Farm Credit Foundations profite pleinement des avantages de Dayforce

« Famille », voilà le mot qui décrit le mieux l’équipe de Farm Credit Foundations. Établie au Minnesota, cette coopérative est formée d’organisations associées à Farm Credit – c’est-à-dire d’employeurs qui font crédit aux agriculteurs afin de les aider à faire croître leur entreprise. Établies un peu partout aux États-Unis, ces organisations ont décidé de mettre en commun leurs services de RH.

« Nous sommes une grande famille », a expliqué Suzanne Smith, gestionnaire des avantages sociaux. « Nous mangeons ensemble, et après la fermeture des bureaux, nous jouons aux quilles ou au golf. Bien sûr, nous travaillons aussi très fort. Mais le fait d’être entouré de gens qui aiment leur travail et que l’on apprécie, ça change tout. »

Le modèle unique de coopérative de Farm Credit Foundations signifie que ses clients sont aussi ses propriétaires. Les décisions sont donc prises en fonction de ce qui sera avantageux pour le groupe, comme dans une famille. L’organisation est devenue une coopérative à charte fédérale en 2012, et s’est donné comme objectif de chercher un seul fournisseur de services de RH pour toutes ses entités afin d’améliorer les avantages sociaux offerts aux membres.

Pour l’équipe de Farm Credit Foundations, l’idée d’offrir une expérience plus fluide à près de 9 000 employés dans 37 entités juridiques au pays dépassait la simple rationalisation des coûts : « Il faut tenir compte des employés, mais aussi de leur famille. En tout, nos choix se répercutent sur 23 000 personnes. Les avantages sociaux occupent une place cruciale, puisqu’ils influent sur le quotidien de chacun. Sans la santé, on n’a rien », a expliqué Teresa Heath-Alva, chef de la direction.

Chaos en coulisses

Comme dans toutes les familles, trouver une solution qui répond aux besoins de chacun présente tout un défi. Les services de Farm Credit Foundations sont constitués de 37 entités juridiques distinctes, et chacune a des besoins propres. L’équipe cherchait donc une solution qui serait suffisamment souple pour convenir à la situation de chacun des employeurs, tout en fournissant les avantages et l’uniformité d’un système unique et centralisé.

Selon Michelle Meyer, gestionnaire des technologies et de l’innovation : « On voit tout de suite en observant nos exigences particulières en matière d’utilisation d’une plateforme ou d’une application qu’il nous faut un système évolutif et polyvalent. La configuration doit être souple afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation que nous servons. »

La façon dont l’équipe gérait les avantages sociaux était digne d’une scène du Magicien d’Oz. En apparence, les employés semblaient pouvoir effectuer les choses en ligne, mais il suffisait de jeter un œil en coulisses pour avoir la preuve du contraire. L’équipe de Farm Credit Foundations imprimait les formulaires de sélection des avantages sociaux, saisissait manuellement les données dans le système, numérisait les documents puis vérifiait l’exactitude des données. Le système en place s’accompagnait d’un lourd fardeau administratif et le risque d’erreurs était élevé.

Testée et approuvée

L’équipe cherchait un système qui minimiserait le risque d’erreurs et allégerait le fardeau administratif associé à l’inscription aux avantages sociaux. Il fallait aussi qu’il puisse gérer la structure complexe des régimes de retraite que Farm Credit Foundations administre pour ses membres, tout en effectuant les calculs complexes de la rémunération, étant donné qu’il y a plus de 360 régimes de droit aux vacances et au congé de maladie.

Pour dénicher le système qui permettrait de fournir d’excellents services de gestion des avantages sociaux et des RH aux employeurs associés à Farm Credit, il a fallu évaluer chacune des solutions des différents fournisseurs afin de déterminer comment elles se comportaient en situation réelle.

« Nous avons établi des démonstrations scénarisées pour toutes nos évaluations et nos équipes ont pris le temps de juger ces évaluations. En fin de compte, plus de 13 000 points de données nous ont convaincus que Dayforce était en mesure de répondre à nos exigences opérationnelles », a affirmé Mme Meyer.

Solution sur mesure et bien plus encore

Les modules de Dayforce présentent diverses fonctions qui ont aidé Farm Credit Foundations à atteindre ses objectifs. D’abord, l’équipe pouvait établir 37 configurations différentes sur une seule plateforme de façon à répondre aux exigences de chacune des entités de l’organisation. L’environnement de Dayforce a aussi permis de répondre aux besoins de l’organisation, qui compte plus de 250 postes liés à la sécurité; chaque entité a donc pu personnaliser l’accès aux données afin que chaque groupe ne puisse consulter que celles de ses propres employés.

Autre fonction intéressante de Dayforce : les outils en libre-service à l’intention des employés, dont l’application mobile parfaitement adaptée aux employés qui sont souvent sur le terrain. « Comme nous travaillons dans un secteur financier associé à l’agriculture, la plupart des responsables des prêts ne sont pas assis à leur bureau », explique Mme Meyer. « Ils peuvent très bien se trouver sur une ferme, sans accès à un ordinateur. L’application leur permet de soumettre des demandes de congé et de consulter leur rémunération. »

Priorité accordée au facteur humain

Les avantages ont été constatés dès l’implémentation des modules de Dayforce. Par exemple, le gain de temps associé aux tâches administratives a été considérable. Mais la plus grande amélioration a visé le régime d’avantages sociaux, qui exigeait auparavant de nombreuses interventions manuelles.

« Pour ce qui est de la gestion des avantages sociaux, Dayforce nous a permis de gagner l’équivalent de plus d’un mois de saisie de données relatives aux changements de situation et aux comptes d’épargne-santé », a raconté Mme Meyer.

Ce gain de temps a permis à l’équipe de donner davantage de formations, un changement qui a plu aux employés. « En moyenne, une centaine de personnes assistent à chacun des webinaires, et nous en tenons plusieurs chaque mois. Quand nous nous déplaçons dans les divers bureaux, nous accueillons environ 80 personnes, accompagnées de leur conjoint ou conjointe. Chacun veut en apprendre davantage sur la meilleure façon d’utiliser les avantages sociaux », explique Mme Smith.

Évidemment, la conversation est vite retournée sur le sujet de la famille :

« Je me souviens d’une fois où un employé nous a appelés dans la détresse la plus complète. Son enfant avait eu un grave accident alors qu’il était à l’étranger, dans un endroit reculé, et il fallait le transporter afin qu’il soit opéré. Le fait que cet employé sache qu’il pouvait offrir de tels services médicaux à son enfant sans pour autant se ruiner, c’était essentiel à son bien-être », a souligné Mme Heath-Alva.

Tournée vers l’avenir

Les familles sont dynamiques. Au fil du temps, elles grandissent et leurs besoins évoluent. Farm Credit Foundations observe ces mêmes changements au sein de son organisation et elle s’adapte constamment aux besoins de ses membres. Il est donc important que les solutions technologiques qu’elle utilise suivent le rythme.

« Au fil de la croissance de notre organisation, nous devons continuer d’offrir notre soutien à nos employeurs. Il nous faut donc des outils qui vont croître et évoluer avec leurs besoins », souligne Mme Meyer. « C’est une caractéristique présente chez Dayforce. La vitesse de déploiement des nouvelles fonctions nous permet de les mettre en œuvre au sein de notre équipe et de les appliquer à nos processus rapidement afin de simplifier les choses. »

Toutes les décisions portant sur la technologie sont prises en fonction de leur incidence sur les gens :

« Toute erreur relative aux avantages sociaux, à la rémunération ou aux rapports qui servent pour la communication de l’information financière peut avoir des conséquences sérieuses », a affirmé Mme Heath-Alva. « On ne peut se permettre de prendre des risques. Il est très important que nos partenaires soient conscients de ce qui est en jeu, et comprennent nos besoins en matière d’innovation. »