Comment payer les entrepreneurs indépendants à l’international en toute conformité et avec efficacité
Un entrepreneur indépendant n’est pas un employé. Et c’est lorsqu’on le paie s’il en était un que des problèmes de conformité peuvent surgir.
Table des matières
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Lorsque vient le temps d’agrandir votre équipe, faire appel à un entrepreneur indépendant peut sembler plus rapide et plus simple que d’embaucher un employé. L’entrepreneur signe une entente, fournit ses services et facture son travail. Ensuite, votre entreprise le paie, conformément à ce qui a été convenu.
Toutefois, la gestion des entrepreneurs indépendants n’est pas toujours aussi simple, surtout lorsque vos effectifs sont répartis dans plusieurs pays. Les enjeux sont importants, car les erreurs de conformité peuvent coûter cher et être difficiles à corriger. Elles peuvent aussi nuire à la relation professionnelle entre les entrepreneurs indépendants et votre entreprise.
Dans ce billet, nous examinerons les subtilités liées à la rémunération des entrepreneurs indépendants à l’international, y compris en ce qui concerne les options de paiement courantes et les pratiques exemplaires. Ainsi, vous pourrez mettre à jour avec confiance les processus manuels qui ne répondent plus aux besoins de votre entreprise et développer votre réseau international d’entrepreneurs indépendants en toute confiance.
Principaux points à retenir
- Une classification erronée des employés peut entraîner des vérifications, des litiges et des coûts importants, comme des impôts rétroactifs et des pénalités.
- Avant d’effectuer un premier paiement, vous devez au minimum obtenir une entente signée avec chaque entrepreneur indépendant ainsi que les documents fiscaux requis.
- Pour rémunérer des entrepreneurs indépendants à l’international, plusieurs options s’offrent à vous, allant du virement bancaire international au recours à un fournisseur de services d’administration des entrepreneurs indépendants (COR).
- Votre processus de gestion des entrepreneurs indépendants doit évoluer au rythme de la croissance de votre équipe et de l’expansion de vos activités dans de nouveaux pays.
- Si vous recherchez une solution technologique, il vaut la peine d'évaluer les logiciels de gestion de la paie à l’échelle mondiale ainsi que les plateformes de gestion des entrepreneurs indépendants à l’international.
Entrepreneur international ou employé? L’importance de la classification
Lorsqu’il s’agit de rémunérer des entrepreneurs indépendants à l’international, peu de décisions sont aussi importantes que de bien confirmer leur statut. Bien que les critères juridiques servant à distinguer un employé d’un entrepreneur indépendant varient d’un pays à l’autre, les conséquences d’une classification erronée sont généralement semblables d’un territoire de compétence à l’autre.
Si vous considérez un travailleur comme un entrepreneur indépendant, alors que les autorités locales le reconnaissent comme un employé, votre entreprise pourrait devoir :
- s’inscrire comme employeur dans le pays concerné (si ce n’est pas déjà fait);
- ajouter ce travailleur à sa liste de paie;
- verser des cotisations sociales rétroactivement;
- offrir des avantages sociaux au travailleur;
- payer des pénalités.
Une classification erronée peut être découverte lors d’une vérification, ou à la suite d'une plainte officielle déposée par un travailleur, ce qui peut déclencher une enquête.
À lire également : Consultez notre guide sur la gestion de la main-d'œuvre occasionnelle (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la gestion des entrepreneurs indépendants.
Exigences de conformité avant d’effectuer un paiement
Voici les principales étapes à suivre pour rémunérer correctement les entrepreneurs indépendants à l’étranger avant d’effectuer le moindre paiement :Déterminer la bonne classification
La première étape consiste à déterminer si le travailleur dont vous souhaitez retenir les services est un entrepreneur indépendant ou un employé. L’utilisation d’une liste de vérification peut grandement faciliter la gestion de la conformité des RH à cet égard.
Bien que cette liste doive être adaptée aux lois en matière d’emploi en vigueur dans chaque pays, elle comprend généralement les éléments suivants :
- Fréquence des paiements : Les entrepreneurs indépendants sont souvent rémunérés lorsqu’ils facturent les services fournis, tandis que les employés sont payés selon un calendrier établi.
- Remboursement des dépenses : En règle générale, les entrepreneurs indépendants assument leurs propres dépenses, tandis que les employés peuvent demander un remboursement des dépenses admissibles.
- Équipement fourni : Les entrepreneurs indépendants utilisent habituellement leur propre équipement pour effectuer leur travail, tandis que les employés utilisent l’équipement fourni par l’entreprise.
- Exécution du travail : Les entrepreneurs indépendants peuvent généralement décider de la façon dont ils exécutent leur travail pourvu qu’ils produisent les résultats attendus, tandis que les employés doivent suivre les processus établis.
Obtenir une copie signée de l’entente avec l’entrepreneur
Une fois que vous avez déterminé le statut du travailleur, rédigez une entente de services définissant clairement la relation de travail, notamment en ce qui concerne :- la portée du projet;
- les modalités de paiement, y compris l’échéance, le mode de paiement et la devise (ainsi que la partie responsable des frais de traitement, comme les frais de virement bancaire);
- la durée de l’entente;
- les clauses juridiques applicables, notamment en ce qui concerne la confidentialité et la propriété intellectuelle.
Recueillir les documents fiscaux requis
Avant d’émettre un premier paiement à un entrepreneur indépendant, recueillez les documents fiscaux exigés dans le pays où votre entreprise est établie et, s’il y a lieu, par le pays où réside l’entrepreneur.
Dans la plupart des territoires de compétence, les autorités fiscales exigent une forme de documentation confirmant l’identité de l’entrepreneur indépendant, sa résidence fiscale et son statut de non-employé. Les formulaires à remplir varient toutefois d’un pays à l’autre. Par exemple, une entreprise établie aux États-Unis demandera généralement le formulaire W-8BEN de l’IRS (ou W-8BEN-E dans le cas d’une personne morale) afin de confirmer le statut d’étranger de l’entrepreneur et de déterminer les exigences de retenue à la source. Les entreprises établies dans d’autres pays disposent de formulaires équivalents.
En plus des formulaires d’identification, vous devrez peut-être aussi tenir compte des obligations de retenue à la source, des dispositions des conventions fiscales et des règles en matière de déclaration applicables aux paiements transfrontaliers. Ces exigences varient d’un territoire de compétence à l’autre.
Les meilleures façons de payer les entrepreneurs indépendants à l’international
Il existe plusieurs façons courantes de rémunérer des entrepreneurs indépendants à l’étranger. La solution la plus appropriée dépend du volume de vos paiements, des pays où se trouvent vos entrepreneurs indépendants, des devises utilisées, ainsi que de l’importance que vous accordez au coût, à la rapidité de traitement et au soutien en matière de conformité.| Mode de paiement | Choix idéal pour |
|---|---|
| Virements bancaires internationaux | Paiements ponctuels ou peu fréquents, ou lorsque le pays de l’entrepreneur indépendant est peu pris en charge par les plateformes de paiement |
| Plateformes mondiales de paiement | Faible volume de paiements à des entrepreneurs indépendants situés dans des pays bien pris en charge par la plateforme |
| Services d’administration des entrepreneurs indépendants (COR) | Entreprises qui souhaitent limiter les risques, organisations ne disposant pas d’une expertise interne ou entreprises gérant un vaste réseau d’entrepreneurs indépendants répartis dans plusieurs pays |
| Plateformes de gestion des entrepreneurs indépendants | Grandes entreprises collaborant avec de nombreux entrepreneurs indépendants répartis dans différentes régions géographiques |
Virements bancaires internationaux
Dans le cas d’un virement bancaire international, les fonds sont transférés du compte bancaire de votre entreprise vers celui de l’entrepreneur indépendant par l’intermédiaire d’un réseau comme SWIFT.
Bien que cette méthode soit largement utilisée et soit généralement sécuritaire, les délais de traitement peuvent varier. Selon SWIFT, 75 % des paiements effectués sur son réseau parviennent à la banque du bénéficiaire dans les 10 minutes, et plus de 90 % dans l’heure. Il peut falloir plus de temps pour que les fonds soient portés au crédit du compte du destinataire.
Les virements bancaires peuvent aussi entraîner des frais de traitement, des coûts liés au taux de change et des frais facturés par des tiers.
Plateformes mondiales de paiement
Les plateformes mondiales de paiement, comme PayPal ou Wise, facilitent les transferts d’argent entre différents pays. Elles sont pratiques et peuvent être plus faciles à utiliser que les virements bancaires effectués manuellement. Toutefois, les frais de traitement peuvent rapidement s’accumuler.
Ces plateformes permettent de transférer des fonds rapidement, mais elles ne remplacent généralement pas un processus structuré de gestion des entrepreneurs indépendants. Vous pourriez devoir gérer séparément la classification des travailleurs, les ententes, les documents fiscaux, l’approbation des factures et la conservation des dossiers à des fins de vérification.
Services d’administration des entrepreneurs indépendants (COR)
En faisant appel à un fournisseur de services d’administration des entrepreneurs indépendants, vous confiez à un tiers la gestion de certains aspects de la relation avec vos entrepreneurs indépendants, notamment :- le soutien à la classification;
- les ententes de services;
- les documents fiscaux;
- l’intégration;
- la facturation;
- les paiements.
Le recours à un fournisseur de services d’administration des entrepreneurs indépendants (COR) peut contribuer à réduire les risques de classification erronée. Cette approche vous permet de développer votre équipe tout en allégeant le fardeau administratif lié au suivi des lois applicables dans différents pays.En contrepartie, ce niveau de service représente généralement un coût plus élevé. Dans la plupart des cas, des frais mensuels sont facturés pour chaque entrepreneur indépendant actif.
Plateformes de gestion des entrepreneurs indépendants
Les plateformes de gestion des entrepreneurs indépendants peuvent aider à gérer :- la génération des contrats;
- l’intégration et la documentation;
- la collecte des formulaires fiscaux;
- la vérification et l’approbation des factures;
- les paiements multidevises;
- les rapports et pistes de vérification.
Mettre en place un processus de paiement évolutif
Pour rémunérer efficacement les entrepreneurs indépendants à l’international, il est essentiel de mettre en place un processus fiable et évolutif. Voici quelques pratiques exemplaires pour vous aider à y parvenir :- Standardisez les ententes et le processus d’intégration.Créez un modèle pour vous assurer que les renseignements essentiels sont inclus et pour accélérer le processus de conclusion des ententes. Utilisez une liste de vérification afin qu’aucune étape essentielle ne soit oubliée. Celle-ci devrait tenir compte des pratiques exemplaires, comme la collecte des formulaires fiscaux et l’octroi des accès aux principaux systèmes.
- Établissez des flux des travaux d’approbation. Déterminez qui est responsable d’approuver les ententes et les factures, ainsi que la façon de traiter les exceptions, comme les contestations de facturation. Automatisez ces flux des travaux selon les capacités de votre technologie.
- Conservez des pistes de vérification. Assurez-vous que tous les documents des entrepreneurs indépendants sont horodatés et conservés au même endroit pour en faciliter la consultation. Vous éviterez ainsi de devoir rechercher de l’information dans des courriels, des feuilles de calcul et différents logiciels en cas de question ou de préoccupation.
- Vérifiez les dossiers des entrepreneurs indépendants. Passez en revue le dossier de chaque entrepreneur indépendant au moins une fois par année pour vous assurer que tous les renseignements sont à jour.
- Surveillez le statut de classification. À mesure que les lois du travail évoluent, le risque de classer erronément des employés comme des travailleurs indépendants augmente.Votre processus devrait toujours refléter vos besoins opérationnels actuels et demeurer conforme aux exigences en constante évolution.
Rémunérer efficacement les entrepreneurs indépendants à l’international grâce aux bons outils
La meilleure façon de rémunérer les entrepreneurs indépendants repose sur deux éléments essentiels : un processus bien défini et une technologie adaptée.Les logiciels de gestion de la main-d’œuvre occasionnelle permettent aux organisations de mieux structurer leurs programmes de main-d’œuvre flexible, tout en offrant davantage de visibilité et de contrôle. Les équipes sont ainsi mieux outillées pour assurer le suivi de la conformité et gérer leurs relations avec les entrepreneurs indépendants en toute confiance.Foire aux questions
Quelle est la meilleure façon de rémunérer les entrepreneurs indépendants à l’international?
La meilleure méthode dépend de plusieurs facteurs, notamment le nombre d’entrepreneurs indépendants avec lesquels votre entreprise faire affaire, leur pays de résidence et la fréquence des paiements. Elle dépend aussi de la capacité de votre organisation à gérer la conformité à l’interne. Si vous collaborez avec un nombre limité d’entrepreneurs indépendants, les virements bancaires internationaux peuvent convenir. En revanche, si votre réseau est plus important, une plateforme mondiale de gestion des entrepreneurs indépendants pourrait constituer une solution plus efficace pour gérer les paiements.Quelles sont les méthodes les plus courantes pour rémunérer les entrepreneurs indépendants à l’étranger?
Les méthodes les plus courantes sont les suivantes :- Virements bancaires internationaux
- Plateformes de paiement numériques (comme PayPal)
- Plateformes mondiales de gestion des entrepreneurs indépendants
- Services d’administration des entrepreneurs indépendants (COR)
Quelle est la différence entre la rémunération d’un entrepreneur indépendant à l’international et celle d’un employé permanent à l’international?
La rémunération d’un employé à l’international exige généralement la mise en place d’une structure d'emploi conforme aux exigences du pays concerné. Cette démarche peut notamment comprendre l’inscription de l’entreprise en tant qu’employeur, la gestion de la paie à l’échelle locale, la retenue et le versement des cotisations sociales, l’offre d’avantages sociaux prévus par la loi et le respect des lois locales du travail. Les logiciels de gestion de la paie à l’échelle mondiale, combinés à certains services de gestion globale de la paie, permettent de recueillir les renseignements nécessaires pour gérer les entrepreneurs indépendants à l’international.
La rémunération d’un entrepreneur indépendant à l’international est souvent plus simple, mais elle comporte tout de même des exigences de conformité. Vous devrez généralement confirmer que le travailleur est correctement classé et conserver les documents fiscaux appropriés à son dossier, tout en respectant les règles locales applicables en matière de déclaration et de retenue à la source.
Dayforce peut-elle prendre en charge les paiements aux entrepreneurs indépendants dans plusieurs pays et devises?
Dayforce prend en charge le traitement de la paie mondiale à l’échelle mondiale dans plus de 200 pays. Toutefois, l’implémentation d’une plateforme spécialisée de gestion des entrepreneurs indépendants à l’international pourrait être nécessaire. Communiquez avec l’entreprise pour discuter des besoins précis de votre organisation.Prêt à voir une solution de gestion de la paie à l’échelle mondiale en action?
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