Pourquoi les employeurs ont-ils toujours autant de mal à planifier les horaires effectifs de première ligne?

La planification a toujours représenté un défi pour les gestionnaires tentant de concilier empathie et productivité, flexibilité et conformité à la réglementation. Un défi qui, au lieu de s’améliorer avec le temps, se complique. Cela s’avère particulièrement vrai pour ce qui est des travailleurs de première ligne qui doivent concilier une vie personnelle occupée avec des horaires imprévisibles. Les organisations, quant à elles, doivent composer avec des exigences en matière de conformité de plus en plus complexes.    

Compte-tenu de toutes ces contraintes vécues de part et d’autre, il n’est pas surprenant que les gestionnaires et les effectifs de première ligne conviennent que leurs organisations ont des problèmes de planification des horaires. En effet, selon un nouveau rapport, Vaincre la crise de complexité des gestionnaires de première ligne, pour lequel plus de 6 900  travailleurs de première ligne, de gestionnaires et de dirigeants dans le monde ont été sondés, une majorité écrasante de gestionnaires (73 %) et de travailleurs (71 %) disent avoir vécu des problèmes d’horaire.  

Le problème n’est pas nouveau, alors pourquoi perdure-t-il? Une partie de la réponse réside dans ce que nous appelons chez Dayforce une « crise de la complexité », laquelle englobe l’explosion des différents types de travail et de travailleurs, des pénuries de main-d’œuvre persistantes, un décalage entre les compétences et l’évolution des rôles, et une complexité croissante des exigences en matière de conformité à la réglementation. Pour de nombreuses organisations comptant d’importants effectifs de première ligne, il est vital de disposer des bonnes personnes au bon moment afin d’assurer la continuité des activités et le service à la clientèle. En outre, les dirigeants doivent faire face à l’évolution rapide de la réglementation; les exigences relatives à la semaine de travail équitable aux États-Unis en sont un exemple. À cela s’ajoutent des processus manuels lents qui privent de nombreux dirigeants d’exploitation de l’information dont ils ont besoin, rendant ainsi difficile tout changement de cap.  

Quelle est la cause de ces problèmes persistants d’établissement des horaires? 

La première étape vers la résolution des problèmes d’établissement des horaires consiste à mieux comprendre comment ceux-ci affectent les gestionnaires et les travailleurs de première ligne. Dans notre nouveau rapport, ces deux groupes ont cité comme principales difficultés liées à l’établissement des horaires le manque de contrôle sur les horaires, des événements importants manqués à cause des horaires, et le stress causé par les horaires.  

Mais si ces problèmes de planification sont si pénibles pour les gestionnaires et les travailleurs, pourquoi perdurent-ils au niveau opérationnel? La quantité et la qualité de l’information dont disposent les entreprises qui comptent des effectifs de première ligne pourraient constituer une réponse à la question. Notre rapport révèle que près de la moitié des dirigeants disent qu’ils manquent souvent ou toujours de données suffisantes pour prendre des décisions en matière de dotation en personnel, affirmation à laquelle 41 % des gestionnaires font écho. Sans l’information juste, il est impossible de créer des horaires optimisés et flexibles.   

Sur le plan opérationnel, l’absence de données cruciales frustre les dirigeants qui ne sont pas en mesure d’évaluer les inefficacités et la lourdeur des horaires. Les gestionnaires, quant à eux, se débattent avec des outils anciens qui exigent d’inutiles efforts manuels qui ne leur laissent souvent ni le temps ni la latitude nécessaire pour prendre les meilleures décisions pour leurs équipes. Et les employés ont encore moins de contrôle, puisqu’ils travaillent selon des horaires qui ne sont pas adaptés à leur style de vie et qui les contraignent à se démener chaque jour pour s’acquitter de leurs responsabilités de base. Si les organisations n’ont pas accès en tout temps et de n’importe où à la bonne information, elles demeureront toujours à la traîne des organisations pionnières de leur secteur d’activité qui, elles, peuvent prendre des décisions en temps réel pour atteindre la simplicité à grande échelle, tirer plus de valeur de leurs efforts actuels et réaliser le plein potentiel de leur potentiel humain.  

Notre rapport révèle que près de la moitié des dirigeants disent qu’ils manquent souvent ou toujours de données suffisantes pour prendre des décisions en matière de dotation en personnel, affirmation à laquelle 41 % des gestionnaires font écho.

Imaginez vos options si vous étiez physiquement épuisé mentalement vidés, mais aviez toujours du mal à payer vos factures chaque mois? De nombreux travailleurs acceptent encore d’effectuer autant de quarts de travail qu’ils le peuvent pour joindre les deux bouts. Nos horaires de travail peuvent affecter notre bien-être aujourd’hui, mais selon les experts de la santé, les modes de travail instables peuvent également jouer sur notre santé plus tard dans la vie. Un nouveau rapport publié dans la revue PLOS ONE examine de plus près les liens entre le travail par quarts et la santé. Il en ressort que la quantité et la qualité du sommeil des personnes ayant des horaires atypiques sont moindres, et que leurs fonctions physiques et mentales sont plus faibles. Elles sont également plus susceptibles de se déclarer en mauvaise santé et de présenter des troubles dépressifs au milieu de l’âge adulte.  

Modifier votre approche de l’horaire par roulement 

Malgré les nombreuses difficultés auxquelles se heurtent les entreprises comptant d’importants effectifs de première ligne, il existe de nombreux exemples positifs sur la manière de les surmonter. Prenons le cas de IKEA, le géant du commerce de détail qui a récemment fait les gros titres pour son approche dynamique visant à améliorer l’engagement et la fidélisation des travailleurs de première ligne. IKEA connaissait d’importants problèmes de roulement de personnel parmi ses travailleurs de première ligne. L’entreprise a donc mis en place un système combinant augmentations de salaire, échanges de quarts de travail en libre-service et semaines de travail stabilisées pour témoigner à ses employés de l’importance qu’elle accorde à leur temps. Son exemple montre qu’en investissant dans les bons outils, vous pouvez donner à vos gestionnaires la possibilité d’établir des horaires équitables et, à vos effectifs, plus d’autonomie.  

Lorsque les gestionnaires et les travailleurs peuvent exercer un plus grand contrôle sur l’établissement des horaires, cela peut avoir des effets bénéfiques sur l’ensemble de l’organisation :  

Autonomie accrue : Pour les 67 % d’employés qui disent pouvoir échanger leurs quarts de travail avec des collègues, 35 % d’entre eux doivent passer par un gestionnaire ou un chef d’équipe. Les applications modernes de gestion des effectifs permettent aux travailleurs mobiles d’afficher et d’échanger des quarts de travail avec des collègues eux-mêmes, sans alourdir la charge de travail de leur gestionnaire. 

Plus d’options : Vos gestionnaires peuvent-ils prendre des décisions plus complexes relatives à planification de la main-d’œuvre? Selon une étude de Dayforce, près des deux tiers (63 %) des travailleurs de première ligne sont intéressés à effectuer des quarts de travail à d’autres emplacements. Le travail partagé peut donner aux travailleurs plus de flexibilité quant à leur lieu de travail et, aux gestionnaires, plus d’options pour répartir les travailleurs entre différents emplacements.  

Un meilleur bien-être : En offrant plus de choix aux cadres et aux travailleurs, vous leur montrez que vous appréciez leur contribution et que vous respectez leur autonomie. Le contrôle des horaires peut avoir de nombreuses retombées positives sur l’équilibre travail-vie personnelle et renforcer l’engagement des travailleurs envers leur employeur. Une main-d’œuvre en meilleure santé peut également se traduire par une plus grande productivité, une résilience accrue et un plus fort rendement. 

Principaux points à partager 

• Les problèmes d’horaires affectent la majorité des gestionnaires et des employés de première ligne.  

• Les personnes qui ont des horaires atypiques sont plus susceptibles de déclarer que ceux-ci affectent la qualité de leur sommeil, de même que leur santé physique et mentale, et ce, jusque dans l’âge mûr.  

• Les dirigeants et les gestionnaires reconnaissent qu’ils ne disposent pas de la bonne information pour prendre de bonnes décisions en matière de dotation de personnel.  

• D’après les gestionnaires et les travailleurs, les problèmes liés à établissement des horaires découlent du peu de contrôle qu’ils ont sur les horaires : ils ratent des événements importants et cette mauvaise planification leur est source de stress. 

• Les deux tiers des travailleurs étant intéressés par la possibilité de travailler dans différents emplacements, le travail partagé se révèle une option utile pour la planification de la main-d’œuvre.  

• Même lorsque les employés ont la possibilité d’échanger des quarts de travail, beaucoup d’entre eux doivent encore passer par leur gestionnaire pour effectuer ce changement. 

Les entreprises qui comptent une importante main-d’œuvre mobile font face à un défi d’envergure lorsqu’il s’agit d’établir avec efficacité les horaires de leurs effectifs pour un rendement optimal et la rentabilité de l’entreprise. En l’absence de contrôles appropriés, vos gestionnaires n’auront aucune idée de la manière dont ils peuvent réduire l’absentéisme et les heures supplémentaires, augmenter la productivité et gérer le coût de la main-d’œuvre. Notre dernière étude se penche sur les moyens concrets que les organisations peuvent mettre en œuvre pour permettre à leurs gestionnaires de gérer cette complexité et de faire des choix qui permettent de trouver le juste équilibre. Lire le rapport dans son intégralité pour en savoir plus. 

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