Die versteckten Kosten einer uneinheitlichen globalen Entgeltabrechnung

Global zu expandieren kann in allen Unternehmensbereichen zusätzliche betriebliche Komplexität hervorrufen. Eine enorme Herausforderung ist in diesem Zusammenhang die Entgeltabrechnung über mehrere Länder hinweg. Wenn Sie in jeder Region, in der Sie tätig sind, unterschiedliche Payroll-Lösungen nutzen, kann dies schnell zu mangelnder Transparenz und Kontrolle führen. Denn Ihr Unternehmen ist möglicherweise nicht in der Lage, die Expansionsaktivitäten zu bewältigen oder das Wachstum an einem vorgegebenen Zeitplan zu auszurichten.

Die Probleme, die aus einer nicht integrierten globalen Entgeltabrechnung resultieren, sind Teil einer größeren Komplexitätskrise, mit der Unternehmen heute konfrontiert sind. Die Umsetzung von regional unterschiedlichen Vorschriften in separaten Payroll-Systemen ist nur ein Teil dieses Dilemmas. Die Durchführung der Entgeltabrechnung ist für Arbeitgeber heutzutage auch deswegen komplizierter, weil ihre Belegschaft immer ungebundener wird. Sie ist örtlich flexibel, dynamisch und immer verfügbar.

Payroll-Experten kämpfen mit verschiedenen Zielkonflikten: Sie müssen die Kosten niedrig halten, ein niedriges Risikoprofil wahren und außerdem sicherstellen, dass die Abläufe effizient sind. Um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und trotzdem die Risiken niedrig zu halten, üben Entscheidungsträger und Investoren Druck auf ihre Unternehmen aus. Es muss mit jeder neuen Maßnahme etwas erreicht werden, die täglichen Aufgaben müssen effizienter erledigt und ein Mehrwert muss geschaffen werden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Vorteile eine zentrale länderübergreifende Payroll-Lösung im Vergleich zur Nutzung isolierter Anbieter in den jeweiligen Ländern hat, und warum eine globale Lösung für die Arbeitswelt ohne Grenzen unerlässlich ist.

Kapitel 1: Überblick über die globale Payroll-Landschaft

Was ist mit globaler Entgeltabrechnung gemeint?

Eine globale Entgeltabrechnung ist die Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens in allen Ländern, in denen es tätig ist. Dieser Prozess umfasst die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung der einzubehaltenden Steuern und die Tätigung von Zahlungen. Darüber hinaus müssen bei der Entgeltabrechnung Zuschläge, Überstunden, Krankheits- und Urlaubsgeld berücksichtigt sowie die regionalen Arbeitsgesetze eingehalten werden.

Die präzise und zuverlässige Vergütung Ihrer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Aspekte der Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehung. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der zunehmenden örtlichen Flexibilität Ihrer Belegschaft kann die Payroll-Compliance aufgrund der weltweit unterschiedlichen Arbeitsgesetze sehr komplex werden.

Denken Sie an Spirit AeroSystems, einen der weltweit größten Entwickler und Hersteller von Verkehrs- und Verteidigungsflugzeugen. Er beschäftigt rund 18.000 Mitarbeiter auf der ganzen Welt, verwaltet 380 Lohn- sowie 50 Entgeltarten und arbeitet mit neun Gewerkschaften zusammen.

Die multinationale Entgeltabrechnung ist eine Herausforderung, die eher große Unternehmen betrifft, während mittelständische Unternehmen mit anderen Belastungen zu kämpfen haben. Trident Seafoods ist ein Familienunternehmen mit Sitz in Seattle und Verarbeitungsstandorten in China, Japan und Europa. Ein Großteil ihrer Aktivitäten findet in der Beringsee nahe Alaska statt. Durch die Mobilität ihrer Arbeitskräfte entlang der Küstengemeinden muss Trident besonders auf eine ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitszeiten und eine korrekte Besteuerung gemäß den lokalen Vorschriften achten.

In Unternehmen, die Mitarbeiter an mehreren Standorten einsetzen, ist ein globales Payroll-System unerlässlich für eine stets exakte und pünktliche Bezahlung der Belegschaft.

Gängige Varianten für eine globale Entgeltabrechnung

Es gibt keine Einheitslösung, die für jeden Betrieb passt. Ein Unternehmen muss abwägen, welches die richtige Lösung für es ist. Hier sind einige gängige globale Payroll-Szenarien, die Sie als Entscheidungsträger in Betracht ziehen können:

Interne globale Entgeltabrechnung: Unternehmenseigene Teams führen die gesamte Abrechnung für das weltweite Personal durch. Dafür richten die Unternehmen in jedem Land eine juristische Person ein, die sich selbst um die Einhaltung der Vorschriften kümmert, darunter auch die Steuer- und Behördenmeldungen. Wenn das Unternehmen wächst, kann es bei diesem Modell allerdings Probleme mit der Skalierung geben.

Einzelanbieter im jeweiligen Land: Bei diesem Sammelmodell nutzt ein Unternehmen unterschiedliche Payroll-Drittanbieter in jedem Land, in dem es tätig ist. Dieser dezentralisierte Ansatz hat zwar einen starken lokalen Bezug. Er hat aber auch den Nachteil, dass die Unternehmen mehrere Anbieter in verschiedenen Ländern steuern und isolierte Berichte aus mehreren uneinheitlichen Systemen selbst konsolidieren müssen.

Eine zentrale globale Payroll-Lösung: Mit einem Einzelanbieter kann die Entgeltabrechnung auch von Anbietern im jeweiligen Land durchgeführt werden. Sie wird aber über ein zentrales System mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche gesteuert. Dieses zentralisierte Modell verfügt über ein standardisiertes Berichtswesen und ermöglicht so eine konsistente Daten- und Kostenbewertung sowie eine unkomplizierte Erweiterung um neue Märkte.

Herausforderungen einer globalen Entgeltabrechnung

Die Durchführung einer Entgeltabrechnung über mehrere Länder hinweg ist kompliziert und kann Geldstrafen nach sich ziehen, wenn ein Arbeitgeber nicht die lokalen Gesetze einhält. Zu den häufigsten Hürden gehören:

Internationale Bankgeschäfte

Bei einer globalen Entgeltabrechnung müssen Unternehmen mehrere Währungen, ausländische Bankkonten, die unterschiedlichen Zeitzonen der örtlichen Support-Zentren und die sich ständig ändernden Beschäftigungsvorschriften jeder Region, in der sie tätig sind, berücksichtigen. Dies ist oft eine Herausforderung für Unternehmen, die verschiedene Anbieter in den jeweiligen Ländern nutzen.

Spezialisiertes Personal in der Region

Die meisten Unternehmen verfügen nicht über das Personal, die Zeit und die Ressourcen, um die Entgeltabrechnung in jeder Region, in der sie tätig sind, selbst abzuwickeln. Da die Arbeitgeber versuchen, agil und wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie Remote-Arbeit und Mobilitätsprogramme einführen, wird es immer komplizierter für sie, die Entgeltabrechnung auf lokaler Ebene effizient durchzuführen. Unternehmen mit einer grenzüberschreitenden Belegschaft, die rasch wächst oder saisonale Einstellungszyklen durchläuft, haben unter Umständen Schwierigkeiten, ihren Payroll-Pflichten nachzukommen.

Steuervorschriften und Arbeitsrecht

Jedes Land hat seine eigenen steuerlichen Anforderungen und Arbeitsgesetze. Abrechnungsfehler können besonders dann auftreten, wenn Unternehmen in neue Länder expandieren, da die meisten Lohnsachbearbeiter für ihre eigene Region ausgebildet und spezialisiert sind. Die Nichteinhaltung geltender Vorschriften kann zu kostspieligen Geldstrafen, Rechtsansprüchen und einer Schädigung des Markenrufs führen.

Isoliertes Reporting

Wenn Unternehmen für jede Region einen anderen lokalen Anbieter beauftragen, liefert jeder von ihnen seine eigenen Berichte zu den Arbeitskosten. Abrechnungsdaten werden dann oft regional isoliert erhoben, lassen sich nur schwer zu aussagekräftigen Dashboards und ganzheitlichen Berichten zusammenführen und sind mit Fehlern behaftet.

Die Entgeltabrechnung ist aber nur eine der vielen Herausforderungen des globalen Geschäfts. Deshalb nutzen viele multinationale Unternehmen eine globale Payroll-Technologie und erleichtern sich so immerhin die Bezahlung ihrer Teams auf der ganzen Welt.

Kapitel 2: Senkung Ihres Risikopotenzials

Die häufigsten Antworten auf die Frage nach den größten Problemen bei der Entgeltabrechnung in der Dayforce- Umfrage „Zukunft der Gehaltsabrechnung“ vom September 2022 lauteten: Compliance-Herausforderungen (43 %) und die Bewältigung der Payroll-Komplexität über mehrere Rechtsräume hinweg (34 %).

Globale Unternehmen unterliegen komplexen Compliance-Anforderungen, insbesondere wenn sie in neue Regionen expandieren. Ohne die richtigen Payroll-Abläufe kann die Durchführung der Entgeltabrechnung für mehrere Länder teuer und zeitaufwändig werden und das Unternehmen rechtlichen Risiken aussetzen.

43 % der Befragten gaben an, dass die Compliance eine ihrer größten Herausforderungen bei der Entgeltabrechnung ist. - Umfrage zur Zukunft der Gehaltsabrechnung

Die meisten Payroll-Experten verfügen über spezielles Fachwissen zu den Entgeltabrechnungs-, Steuer- und Beschäftigungsvorschriften ihrer Region, haben aber möglicherweise nicht die nötige Erfahrung für all die anderen Länder, in denen ihr Unternehmen tätig ist. Und sie haben unter Umständen nicht die Zeit oder die Ressourcen, um bei den Compliance-Anforderungen jeder Region auf dem Laufenden zu bleiben.

Die richtige Payroll-Technologie kann Unternehmen die Einhaltung der Compliance deutlich erleichtern. Beispielsweise trägt eine Lösung mit einer flexiblen Regel-Engine dazu bei, dass die verschiedenen Anforderungen einer multiregionalen Belegschaft einfacher berücksichtigt werden können. Die komplexen Payroll-, Steuer- und Lohnpfändungsvorschriften jeder Region zu verstehen und anzuwenden, erfordert viel Zeit. Eine globale Abrechnungsösung kann die für mehrere Länder tätigen Lohnbuchhaltungsteams dabei unterstützen.

Häufige Fehler bei der Entgeltabrechnung

Selbst scheinbar geringfügige Abrechnungsfehler können Ihr Unternehmen unnötigen und vermeidbaren Risiken aussetzen. Ein Bericht von EY zu den Risiken und Kosten der Personalverwaltung vom Dezember 2022 zeigt, dass jedes sechste befragte Unternehmen im vergangenen Jahr Probleme mit Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit Abrechnungsfehlern hatte.¹

Streitsachen können eine Reihe von Konsequenzen für Ihr gesamtes Unternehmen haben, wie z. B. Kündigungen von Mitarbeitern, eine schlechtere Arbeitsmoral, eine höhere Fluktuation, einen schlechteren Markenruf und höhere Betriebskosten.

Die häufigsten Fehler entstehen unter anderem durch falsche Zeit- und Anwesenheitserfassung. Wenn die Zeit- und Vergütungsdaten in getrennten Systemen gespeichert werden, kann dies zu widersprüchlichen Auswertungen und missverständlichen Betriebs- und Arbeitskosten führen. Solche Fehler sind frustrierend, aber weit verbreitet, insbesondere in Unternehmen mit einer großen Belegschaft. EY fand außerdem heraus, dass sich der Schaden pro Vorfall für ein Unternehmen durchschnittlich auf 291 US-Dollar an direkten und indirekten Arbeitskosten beläuft.

Jedes sechste befragte Unternehmen gab an, dass es im vergangenen Jahr mit Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Fehlern bei der Entgeltabrechnung konfrontiert war. – EY-Bericht, Dezember 2022

Zu den häufigsten Abrechnungs- und Zeiterfassungfehlern gehören laut dem EY-Bericht die folgenden:

• Fehlende oder falsche Zeiterfassung
• Falsche Kostenart/Zuweisung zur falschen Abteilung
• Fehler bei Urlaub/bezahlter Freistellung/Krankheit
• Fehler bei geplanten Einnahmen und Abzügen
• Fehlende Aktualisierung der Verfügbarkeit für Schichten
• Falscher Verdienstsatz für geleistete Arbeitszeit (z. B. Überstunden oder Urlaub)
• Falsche Spesenabrechnungen
• Steuerliche Änderungen
• Fehlende Aktualisierung bei Direktüberweisungen/Bankleitzahlen
• Fehler bei den Benefits

Wenn Zeiterfassung und Entgeltabrechnung im selben System erfolgen, führt dies zu effizienteren Payroll-Abläufen, präziseren Daten und einem schnelleren Reporting. Vor allem aber können Sie Ihre Compliance-Anforderungen mit der richtigen Technologie über eine einheitliche Benutzeroberfläche verwalten und dadurch das Risiko mindern, das mit einer globalen Entgeltabrechnung verbunden ist.

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Kapitel 3: Effizienzsteigerung auf breiter Front

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit weniger mehr zu erreichen und in jedem Bereich ihres Geschäfts effizient zu sein. In dieser schnelllebigen, digitalen Welt konzentrieren sich immer mehr Betriebe darauf, den Zeitaufwand für manuelle Arbeiten zu reduzieren und mehr Ressourcen für strategische Aufgaben einzusetzen. Denn dies kann ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Tatsächlich geben 27 % der Befragten der Umfrage zur Zukunft der Gehaltsabrechnung an, dass ineffiziente Prozesse einer ihrer größten Schmerzpunkte bei der Gehaltsabrechnung sind. Diese erschweren eine exakte Berechnung der tatsächlichen globalen Personalkosten.

Darüber hinaus ergab die Umfrage zur Zukunft der Gehaltsabrechnung, dass 85 % der befragten Unternehmen Probleme mit ihrer Payroll-Technologie haben. Wenn Ihre Mitarbeiter von den Systemen im Stich gelassen werden, fehlen ihnen sowohl die Werkzeuge als auch die Grundlage für die Erledigung ihrer Arbeit. Die Durchführung und Bestätigung der Entgeltabrechnung sind zeitaufwändige und herausfordernde Vorgänge, insbesondere wenn Ihr Unternehmen Personal in neuen Regionen einstellt.

Wie also kann es Ihren HR- und Payroll-Teams gelingen, mit der richtigen Ausgangsbasis die Effizienz zu steigern?

Einsatz von Technologie zur Verbesserung Ihrer Prozesseffizienz

Erfahren Sie hier, wie eine zentrale globale Payroll-Lösung dazu beitragen kann, die Effizienz der Entgeltabrechnung in Ihrem Unternehmen zu verbessern:

Senkung des manuellen Verwaltungsaufwands 

Durch die Automatisierung bestimmter Abrechnungsaufgaben kann Payroll-Technologie zur Optimierung von Abläufen beitragen. Denn dadurch fallen für Ihre Teams bei der Entgeltabrechnung weniger Verwaltungstätigkeiten und weniger Nacharbeit an.  

Reduzierung der Support-Abhängigkeit

Die richtige Technologie unterstützt Ihre Verwaltungskräfte und versetzt sie in die Lage, selbständig Systemänderungen vorzunehmen, wie zum Beispiel die Konfiguration von Einnahmen, Abzügen und Steuern. Durch eine ganzheitliche Betreuung der Entgeltabrechnung kann außerdem die Abhängigkeit vom Support verringert und der Zeitaufwand für die Fehlersuche reduziert werden.

Flexibilität bei den Abrechnungsläufen

Wenn Ihre Payroll-Teams bereits vor dem Abrechnungsabschluss an den Abrechnungsläufen arbeiten können, haben sie die Möglichkeit, den Zahlungszyklus kontinuierlich nach ihrem eigenen Rhythmus abzuarbeiten. Dadurch werden Verzögerungen oder Engpässe vermieden.

Buchungen für zukünftige Entgeltperioden

Ihre Payroll-Teams sind produktiver, wenn sie proaktiv statt reaktiv arbeiten können. Mit der richtigen Abrechnungstechnologie ist Ihr Team in der Lage, bereits Buchungen in zukünftigen Lohn- und Gehaltszyklen vorzunehmen, während es auch noch in der aktuellen Periode arbeitet.

Anpassungen mit oder ohne Unterstützung

Ein erstklassiges Support-Team kann essentiell sein. Sie können die Prozesseffizienz jedoch noch verbessern, wenn Sie Ihr Team selbst Aktualisierungen und Abgleichskontrollen durchführen lassen, anstatt sich auf den Support zu verlassen. Und wenn Sie doch Unterstützung benötigen, ist die Zusammenarbeit mit einem Einzelanbieter von Vorteil - durch einen zentralen Vertrag und ein Support-Team, das mit Ihrem Benutzerkonto vertraut ist und dadurch Ihre Anliegen in kürzester Zeit bearbeiten und lösen kann.

Entgeltberechnungen in Echtzeit

Verharren Sie nicht in der Vergangenheit. Die nächste Generation von Abrechnungstechnologien kann Nettobezüge in Echtzeit ermitteln. Dadurch sehen Sie immer direkt die Auswirkungen, wenn Ihr Team die Abrechnung bearbeitet.

Optimierung der IT

Wenn Ihr Unternehmen wächst, benötigt es eine zentralisierte Infrastruktur aus Funktionen, Technologien und Mitarbeitern, um die Effizienz zu steigern.Der Bedarf an Lösungen, die eine Datenintegration und -harmonisierung in Echtzeit ermöglichen, wird mit einer Expansion des Unternehmens immer wichtiger und komplexer.

Die Verwendung verschiedener Systeme für die gleiche Funktion verringert die Effizienz. Die Teilnehmer der EY-Umfrage gaben an, dass ihre Unternehmen im Durchschnitt fünf verschiedene Payroll-Anbieter nutzen - jeder mit einer eigenen Schnittstelle, unterschiedlichem Reporting und verschiedenen Kontrollstufen im Compliance-Management.

Wenn Ihr Unternehmen in einem Land mehrere Dienstleister nutzt, wird die Betreuung von Schnittstellen zu verschiedenen Support-Centern und Anbietern aufwendig, sowohl im Hinblick auf die Kosten- als auch auf die Ressourcenbelastung. Mit jedem weiteren System, das hinzukommt, steigen der Aufwand für die internen IT-Teams und die Outsourcing-Kosten exponentiell an.

Zudem enthalten Ihre Personalakten sensible personenbezogene Daten. Was würde eine Datenschutzverletzung Ihr Unternehmen kosten? Anstatt lokale Sicherheitspläne zu implementieren, sollten die Unternehmen in ein Komplettsystem investieren, das Ihre Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort schützt. Geeignet ist eine Technologie, die für sämtliche Mitarbeiterdaten eine zentrale, rollenbasierte Sicherheitsregel-Engine nutzt. Dadurch erreichen Sie durchgängige Datensicherheit und gewährleisten auf allen Ebenen einen sorgfältigen Datenumgang. Ein globales Abrechnungssystem, das Datenintegrationen und -abgleiche in Echtzeit ermöglicht und gleichzeitig eine zentrale Datenquelle für das Unternehmen verwendet, wird immer wichtiger, je stärker Ihr Unternehmen wächst.

Eine Technologie, die Ihre Datenintegrität verbessert anstatt sie zu beeinträchtigen, kann erheblich zu einer Reduzierung des Zeitaufwands und der IT-Ressourcen für die Pflege Ihrer Personalsysteme beitragen. Eine durchgängige, optimierte HCM-Technologie erleichtert die Skalierung Ihrer Zeiterfassung und Entgeltabrechnung, wenn Ihre Belegschaft wächst.

Outsourcing für mehr Effizienz

Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre globale Entgeltabrechnung auszulagern, wenn sie in den Regionen, in denen sie neue Teams aufbauen, keinen Rechtsträger haben. Die Gründung neuer juristischer Personen kann zeitaufwendig und ihre Unterhaltung auf Dauer schwierig sein. Zudem haben Payroll-Fachleute oft regionale oder nationale Zulassungen und fühlen sich daher möglicherweise nicht für die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen gerüstet.

Auch leitende Angestellte benötigen Payroll-Fachwissen für alle Regionen, in denen sie tätig sind, damit sie ihre Abrechnungsteams unterstützen können. Das Aufstocken des Personalbestands in jeder neuen Region kann jedoch ein zeitaufwändiges Unterfangen sein - insbesondere für Unternehmen, die ihre Personalplanung gesamtheitlich steuern. Wenn Ihr Unternehmen so schnell expandiert, dass eine ungeplante Personalaufstockung erforderlich ist, kann Ihnen eine Managed-Payroll-Lösung diese Aufgabe abnehmen.

Darüber hinaus haben Sie bei Zusammenarbeit mit einem globalen Payroll-Partner, der die Entgeltabrechnung weltweit für Sie koordiniert, nur noch einzigen zentralen Anbietervertrag.

Kapitel 4: Gewinnung tieferer Einblicke in Ihre globale Belegschaft

Um in der heutigen schnelllebigen Zeit einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, ist die Nutzung von Datenanalysen unerlässlich.  Der zunehmende Druck, mit weniger mehr zu erreichen, hat zur Folge, dass sich viele Unternehmen und ihre Investoren auf die Finanzzahlen und die Auswirkung der verschiedenen Geschäftskosten konzentrieren.

Die Arbeitskosten sind für die meisten Unternehmen einer der größten beeinflussbaren Kostenfaktoren. Für wachsende, überregionale Unternehmen kann die Berechnung der tatsächlichen Personalkosten jedoch eine Herausforderung sein. Zum einen ist die Berechnung in Echtzeit schwierig, zum anderen lassen sich die relativen Arbeitskosten auf internationaler Ebene nur schwer anhand der unterschiedlichen Daten aus allen Regionen eines Unternehmens analysieren.

Selbst wenn alle Vergütungsdaten verfügbar sind, kann den Entscheidungsträgern und Führungskräften die Sichtung und Interpretation der großen Menge an Informationen Schwierigkeiten bereiten. Wenn bereits die überregionale Datenintegrität und das Reporting ein Problem darstellen, wird es Ihren Teams schwer fallen, KI-gestützte Prognosetechnologien optimal zu nutzen, da diese auf qualitativ hochwertige Daten angewiesen sind.

Der Vorteil von Payroll-Reporting

Die richtige Technologie kann Ihre Teams durch eine einheitliche Benutzeroberfläche und die schnelle Identifikation wertschöpfender Aktivitäten und Schwachstellen in Ihrer Entgeltabrechnung unterstützen. Dies kann sich durch folgende Aspekte positiv auf Ihr Finanzteam, Ihre Personalplanung und Ihr Talentmanagement auswirken:

• Überwachung des Cashflows zur genauen Verfolgung der Ausgaben und zur Prognose von Gewinnen
• Präzise Abführung von Steuern zur Reduzierung von Risiken
• Überwachung der Entwicklung der Mitarbeiterfluktuation auf Basis der Vergütung
• Zahlung wettbewerbsfähiger Löhne zur Senkung der Fluktuationsrate
• Steigerung der betrieblichen Effizienz durch Monitoring der Personalkosten (z. B. Kosten für die Personalgewinnung und Stellenneubesetzung)

Hürden beim Reporting

Zusätzlich zum Bedarf an datengestützten Erkenntnissen gibt es noch weitere Schwierigkeiten bei der Erstellung von Berichten. Zu diesen Hürden gehören:

Manuelle Extraktion von Daten aus mehreren Systemen

Wenn Unternehmen mehrere Einzelanbieter in einem Land haben, müssen sie sämtliche Payroll-Berichte exportieren. Denn nur so können sie die Ausgaben in den verschiedenen Regionen genau vergleichen. Nicht jedes System bietet den Führungskräften effiziente Datenexport- und Zugriffsfunktionen. Allerdings sollten Ihre Payroll-Systeme Ihrem Team nicht noch zusätzlich Arbeit machen. Ihre Fachleute sollten weniger Zeit mit dem Abgleich von Daten und mehr Zeit mit der Analyse der Ergebnisse verbringen.

Gewinnung von Erkenntnissen

Wenn Sie ein Netzwerk aus verschiedenen regionalen Payroll-Systemen nutzen, haben Sie es eventuell mit unterschiedlichen Währungen und Berichtsformaten zu tun. Dadurch können unnötige Zwischenschritte bei der Erstellung von Berichten und Analysen erforderlich werden, denn die Lohnbuchhalter müssen die Daten zunächst in ein einheitliches, schlüssiges Format bringen, bevor sie aus ihnen sinnvolle Schlussfolgerungen und Erkenntnisse gewinnen können.

Ein zentrales System ermöglicht eine Standardisierung der Daten und bietet Ihren Mitarbeitern eine einheitliche Benutzererfahrung. Mehr noch, wenn Ihre Zeit- und Anwesenheits- sowie Ihre Entgeltabrechnungsdaten in einer zentralen Systemarchitektur vorliegen, sind für die Erstellung von Berichten keine Datenbewegungen erforderlich, und die Berechnungsergebnisse sind in Echtzeit sichtbar.

Proaktive statt reaktive Nutzung von Erkenntnissen

Es braucht Zeit und Ressourcen, um verschiedene Berichtsquellen zu interpretieren und Erkenntnisse manuell abzuleiten. Daher müssen Entscheidungsträger zur Steigerung der Leistung und Produktivität gezielt Investitionen tätigen. Das richtige System kann Ihnen dabei helfen, die Datenkonsistenz, Präzision und Transparenz zu erreichen, die Sie benötigen, um den Cashflow zu steuern und wirksame Entscheidungen bezüglich der Personalausgaben auf globaler Ebene zu treffen.

Nutzung von Erkenntnissen zur Entwicklung einer wettbewerbsfähigen Vergütungsstrategie

Die Vergütung ist einer der wichtigsten Aspekte der Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehung. Und ein exaktes Payroll-Reporting ist unerlässlich, um die Vergütungspläne eines Unternehmens für alle Betriebsregionen abzubilden. Der Cashflow und eine exakte Vergütung haben großen Einfluss auf die Finanzplanung Ihres Unternehmens.

Wenn alle Entgeltabrechnungsdaten in einer zusammenhängenden Umgebung vorliegen, können die Entscheidungsträger ihre internen Daten nutzen, um wirtschaftliche Erkenntnisse zur Steuerung der Kosten, zur Optimierung des Verwaltungsaufwands und zur Minderung des Fluktuationsrisikos durch eine intelligentere Vergütungsstrategie zu gewinnen.

Kluge Entscheidungen im Talentmanagement

Finanzielle Entscheidungen sollten niemals aus dem Bauch heraus gefällt werden. Ihre Vergütungsstrategie ist entscheidend für die Sicherstellung Ihres Betriebs. Sie muss die Mitarbeiter im Unternehmen halten, damit die Arbeit erledigt wird. Führungskräfte können bessere Entscheidungen treffen, wenn sie direkten Zugriff auf Daten wie den Leistungsverlauf, die Marktpreise, Peer-Vergleiche und Gehaltsspannen haben. Dadurch können sie ihre Mitarbeiter fair und wettbewerbsfähig entlohnen und eine resiliente und engagierte Belegschaft aufbauen.

Bindung von Talenten

Unternehmen sollten Vergütungspraktiken in Erwägung ziehen, mit denen sie bei der Gewinnung und Bindung von Talenten wettbewerbsfähig bleiben. Dazu bedarf es einer Reporting-Funktion über die Gehaltsgruppen der gesamten Belegschaft. Die Vergütungspläne sollten umfassend sein und mehrere Budgettypen für die verschiedenen Geschäftsregionen enthalten.

Ebenso ist es wichtig, die interne Vergütungsgerechtigkeit sicherzustellen, damit die verschiedenen demografischen Gruppen der Mitarbeiter gerecht bezahlt werden. Durch die Auszahlung fairer Entgelte und durch Payroll-Reporting können die Finanzteams entscheidend zur Verbesserung der Lohngerechtigkeit und Transparenz beitragen. Ihr globaler Payroll-Anbieter sollte Ihnen Daten für intelligente und gerechte Vergütungsentscheidungen liefern und so dazu beitragen, dass Sie Ihre Mitarbeiter korrekt behandeln.

Kapitel 5: Die wichtigsten Erkenntnisse, die Sie mit Ihren Kollegen teilen können

Payroll- und Finanzteams wissen gewöhnlich um die Komplexität, die mit der Entlohnung einer globalen Belegschaft verbunden ist. Andere Entscheidungsträger sind sich dieser Herausforderungen möglicherweise nicht bewusst. Hier finden Sie einige Studien über die Lage in der globalen Payroll-Landschaft, auf die Sie sich beziehen und die Sie mit Ihren Kollegen teilen können:

• 42 % der Befragten nutzen laut der Umfrage „Getting the World Paid“ von 2023 des Global Payroll Management Institute aktuell zwei bis fünf Entgeltabrechnungsdienstleister.²
• Die Umfrage zur Zukunft der Gehaltsabrechnung von Dayforce ergab, dass 69 % der teilnehmenden Unternehmen Probleme mit ihren Payroll-Daten haben.
• Fast die Hälfte der Befragten (48 %), die Payroll-Technologie der nächsten Generation nutzen, gaben an, dass sie diese für die Automatisierung manueller Prozesse verwenden. Dadurch können sie die Compliance und die Effizienz in der Entgeltabrechnung deutlich steigern, ergab die Umfrage „Global Payroll Benchmarking“ 2018 von Deloitte.³

Ein internationales Payroll-Management kann wachsenden Unternehmen dabei helfen, ihre Mitarbeiter effizient zu bezahlen und einen globalen Gesamtüberblick über die Personalausgaben zu behalten. Wenn alle Ihre Abrechnungssysteme eine gemeinsame Sprache sprechen, werden Ihre Prozesse schneller effizient..
 

[1] „Cost and risks due to payroll errors: Results of the 2022 HR Processing Risk and Cost Survey,” EY, Dezember 2022. 
[2] „Umfrage ‚Getting the World Paid' 2023", Global Payroll Management Institute, 2023. 
[3] Brian Proctor, Susan Leal und Tina Juliana, „Global payroll benchmarking survey report“, Deliotte, 2018. 

Dieser Blogbeitrag wurde am 29. Februar 2024 aktualisiert. Ursprüngliche Veröffentlichung: 30. August 2023.