Zehn neue und kreative Ideen für das Onboarding von Mitarbeitern

Das Onboarding von Mitarbeitern sieht heute ganz anders aus, da die Mitarbeiter immer weiter verstreut sind und von verschiedenen Standorten aus arbeiten - ob zu Hause, im Büro oder vor Ort.

Der Eintritt in ein neues Unternehmen ist eine aufregende Zeit, kann aber für viele überwältigend sein - sogar vor der Pandemie war das der Fall. Heutzutage haben neue Mitarbeiter nicht mehr die Möglichkeit, sich persönlich kennenzulernen, und das wird sich wahrscheinlich auch in nächster Zeit nicht ändern. Eine Umfrage von Gartner, Inc. ergab, dass 82 % der Unternehmer beabsichtigen, einen Teil der Zeit Remote-Arbeit zuzulassen, selbst wenn die Mitarbeiter irgendwann an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

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Die Investition in eine digitale Onboarding-Infrastruktur ist der Schlüssel zum Erfolg in diesem neuen Geschäftsumfeld, insbesondere für Unternehmen, die dies noch nicht getan haben. Das Onboarding von Mitarbeitern ist mehr als nur das Abhaken einer Reihe von Kästchen, bevor Sie Ihren neuen Mitarbeiter in seinen Arbeitsalltag einführen. Dieser Prozess ist von entscheidender Bedeutung, da dies der erste Kontakt eines Mitarbeiters mit Ihrem Unternehmen ist. Daher müssen Sie strategisch investieren, um die Voraussetzungen für den Verbleib eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen zu schaffen - unabhängig davon, ob er remote arbeitet oder nicht. Durch die Entwicklung neuer, anspruchsvoller Onboarding-Erfahrungen können Sie sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter alles erhält, was er braucht, um sich in seiner neuen Rolle wohlzufühlen.

Im Folgenden finden Sie einige neue und kreative Ideen für das Onboarding von Mitarbeitern, die Beziehungen aufbauen, Teams stärken und die Unternehmenskultur fördern. Unternehmen, die bereits einen Einführungsprozess für Mitarbeiter entwickelt haben, können mit diesen Tipps die nächste Stufe erreichen, um ihre Mitarbeiter noch besser zu unterstützen und gleichzeitig die Produktivität und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Zehn kreative Ideen für das Onboarding von Mitarbeitern

1. Einbindung der Führungskräfte

Wenn Führungskräfte eine Beziehung zu ihren Teammitgliedern aufbauen sollen, geben 91 % der Mitarbeiter an, dass Kommunikationsprobleme die Effektivität der Führungskräfte beeinträchtigen können. Laut Harvard Business Review liegt das vor allem daran, dass Führungskräfte in entscheidenden Momenten, die das Vertrauen der Mitarbeiter in sie stärken könnten, nicht aktiv werden.

Ein wichtiger Zeitpunkt, an dem Führungskräfte und Manager einen Mitarbeiter ansprechen können, ist während des Onboarding-Prozesses - genauer gesagt, bei einer virtuellen Veranstaltung für neue Mitarbeiter. Ihr neuer Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Kontakte mit dem Führungsteam zu knüpfen und sich wohlzufühlen, wenn eine Führungskraft seinen Namen kennt.

Ziehen Sie in Erwägung, zwei- oder dreimal im Jahr ein virtuelles Event zu veranstalten, bei dem Sie Ihre neuesten Mitarbeiter zusammenbringen. Ob im Rahmen eines virtuellen Treffens oder einer Online-Happy-Hour - überlegen Sie sich, wie Ihre neuen Mitarbeiter informell mit Ihrem Führungsteam in Kontakt treten können.

2. Stellen Sie frühzeitig Kontakte her 

Das Kennenlernen von Kollegen, die nicht zum direkten Team des neuen Mitarbeiters gehören, trägt dazu bei, ein tieferes Gefühl der Verbundenheit zu schaffen, noch bevor der neue Beschäftigte seine Stelle antritt. Es empfiehlt sich, den neuen Mitarbeiter per E-Mail vorzustellen und interessante Informationen über ihn zu teilen, um andere Mitarbeiter zur Kontaktaufnahme zu animieren.

Der Arbeitgeber kann den neuen Mitarbeiter auch bitten, einen Fragebogen zum Kennenlernen auszufüllen, damit die Kollegen ein besseres Verständnis für seine persönliche und berufliche Situation entwickeln können. Arbeitgeber können auch eine Karte oder ein Diagramm der Mitarbeiter und ihrer Aufgaben innerhalb der Abteilung oder des Unternehmens in einem zentralen Bereich bereitstellen, auf den die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können, oder sie per E-Mail verschicken. Über wichtige Führungskräfte können Sie ein paar Informationen hinzufügen, um das Eis zu brechen oder ein Konversationsthema zu schaffen.

3. Aufforderung an neu eingestellte Mitarbeiter, von Anfang an Kontakte zu knüpfen

Siebzig verschiedene Studien zeigen, dass das Gefühl, sozial akzeptiert zu werden, ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines neuen Mitarbeiters ist. Daher ist es unerlässlich, neue Mitarbeiter aufzufordern, vom ersten Tag an Kontakte zu knüpfen und Beziehungen zu Kollegen aufzubauen. Wenn eine Gruppe von Mitarbeitern gemeinsam eingestellt wird, sollten sie sich virtuell miteinander vernetzen - in beruflichen Netzwerken Kontakt aufnehmen, E-Mail-Adressen austauschen und sich über ihre Fachgebiete austauschen.

Viele Menschen haben normalerweise die Möglichkeit, während des persönlichen Onboardings mit ihren Kollegen zu sprechen. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist, müssen Arbeitgeber einen zusätzlichen Schritt unternehmen, um neue Mitarbeiter dazu zu bringen, in der ersten Arbeitswoche mit anderen neuen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Da sie wahrscheinlich in verschiedenen Abteilungen landen werden, können Kontakte außerhalb der eigenen Abteilung von großem Nutzen sein.

4. Stellen Sie eine Aufstellung der Aufgaben und Zuständigkeiten bereit

Es ist erstaunlich, dass 60 % der Unternehmen keine kurzfristigen Ziele und Verantwortlichkeiten für ihre neuen Mitarbeiter festlegen. Die Festlegung von Erwartungen, Aufgaben und Zuständigkeiten bietet neuen Mitarbeitern nicht nur Transparenz, sondern hilft ihnen auch, erste Erfolge zu erzielen und Vertrauen aufzubauen.

Die manuelle Verfolgung der Fortschritte eines neuen Mitarbeiters kann zeitaufwändig sein. Manager können den Prozess mit einer Software für die Einarbeitung von Mitarbeitern automatisieren und optimieren. Diese Technologie kann neuen Mitarbeitern und Managern dabei helfen, die Erwartungen vor dem Eintritt in das Unternehmen, am ersten Tag und nach dem Eintritt frühzeitig zu verstehen.

5. Starke Unternehmenswerte schaffen

Unternehmen, die ein klares Ziel und starke Werte vorweisen können, schaffen Loyalität bei den Mitarbeitern und Sympathie bei potenziellen Bewerbern. Eine kürzlich durchgeführte McKinsey-Umfrage ergab, dass Bewerber - insbesondere jüngere - ein Unternehmen suchen, das einen sinnvollen Beitrag zur Gesellschaft leistet. Eine andere Umfrage von LinkedIn ergab, dass 70 % der Mitarbeiter ein führendes Unternehmen verlassen würden, wenn es eine schlechte Unternehmenskultur hätte, während weitere 71 % angaben, dass sie eine Gehaltskürzung in Kauf nehmen würden, um für ein Unternehmen zu arbeiten, das ihre Werte teilt und eine Mission hat, an die sie glauben.

Mitarbeiter wollen für Unternehmen arbeiten, hinter denen sie mit Stolz stehen können und die deutlich zeigen, wie sie einen positiven Einfluss auf die Welt haben. Sie sollten den Zweck verstärken, der über die Erzielung von Einnahmen hinausgeht, und ihn auf einen breiteren gesellschaftlichen Nutzen ausdehnen, insbesondere in unsicheren Zeiten, in denen die Menschen ihre Leitmotive neu überdenken. Viele Unternehmen nutzen diese Technik, um Investoren und Verbraucher anzulocken, aber es ist ein ebenso effektiver Weg, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. Deren Werte können durch Ihre Geschichte angesprochen werden, so dass sie sich bereits an ihrem ersten Arbeitstag für Ihr Unternehmen engagieren.

6. Helfen Sie neuen Mitarbeitern bei ihren ersten Schritten im Unternehmen

Die ersten 30 Tage eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen entscheiden oft über Erfolg oder Misserfolg. Helfen Sie Ihren neuen Mitarbeitern bei der Erledigung von administrativen Aufgaben, die untergehen könnten, damit sie nicht zu Hürden werden. Eine zentrale Anlaufstelle kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter engagieren und auf dem Laufenden bleiben. Dort können Manager ihnen bestimmte Aufgaben und Maßnahmen zuweisen, die bis zu bestimmten Terminen zu erledigen sind, z. B. Gesundheits- und Sicherheitskurse oder Schulungen zu Unternehmensrichtlinien.

Die Onboarding-Technologie gibt Managern einen Überblick darüber, wie ihre neuen Mitarbeiter ihre Aufgaben und Schulungen erledigen. Darüber hinaus hat sich ein persönliches Gespräch mit dem Vorgesetzten eines neuen Mitarbeiters innerhalb der ersten Woche im Unternehmen als Beschleuniger für ein frühes Vorankommen erwiesen. Dies ist eine Gelegenheit für die Mitarbeiter, alle offenen Fragen zu stellen, während sie sich einarbeiten.

7. Bieten Sie eine einheitliche Mitarbeitererfahrung

Die räumlich verteilte Belegschaft, zu der auch Mitarbeiter gehören, die an entfernten Standorten arbeiten, ermöglicht einen besseren Zugang zu Talenten und mehr individuelle Flexibilität, hat aber auch neue Herausforderungen mit sich gebracht. Vor der Pandemie hatten 74 % der Mitarbeiter das Gefühl, dass sie keine Unternehmensnachrichten und -informationen erhielten. Jetzt ist es eine noch größere Herausforderung, eine Verbindung zwischen einer dezentralisierten Belegschaft herzustellen.

Personalmanagement-Technologie kann dabei helfen, eine einheitlichere und konsistentere Mitarbeitererfahrung zu schaffen, da die Kommunikation mit der gesamten Belegschaft geteilt werden kann. Da viele Mitarbeiter dezentral arbeiten, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass alle gut informiert sind und über Änderungen, wie z. B. eine Aktualisierung der Richtlinien für Heimarbeit oder Krankmeldungen, auf dem Laufenden gehalten werden. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitserfahrungen selbst in die Hand nehmen und die benötigten Informationen - wie z. B. ihr Handbuch für Sozialleistungen - jederzeit abrufen, egal wo sie sich gerade befinden.

8. Aufbau einer Kultur des kontinuierlichen Lernens

Im gegenwärtigen Wirtschaftsklima sind Qualifikationen von größerem Wert, da die Unternehmen einem stärkeren Innovations- und Wettbewerbsdruck ausgesetzt sind. Darüber hinaus suchen Unternehmen nach effizienteren Möglichkeiten, die vorhandenen Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter zu nutzen und die Kosten für die Rekrutierung zu senken. Auch die Mitarbeiter suchen nach verschiedenen Entwicklungsmöglichkeiten, die nicht unbedingt geradlinig sind. Ein Drittel der Befragten im Ceridian-Bericht "Pulse of Talent 2021" gab an, dass sie einen Quereinstieg machen würden, wenn sich dadurch eine Entwicklungschance ergäbe, was darauf hindeutet, dass Arbeitgeber durch entsprechende Angebote Loyalität aufbauen können. Eine LinkedIn-Studie ergab außerdem, dass Mitarbeiter, die einen Quereinstieg gemacht haben, mit 62 % Wahrscheinlichkeit nach drei Jahren bei ihrem aktuellen Unternehmen bleiben.

Die Arbeitgeber haben sich von einem pauschalen Ansatz für Weiterbildungsmaßnahmen verabschiedet und setzen stattdessen neue Modelle und Technologieplattformen ein, die während des Onboardings und während des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter relevante Inhalte anbieten. Personalisierte Lernplattformen oder „Learning Experience Platforms“ helfen Unternehmen dabei, individuelle Lernprogramme für jeden Mitarbeiter zu erstellen, da diese Art von Technologie dem Lernenden auf der Grundlage seiner Aktivitäten und Interessen Module empfiehlt, die auf seine spezifischen Lernziele abgestimmt sind. Dies kann Arbeitgebern auch dabei helfen, eine Infrastruktur zu schaffen, die es ihnen ermöglicht, Mitarbeiter in Schlüsselpositionen schnell weiterzubilden und umzuschulen, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

"Mit Blick auf die Zukunft geht es nicht darum, Menschen zu entwickeln, um einen bestimmten Titel zu erreichen. Der Schwerpunkt wird auf einer kompetenz- und erfahrungsbasierten Talententwicklung liegen." - Susan Tohyama, CHRO, Ceridian

Lesen Sie mehr: Ceridian's 2023 Pulse of Talent Report

9. Ziele der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen verbinden

Um neue Mitarbeiter frühzeitig an das Unternehmen zu binden, können Arbeitgeber ihnen helfen, sich mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen und zu verstehen, wie ihre Arbeit zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Talentmanagement-Software kann Unternehmen dabei helfen, die Leistung, das Lernen und die Karriereentwicklung von Mitarbeitern an den Gesamtzielen und -fortschritten des Unternehmens auszurichten. Dies kann dazu beitragen, das Engagement zu steigern und die Mitarbeiterbindung zu verbessern, da die Mitarbeiter ein besseres Verständnis für die Auswirkungen ihrer Arbeit bekommen.

Auch ein Onboarding-Portal oder das Intranet des Unternehmens kann genutzt werden, um die Unternehmensziele und -werte zu präsentieren, damit sich neue Mitarbeiter von Anfang an mit dem Unternehmen identifizieren können. Videos sind besonders effektiv für das Engagement und machen den neuen Mitarbeitern Spaß.

Lesen Sie mehr dazu: Schlüssel zum Erfolg eines Onboarding-Programms: Die Unternehmenskultur in den Mittelpunkt stellen

10. Weisen Sie Onboarding-Buddies zu

Nicht alles wird während des formellen Onboarding-Prozesses geklärt, z. B. wer die wichtigsten internen Fachexperten in den einzelnen Abteilungen sind oder welche Möglichkeiten ein neuer Mitarbeiter hat, sich an den Gemeinschaftsprojekten des Unternehmens zu beteiligen. Für den Austausch kulturbezogener Informationen kann ein Arbeitskollege eine große Hilfe sein, um einem neuen Mitarbeiter den Einstieg in seine Rolle zu erleichtern.

In der Tat sagen 87 % der Unternehmen, dass Buddy-Programme die Fähigkeiten neuer Mitarbeiter verbessern. Die Zuweisung eines persönlichen Ansprechpartners ist wichtig, da die Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten und nicht die gleiche Zeit für persönliche Gespräche zur Verfügung haben. Ein erfahrener Mitarbeiter kann beispielsweise im ersten Monat einmal pro Woche und danach ein- bis zweimal pro Monat vorbeischauen, um sicherzustellen, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter wohlfühlt und sich eingewöhnt. Personalverantwortliche können eine Checkliste für neue Mitarbeiter erstellen und anwenden, um sicherzustellen, dass im gesamten Unternehmen eine einheitliche Buddy-Erfahrung herrscht.

Und in Zukunft bietet sich die Gelegenheit, Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Teams miteinander zu verbinden, um den Aufbau von Kontakten über eine verteilte Belegschaft hinweg optimal zu nutzen.

Die Auswirkungen eines strategischen Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter

Untersuchungen haben gezeigt, dass ein strategischer Onboarding-Prozess brings new employees up to speed 50% faster. Das bedeutet, dass sie schneller und effizienter zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen können. Da die Arbeitswelt immer digitaler wird, müssen Arbeitgeber heute einen strategischen und zielgerichteten Onboarding-Prozess entwickeln, um Talente zu binden und sie gleichzeitig schneller an das Unternehmen heranzuführen. Die Technologie ist insbesondere in dieser neuen Umgebung ein entscheidender Bestandteil der Neugestaltung des Onboarding-Erlebnisses, da sie eine wichtige Rolle bei der Interaktion mit neuen Mitarbeitern spielt und diese zum Erfolg führt.

Lesen Sie weiter: Die Auswirkungen von guten und schlechten Erfahrungen beim Onboarding von Mitarbeitern