Comment relever les défis liés à la conformité découlant du travail flexible

Une flexibilité accrue a apporté d’énormes avantages aux employés et aux employeurs. Les travailleurs ont l’avantage de travailler à l’endroit et au moment qui leur conviennent le mieux, et il est plus facile pour les employeurs de trouver les bonnes personnes dotées des compétences appropriées grâce à un bassin de talents plus étendu. Toutefois, cette tendance pose également d’importants défis aux organisations prises dans un exercice d’équilibre entre flexibilité et conformité. Pour tirer pleinement parti d’une main-d’œuvre dispersée et flexible, les entreprises doivent s’assurer de se conformer aux réglementations qui peuvent varier considérablement d’une région à l’autre. Ces réglementations finissent par créer une crise de la complexité que les organisations ne peuvent résoudre qu’en pouvant miser sur les bonnes personnes, les bons processus et les bons outils. Mais avant d’approfondir cet exercice d’équilibre, clarifions ce que nous entendons par flexibilité et conformité.   

Ce que recherchent les travailleurs 

En ce qui concerne la flexibilité, une grande partie de la main-d’œuvre d’aujourd’hui recherche les éléments suivants : 
 

• Télétravail 
• Paie sur demande 
• Horaire flexible 
• Réaménagement des horaires de travail 
• Congés flexibles 
• Partage d’emploi 
• Augmentation ou réduction des heures 

Certains employeurs ne souhaitent pas répondre à ces besoins, mais il pourrait s’agir d’une décision risquée qui comporte des conséquences à long terme. Six télétravailleurs sur dix mentionnent qu’ils chercheraient un autre emploi si leur entreprise cessait d’offrir des options de télétravail. Un pourcentage de 43 % des travailleurs soutiennent qu’ils ont plus peur de travailler à temps plein dans un bureau que de mettre fin à leur couple ou de divorcer. Ces résultats démontrent à quel point certains employés ont une aversion profonde pour le travail dans un environnement de bureaux, et les employeurs doivent se méfier des conséquences potentielles sur la fidélisation et la mobilisation des employés s’ils n’offrent pas la flexibilité souhaitée.  

Un pourcentage de 43 % des travailleurs soutiennent qu’ils ont plus peur de travailler à temps plein dans un bureau que de mettre fin à leur couple ou de divorcer.

Mais même lorsque les entreprises souhaitent offrir la flexibilité souhaitée, elles se heurtent à des problèmes de conformité qui peuvent devenir un obstacle majeur les empêchant de donner aux travailleurs ce qu’ils veulent.  

L’exercice d’équilibre de l’employeur 

De nombreuses organisations chefs de file essaient de satisfaire les préférences des employés en offrant en grande partie la flexibilité souhaitée. Toutefois, pour chaque degré de flexibilité qu’ils offrent, les employeurs doivent s’assurer de demeurer conformes à une liste croissante d’exigences réglementaires et au sein de l’entreprise, notamment : 
 

• Établissement des horaires 
• Suivi des heures 
• Confidentialité des données 
• Droits du travail national et régional 
• Impôts 
• Documentation à l’intention de l’employé 
• Classification des employés 
• Initiatives et objectifs en matière de diversité, d’équité et d’inclusion et réglementation antidiscrimination 
• Politiques en matière de congés et d’accommodement  

Par exemple, comment une entreprise s’assure-t-elle de demeurer conforme à la réglementation si elle a des employés qui travaillent au bureau dans une région et des employés en télétravail dans une autre région avec des cadres de conformité différents? Si vous avez un employé qui aimerait travailler à l’étranger pendant quelques mois, quelles sont les répercussions fiscales sur la gestion de la paie? Si vous travaillez avec une combinaison de travailleurs mobiles et de travailleurs au bureau, comment déterminez-vous quels avantages professionnels sont offerts à chaque type de travailleurs? Comme nous l’explorerons plus en détail, ce sont tous d’ excellents exemples des obstacles à la conformité qui découragent de nombreux employeurs de tirer pleinement parti d’une flexibilité accrue.  

La difficulté de cet exercice d’équilibre se manifeste dans un nombre de plus en plus croissant de recherches. Un sondage mené en 2023 a révélé que 71 % des répondants estiment que leur organisation n’est pas équipée adéquatement pour gérer les risques associés au télétravail, et seulement 41 % des répondants estiment que leur politique relative au travail hybride aborde les principaux problèmes. La question devient alors la suivante : comment une organisation peut-elle naviguer dans le labyrinthe de la conformité pour offrir aux employés la flexibilité qu’ils recherchent?  

Nous examinerons cette question sous plusieurs angles afin de démontrer comment la bonne approche et la bonne technologie peuvent transformer l’obstacle de la conformité à la réglementation en un avantage concurrentiel.  

Lois antidiscrimination 

Ces lois peuvent varier considérablement d’un pays et d’un territoire de compétence à l’autre, et les employeurs apprennent souvent après coup que les politiques considérées comme légales dans un domaine sont illégales dans un autre. Ces lois peuvent impliquer des catégories comme la race, l’ethnicité, la religion, le genre, l’orientation sexuelle, le handicap, l’âge et parfois l’état matrimonial. Certains territoires de compétence peuvent appliquer des mesures de protection particulières pour des caractéristiques comme la langue ou les convictions politiques. Par exemple, un employeur qui prend de l’expansion au sein d’un nouveau territoire de compétence pourrait devoir offrir un service de soutien en matière de RH dans une langue locale particulière, ce qui a des répercussions sur toutes les communications d’entreprise.  

Ce défi lié à conformité croît de manière exponentielle lorsqu’une entreprise dispose d’une main-d’œuvre dispersée sur le plan géographique et de nombreuses catégories de travailleurs différentes. Pour cette raison, les entreprises ont besoin d’une technologie dotée de connaissances intégrées relatives à la conformité à l’échelle mondiale pour faciliter la gestion de ces défis. En demandant aux gestionnaires et aux administrateurs d’effectuer le suivi de ces changements par le biais d’un simple effort manuel, nous concoctons la recette parfaite qui entraînera de l’épuisement professionnel et des infractions à la conformité. Heureusement, les solutions modernes de gestion du capital humain offrent à la fois l’ampleur et la précision nécessaires pour aider les entreprises à gérer ces préoccupations, et elles sont constamment mises à jour pour assurer une conformité continue à la réglementation dans un contexte réglementaire mondial en constante évolution.  

Atténuation du biais de proximité   

La recherche montre que les employés qui travaillent physiquement plus près des gestionnaires ou des décideurs sont plus susceptibles d’être promus ou de se voir attribuer des projets de choix que les télétravailleurs. Les télétravailleurs sont également 31 % moins fréquemment promus que les employés de bureau, et près de 90 % des chefs de la direction déclarent qu’ils sont plus susceptibles de donner la priorité aux employés de bureau pour des projets faisant progresser la carrière, des augmentations de salaire ou des promotions. 

Cette recherche montre à quel point il est courant pour les entreprises d’entretenir des biais contre les télétravailleurs. Cependant, la légalité de ces attitudes et politiques fera l’objet d’un examen plus approfondi à mesure que le monde adoptera une nouvelle normalité comprenant des modalités de travail flexibles.

Une proportion de 90 % des chefs de la direction déclare être plus susceptibles de donner la priorité aux employés de bureau pour des projets faisant progresser la carrière, des augmentations de salaire ou des promotions. 

Si un territoire de compétence crée soudainement une catégorie protégée pour les télétravailleurs en vertu des lois antidiscrimination, les employeurs doivent immédiatement répondre à ce changement, ce qui est impossible à faire au moyen d’un examen manuel de la réglementation l’échelle mondiale. Ils ont besoin de solutions qui les aident à demeurer au fait de ces changements et à automatiser la conformité aux cadres réglementaires en constante évolution.  

Répercussions fiscales  

Comme c’est le cas pour les préoccupations relatives aux lois antidiscrimination, une entreprise disposant d’une main-d’œuvre flexible et dispersée doit composer avec une liste interminable de répercussions fiscales, des codes d’imposition des territoires de compétence aux différents cadres d’établissement des horaires et aux diverses classifications d’emploi. Une multitude de différences peut distinguer un employé de bureau à temps plein résidant dans le territoire de compétence où se situe le siège social d’une organisation d’un employé contractuel en télétravail se trouvant dans un autre territoire de compétence. Les employeurs peuvent également devoir effectuer des retenues d’impôt sur le revenu pour contribuer à différents cadres d’imposition régionaux qui comprennent des programmes de sécurité sociale ou des impôts régionaux. Au-delà de ces exemples se trouvent des centaines de scénarios d’imposition potentiels, et il est trop demandant pour les employés des services de gestion de la paie et de la comptabilité d’effectuer le travail manuel visant à effectuer le rapprochement de tous ces facteurs en temps réel sans erreur. Encore une fois, les entreprises qui cherchent à puiser dans un bassin de talents plus étendu grâce à une flexibilité accrue ont besoin de solutions modernes qui sont constamment mises à jour pour les aider à demeurer conformes à un contexte fiscal mondial en constante évolution.  

Classification des travailleurs 

Partout dans le monde, les travailleurs ont des droits très différents selon la façon dont ils sont classés. Et bien que de nombreux lecteurs connaissent peut-être les classifications temps plein, temps partiel ou entrepreneur, de nombreux autres titres existent dans le monde entier et confèrent différents droits aux employés. Ainsi, les définitions de base indiquant ce que l’on considère comme un employé ou un entrepreneur peuvent différer et peuvent avoir une incidence sur les droits allant de la rémunération des heures supplémentaires aux avantages professionnels. Ces classifications ont une incidence sur les préoccupations relatives aux lois antidiscrimination et à l’imposition, et elles peuvent même essentiellement façonner la manière dont une organisation doit employer, gérer et payer un travailleur.  

Composer avec le contexte de la conformité à la réglementation de plusieurs territoires de compétence sans l’aide de la technologie serait comme essayer de résoudre un cube de Rubik dont les couleurs changent constamment.

Pour de nombreuses entreprises, ces réalités tombent dans le domaine de la « méta-ignorance » et les dissuadent finalement de tirer parti de tous les avantages d’une main-d’œuvre flexible. Comme nous l’avons vu précédemment, il devient impossible pour les entreprises d’aborder cette méta-ignorance simplement par le biais du travail manuel des employés. Composer avec le contexte de la conformité à la réglementation de plusieurs territoires de compétence sans l’aide de la technologie serait comme essayer de résoudre un cube de Rubik dont les couleurs changent constamment. C’est pourquoi il est essentiel pour les entreprises d’utiliser un logiciel de premier plan pour les aider à rester au courant des changements apportés à la conformité à la réglementation à l’échelle mondiale et à faire de la conformité un atout concurrentiel plutôt qu’une responsabilité.  

Sécurité et confidentialité des données 

Les données sur les employés sont parmi les données les plus protégées au monde sur le plan de la sécurité, mais même dans ce domaine, différents territoires de compétence peuvent avoir des idées très différentes sur la nature des renseignements qui doivent être protégés et sur la façon de les protéger. Par exemple, dans une grande partie du monde, les entreprises peuvent générer des rapports sur les taux d’épuisement professionnel de leur main-d’œuvre à l’aide d’une variété de paramètres. Cependant, dans certains pays, l’épuisement professionnel est classé comme un problème de santé et est donc soumis à la réglementation protégeant les renseignements personnels sur la santé. Les processus permettant d’aviser les gens sur les violations de leurs données peuvent également varier considérablement d’un pays à l’autre, et même d’un secteur à l’autre au sein de ces pays. De nombreux employeurs ne tiennent pas compte de ces éléments lorsqu’ils prennent de l’expansion et embauchent de nouveaux travailleurs au sein de nouveaux territoires de compétence, ce qui devient un scénario catastrophe en matière de conformité pour leurs employés administratifs et décourage l’entreprise d’investir davantage dans une équipe dispersée et flexible.  

Quels employés peuvent travailler dans un contexte de télétravail ou de travail hybride? 

Certaines tâches sont plus faciles à accomplir à distance tandis que d’autres peuvent exiger que l’employé travaille à partir d’un emplacement précis à temps partiel ou à temps plein. Cela suscite des préoccupations quant à l’équité que les entreprises doivent gérer au moyen de politiques, de procédures et de classification des travailleurs transparentes afin que les attentes soient claires au début de l’emploi d’une personne. Tout soupçon de prise de décision arbitraire sur les travailleurs pouvant et ne pouvant pas effectuer du télétravail créera des perceptions d’injustice ou même de discrimination.  

Établissement d’horaires équitables 

Tout employé ou gestionnaire impliqué dans l’ajout de quarts de travail à l’horaire ou dans le suivi des heures peut en témoigner : l’équité constitue l’un de leurs plus grands défis. Les travailleurs sont constamment confrontés à des contraintes de disponibilité lors de l’établissement des horaires, et ils ont souvent besoin de la possibilité de modifier leurs heures de travail. Ils ont aussi besoin d’un préavis et d’un délai suffisants lorsqu’ils sont convoqués de manière inattendue au travail. Ils doivent également être en mesure d’échanger des quarts de travail avec des collègues consentants. Toutefois, la modification de la disponibilité ou l’échange de quarts de travail nécessite souvent une négociation fastidieuse avec un gestionnaire ou un planificateur, qui doit ensuite accomplir la tâche chronophage de créer un horaire qui convient aux disponibilités des travailleurs tout en satisfaisant les exigences de leur entreprise.  

Heureusement, les progrès de l’intelligence artificielle aident maintenant les entreprises à établir des horaires de façon rapide et efficace en fonction des contraintes que les employés peuvent indiquer en utilisant les mêmes options libre-service qu’ils sont habitués à utiliser dans leur vie personnelle en tant que consommateurs. Ces horaires peuvent également tirer parti de prévisions de la main-d’œuvre précises et exactes pour aider les employeurs à éviter tout manque de personnel. Grâce à ces progrès, les entreprises peuvent responsabiliser les travailleurs tout en supprimant le fardeau administratif des gestionnaires et des planificateurs, ce qui permet d’améliorer la vie au travail pour tous.  

La voir de l’avenir  

Maintenant que nous avons traité des défis liés à la conformité et à l’équité de la flexibilité, il est temps de déterminer comment les entreprises peuvent dorénavant offrir aux travailleurs une meilleure expérience tout en s’assurant de demeurer conformes à la réglementation. 

Gérer la main-d’œuvre sans limites (et la complexité sans limites) grâce à la technologie  

Il est injuste de s’attendre à ce qu’un employé ou une équipe se souviennent de l’intégralité des exigences de conformité à l’échelle mondiale, et il est presque tout aussi éprouvant de lui demander de traiter manuellement les indices et les ressources lors de la gestion d’une main-d’œuvre flexible et dispersée. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’une plateforme de gestion de la main-d’œuvre qui comprend des connaissances à jour sur les préoccupations en matière de conformité régionale relatives à l’établissement des horaires, à la gestion de la paie, à l’imposition et à tout autre domaine touché par une flexibilité accrue des travailleurs.  

Plus de pouvoir conféré aux employés, moins de maux de tête pour les gestionnaires 

L’objectif principal visant à donner plus de flexibilité aux employés consiste à leur offrir plus de choix tout en demeurant une organisation conforme et équitable. Les entreprises qui cherchent à atteindre cet objectif offrent aux travailleurs des options libre-service pour déterminer leurs disponibilités, échanger des quarts de travail avec des collègues et accéder sur demande aux renseignements dont ils ont besoin. Demander à un gestionnaire de répondre à chaque modification de l’horaire d’un travailleur entraînera un épuisement professionnel pour le gestionnaire et ralentira le processus d’approbation pour le travailleur, ce qui entraînera un scénario perdant pour tous.  

De plus, les contraintes en constante évolution à l’établissement des horaires de travail mettront le planificateur dans une position où il doit constamment résoudre des problèmes, essayant de respecter les exigences en matière de dotation en personnel tout en intégrant toutes les mesures d’adaptation demandées par les employés. Ce travail manuel est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises évitent d’accorder une plus grande flexibilité aux travailleurs. Ce problème peut toutefois être résolu grâce à une solution qui tire parti des fonctions libre-service pour les employés tout en utilisant un système de planification assisté par l’intelligence artificielle (IA) pour toujours générer le meilleur horaire de travail à jour possible.  

Amélioration de l’expérience employé  

FormeLes outils qui aident les entreprises à demeurer conformes à la réglementation et équitables envers une main-d’œuvre sans limites sont les mêmes outils qui peuvent aider à améliorer la vie au travail des gestionnaires et des travailleurs. Les investissements dans l’IA améliorent non seulement l’établissement des horaires du lieu de travail, mais peuvent également être exploités pour gérer les travailleurs de n’importe quelle classification dans n’importe quelle région, ce qui garantit un environnement de travail conforme qui répond aux désirs profonds des travailleurs, favorise la mobilisation et augmente la productivité. Pour de nombreux employeurs, une main-d’œuvre pleinement mobilisée, dispersée et flexible peut sembler utopique. Et sans technologie pour triompher de cette complexité, ils ont raison. Mais en utilisant les bons outils, les organisations peuvent accomplir ce que l’on croyait auparavant impossible et vraiment réaliser la vision d’une main-d’œuvre mobilisée, saine et sans limites qui met en équilibre la flexibilité et la conformité.