Systèmes de gestion des employés : fonctions et avantages

Planifier les effectifs et suivre le rendement est déjà complexe lorsque tout le monde travaille au même endroit et aux mêmes heures. Mais dès que des employés travaillent à différentes heures, aux quatre coins du pays – voire du monde – la gestion devient encore plus exigeante.

Un système de gestion des employés est spécialement conçu pour répondre à ce défi. Il aide les dirigeants à superviser leurs effectifs efficacement et à grande échelle. Voici un aperçu de ce qu’est un système de gestion des employés et de ce qu’il peut accomplir, afin de déterminer si ce type de solution convient à votre organisation.

Principaux points à retenir

• Les systèmes de gestion des employés centralisent les opérations liées aux effectifs, ce qui peut permettre de réduire les coûts, de gagner du temps et de soutenir les exigences de conformité.
• Le suivi des heures et de l’assiduité ainsi que l’établissement des horaires comptent parmi les fonctions les plus déterminantes qu’un système de gestion des employés peut offrir.
• Le logiciel adapté permet d’automatiser les tâches coûteuses en temps tout en améliorant l’exactitude et l’efficacité.
• Privilégiez les plateformes qui combinent des fonctions avancées d’établissement des horaires et de gestion des heures en un seul endroit, avec des outils pensés autant pour les gestionnaires que pour les employés.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des employés?

Un système de gestion des employés est un outil numérique qui permet de planifier les horaires et de suivre les heures travaillées afin d’aider les entreprises à répondre aux besoins opérationnels tout en respectant leur budget alloué à la main-d’œuvre. Il remplace les cartes de pointage papier et les feuilles de calcul complexes. Les systèmes de gestion des employés transforment des tâches autrefois manuelles et fastidieuses, comme la saisie des heures de travail dans le système de paie, en processus rapides ou entièrement automatisés.

Votre système de gestion des employés est souvent un élément central de votre écosystème de logiciels de gestion des RH. Dans certaines organisations, il s’intègre au système de paie ou à un SIRH, permettant aux données de circuler sans double saisie. Dans d’autres cas, une plateforme unique regroupe ces fonctions en un seul endroit.

Certaines entreprises utilisent un système de gestion des employés comme solution autonome pour l’administration du personnel. D’autres privilégient une gamme complète d’outils de gestion des RH couvrant l’ensemble du cycle de vie des employés, du recrutement jusqu’au départ. Des plateformes comme Dayforce regroupent plusieurs modules de gestion des RH en un seul endroit, offrant une expérience plus fluide et un système de référence unique pour toutes les données liées aux employés.

Avantages d’un système de gestion des employés pour les responsables des opérations

Un système de gestion des employés bien implémenté peut transformer le fonctionnement de vos opérations. Voici ses principaux avantages :

• Planification efficace : Un système de gestion des employés peut exploiter les données historiques, les prévisions saisonnières et les préférences des employés pour générer automatiquement des horaires adaptés aux besoins de l’entreprise et des équipes.
• Productivité accrue : Une saisie des heures plus précise et une responsabilisation accrue favorisent le respect des horaires et réduisent les heures non comptabilisées. Les gains de productivité s’étendent également aux gestionnaires. En effet, une étude Total Economic Impact™ de Forrester Consulting a révélé que l’utilisation d’une plateforme de gestion du capital humain optimisée par l’IA entraînait une réduction de 60 % du temps consacré à l’établissement des horaires par les gestionnaires de première ligne.
• Suivi des heures automatisé : Les horloges de pointage numériques éliminent les cartes de pointage papier et le suivi manuel.
• Paie simplifiée et plus exacte : Les heures travaillées sont directement transmises au système de paie, garantissant que chaque employé est rémunéré pour chaque minute travaillée, y compris les heures supplémentaires, avec moins de risques d’erreur.
• Meilleur contrôle des coûts de main-d’œuvre : Un système de gestion des employés permet de visualiser l’utilisation de chaque dollar consacré à la main-d’œuvre et d’alerter les gestionnaires lorsqu’un employé approche du seuil des heures supplémentaires.
• Autonomie accrue des employés : Les fonctions libre-service – comme la demande de congés à partir d’un téléphone – offrent davantage de contrôle sur les horaires. Selon un sondage Gallup, cet avantage peut contribuer à accroître la satisfaction des employés.
• Soutien à la conformité : Les rapports et les pistes de vérification facilitent le respect des obligations liées aux heures supplémentaires, aux congés, aux périodes de repas et de pauses, ainsi qu’à la tenue de dossiers.
• Gain de temps : L’automatisation libère les employés des tâches administratives répétitives, ce qui leur permet de se concentrer sur les priorités opérationnelles et sur la gestion des talents.

Fonctions à rechercher dans un système de gestion des employés

Tous les systèmes de gestion des employés ne se valent pas. Voici six fonctions à prioriser lors de votre évaluation :

Gestion des données sur les employés

Un système de gestion des employés constitue une source unique et cohérente de données sur les employés. Lorsqu’il s’intègre à un logiciel de gestion des RH plus complet, la vision devient encore plus globale. Vous bénéficiez d’une vue d’ensemble du cycle de vie des employés, depuis la soumission de leur candidature jusqu’à leur départ. Grâce à un accès rapide aux renseignements portant notamment sur le rendement, la rémunération et les avantages sociaux, vous pouvez prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.

Gestion des heures et de l’assiduité

Le suivi des heures et de l’assiduité est l’une des fonctions les plus essentielles d’un système de gestion des employés.

Il permet aux équipes de RH et à la direction d’effectuer ce qui suit :

• Recueillir les heures avec précision à l’aide d’horloges de pointage numériques
• Repérer les problèmes d’assiduité avant qu’ils ne s’aggravent
• Évaluer, suivre et gérer les congés régis par la loi ou les politiques internes

Le logiciel permet aussi aux employés d’effectuer ce qui suit :

• Consigner leurs heures rapidement et avec précision, même lorsqu’ils travaillent à distance ou sur le terrain
• Soumettre des demandes de congés payés et consulter les soldes connexes
• Soumettre des demandes d’absence et les pièces justificatives requises

Établissement des horaires et optimisation des effectifs

Avec un système de gestion des employés, vous n’aurez pas à commencer le processus d’établissement des horaires à partir de zéro. Le logiciel peut générer automatiquement un horaire modifiable en fonction des besoins opérationnels anticipés et de la disponibilité des membres de l’équipe.

Le système indique également comment les coûts de main-d’œuvre se répartissent par centre de coûts, par exemple un poste ou un site. Les gestionnaires peuvent ainsi ajuster les effectifs prévus de façon à respecter le budget. L’outil permet aussi de suivre et de limiter les heures supplémentaires.

Les capacités d’un système de gestion des employés ne se limitent pas à la période de paie en cours. Le logiciel peut également anticiper les pénuries de personnel, donnant aux gestionnaires le temps de prévoir la couverture nécessaire.

Libre-service pour les employés

Les outils libre-service sont souvent appréciés, car ils simplifient et accélèrent les demandes courantes. Les employés peuvent accéder à l’information dont ils ont besoin – comme les données relatives à leur paie ou à leurs demandes de congé – en quelques clics seulement.

Si la plateforme comprend une application mobile, ils peuvent aussi consigner leurs heures ou consulter leurs données de pointage sur le pouce. C’est particulièrement utile pour les équipes hybrides ou réparties sur plusieurs sites. De nombreux systèmes permettent également aux employés de mettre à jour leurs renseignements personnels et leur disponibilité, ce qui limite les allers-retours et favorise l’établissement d’horaires précis et équitables.

Mécanismes de conformité

Un système de gestion des employés peut soutenir la conformité et aider votre organisation à se tenir prête en vue d’une vérification. Plusieurs plateformes modernes intègrent des contrôles directement dans les flux des travaux. Par exemple, un système de gestion des employés pourrait faire ce qui suit :

• Inviter les employés à prendre leurs pauses, y compris les périodes de repas
• Signaler les pauses et les périodes de repas manquées à des fins de suivi
• Suivre les heures supplémentaires travaillées par chaque employé et confirmer qu’elles ont été rémunérées correctement
• Horodater toutes les activités dans le système, afin d’en tenir un registre fiable

Analyses et intégrations

Votre système de gestion des employés ne constitue qu’un élément de votre écosystème de gestion des employés. Les solutions robustes s’intègrent facilement aux autres logiciels de gestion des RH, éliminant du coup la double saisie de données.

Concrètement, les données d’un nouvel employé peuvent être transférées automatiquement depuis votre système de suivi des candidatures vers le système de gestion des employés dès son embauche. De même, les données sur les heures peuvent être synchronisées directement avec les données de la paie à la fin de chaque période, sans exportation manuelle ni problème de rapprochement.

Optimisation de la gestion des effectifs grâce aux bons outils

Si l’implémentation d’un logiciel de gestion des effectifs figure parmi vos priorités cette année, la prochaine étape consiste à évaluer les besoins de votre organisation. Quels sont les objectifs de votre entreprise? Quelles fonctions vous aideraient à atteindre ces objectifs? Où les transferts entre les fonctions d’établissement des horaires, de suivi des heures et de gestion de la paie posent-ils problème?

Une fois vos besoins clarifiés, vous serez mieux outillé pour choisir une plateforme adaptée. Explorer des solutions comme Dayforce, qui regroupe la gestion des RH, de la paie et des effectifs en une seule plateforme, peut vous aider à mieux comprendre les avantages d’une solution connectée.

Foire aux questions

Que fait un système de gestion des employés?

Un système de gestion des employés prend en charge les réalités quotidiennes du travail : établissement des horaires, suivi des heures et de l’assiduité, mises à jour des renseignements des employés et données nécessaires à la prise de décisions en matière de dotation. Il inclut généralement des fonctions libre-service pour les gestionnaires et les employés (horaires, cartes de pointage, renseignements personnels), ce qui réduit les demandes adressées aux équipes de RH.

Quels sont les avantages d’un système de gestion des employés pour les équipes de RH?

L’implémentation d’un système de gestion des employés présente plusieurs avantages pour les équipes de RH :

• Réduction du temps consacré aux tâches répétitives, comme répondre aux questions fréquentes ou corriger manuellement les erreurs
• Meilleure visibilité des tendances liées aux effectifs, notamment en ce qui concerne le manque de personnel ou les heures supplémentaires
• Meilleur soutien aux flux des travaux liés aux politiques et à la conformité, avec des données plus fiables pour les vérifications

Quelle est la différence entre un système de gestion des employés, un SIRH et une solution de gestion du capital humain?

Les appellations varient selon les fournisseurs, mais leur portée permet de les distinguer. Un système de gestion des employés se concentre généralement sur la gestion quotidienne des effectifs (horaires et saisie des heures, par exemple). Un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) sert souvent de système de référence pour les données des employés et les principaux processus de gestion des RH. Une solution de gestion du capital humain couvre un périmètre plus large en intégrant la gestion des effectifs, des talents et des analyses.

Comment un système de gestion des employés améliore-t-il la responsabilisation et la productivité?

Il offre à chacun une vue partagée et fiable des horaires et des heures de travail. Les gestionnaires peuvent détecter rapidement les problèmes, comme les tendances en matière d’assiduité ou le risque d’heures supplémentaires, et intervenir avant qu’ils n’entraînent des rajustements de paie ou des perturbations opérationnelles. Les employés bénéficient d’horaires plus clairs et d’un accès libre-service, ce qui réduit la confusion et les malentendus.

Qui devrait utiliser un système de gestion des employés : les gestionnaires ou les équipes de RH?

Un système de gestion des employés est plus efficace lorsqu’il est utilisé comme système partagé avec un accès fondé sur le rôle. Les gestionnaires l’utilisent pour planifier la couverture et gérer les exceptions. Les équipes de RH l’utilisent pour cerner les tendances et assurer l’application cohérente des politiques. Les équipes de la paie et des opérations bénéficient de données sur les heures plus fiables, ce qui se traduit par une réduction des corrections de dernière minute. Les employés l’utilisent quant à eux pour consulter leur horaire, confirmer leurs heures et mettre à jour leurs renseignements.

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