Aquent prend soin de ses télétravailleurs à l’échelle mondiale

Concepteurs. Rédacteurs. Éditeurs vidéo. Développeurs. Spécialistes du marketing. Photographes. Quel que soit le talent créatif dont vous avez besoin, Aquent peut vous aider. Vous avez besoin de quelqu’un pour produire une vidéo pour un grand lancement de produit? Aquent a la personne qu’il vous faut. Vous avez besoin d’aide en ce qui a trait à l’expérience utilisateur liée à votre logiciel de vente? Aquent est là pour vous. Vous avez besoin d’une équipe pour vous aider avec votre stratégie de campagne de marketing? Aquent est là.

L’entreprise de dotation au service des secteurs du marketing et de la création à l’échelle mondiale regorge d’énergie et de talents, elle emploie 5 000 personnes dans 8 pays : l’Allemagne, l’Australie, le Canada, les États-Unis, la France, le Japon, les Pays-Bas et le Royaume-Uni. Environ 1 000 de ses employés travaillent à temps plein ou à temps partiel, alors que les 4 000 autres sont des talents créatifs qui sont déployés dans des centaines d’entreprises dans le monde. On trouve parmi celles-ci une variété d’organisations allant d’entreprises figurant au palmarès Fortune 500 à des agences de marketing spécialisées. La plupart des talents créatifs acceptent des contrats de durée variable et des horaires légèrement différents, et ils sont tous sur la liste de paie d’Aquent.

Aquent se distingue notamment par la qualité et l’étendue de son offre en matière de talents et de création, mais il ne s’agit pas de la seule façon pour l’entreprise de se distinguer. À l’ère de l’économie à la demande, de nombreux travailleurs ont une faible sécurité d’emploi, et n’ont pas accès à des avantages sociaux et à des régimes de retraite. Aquent est opposée à une telle tendance. L’entreprise est consciente que sa main-d’œuvre constitue sa force vitale. Elle offre donc les mêmes avantages et privilèges à tous ses travailleurs, qu’il s’agisse de salariés ou de contractuels.

« Nous sommes fiers d’être l’une des premières entreprises de dotation à offrir des avantages sociaux avant que la législation nous y oblige », raconte Jen Horton, vice-présidente des RH. « Notre personnel créatif a accès aux trois mêmes régimes d’assurance maladie que le président de l’entreprise. Nous versons une contribution équivalente à celle des employés dans le cadre du régime 401(k). Nous offrons des congés de maladie dans toutes les succursales du pays. Assurance vie, assurance invalidité de longue durée, n’importe quel type de congé demandé – nous les offrons à nos talents et à notre personnel. »

Des effectifs répartis à l’échelle mondiale posent des défis à l’échelle mondiale

Gérer des télétravailleurs dispersés à l’échelle mondiale est complexe. Rémunérer des employés de Londres à Sydney signifie devoir respecter des exigences réglementaires qui varient d’un pays à l’autre, et d’une localité à l’autre. Les équipes des RH doivent maintenir la conformité à toutes ces réglementations et rester au courant des changements constants.

Trois des six spécialistes de la paie d’Aquent sont situés en Amérique du Nord et y offrent leurs services, alors que l’autre moitié offre leurs services en Europe, en Asie et en Australie. L’équipe exécute des traitements de la paie hebdomadaires les uns après les autres chaque lundi, mardi et mercredi, avec un délai d’exécution de deux jours entre le traitement des données et le versement de la paie. Cette cadence peut être stressante : avec des délais aussi serrés, le droit à l’erreur n’existe pas. Devoir corriger des erreurs dans le traitement de la paie ou prendre plus de temps pour saisir les mêmes renseignements plusieurs fois pourrait entraîner des retards pour les employés qui comptent sur leur chèque de paie pour vivre.

Gérer les tâches liées aux RH pour des effectifs qui changent constamment est un autre défi. Puisque la plupart des talents contractuels travaillent pendant des périodes de durée légèrement différentes, l’équipe de la paie doit constamment gérer l’ajout d’employés à la liste de paie ou leur retrait de celle-ci. M^me Horton estime que l’entreprise émet environ 10 000 formulaires W2 par année.

« Notre plus grande difficulté est de faire le suivi de nos employés et de nous assurer qu’ils sont payés correctement, de nous assurer que nous recueillons tous les documents appropriés, et de nous tenir au fait des nouvelles règles et de la réglementation – surtout pour la dernière année de la pandémie », ajoute M^me Horton.

Bien que l’ancienne solution de traitement de la paie de l’entreprise fonctionnait, elle ne pouvait pas produire les rapports dont l’entreprise avait besoin afin d’avoir confiance en l’exactitude de ses données ou pour prendre des décisions d’affaires stratégiques. Aquent a dû combler ces lacunes avec d’autres systèmes. Un ensemble complexe de solutions, dont la gestion était coûteuse et chronophage, a ainsi été créé. Celui-ci était source d’erreurs et de lacunes en matière de connaissances.

Aquent avait besoin d’une solution de gestion du capital humain unifiée et fiable – un système qui pourrait simplifier le traitement de la paie, l’aider à veiller à sa conformité à la réglementation, et lui offrir un aperçu en temps réel de ses effectifs à l’échelle mondiale.

« Il était important pour l’entreprise de croître et d’avoir ce cadre en matière de RH, cette source unique de données sur les talents et le personnel, à l’échelle mondiale », affirme Larry Bartlett, vice-président des finances. « Nos clients opèrent partout dans le monde; Aquent doit suivre leur exemple dans sa façon de les servir. Notre personnel et nos talents font aussi partie de cette équation. Pour ce faire, nous avions besoin d’un système de gestion des RH pour l’entreprise à l’échelle mondiale. »

L’adoption d’une technologie infonuagique moderne

Après avoir effectué ses recherches, Aquent a choisi Dayforce comme système de consignation des données de gestion du capital humain. L’entreprise a commencé à planifier l’implémentation avant la pandémie de COVID-19. L’équipe de Dayforce travaillait en personne avec l’équipe d’Aquent dans ses bureaux de Boston. Au début de la pandémie, l’équipe d’implémentation est passée en mode télétravail, mais elle a gardé le rythme. L’entreprise a lancé Dayforce pour gérer la paie, les heures et l’assiduité, les avantages sociaux, le recrutement, l’intégration des nouveaux employés et le rendement aux États-Unis et au Canada le 1^er janvier 2021. Dayforce a ensuite été lancée en Australie le 1^er juillet. Le Royaume-Uni est le prochain sur la liste.

« Du point de vue de la paie notamment, la transition s’est déroulée sans heurts. Une semaine nous utilisions un système, puis la semaine suivante nous utilisions Dayforce. Les équipes d’implémentation ont été très professionnelles. Elles tenaient beaucoup à avoir une longueur d’avance afin d’anticiper les problèmes potentiels », ajoute Larry Bolick, chef de l’information. « Je suis parti en vacances deux jours avant le lancement et je m’attendais à trouver plein de questions dans ma boîte de réception à mon retour. Mais tout était tranquille, ce qui était un bon indicateur que la migration s’était très bien passée. »

Avoir un système infonuagique fiable a été un atout pour Aquent alors qu’elle passe entièrement en mode télétravail de façon permanente. L’entreprise n’a pas à se soucier de l’hébergement ou de la gestion des données ou des serveurs. De plus, le système donne accès aux données relatives aux effectifs et à la paie aux utilisateurs, n’importe où et n’importe quand.

Dayforce a aussi offert à Aquent la base solide qu’elle recherchait en matière de traitement de la paie. M^me Horton estime que le nombre d’erreurs a diminué de 50 %, si ce n’est plus. Lorsque des erreurs se produisent, l’équipe peut les corriger rapidement dans le système. L’équipe de la paie a réduit de cinq heures le temps consacré à la saisie des données et elle n’a besoin que du lundi pour traiter la paie, ce qui représente plus de 30 jours de travail au cours de l’année. Il y a aussi eu des économies de temps du côté de la comptabilité, car Dayforce facilite l’intégration des données de la paie aux données financières, et du côté de la gestion des avantages sociaux, car les options libre-service intégrées à Dayforce ont réduit la charge de travail de l’équipe.

L’investissement d’Aquent dans Dayforce lui a aussi permis de réaliser des économies de coûts. « Du point de vue du rendement du capital investi, nous prévoyons économiser environ 280 000 $ en remplaçant les autres systèmes par des fonctions de Dayforce. Pour le moment, nous avons atteint environ les deux tiers de cet objectif », ajoute M. Bolick.

L’amélioration du degré d’exactitude, de la visibilité et de la conformité

Dayforce aide aussi l’entreprise à gérer des environnements législatifs disparates et à demeurer conforme lorsque la réglementation change.

« La conformité à la réglementation a été un défi pour nous, surtout cette année en raison de la pandémie », renchérit M^me Horton. « Nos principales priorités sont d’assurer que nos employés sont payés avec exactitude et que nous respectons les règles dans tous nos emplacements à l’échelle mondiale. Et Dayforce nous aide à faire les deux. »

Avoir une source unique de données a aussi permis à l’entreprise d’avoir davantage confiance en ses données. Auparavant, l’entreprise pouvait avoir besoin de jusqu’à cinq jours ouvrables pour obtenir des renseignements sur le traitement de la paie hebdomadaire. De meilleures fonctions de production de rapports permettent maintenant à Aquent de générer des rapports sur la paie la journée même ou le lendemain, et d’obtenir des renseignements et des aperçus en temps réel.

« Le guichet unique nous donne un aperçu, à partir d’une source unique de données, de multiples systèmes et processus de traitement de la paie dans divers pays du monde. Aquent n’avait jamais eu cette possibilité jusqu’à présent », ajoute M. Bolick. « Auparavant, nous avions des solutions ciblées individuelles dans différents emplacements qui devaient être regroupées dans un seul affichage. Maintenant, Dayforce s’occupe d’une grande partie de ce regroupement pour nous. C’est important, car la direction au siège social à Boston peut maintenant voir les données de Melbourne, de Toronto, et bientôt de la Grande-Bretagne liées à la paie, aux RH, ainsi qu’à d’autres secteurs. »

M^me Horton ajoute : « Aquent n’est pas une organisation simple. Elle est très complexe, et l’équipe de Dayforce a été en mesure de comprendre la manière dont nous faisons des affaires et dont nous payons les gens, et de créer un système qui fonctionne pour nous. »

L’avenir de la créativité dans un monde sans frontières

L’un des grands avantages de vivre et de travailler à l’ère de la mondialisation est qu’elle ouvre la porte à une collaboration qui ne connaît pas de frontières, et à une pollinisation croisée des idées et des talents qui peut conduire à des avancées incroyables sur le plan de la créativité et de l’innovation.

Dayforce aide Aquent à s’occuper de ses effectifs à l’échelle mondiale et à tirer parti de ses compétences et de son expertise afin d’offrir ce potentiel créatif à ses clients.

Alors qu’elle contemple l’avenir, Aquent prévoit continuer de maximiser l’avantage qu’elle peut tirer de Dayforce et de l’utiliser pour développer un cadre et une feuille de route favorisant une croissance durable.

« L’exploration de l’analyse des données de gestion du capital humain en matière de dotation en personnel ne fait que commencer », ajoute M. Bolick. « Dans l’avenir, nous allons mettre encore plus l’accent sur la façon dont nous utilisons les données de gestion du capital humain afin de planifier non seulement pour Aquent, mais aussi pour les talents qui travaillent pour Aquent, et pour les clients qui comptent sur nous. Dayforce fournira des renseignements en continu sur la façon dont nous traitons le personnel, planifions les carrières à l’interne, et embauchons du personnel interne à l’avenir à l’échelle mondiale. »