioration des installations, des programmes et des opérations de l’organisation.

Le Bankstown Sports Club s’implique grandement au sein de sa communauté. « Nous sommes affiliés à environ 48 clubs sportifs et avons contribué à financer leurs activités au fil des années », déclare Rod Dearsley, directeur financier du Bankstown Sports Club. « Un organisme de bienfaisance nous loue un espace appelé Little Wings. Nous soutenons également le personnel infirmier et les professionnels de la santé responsables des soins prodigués aux personnes âgées du district de Bankstown. Et nous travaillons beaucoup avec les écoles du coin dans le but de les soutenir. »

Pendant la pandémie, le Bankstown Sports Club a même converti sa grande salle de bal en centre de vaccination contre la COVID-19.

Répondre aux besoins changeants d’une entreprise exploitée en continu

Le Bankstown Sports Club compte 520 employés au sein de ses restaurants, de ses espaces événementiels, de ses installations et de ses bureaux. L’entreprise gère également certains aspects de l’organisation 24 heures par jour et sept jours par semaine. Cet ensemble diversifié de rôles d’employés et l’exploitation en continu de l’entreprise créent une certaine complexité en ce qui concerne la planification et la prévision de la main-d’œuvre. Il doit prendre en compte les changements de dernière minute au sein du personnel pour faire en sorte que l’entreprise puisse continuer à servir ses clients et la communauté.

« Étant donné que nous exerçons nos activités 24 heures par jour et sept jours par semaine, nous devons trouver des employés pour les quarts de nuit, et ils se font rares. Aussi, beaucoup d’employés prennent des congés de maladie », mentionne M. Dearsley. « J’essayais donc de garder suffisamment de personnel sur place afin d’être en mesure de fonctionner efficacement et de fournir un excellent service à la clientèle. »

Cependant, le Bankstown Sports Club utilisait cinq systèmes différents pour effectuer la gestion de l’établissement des horaires, de la paie, des RH, de la formation, du recrutement et de l’intégration. Cela créait du travail en double au sein de l’équipe des RH, limitait leur visibilité sur les données importantes et limitait leur capacité à gérer efficacement les effectifs. « La main-d’œuvre représente notre plus importante dépense, et elle n’était pas gérée de manière efficace. Auparavant, nous utilisions plusieurs systèmes qui ne s’intégraient pas les uns aux autres. Et cette méthode ne fonctionnait tout simplement pas assez bien », souligne M. Dearsley.

Le Bankstown Sports Club avait besoin d’une technologie capable d’unifier tous les domaines des RH dans une seule et même solution pour fournir à l’équipe une visibilité en temps réel des données fiables relatives aux effectifs.

Éliminer les incertitudes liées à la planification opérationnelle

M. Dearsley mentionne que Dayforce est la solution qui s’est démarquée lorsqu’il cherchait la technologie appropriée pour son équipe. « Le plus grand avantage que j’ai constaté était la nature centralisée et unifiée du système. L’information n’a pas été saisie dans trois systèmes différents et à trois moments différents. Elle a été saisie une seule fois, puis a été transmise à l’échelle du système. Il devenait ainsi tellement évident qu’il s’agissait de la voie que nous devions emprunter pour soutenir notre entreprise », déclare M. Dearsley.

En janvier 2021, le Bankstown Sports Club a choisi la solution Dayforce pour effectuer la gestion de la paie, des effectifs, du recrutement, de l’intégration, du rendement et de l’apprentissage.

Un système unifié permet à Bankstown Sports Club d’obtenir des données fiables en temps réel, de contrôler les coûts de la main-d’œuvre et de maintenir plus facilement sa conformité aux conventions collectives complexes.

« Grâce à l’accessibilité des données, tout est clair. Les employés connaissent les heures de début et de fin de leurs quarts de travail, ainsi que leurs heures de pause. En utilisant ces données, nous pouvons cerner les périodes les plus occupées et les moins occupées de l’entreprise pendant les quarts de travail des employés afin que les gestionnaires puissent déterminer leurs pauses et guider le personnel », explique M. Dearsley. « Nous atteignons le pourcentage de la main-d’œuvre et le coût de la main-d’œuvre qui, selon nous, conviennent à nos opérations. À long terme, nous pourrons atteindre nos objectifs en matière d’efficacité. »

Le Bankstown Sports Club donne plus de pouvoir aux gestionnaires, car ils peuvent maintenant accéder aux horaires et aux feuilles de temps quand ils le souhaitent afin de s’assurer que l’exploitation de l’entreprise est toujours fluide et efficace. Cela signifie qu’en tant qu’organisation, le Bankstown peut surveiller de plus près les coûts de la main-d’œuvre.

« Nous cherchons à réduire nos coûts de la main-d’œuvre. Nous confions donc aux gestionnaires la responsabilité d’effectuer une planification adéquate en fonction de leurs prévisions. Nous veillons à ce qu’ils comprennent bien leurs règles opérationnelles et trouvent la bonne combinaison pour obtenir les coûts de la main-d’œuvre les plus bas possibles tout en maintenant un service à la clientèle de grande qualité », déclare M. Dearsley. « En fait, ils commencent à constater que les décisions qu’ils prennent, qu’il s’agisse de remplacer un employé qui quitte le travail plus tôt ou qui s’absente, se répercutent sur leurs coûts. »

À la poursuite d’un objectif commun

Le Bankstown Sports Club a commencé l’implémentation de Dayforce en janvier 2021, avec le soutien de Dayforce et de son partenaire en implémentation, Enforce.

Enforce est une société mondiale de conseil en applications infonuagiques qui mise sur de nombreuses années d’expérience et des pratiques exemplaires éprouvées relativement à l’implémentation de Dayforce. « Nous sommes des conseillers en implémentation hautement spécialisés motivés par la transformation du système de gestion des clients. Nous nous concentrons sur la réussite de nos clients et sommes très fiers de notre indice net moyen de clients prescripteurs de 9,7 en ce qui concerne les implémentations effectuées par Enforce », déclare Gordon Turnbull, directeur des services chez Enforce.

Dès le départ, Dayforce, Enforce et Bankstown Sports Club formaient pratiquement une seule équipe. « De cette façon, nous conservons une communication ouverte et représentons un partenaire de confiance pour le client. Et c’est pourquoi la relation fournisseur-client se transforme dès le premier jour. Nous travaillons tous sur le même projet et à l’atteinte des mêmes objectifs. Nous misons davantage sur l’esprit de collaboration », déclare Victor Van Straten, gestionnaire de projet chez Enforce.

« Enforce a bien compris les enjeux de notre situation », déclare M. Watt. « Les membres de leur équipe sont conscients des défis du marché du travail local, ici en Australie, mais ils connaissent également l’étendue du système Dayforce et la charge de travail que représente l’implémentation dont a besoin Dayforce.

Enforce se fait un honneur d’être un conseiller en implémentation hautement spécialisé, ce qui signifie que son équipe est aux côtés du client à chaque étape du parcours et est toujours disponible pour relever les défis. Lors de l’implémentation du système au Bankstown Sports Club, nous devions gérer une implémentation complexe en pleine pandémie mondiale tout en nous assurant que de grandes quantités de données provenant de cinq systèmes différents étaient correctement intégrées dans Dayforce. Nous devions également guider la gestion du changement afin de faciliter l’adoption de la nouvelle technologie à l’échelle de l’organisation.

Par exemple, Enforce a fait preuve de cette approche hautement spécialisée lorsque son équipe s’est assurée que le Bankstown puisse compter sur des personnes-ressources clés disposant d’une formation relative à Dayforce appropriée afin de favoriser l’adoption du système à l’échelle de l’entreprise. « Enforce a surpassé les attentes. Nous connaissions des difficultés sur le plan de la formation, et le confinement nous a rendu la tâche encore plus difficile. Avec l’aide de Dayforce, Enforce nous a fourni un formateur pour nous aider en ce sens, afin que notre équipe de projet et certains employés soient formés avant l’implémentation du système Dayforce », explique M. Dearsley. « Il était important de former notre personnel pour garantir que nous soyons des experts de ce système. Au moment de l’implémentation, cette formation nous a permis de savoir comment utiliser le système et comment former d’autres employés. »

Enforce apporte également une expertise sectorielle et régionale approfondie pour faciliter le respect de la conformité et la configuration du système. « Nous disposons d’un système de conventions collectives et d’ententes relatives au marché du travail assez complexes. En fait, la plupart des secteurs en Australie se conforment à une réglementation en matière de droit du travail complexe. Et nous devions nous assurer qu’elle était intégrée au système Dayforce. C’était donc ma plus grande peur », poursuit M. Dearsley. « Cependant, grâce à l’aide offerte par Enforce, nous avons pu terminer chacune des étapes de la mise à l’essai. Et nous avons également demandé l’aide d’un organisme de réglementation propre au secteur afin de vérifier si l’interprétation de la convention collective était appropriée. Nous avons réussi avec brio et nous n’avons eu aucun problème après la mise en service. »

M. Watt apprécie les conseils, l’expertise et l’enthousiasme qu’apporte Enforce. « Il est difficile de faire la transition d’un système à un autre. Il nous a été inestimable de pouvoir miser sur la présence à nos côtés d’un soutien aussi professionnel et compétent qu’Enforce, qui est capable de nous guider et de répondre à nos questions, mais aussi d’entrer dans les moindres détails sur la façon dont nous construisons notre environnement Dayforce afin qu’il réponde à tous nos besoins. »

Toutefois, tout cela n’aurait pas été possible si le Bankstown n’avait pas également eu autant à cœur la réussite du projet. « C’était une équipe très concentrée et enthousiaste. Elle a vraiment adopté le système et son implémentation », déclare M. Turnbull.

M. Turnbull reconnaît également que le partenariat entre Dayforce et Enforce a apporté une grande valeur aux clients de la région. « Enforce et Dayforce ont formé un partenariat formidable au cours des quatre dernières années. Dayforce fournit la technologie Dayforce et nous gérons les services d’implémentation. Nous espérons pouvoir poursuivre cette collaboration à l’avenir », a-t-il déclaré. « Grâce à leurs acquisitions et à leurs investissements dans cette région, nous constatons que Dayforce souhaite grandement étendre davantage ses activités en Australie et en Nouvelle-Zélande, et nous sommes vraiment ravis de nous associer à eux dans cette aventure. »

Fournir de la visibilité et de l’engagement

Depuis la mise en service en octobre 2021, le Bankstown Sports Club a reçu d’excellents commentaires de la part des employés. « J’ai parlé à quelques membres du personnel au cours des derniers mois. Beaucoup d’entre eux préfèrent de loin la plateforme et la visibilité dont ils disposent maintenant par rapport à ce qu’ils avaient auparavant », déclare M. Dearsley. « L’adoption de Dayforce a été un franc succès. »

Les employés ont maintenant accès à tout ce dont ils ont besoin grâce à l’application mobile de Dayforce sur leur téléphone. Ils peuvent consulter leurs horaires, échanger des quarts de travail, soumettre une demande de congé ou de congé payé pour maladie et communiquer directement avec leur gestionnaire.

Et en disposant de plus de données en temps réel sur la répartition des effectifs et le suivi des absences, le Bankstown peut améliorer la planification et la prévision de la main-d’œuvre afin de maintenir le bon déroulement des opérations. Par exemple, M. Dearsley a remarqué que les employés avaient tendance à s’absenter davantage lors des quarts de nuit le samedi. « Le samedi soir, nous pouvons perdre 15 employés d’un seul coup, soit 10 % de nos effectifs. Ainsi, nous voulons nous assurer d’avoir une répartition des effectifs suffisante ce soir-là. »

La solution qu’il propose pour surmonter ce défi consiste à offrir une prime de quart sous la forme d’un salaire plus élevé pour les employés qui travaillent des quarts de nuit. Cette prime peut représenter un moyen d’inciter les employés à accepter un quart de travail moins prisé, ce qui, à son tour, résoudra le problème de répartition des effectifs du Bankstown. « Cette constatation fait partie des données que nous avons pu obtenir grâce à Dayforce. Nous mettons à l’essai ce programme actuellement pour voir s’il fonctionne », explique M. Dearsley.

L’entreprise a également obtenu des résultats impressionnants sur le plan de la gestion de la paie. Le Bankstown n’emploie qu’une seule personne qui traite la paie pour les 520 employés. Désormais, grâce à Dayforce, ce spécialiste de la paie n’a plus à vérifier et à approuver les heures de chaque employé. Il n’a qu’à rechercher des traces d’anomalies. « La durée de la gestion de la paie est passée d’une journée complète de traitement à quelques heures seulement », explique M. Dearsley.

Continuer à croître ensemble

Tandis que le Bankstown Sports Club continue d’améliorer son efficacité opérationnelle et son utilisation de Dayforce, M. Dearsley se réjouit de poursuivre son partenariat avec les équipes de Dayforce et d’Enforce.

« À mesure que nous poursuivons notre croissance et que nous continuons à apprendre et à interagir avec Dayforce, nous sommes enthousiastes à l’idée de poursuivre ce partenariat avec Dayforce », déclare M. Watt.

« Rien de tout ce que nous avons réalisé relativement à la mise en service n’aurait été possible sans leur soutien au cours de ces deux premières semaines », ajoute M. Dearsley. « Depuis l’implémentation, nous utilisons toujours le service de soutien d’Enforce sur une base continue. Ce service a été d’une grande utilité, et nous continuerons à nous associer à Enforce à l’avenir pour nous aider à relever les défis qui se présentent à nous. »

Le prochain projet de Bankstown consistera à configurer et à mettre à l’essai la fonction Établissement des horaires avancé dans Dayforce, afin de fournir encore plus de visibilité sur les coûts de la main-d’œuvre, les besoins en matière d’établissement des horaires et la disponibilité des employés.

« Nous avons une meilleure emprise sur le maintien et la surveillance de nos coûts de la main-d’œuvre. Une fois la fonction Établissement des horaires avancé activée, nous serons en mesure de réduire encore plus les coûts de la main-d’œuvre », avance M. Dearsley. « Lorsque nous serons plus efficaces à établir les horaires, nous pourrions économiser 2 % ou 3 % sur nos coûts nets de la main-d’œuvre, qui s’élèvent à environ un million de dollars annuellement. C’est une somme considérable. »