Ce que les responsables des RH devraient savoir sur la conformité en matière de travail hybride à l’échelle mondiale

La mise en place de solutions adaptées aux travailleurs et aux équipes hybrides n’est plus qu’un simple avantage offert par l’entreprise, il s’agit maintenant d’un impératif commercial pour les organisations qui se disputent les meilleurs talents.

Dans une enquête du Pew Research Center, près de la moitié des employés américains qui travaillent à distance au moins une partie du temps ont déclaré qu’ils seraient peu susceptibles de rester dans leur emploi actuel si cette option disparaissait. Parmi les télétravailleurs à temps plein, ce chiffre dépassait les 60 %.

La flexibilité prend différentes formes. Par exemple, certains travailleurs partagent simplement leur temps entre la maison et le bureau, tandis que d’autres travaillent à temps plein dans d’autres pays. Mais la prise en charge d’une main-d’œuvre hybride à l’échelle mondiale dans des marchés du travail de plus en plus dispersés représente un nouveau défi pour de nombreuses organisations – une tâche qui peut s’avérer particulièrement lourde pour les équipes de RH.

Le lieu de travail de vos employés peut être soumis à des obligations fiscales, à des exigences en matière de paie, à des considérations liées au droit du travail et à des réglementations en matière de confidentialité des données, sans compter que les règles et les risques liés à la conformité varient d’un pays à l’autre. C’est pourquoi, pour bien comprendre la gestion des effectifs à l’ère du travail hybride, il faut d’abord reconnaître que flexibilité et conformité vont de pair.

Principaux points à retenir

• Le travail hybride à l’échelle mondiale peut introduire des obligations en matière de paie, d’impôts, d’emploi et de confidentialité des données qui varient selon le lieu de travail des employés.
• Les organisations sont mieux outillées pour soutenir la flexibilité de la main-d’œuvre lorsqu’elles mettent en place des politiques de travail transfrontalier avant que les employés ne commencent à demander l’autorisation de travailler à distance.
• Les changements de lieu de travail des employés peuvent entraîner de nouvelles exigences de conformité, même si l’organisation n’a aucune présence physique dans le pays concerné.
• Une approche structurée est essentielle pour permettre aux entreprises de gérer efficacement la conformité transfrontalière. Une telle approche implique de mettre en place un processus reproductible permettant d’approuver les lieux de travail et d’évaluer le risque associé à chacun d’eux.
• Une technologie intégrée de gestion des RH, des effectifs et de la paie peut aider les organisations à suivre la mobilité des travailleurs et à appliquer les processus de conformité de façon plus cohérente d’un territoire de compétence à l’autre.

Ce que signifie la conformité en matière de travail à distance transfrontalier pour les équipes de RH

La conformité en matière de travail à distance transfrontalier englobe les obligations juridiques, fiscales, salariales et liées aux employés qui peuvent survenir lorsque ceux-ci travaillent depuis un pays ou un territoire de compétence différent de celui où l’employeur est enregistré.Ce qu’il faut retenir, c’est que la conformité dépend généralement de l’endroit où le travail est effectué, et non de celui où le siège social de l’organisation est situé.

Même un seul employé qui travaille à distance depuis un autre pays peut entraîner de nouvelles obligations. Celles-ci concernent généralement la paie, les retenues à la source, les cotisations sociales, le droit du travail, les droits à congé et les obligations d’enregistrement de l’employeur.

Selon le poste de l’employé et ses tâches quotidiennes, l’organisation peut aussi être exposée à des risques supplémentaires en matière d’impôt sur les sociétés.

Une gestion efficace de la conformité en matière de RH commence par le recensement des lieux de travail de tous les employés en mode hybride. Une fois ces renseignements en main, vous pouvez déterminer les emplacements présentant le plus de risques et agir en conséquence.

Comprendre les risques de conformité liés à la gestion d’une main-d’œuvre hybride à l’échelle mondiale

Les difficultés en matière de conformité résultent rarement d’une décision délibérée d’étendre ses activités dans un autre pays. Le plus souvent, elles découlent de décisions individuelles liées aux effectifs qui semblaient banales sur le moment : un employé déménage pour se rapprocher de sa famille ou un gestionnaire approuve une demande de prolongation du télétravail à l’étranger, par exemple.

Cette flexibilité est de plus en plus courante. Une étude de KPMG a révélé que 67 % des organisations qui encouragent le télétravail international indiquent disposer d’une politique officielle à cet égard.

Quel que soit le scénario, le fait de permettre à un seul employé de travailler à l’extérieur du territoire de compétence de l’organisation, ne serait-ce que pour une courte période, peut introduire de nouvelles obligations juridiques et réglementaires que les équipes RH risquent de sous-estimer. Voici certaine des obligations courantes :

Établissement stable et lien de rattachement fiscal

Un employé qui travaille à distance depuis un pays où vous n’avez aucune personne morale peut parfois donner lieu à des obligations en matière d’impôt sur les sociétés. Le risque a tendance à augmenter lorsque cette personne effectue un travail jugé essentiel pour l’entreprise, comme générer des revenus ou négocier des contrats.

Compétence en matière de droit du travail

Les contrats de travail ne précisent pas toujours quelles lois du travail s’appliquent. Dans de nombreux cas, les employés sont soumis aux lois du pays où ils travaillent, ce qui peut avoir une incidence sur les exigences en matière de congés, de cessation d’emploi et d’heures de travail.

Confidentialité des données et transfert transfrontalier

Certaines réglementations, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD), imposent des exigences strictes quant à la façon dont les renseignements sur les employés sont recueillis, stockés et transférés entre les pays. Les systèmes et processus de gestion des RH doivent satisfaire aux exigences de confidentialité de chaque région.

Santé, sécurité et obligation de diligence

De nombreux pays étendent les responsabilités de l’employeur en matière de santé et de sécurité aux environnements de travail des télétravailleurs. Selon le pays, les organisations peuvent être responsables de réaliser des évaluations du bureau à domicile ou des évaluations ergonomiques, d’offrir de la formation aux employés et de répondre à d’autres exigences liées à la sécurité au travail en dehors du cadre du bureau traditionnel.

Comment les entreprises performantes gèrent la conformité transfrontalière

Les organisations qui gèrent le mieux le travail hybride à l’échelle mondiale ont tendance à considérer la conformité comme un processus continu. Elles mettent en place des politiques claires et des flux des travaux d’approbation de façon proactive, avant même que les employés n’abordent le sujet du travail transfrontalier.

Voici une approche pratique que vous pourriez adapter en fonction de vos besoins :

Établir une politique relative au travail transfrontalier avant que les employés n’abordent le sujet

Les défis de conformité RH peuvent commencer par une demande formulée avec de bonnes intentions, sans processus d’approbation ou de signature clairement défini en arrière-plan. Une politique relative au travail transfrontalier vise à éviter les surprises en définissant dès le départ les règles et les attentes.

Au minimum, votre politique devrait préciser ce qui suit :

• Les pays à partir desquels les employés peuvent travailler à distance
• La durée maximale de leur séjour dans ces pays
• Le processus d’approbation des demandes
• Les conditions liées à la paie, aux cotisations sociales ou au droit du travail

Des lignes directrices claires aideront les employés à mieux comprendre leurs options et offriront aux responsables des RH une meilleure idée des exigences de conformité auxquelles ils pourraient être confrontés à l’avenir.

Réaliser un audit de conformité avant d’étendre le travail hybride

Avant de mettre en place des programmes de télétravail ou d’élargir les options de travail à distance, évaluez les endroits où vos employés travaillent actuellement et les obligations associées à chacun.

Examinez l’emplacement des employés, les enregistrements aux fins de la paie, les modalités d’emploi et les exigences propres à chaque pays. Si vous êtes prêt à formaliser le processus, un processus d’audit de conformité en matière de RH bien établi peut vous aider à repérer d’éventuelles lacunes avant de vous lancer dans le travail hybride.

Définir des règles d’admissibilité claires, pays par pays

Certains pays sont tout simplement plus complexes que d’autres. Certains peuvent autoriser le télétravail transfrontalier avec relativement peu de formalités administratives, tandis que d’autres exigent un enregistrement aux fins de la paie locale, soulèvent des questions liées à la personne morale ou imposent des échéances de déclaration supplémentaires.

En collaboration avec leurs services juridique, de la paie et des finances, de nombreuses organisations classent les pays selon leur profil de risque et fournissent des directives claires aux employés et aux gestionnaires, ce qui permet de fluidifier et d’uniformiser le processus d’approbation, tout en réduisant la confusion lorsque des demandes sont présentées.

Centraliser la formation en matière de conformité

La conformité est bien plus difficile à gérer lorsque les données relatives aux lieux de travail sont dispersées dans des boîtes de réception et des feuilles de calcul, sans être reliées à un système unique.

La centralisation de ces données en un seul système peut aider les équipes de RH à travailler avec plus de précision et à repérer plus rapidement les changements de compétence. Elle facilite aussi l’acheminement des situations à plus haut risque vers les instances de contrôle compétentes avant qu’elles ne se transforment en problèmes plus graves.

Suivre l’évolution des obligations juridiques

Les exigences de conformité transfrontalière ne sont pas figées. Le droit du travail, la réglementation fiscale, les exigences en matière de confidentialité des données et les régimes de télétravail évoluent constamment d’un pays et d’un territoire de compétence à l’autre.

Le suivi systématique de ces changements vous permet de mieux mettre à jour vos politiques et de réagir aux risques émergents avant qu’ils n’affectent vos opérations ou vos employés. Les moyens à mettre en œuvre dépendent de vos ressources. Certaines organisations développent une expertise interne, tandis que d’autres font appel à des conseillers externes. Les solutions technologiques modernes peuvent également faciliter le suivi continu de la conformité.

Comment la bonne technologie RH peut vous aider

Les politiques et les processus établissent la base de la conformité. Mais lorsque les données des employés sont dispersées dans des systèmes déconnectés, la gestion d’une main-d’œuvre hybride mondiale devient beaucoup plus difficile. Un accès simple et cohérent aux données sur l’emplacement des employés et aux obligations en matière de paie est essentiel lorsque le personnel travaille dans plusieurs territoires de compétence.

C’est en s’appuyant sur la bonne technologie que la plupart des entreprises les plus performantes gèrent la conformité transfrontalière. Les logiciels de gestion RH modernes aident les organisations à tenir les dossiers des employés à jour, à suivre les changements touchant les effectifs, à appliquer les politiques et à centraliser les renseignements liés à la conformité.

Associée à un logiciel de gestion de la paie à l’échelle mondiale intégré, une plateforme unique permet aux équipes des RH et de la paie d’avoir davantage confiance dans leurs données sur les effectifs tout en centralisant l’information relative à la conformité en un seul endroit.

L’avenir du travail hybride à l’échelle mondiale

Le travail hybride n’est plus une tendance émergente. Pour de nombreuses organisations, le travail hybride est devenu un modèle opérationnel permanent qui élargit l’accès aux talents et offre aux employés de la flexibilité quant à leurs modalités et à leur lieu de travail.

Et à mesure que la mobilité des effectifs poursuit sa progression, les obligations de conformité dépendront de plus en plus de l’emplacement des employés plutôt que du siège social de l’organisation, ce qui complique la tâche des équipes de RH.

La question de savoir comment les entreprises performantes gèrent la conformité transfrontalière est importante à prendre en compte. Les organisations qui établissent des politiques claires et intègrent les considérations de conformité à leur modèle opérationnel se placent dans une bonne position pour soutenir la flexibilité à l’échelle mondiale tout en gardant le risque sous contrôle à mesure que le travail continue d’évoluer.

Foire aux questions

Qu’est-ce que la conformité en matière de travail à distance transfrontalier?

La conformité en matière de travail à distance transfrontalier englobe les obligations juridiques, fiscales, salariales et liées à l’emploi qui émergent lorsque des employés travaillent depuis un autre pays que celui où l’employeur est enregistré.Même des ententes de courte durée peuvent entraîner des obligations que les équipes de RH doivent prendre en compte et gérer.

Quels sont les principaux risques de conformité liés à la gestion d’une main-d’œuvre mondiale hybride ou à distance?

Les risques les plus importants concernent souvent les cotisations sociales, le droit du travail, la confidentialité des données et l’impôt sur les sociétés.Ces enjeux ne se manifestent pas toujours de manière évidente, ce qui les rend difficiles à gérer. Même des scénarios très simples comme le déménagement d’un employé ou la prolongation d’une entente de télétravail à l’étranger peuvent entraîner de nouvelles exigences que les équipes de RH ne découvriront peut-être que bien plus tard.

Comment gérer la conformité lorsque des employés travaillent à distance depuis un pays où l’organisation ne compte aucune personne morale?

Tout commence par la compréhension des risques avant d’approuver l’entente. Certaines organisations mettent en place des personnes morales locales, tandis que d’autres travaillent avec des partenaires qui agissent à titre d’employeur officiel, ou limitent le travail à distance dans certains pays. La bonne approche dépend du territoire de compétence, du poste de l’employé et de la durée de son séjour.

Dayforce prend-elle en charge l’application de politiques propres à chaque pays pour des effectifs mondiaux travaillant à distance?

Dayforce aide les organisations à maintenir une bonne vue d’ensemble de leurs effectifs en reliant les données relatives aux RH et à la paie aux données relatives à la gestion des effectifs. Il est ainsi plus facile de suivre les lieux de travail des employés et d’administrer les politiques, tout en gérant des processus liés à la conformité dans différents territoires de compétence.

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