Bei Costa Coffee braut sich eine Dayforce Erweiterung zusammen

Den Tag mit einer Tasse frisch gebrühtem Kaffee zu beginnen, ist etwas, das Menschen auf der ganzen Welt verbindet. Mit seinem besonderen Duft hebt Kaffee die Stimmung an regnerischen Tagen und eignet sich wunderbar für eine gesellige Zeit mit Freunden. Der Genuss von Kaffee ist ein Erlebnis, das fest im Alltag der Menschen verwurzelt ist, und Costa Coffee möchte seinen Kunden dieses Erlebnis in Verbindung mit Werten wie Leidenschaft, Wärme, Vertrauen und Mut bieten. Die Baristas von Costa Coffee werden in der firmeneigenen Training Academy in der Kunst der Kaffeezubereitung geschult und teilen diese Werte über jede der über fünf Millionen Tassen, die sie ihren Gästen jede Woche servieren.

Die Reise von Costa Coffee begann 1971, als die Brüder Sergio und Bruno aus ihrer Heimat Italien nach London kamen und ihre italienische Begeisterung für Kaffee mitbrachten. Sie eröffneten eine kleine Rösterei und ließen 112 Kaffeevariationen im Blindtest verkosten. Das Ergebnis war ihre Hausmischung Mocha Italia, die bis heute verwendet wird.

Seit den Anfängen mit einer kleinen Rösterei vor über 52 Jahren ist das Unternehmen auf 2.500 Geschäfte und rund 15.000 Express-Maschinen in über 35 Ländern gewachsen. Costa Coffee hat seinen Hauptsitz in Großbritannien und beschäftigt weltweit 35.000 Mitarbeiter. Die hochmoderne Rösterei des Unternehmens in Basildon, Essex, produziert jährlich 45.000 Tonnen Kaffee. Um die hohe Qualität jeder einzelnen Tasse zu gewährleisten, werden dafür nur die besten 1 % der weltweit angebauten Kaffeebohnen verwendet.

„Costa Coffee hatte immer das Ziel, den Kaffeemarkt zu revolutionieren. Aus unserer Sicht retten wir die Kunden vor mittelmäßigem Kaffee“, sagt Andy Ratcliffe, Head of Global People Shared Services bei Costa Coffee. Eine der Möglichkeiten, die Costa Coffee dafür genutzt hat, ist die ganzheitliche Expansion über das traditionelle Ladengeschäft hinaus – mit Express-Maschinen, Lieferservice, Produkten zur Zubereitung zu Hause sowie trinkfertigen Produkten. Dadurch können die Kunden auf die Art und Weise mit Costa Coffee interagieren, die am besten zu ihrem täglichen Leben passt.

Wachstumsambitionen

Im Jahr 2018 wurde Costa Coffee von Coca-Cola, dem weltweit größten Getränkehersteller, übernommen. Für das Unternehmen war das eine weitere Chance, seine globale Reichweite zu vergrößern.

„Unser Ziel ist es, Costa Coffee zur beliebtesten Kaffeemarke der Welt zu machen“, erklärt Ratcliffe. „Wir wollen unseren Geschäftsumfang in den nächsten Jahren verdoppeln. Die Zeit seit der Übernahme haben wir genutzt, um unsere Strategie zu optimieren und zu planen, wie wir die nächste Stufe erreichen.“

Dieses neue Wachstumsziel stellt Costa Coffee vor die Herausforderung, seine Belegschaft schnell genug zu skalieren, um mit der Expansion Schritt zu halten. Für Ratcliffe geht es vor allem darum, wie das Unternehmen seine Mitarbeiter und Führungskräfte entwickelt und fördert, um eine solide Grundlage für Wachstum zu schaffen. „Ich möchte nicht, dass sich mein Team nur in der Theorie den Kopf darüber zerbricht, wie wir Leute einstellen, bezahlen, befördern und weiterbilden. Ich will, dass mein Team die Zeit hat, unsere Mitarbeiter und das Geschäft an der Basis weiterzuentwickeln.“

Das Herz der Marke sind die Mitarbeiter, die tagtäglich in Handarbeit hervorragenden Kaffee herstellen und den Kunden von Costa Coffee kompetent zur Seite stehen. Ihre Fähigkeiten, ihre Hingabe, ihr Stolz und ihre Leidenschaft sind die Grundpfeiler, auf denen die Marke und die Kundentreue beruhen. Ein Alleinstellungsmerkmal von Costa Coffee im hart umkämpften Einzelhandelsmarkt ist der ausgezeichnete Service.

Um die gesetzten Wachstumsziele zu erreichen, brauchte Costa Coffee eine technische Lösung, mit der die Belegschaft effizient skaliert und gleichzeitig die hohe Servicequalität aufrechterhalten werden konnte. „Gerade bei einem Unternehmen unserer Größe ist es wichtig, dass man sich für den richtigen Partner entscheidet. Unsere teuerste und wertvollste Ressource sind unsere Mitarbeiter, daher ist es absolut entscheidend, dass diese Ressource effektiv zum Einsatz kommt.“

Engagierte Mitarbeiter, zufriedene Kunden

Die Zusammenarbeit zwischen Costa Coffee und Dayforce begann 2015 mit der Einführung der Dayforce Einsatzplanung und Workforce Management. Im Zuge seines Wachstums brauchte das Unternehmen ein System, mit dem sich der Personalbedarf für die wachsende Zahl von Standorten planen und modellieren lässt.

„Dayforce bietet eine bewährte globale Lösung und ist ein hervorragender Partner, der uns in allen wichtigen HR-Bereichen die benötigten Management-Tools liefern kann“, sagt Ratcliffe.

Die Personal- und Einsatzplanung für ein großes, globales Unternehmen mit Mitarbeitern aller Altersgruppen und Funktionen ist kein leichtes Unterfangen, aber mit Dayforce kann das Führungsteam von Costa Coffee datengestützte Entscheidungen treffen.

Außerdem hilft Dayforce dem Kaffeehersteller, seinen Mitarbeitern die bestmögliche Erfahrung zu bieten. „Etwas, das den Kern der Kultur von Costa Coffee ausmacht, ist das kontinuierliche Streben nach Verbesserungen und Innovationen, die unseren Kunden neue einzigartige Erlebnisse bieten“, erklärt Ratcliffe. „Was ich erreichen möchte, ist genau dasselbe Maß an Innovationen für unsere Teammitglieder auf der ganzen Welt. Wir arbeiten seit einigen Jahren mit Dayforce zusammen, um dieses Ziel mit einer zentralen Technologie zu erreichen.“

Lauren Dent, Store Manager bei Costa Coffee, nutzt Dayforce für ihre Personalplanung. „Vor Dayforce hatten wir immer Probleme mit der Einsatzplanung, vor allem, was die Verfügbarkeiten der Leute anging“, erinnert sie sich. „Einige unserer Mitarbeiter sind Studenten, die verständlicherweise nicht immer regelmäßig Zeit haben. Hinweise zur Verfügbarkeit wurden oft vergessen oder gingen verloren und so haben wir auch Kollegen eingeplant, die gar nicht verfügbar waren. Seit wir Dayforce für die Einsatzplanung verwenden, können die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit direkt im System aktualisieren, was der Work-Life-Balance sehr zugutekommt.“

Das HR-Team von Costa Coffee kann mit Dayforce nicht nur seinen Mitarbeitern eine bessere Erfahrung bieten, sondern profitiert auch von Effizienzgewinnen bei der Erfassung von Arbeitszeit und der Compliance. Dadurch bleibt mehr Zeit, sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren.

Effizienzsteigerung

Costa Coffee hat im gesamten Einzelhandelsgeschäft für Dayforce eine Akzeptanz von 100 Prozent erreicht. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die Dayforce App, mit der sie ihre Verfügbarkeit und Einsatzplanung bequem von überall aus verwalten können.

Darüber hinaus hält Costa Coffee die Filialen an, die von der Dayforce Personalplanung vorgeschlagenen „Idealstunden“ zu planen, um die Effizienz und den Service jedes Standorts zu maximieren. „Dayforce erkennt Woche für Woche die Trends in unserer Personalplanung und ist dabei tatsächlich genauer, als ich es selbst wäre. Dayforce hat unsere Strukturen wirklich verstanden und hilft, die Effizienz bei der Planung von Stunde zu Stunde zu steigern“, sagt Lauren Dent.

Die Führungskräfte können nicht nur die Effizienz der Einsatzplanung erhöhen, sondern sparen auch Zeit bei der Erstellung dieser Pläne. „Früher habe ich tagelang über unseren Plänen gebrütet und es hat lange gedauert, bis klar war, wer wann Zeit hat. Jetzt sind diese Informationen sofort in Dayforce verfügbar, und ich kann die Pläne innerhalb von Minuten fertigstellen und verteilen. Dadurch habe ich wieder mehr Zeit für meine Kunden und das Team“, sagt Dent.

Zusammenwachsen

Für die Zukunft plant Costa Coffee die Einführung von Dayforce Payroll und HR, um seine Systeme weiter zu konsolidieren.

„Die Ausweitung von Dayforce auf unsere zentralen Prozesse in Gehaltsabrechnung und Personalwesen ist ein großer Gewinn für uns. Aktuell erfolgt die Personalverwaltung separat von der Gehaltsabrechnung, weshalb wir enorm viel Zeit damit verbringen, die Personalbudgets mit den Gehaltsbudgets in Einklang zu bringen“, erklärt Ratcliffe. „Mit einer zentralen Datenquelle können wir unsere wichtigsten Prozesse rund um Buchhaltung und Compliance erheblich vereinfachen.“

Um die Wachstumsziele zu erreichen, die Costa Coffee für die kommenden Jahre anstrebt, sind eine zuverlässige Partnerschaft und eine solide technologische Grundlage für die Verwaltung seiner wichtigsten Ressource entscheidend.

“Unser Ziel ist es, die beliebteste Kaffeemarke der Welt zu werden. Um das zu erreichen, müssen wir in den nächsten Jahren außergewöhnlich schnell wachsen“, sagt Ratcliffe. „Das ist aus personeller Sicht sehr interessant, weil wir viele neue Funktionen und Stellen schaffen und neue Teammitglieder dazugewinnen. Die Partnerschaft mit Dayforce hilft uns, die dafür benötigte globale Infrastruktur aufzubauen. Ich kann mir nicht viele Jobs vorstellen, die spannender sind.“