Essentra setzt bei der Verwaltung seiner globalen Belegschaft auf Technologie

Auch wenn Essentra vielleicht keine bekannte Marke ist, haben Sie ziemlich sicher etwas in Ihrem Haushalt, das zumindest teilweise von diesem Unternehmen hergestellt wurde. Essentra produziert und vertreibt Kunststoff- und Metallteile sowie Verpackungen für den Einsatz in den verschiedensten Bereichen, vom Gesundheitswesen über die Kosmetikindustrie bis hin zu Transportmitteln und Industrieanlagen. Die Kunststoffbänder finden sich in Ihrer Waschmaschine, die Verpackungen in Ihrem Badezimmer und die Komponenten in Ihrem Fahrzeug – fast überall hat Essentra seine Finger im Spiel.

Das Unternehmen ist weltweit tätig und beschäftigt 7.500 Mitarbeiter an 48 Produktionsstandorten in 33 Ländern. Essentra hat seinen Hauptsitz im britischen Milton Keys und beschäftigt neben Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitern auch Auftragnehmer, Berater und Leiharbeiter.

„Bei Essentra stehen die Mitarbeiter im Vordergrund. Unsere Produkte sind das, was uns auf dem Markt so erfolgreich macht, aber ohne unsere erstklassigen Mitarbeiter gäbe es diese Produkte nicht“, sagt Rachel Mandley, Head of HR Systems and Shared Services bei Essentra.

Die Herausforderungen der Skalierung

Da Essentra im Laufe der Jahre auch durch Übernahmen gewachsen ist, gab es irgendwann viele unterschiedliche Systeme, aber keine zentrale Datenquelle zur Verwaltung der kontinuierlich wachsenden Belegschaft.

„Es fehlte an Einheitlichkeit, die Umgebung war wirklich sehr komplex. Wir hatten im Unternehmen mehrere Lösungen für Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung, die zudem noch alle lokal verwaltet wurden“, erinnert sich Mandley.

So hatte zum Beispiel allein der Betrieb in Großbritannien fünf verschiedene Anbieter für die Gehaltsabrechnung und drei unterschiedliche Zeiterfassungssysteme im Einsatz. Außerdem gab es fünf Standorte, an denen die Zeiterfassung manuell über Tabellen erfolgte. „Wir hatten sehr ineffiziente manuelle Prozesse. Diese Arbeitsweise war mit hohen Risiken verbunden und auch die Personal- und Systemkosten waren gigantisch. Wir zahlten Lizenzkosten für mehrere verschiedene Systeme und Plattformen. Wir arbeiteten sehr zeit- und personalaufwändig mit Tabellen, was außerdem ein hohes Fehlerpotenzial darstellte“, so Mandley.

Diese manuellen Prozesse und isolierten Systeme führten zu einem Mangel an Kontrolle über die wichtigste Ressource und die größte Kostenposition bei Essentra – die Mitarbeiter. „Wir hatten eine Infrastruktur, die einfach nicht auf Wachstum ausgelegt war. Als Unternehmen, das durch Übernahmen gewachsen ist, legen wir darauf aber auch in Zukunft großen Wert. Um dieses Ziel zu erreichen, brauchen wir ein System, das Hand in Hand mit uns zusammenarbeitet“, erklärt Rachel Mandley.

Implementierung einer globalen HCM-Lösung

Essentra begann 2015 die Zusammenarbeit mit Dayforce und führte die Plattform an seinen globalen Standorten ein. Im Jahr 2017 implementierte das Unternehmen die Module HR, Payroll, Workforce Management und Benefits in den USA als Pilotstandort für das Projekt. Nach dem erfolgreichen Start in den USA wählte Essentra Ungarn als seinen europäischen Pilotstandort und implementierte dort in der zweiten Jahreshälfte die Dayforce-Module HR und Workforce Management.

Dann richtete das Unternehmen seine Aufmerksamkeit auf Großbritannien. „Aufgrund der positiven Erfahrungen mit Dayforce aus unseren ersten beiden Implementierungen entschieden wir uns, als einer der ersten Kunden das speziell für den britischen Markt entwickelte Payroll-Modul von Dayforce einzuführen. Wir wussten, dass Dayforce an einem nativen Produkt für Großbritannien arbeitete, und wollten unbedingt einer der Pioniere sein, die noch vor allen anderen mit diesem neuen Modul arbeiten“, sagt Mandley. „Die Implementierung hatte es in sich, da bei uns zuvor mehrere Plattformen von verschiedenen Anbietern zum Einsatz kamen. Es lief nicht immer reibungslos, aber im Oktober 2018 hatten wir schließlich ein sehr erfolgreiches Go-Live.“

Gleichzeitig zur Implementierung in Großbritannien führte Essentra auch in Irland und Frankreich die Dayforce-Module HR, Payroll und Workforce Management ein.

Gerade als dieser sukzessive regionale Ansatz an Fahrt zu gewinnen schien, gab es bei Essentra einen Führungs- und Strategiewechsel, der den Bedarf an vollständiger, globaler Transparenz bei den Mitarbeiterdaten weiter beschleunigte. „Im Juni 2019 fiel die Entscheidung, dass wir nicht Land für Land vorgehen, sondern die globale Personalverwaltung in 28 Ländern gleichzeitig einführen würden. Und wir setzten uns das ehrgeizige Ziel, das bis November 2019 zu schaffen“, sagt Mandley.

Es war eine große Herausforderung für Rachel Mandley und ihr Team. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Dayforce-Team gelang es ihnen jedoch, das Projekt nicht nur pünktlich, sondern sogar ein paar Tage früher als geplant abzuschließen.

Messbare Ergebnisse durch fundierte Branchenkenntnis

Seit Beginn der Partnerschaft zwischen Essentra und Dayforce vor fünf Jahren haben die Unternehmen eng zusammengearbeitet, um Möglichkeiten für Verbesserungen auszuloten. „Dayforce legt viel Wert darauf, unser Geschäft und unsere Prozesse zu verstehen. Inzwischen wissen die Kollegen genau, was wir tun, was wir herstellen und in welchem Umfeld wir tätig sind. Sie wissen, wie die Fertigungsindustrie funktioniert, und sie haben verstanden, welche besonderen Herausforderungen wir als Unternehmen haben“, erklärt Mandley.

Auch aus Sicht der Personalverwaltung stellen die Führungskräfte und Mitarbeiter des Unternehmens deutliche Verbesserungen fest. „Vor Dayforce arbeiteten unsere Manager mit Papierlisten oder Tabellen. Ein Tool, mit dem sie ihre Schichten in Echtzeit visualisieren, Einsatzpläne automatisch für mehrere Wochen im Voraus generieren und sich die Überstunden in bestimmten Bereichen anzeigen lassen können, führt definitiv zu einer besseren Planung“, sagt sie. „Wir haben viele variable Schichtwechsel und können unsere Pläne jetzt für bis zu 26 Wochen im Voraus erstellen. Dadurch haben unsere Mitarbeiter einen besseren Überblick über ihre Arbeitszeiten und können ihr Privatleben besser planen.“

Darüber hinaus bedeutet Dayforce auch Effizienzgewinne für das HR-Team von Essentra. „Allein in Großbritannien mussten wir jeden Monat Daten aus acht verschieden Zeiterfassungsquellen in fünf verschiedene Gehaltsabrechnungssysteme einpflegen. Mit Dayforce haben wir jetzt eine einzige Quelle, deren Daten direkt in eine zentrale Gehaltsabrechnungsdatenbank fließen.“

Bemerkenswert ist auch, dass Essentra die Umstellung der Gehaltsabrechnung von einem externen Anbieter auf eine interne SaaS-Lösung mit Dayforce gelungen ist, ohne das Personal dafür aufstocken zu müssen. „Die Umstellung von einem Managed Service auf eine interne SaaS-Lösung mit der gleichen Anzahl von Vollzeitmitarbeitern in der Gehaltsabrechnung ist eine enorme Verbesserung“, freut sich Mandley. „Mit Dayforce haben wir jetzt wirklich alles, was wir für eine effektive Verwaltung unserer Belegschaft brauchen.“

Die Vorteile der Partnerschaft

Da Essentra den Einsatz von Dayforce an seinen weltweiten Standorten weiter ausgebaut hat, ist die Partnerschaft mit Dayforce ein großer Vorteil.

„Wir haben sehr enge Beziehungen zum gesamten Team. Es gibt ungefähr 50 Leute bei Dayforce, die ich jederzeit anrufen kann, wenn ich ein Problem habe oder etwas besprechen muss“, sagt Rachel Mandley.

Ein wichtiger Mehrwert der Partnerschaft zwischen Essentra und Dayforce liegt in der engen Zusammenarbeit sowie der Flexibilität und Lösungsorientierung des Teams. „Das Wichtigste für mich sind die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, die Dayforce von der ersten Minute gezeigt hat“, erklärt Mandley. „Niemand hat auch nur mit der Wimper gezuckt, als wir mit der Idee kamen, die Lösung in allen 28 Ländern gleichzeitig einzuführen. Das Team von Dayforce hatte bei diesem Projekt wirklich einen langen Atem. Sie haben sehr flexibel auf unsere Ziele und Wünsche reagiert.“

Rachel Mandley und ihr Team tauschten sich auch mit anderen Kunden von Dayforce aus, um gemeinsam Best Practices und neue Arbeitsansätze zu entwickeln. „Wir haben eine hervorragende Beziehung zu Dayforce, aber auch zum Dayforce-Kundennetzwerk, was für mich persönlich enorm wichtig ist“, stellt Mandley fest. „Diese Partnerschaft ist für uns von unschätzbarem Wert. Dayforce an sich ist bereits fantastisch, aber die Menschen, mit denen man zusammenarbeitet – sie sind das Tüpfelchen auf dem i.“