Le comté de Milwaukee affine son avantage concurrentiel

Le comté de Milwaukee est une communauté dynamique d’environ 930 000 âmes, juchée sur la côte ouest du lac Michigan. On y trouve des attractions convenant à tous les goûts et intérêts, y compris une riche scène culinaire et brassicole, des galeries d’art, ainsi que le Summerfest, le plus important festival musical au monde. Quel que soit le jour, le comté fourmille de personnes occupées à visiter le musée Harley-Davidson ou le zoo, à assister à une partie des Brewers ou à encourager les Bucks, champions de la NBA en 2021.

L’administration du comté compte quelque 6 000 employés, dont environ 4 000 à temps plein, le reste étant composé de travailleurs saisonniers ou temporaires. Les effectifs sont répartis dans des services d’une grande diversité, et travaillent notamment à l’aéroport international, au zoo, au sein du service des parcs et du système de transport en commun locaux, des organismes d’application de la loi et d’un hôpital de santé comportementale. « C’est comme gérer une entreprise composée de multiples branches d’activité, » explique Genaro Baez, directeur des opérations de RH, Apprentissage et perfectionnement, et Attraction des talents.

L’équipe des RH joue un rôle crucial pour soutenir les différents services et les effectifs diversifiés du comté. L’équipe est partagée en de multiples divisions, soit les services des opérations de RH, de l’apprentissage et du perfectionnement, de l’attraction des talents, des relations avec les employés, de la rémunération et des avantages sociaux, et du régime de retraite. Les services des relations avec les employés et de l’attraction des talents sont structurés comme des centres d’excellence, chacun responsable de soutenir plusieurs services.

Bien que les gens adorent visiter le comté de Milwaukee et y vivre, l’attraction des talents représente un défi pour son administration. Le secteur public est essentiel pour maintenir le bon fonctionnement et la prospérité du comté, mais celui-ci peine à se mesurer au secteur privé en ce qui a trait au salaire, ce qui nuit au recrutement et à la fidélisation. M. Baez fait remarquer que, lorsqu’il a commencé à y travailler, les agents correctionnels nouvellement embauchés demeuraient en fonction en moyenne onze mois. Nombre d’entre eux quittaient leur poste pour un emploi offrant un meilleur taux horaire. Le taux de roulement élevé oblige ainsi l’équipe des RH à multiplier les tours de force.

Incapable distinguer au chapitre du salaire, le comté de Milwaukee rivalise avec la concurrence grâce à son régime de rémunération globale. Le comté offre en effet un excellent régime de retraite et d’avantages sociaux, des conditions de travail saines ainsi que des occasions de perfectionnement professionnel, et s’efforce de communiquer cette proposition de valeur à ses employés actuels et potentiels.

En 2018, le comté de Milwaukee a déclaré que le racisme constituait une crise de santé publique. La diversité, l’équité et l’inclusion au travail sont alors devenues une priorité absolue. Tous les services tendent désormais vers l’objectif de faire du comté de Milwaukee un exemple dans l’État en s’attaquant aux inégalités raciales.

Pour l’aider à atteindre ses objectifs en matière de diversité, d’équité et d’inclusion, à affiner son avantage concurrentiel et à mettre en œuvre des stratégies novatrices de fidélisation des employés, le comté de Milwaukee avait besoin d’une solution de gestion des RH unifiée qui lui permettrait de centraliser de multiples sources de données sur les effectifs, d’obtenir un meilleur aperçu de l’état de santé et de la diversité de ses effectifs, de dégager des constantes et des tendances, et d’adopter une approche axée sur l’apprentissage et le perfectionnement dans l’ensemble de ses services.

Tirer parti de toute la puissance des données

Le comté de Milwaukee a terminé les deux premières phases de l’implémentation de Dayforce, et utilise actuellement les modules Gestion de la paie, Gestion des effectifs, Apprentissage, Recrutement et Intégration. Dans le cadre de la phase suivante, il déploiera les modules Rémunération et Rendement.

Dayforce a permis au comté de centraliser les données relatives aux employés et à la paie en un seul système, ce qui lui offre un portrait à la fois plus global et plus détaillé de l’état de ses effectifs.

« Grâce à Dayforce, le comté de Milwaukee cherche entre autres à tirer parti d’un véritable tableau de bord lui permettant de consulter toutes les données sur les RH, indique M. Baez. Une fois la troisième phase l’implémentation terminée, ce sera la première fois de son histoire que le comté de Milwaukee disposera d’une solution numérique dans ses trois secteurs divisionnels de gestion des RH. »

Le système permettra au comté de simplifier et de standardiser les types de postes afin d’accroître l’uniformité d’un service à l’autre.

« Lorsqu’on s’attarde aux compétences et aux tâches essentielles qui y sont associées, force est de constater que nombre d’emplois dans l’ensemble des organismes du comté sont en réalité des postes de comptabilité, et que les multiples titres uniques existants sont le résultat d’une transformation qui s’est opérée au fil des années au sein des différentes administrations, observe M. Baez. Le module Rémunération nous permettra d’en réduire le nombre pour ne conserver que trois ou quatre titres différents. Cela fait, nous serons en mesure de communiquer des échelons de carrière ainsi que plans de relève décrivant les exigences en matière d’apprentissage, de perfectionnement et de gestion du rendement requises pour gravir ces échelons. »

M. Baez est par ailleurs ravi que l’époque où son équipe devait utiliser des systèmes distincts et des données éparses soit révolue. Un accès facile aux données sur les effectifs est effet crucial pour que celle-ci soit en mesure de maximiser le potentiel des effectifs. « Auparavant, nous ne disposions d’aucun tableau de bord et n’avions pas la possibilité de générer des rapports fondés sur des données en temps réel ou des données ponctuelles provenant de nos multiples systèmes, ce qui limitait l’information que nous pouvions communiquer au sujet de l’organisation et des employés. »

Le temps gagné grâce à Dayforce a permis à l’équipe des RH de concentrer ses efforts à la réduction de la durée du cycle d’entrevue et d’embauche, ainsi qu’à la sélection des meilleurs candidats. Depuis l’implémentation de Dayforce, le comté a observé une tendance positive du taux de fidélisation, y compris en ce qui a trait aux agents correctionnels.

Rivaliser avec la concurrence grâce à la rémunération globale

L’accès à un système unifié permet également au comté de Milwaukee de mieux définir et communiquer sa proposition de valeur, soit son régime de rémunération globale. Le comté est en effet l’un des rares employeurs à toujours offrir des régimes de retraite et de régimes d’épargne différée. Il offre également de nombreux congés rémunérés ainsi qu’un régime d’avantages sociaux attrayant.

« Le comté de Milwaukee applique une stratégie de rémunération globale qui tient compte de tous les aspects importants pour un employé, qu’il s’agisse de la conciliation travail-vie personnelle, de la retraite, de la formation ou du développement organisationnel. Une personne qui choisit de travailler pour le comté de Milwaukee pourrait ainsi tirer parti d’occasions d’apprentissage exceptionnelles, souligne M. Baez. Tous ces avantages mis ensemble font en sorte que la rémunération, en tant que simple montant annuel en dollars, devient moins attrayante, et nous pouvons alors nous démarquer en tant qu’employeur. »

Depuis l’implémentation de Dayforce, le comté de Milwaukee a pu passer d’une approche réactive en matière de gestion des RH à une planification des effectifs intentionnelle. Il est en mesure de brosser un meilleur portrait de l’avenir de ses employés au sein de l’organisation et de leur insuffler un sentiment d’appartenance dès qu’ils franchissent ses portes.

Miser sur l’apprentissage

Afin de bonifier le régime de rémunération globale et de favoriser la mobilisation et la fidélisation des employés, M. Baez et son équipe tirent parti du module Apprentissage de Dayforce. Les tableaux de bord et les données permettent d’établir la cartographie des compétences que possèdent actuellement les effectifs du comté et de prévoir celles qu’ils devront acquérir ultérieurement.

« Nous nous efforçons de comprendre quelles sont les lacunes, et d’instaurer des initiatives de formation, d’apprentissage et de perfectionnement et de développement organisationnel qui nous permettront de devenir le lieu de travail que nous souhaitons être, expliquer M. Baez. Mais rien de tout cela n’est possible sans adopter une approche fondée sur les données. On ne peut améliorer ce qu’on ne peut mesurer. »

Le comté a mis un contenu d’apprentissage personnalisé à la disposition des employés de l’ensemble de ses services. Le module Apprentissage de Dayforce permet ainsi à l’équipe de M. Baez d’ajouter des cours en fonction du service ou de l’échelon d’un employé. Si l’employé souhaite faire le saut en gestion de personnel, il peut accéder à des cours portant sur la gestion d’effectifs diversifiés, la collaboration entre les différents services et la gestion de projet. Mike Cucciardo, gestionnaire de l’apprentissage et du perfectionnement, estime qu’environ 95 % des employés du comté utilisent au moins une fois le module Apprentissage de Dayforce au cours de l’année.

De plus, le comté entend déployer le module Rendement de Dayforce afin d’intégrer la formation et l’amélioration des compétences aux objectifs de ses employés. Cet ajout permettra en outre aux gestionnaires de tenir des conversations constructives sur l’amélioration des compétences et le cheminement de carrière avec les membres de leurs équipes. Le rendement des gestionnaires sera d’ailleurs évalué en partie en fonction de leur réussite en ce qui a trait à l’amélioration des compétences de leurs équipes.

« Est-ce qu’ils utilisent notre système de gestion de l’apprentissage pour attribuer des formations en accord avec notre initiative d’amélioration des compétences? Est-ce qu’ils intègrent cet élément à l’établissement des objectifs de leurs subordonnés directs pour la nouvelle année? Ces aspects se répercutent sur l’attraction des talents en nous aidant à nous forger une réputation d’employeur de choix, estime M. Baez. C’est peut-être ce qui convaincra les candidats de nous choisir plutôt que l’un de nos douze autres concurrents. »

À mesure que la priorité accordée à l’apprentissage et au perfectionnement s’enracinera dans la culture, M. Baez espère que les employés se sentiront poussés à figure d’ambassadeurs du comté pour l’aider à recruter des candidats qualifiés et à consolider ses effectifs.

« Dayforce procure aux gestionnaires de personnel les outils dont ils ont besoin pour réellement rehausser la qualité de vie de leurs subordonnés directs grâce à l’apprentissage, à la mobilité interne et à la possibilité de se fixer des objectifs SMART, » précise-t-il.

Prendre des décisions éclairées en matière de recrutement pour favoriser la diversité, l’équité et l’inclusion

Dayforce fournit également au comté de Milwaukee les outils et l’information dont il a besoin pour atteindre ses objectifs en matière de diversité, d’équité et d’inclusion et concrétiser sa priorité stratégique de faire devenir un exemple en la matière au sein de l’État.

Le comté dispose maintenant d’indicateurs de performance clés qui l’aident à s’assurer de prioriser la diversité, l’équité et l’inclusion au travail, et ce, à tous les échelons, afin de mieux refléter la composition démographique de sa circonscription.

L’analyste de données sur les effectifs Molly Xiong tire aussi parti des données démographiques sur les employés extraites de Dayforce pour déceler tout écart en matière de diversité, d’équité et d’inclusion. Elle transmet ensuite ces points de données à l’équipe des RH et aux chefs de service pour que ceux-ci puissent prendre des décisions éclairées en matière de recrutement, en accord avec les objectifs du comté relativement à la diversité.

« Dayforce leur permet d’obtenir un aperçu en temps réel de notre bassin de candidats et de nos effectifs. Nous pouvons leur recommander de participer à des programmes de perfectionnement des gestionnaires, et de collaborer avec des partenaires communautaires pour les aider à prendre en compte un plus large éventail de candidats et de talents, » soutient M. Baez.

Depuis l’implémentation de Dayforce, MM. Baez et Cucciardo estiment que le comté a réalisé un rendement du capital investi qui se mesure tant par la diversité accrue de ses bassins de candidats que par la hausse du nombre de femmes et de personnes issues des minorités parmi les diplômés des programmes de perfectionnement des gestionnaires et d’excellence en leadership.

Faire équipe pour assurer la réussite de l’implémentation

La consolidation de plusieurs services et d’effectifs nombreux en un seul système représente un défi de taille. Se familiariser avec les pratiques organisationnelles, personnaliser la solution en fonctions de besoins précis et rationaliser les processus demande du temps, de la patience et du dévouement. Le choix d’un partenaire de confiance en matière d’implémentation est donc la clé du succès.

Tout au long de son parcours, le comté de Milwaukee a pu compter sur les conseils et le soutien de l’équipe de Dayforce. Ce partenariat a tout changé. « Faire équipe avec Dayforce, c’est pouvoir compter sur un véritable partenaire. L’accent est mis sur l’implémentation plutôt que sur une simple installation, » fait remarquer M. Baez, soulignant la nuance importante entre les deux.

« Nous avons beaucoup aimé notre expérience d’implémentation avec l’équipe de Dayforce. Ce fut très agréable. Une passion et une énergie électrisantes étaient palpables des deux côtés, » ajoute M. Cucciardo

Alors qu’il s’apprête à entreprendre la prochaine étape de son projet d’implémentation, qui comprend le déploiement de l’application mobile auprès de ses effectifs, le comté de Milwaukee cherche continuellement à adapter les fonctions de la plateforme à ses besoins. L’équipe de Dayforce accompagnera le comté tout au long du processus, prête à surmonter chaque difficulté et résolue à répondre aux besoins complexes d’une métropole florissante.

M. Baez est impatient d’approfondir son partenariat avec Dayforce dans les années à venir et de découvrir de nouvelles façons de tirer parti de Dayforce pour soutenir le comté dans sa quête d’excellence.

« En définitive, mon mandat, au sein du comté de Milwaukee et du marché vertical du secteur public, est non seulement de repérer les candidats talentueux, mais aussi de les fidéliser. Dayforce est l’outil idéal pour m’aider à atteindre ces objectifs, » conclut-il.