Quoi rechercher chez un fournisseur de services de paie avant de prendre une décision

Le choix de votre fournisseur de services de paie déterminera la façon dont les données relatives aux effectifs circulent au sein de votre organisation, ainsi que la confiance avec laquelle les équipes de la paie gèrent les opérations au quotidien. Si vous choisissez bien, les processus de gestion de la paie peuvent devenir plus efficaces et les erreurs de paie moins fréquentes.

Mais un mauvais choix pourrait vous coûter des centaines de dollars pour chaque erreur de paie, ce qui peut représenter une somme importante au bout d’une année. C’est pourquoi il est si important de savoir comment sélectionner une solution de gestion de la paie – en commençant par aller au-delà de l’examen des listes de fonctions et de la comparaison des prix.

Pour être la plus efficace possible, votre évaluation doit s’intéresser à la façon dont un fournisseur soutient l’exactitude de la paie, la conformité, l’intégration, l’évolutivité et les besoins opérationnels à long terme. C’est le cadre que nous allons vous présenter ici, afin de vous aider à repérer les capacités les plus importantes à rechercher lorsque vous envisagez un logiciel de traitement de la paie.

Principaux points à retenir

• Connaître les exigences de votre organisation en matière de paie avant d’évaluer des fournisseurs vous aidera à trouver des solutions adaptées à vos besoins opérationnels.
• Pour sélectionner un fournisseur de services de paie, vous devez vous intéresser au soutien à la conformité, aux intégrations, à l’évolutivité et aux modèles de service à long terme. Ne faites pas l’erreur de comparer uniquement les fonctions.
• Les systèmes de paie reposant sur des sources de données déconnectées peuvent entraîner des efforts de rapprochement supplémentaires, tout en compliquant l’accès aux renseignements sur les effectifs dont vous avez besoin.
• Des processus d’implémentation solides et un soutien fiable peuvent aider les organisations à maintenir la continuité de la gestion de la paie pendant et après un changement.
• Les meilleurs fournisseurs de services de paie prennent en charge les besoins actuels de votre organisation en matière d’effectifs, ainsi que la complexité liée à la croissance future.

Définir vos besoins avant d’entamer votre recherche

Trop souvent, les évaluations commencent par une comparaison des différents fournisseurs de services de paie, alors qu’elles devraient d’abord s’appuyer sur une sérieuse réflexion interne. Avant de décider ce qu’il faut rechercher chez un fournisseur, soupesez les besoins de votre organisation et établissez une liste de fonctions indispensables.

Répondez aux questions suivantes :

• À quel point la structure de vos effectifs est-elle complexe?
• Exercez-vous vos activités dans plusieurs États, provinces ou pays?
• Quelles obligations en matière de conformité actuelles entraîne le plus grand fardeau administratif?
• Quels systèmes doivent échanger des données avec la solution de gestion de la paie?
• À quelle étape du processus les erreurs de paie et les retards de transmission des déclarations surviennent-ils le plus souvent?

Vos réponses vous aideront à définir un ensemble de critères pratiques reflétant la façon le fonctionnement et l’orientation de votre organisation. À partir de là, il est beaucoup plus facile de déterminer quels fournisseurs sont en mesure de soutenir votre croissance et vos besoins changeants en matière de conformité, et lesquels risquent d’ajouter de la complexité au lieu de vous aider à en venir à bout.

Quoi rechercher chez un fournisseur de services de paie

Lorsque vous recherchez la solution de gestion de la paie la mieux adaptée à vos besoins, ne vous contentez pas d’évaluer pas fournisseurs sans tenir compte du contexte. Examinez la manière dont chacun prendra en charge les spécificités de votre environnement de paie.

Vous devez aller au-delà des fonctions de base de gestion de la paie et évaluer la manière dont les différents fournisseurs abordent la conformité, l’intégration, l’évolutivité et le soutien à long terme, pour déterminer s’ils sont en mesure de répondre à vos besoins opérationnels.Voici quelques critères à prendre en compte.

Soutien en matière de conformité et de transmission des données fiscales

Il est facile de tenir la conformité de la paie pour acquise, jusqu’au moment où une obligation juridique importante change... Or, les choses évoluent constamment dans le monde de la paie. Une nouvelle loi locale ou une échéance de transmission manquée peut rapidement se transformer en problème chronophage pour l’ensemble des équipes.

C’est pourquoi les conversations avec les fournisseurs devraient aller plus loin que la simple question de savoir s’ils prennent en charge la conformité. Demandez-leur comment les mises à jour de conformité sont gérées. Qui est responsable de la surveillance des changements réglementaires?

Pour se hisser au sommet de votre liste, un fournisseur doit être en mesure d’expliquer clairement ces processus.

Les organisations qui ont des exigences plus complexes peuvent aussi tirer parti de services dédiés de transmission des données fiscales, qui peuvent contribuer à alléger considérablement le fardeau administratif lié à la gestion continue de la conformité.

Intégration aux systèmes de gestion des RH et des finances existants

Les défis liés à la paie ne surgissent généralement pas de nulle part. Ils se manifestent bien avant le traitement de la paie, et leur incidence se fait souvent sentir dans l’ensemble des opérations. Tout peut commencer par une modification apportée aux données des employés dans le système de gestion des RH ou par la transmission des coûts de la main-d’œuvre dans le système financier.

Lorsque ces systèmes fonctionnent en vase clos, des rapprochements peuvent devoir être effectués dans le cadre du processus de gestion de la paie, ce qui est loin d’être idéal.

Lors de l’évaluation des fournisseurs, demandez-leur de vous présenter comment l’information circule dans le système après une modification, comme un rajustement salarial ou une nouvelle embauche. Les fournisseurs fiables sont en mesure de démontrer comment les données de la paie restent connectées aux données relatives aux effectifs sous-jacentes, plutôt que de s’appuyer sur des exportations, des importations et des corrections manuelles entre les systèmes.

Services de gestion globale ou environnement libre-service

Le meilleur modèle opérationnel de gestion de la paie pour votre organisation dépend autant de vos capacités internes que de la technologie. Une équipe de paie expérimentée qui souhaite garder le contrôle de chaque processus présente des besoins différents de ceux d’une équipe qui consacre trop de temps à la gestion de la conformité et aux tâches administratives au détriment de priorités à plus forte valeur ajoutée.

Ainsi, plutôt que de vous concentrer uniquement sur les fonctions du logiciel, demandez aux fournisseurs quelle est l’étendue de leurs responsabilités. Si votre objectif est de réduire le fardeau administratif, les services de gestion globale de la paie pourraient être un meilleur choix qu’un modèle entièrement axé sur le libre-service.

Adaptabilité à de multiples emplacements et à des effectifs complexes

Une solution de gestion de la paie adaptée aux effectifs d’aujourd’hui ne conviendra pas nécessairement à ceux de demain. La croissance entraîne l’ajout de nouveaux emplacements, de nouvelles règles de paie, d’exigences supplémentaires en matière de déclarations et, souvent, de nouvelles obligations de conformité, ce qui peut justifier le rejet d’un fournisseur même s’il répond à vos besoins actuels.

C’est pourquoi il est important de demander aux fournisseurs comment les clients utilisent généralement la plateforme à mesure que leur organisation évolue. Demandez des exemples montrant comment divers systèmes prennent en charge l’expansion sans exiger de plateformes de gestion de la paie supplémentaires, de refonte majeure des processus ni de solutions de contournement manuelles compliquées.

Approche d’implémentation et soutien continu

L’implémentation d’une solution de gestion de la paie est souvent l’étape où tout se joue. C’est souvent là que les hypothèses se heurtent à la réalité. Si une démonstration commerciale soignée peut montrer ce qu’une plateforme est capable de faire, le processus d’implémentation révèle quant à lui la façon dont le fournisseur aborde les difficultés, les essais, la responsabilisation et la gestion du changement.

Demandez aux fournisseurs de vous présenter une implémentation récemment réalisée pour une organisation de taille et de structure similaires aux vôtres. Les fournisseurs de premier plan devraient être en mesure d’expliquer comment leur plateforme valide l’exactitude de la paie avant la mise en service, et comment les essais et la communication seront menés. Ils vous indiqueront également qui est responsable de la résolution des problèmes et le type de soutien qui sera offert après l’implémentation.

Sécurité des données et contrôles d’accès

Les données de la paie font partie des renseignements personnels les plus sensibles auxquels une organisation a accès et qu’elle est autorisée à traiter. C’est pourquoi la sécurité est un enjeu opérationnel concret, et non une simple formalité technique.

Ainsi, plutôt que de vous satisfaire de l’existence de contrôles de sécurité, creusez plus loin. Demandez comment l’accès est géré et comment les autorisations sont encadrées. Assurez-vous également de bien comprendre comment le fournisseur protège les données de la paie lorsqu’elles circulent entre les systèmes.

Les organisations qui évaluent la paie dans le cadre d’une stratégie plus large de gestion des effectifs peuvent aussi tirer profit d’une meilleure compréhension du fonctionnement des mesures de sécurité au sein d’une suite logicielle de gestion du capital humain à architecture unique qui gère les données des employés, les renseignements relatifs à la paie et les rapports à partir du même système.

Signaux d’alerte indiquant une mauvaise adéquation

Savoir quoi rechercher chez un fournisseur de services de paie exige également de savoir reconnaître quand les réponses d’un fournisseur soulèvent plus de questions qu’elles n’en résolvent. Quelques signes avant-coureurs méritent un examen plus approfondi :

• Une intégration dont le bon fonctionnement incombe entièrement à votre équipe des TI interne : Les données de la paie doivent circuler fluidement entre les systèmes, sans maintenance personnalisée continue de la part de votre équipe des TI.
• Un processus d’implémentation vague : Privilégiez les fournisseurs capables d’expliquer clairement les échéanciers, les procédures de mise à l’essai, les responsabilités et les critères de réussite avant le début de l’implémentation.
• Une capacité limitée à prendre en charge des exigences de complexes en matière de conformité : Ce critère est encore plus crucial dans le cas des organisations qui exercent leurs activités dans plusieurs pays ou territoires de compétence.
• Aucune référence de client correspondant à votre organisation : Les fournisseurs devraient être en mesure de vous mettre en relation avec des clients dont la taille, le secteur d’activité ou la complexité opérationnelle sont similaires aux vôtres qui seront capables d’attester de leur fiabilité.

Par ailleurs, la volonté d’un fournisseur de répondre à des questions difficiles est souvent aussi révélatrice que les réponses elles-mêmes.

Un choix à long terme

Les répercussions des décisions relatives aux logiciels de gestion de la paie se font souvent sentir pendant des années – pour le meilleur ou pour le pire. C’est pourquoi l’évaluation des fournisseurs doit aller au-delà des besoins actuels. La croissance des effectifs, les nouvelles obligations de conformité, les exigences en matière de déclaration et les changements dans la structure de l’entreprise peuvent tous influer sur la capacité d’une solution de gestion de la paie à continuer de répondre aux besoins de l’organisation au fil du temps.

Ainsi, lorsque vous réfléchissez aux critères à prendre en compte pour choisir un fournisseur de services de paie, privilégiez ceux qui sont en mesure de soutenir l’entreprise au fil de son évolution, au-delà de sa réalité actuelle.

Les organisations qui envisagent des stratégies plus larges en matière de technologies de gestion des effectifs pourraient également avoir intérêt à explorer les différences entre les logiciels de gestion du capital humain et les outils de gestion des RH et de la paie lorsqu’elles évaluent leurs options à long terme.

Foire aux questions

Comment choisir un fournisseur de paie?

Commencez par déterminer les critères indispensables pour votre organisation avant d’évaluer les fournisseurs. La complexité des effectifs, les besoins liés à la conformité, les informations sur les données et les exigences d’intégration sont autant de critères à prendre en compte dans le processus de sélection. Les fournisseurs les plus fiables seront en mesure de démontrer concrètement comment leur solution répond à vos besoins, au-delà de la simple description des fonctions sur une diapositive.

Que dois-je rechercher chez un fournisseur de services de paie?

Recherchez un fournisseur capable de soutenir l’exactitude de la paie, la conformité, la sécurité ainsi que la croissance des effectifs sans alourdir inutilement le fardeau administratif. Il est également pertinent d’évaluer la façon dont les données de la paie sont reliées aux processus de gestion des RH, des effectifs et des avantages sociaux, et de production de rapports dans l’ensemble de l’organisation.

Comment savoir quand il est temps de changer de fournisseur de services de paie?

Les corrections fréquentes aux données de la paie, l’augmentation des efforts de rapprochement, la visibilité limitée sur les rapports et les préoccupations croissantes en matière de conformité sont tous des signes courants qu’il est temps d’apporter des changements. Les organisations commencent aussi souvent à explorer des solutions de rechange lorsque leur système actuel n’arrive plus à suivre la croissance des effectifs ou l’évolution des besoins de l’entreprise.

Quelles questions dois-je poser à un fournisseur de services de paie avant de signer un contrat?

Demandez-lui comment les mises à jour de conformité sont gérées, qui est responsable des activités de transmission des données fiscale, comment les données circulent entre les systèmes et à quoi ressemble le soutien après l’implémentation. Demandez-lui également de vous montrer comment il gère certains scénarios de paie concrets qui reflètent les effectifs et la structure opérationnelle.

Comment Dayforce gère-t-elle la conformité de la paie, la transmission des données fiscales et les intégrations système?

Dayforce regroupe la gestion de la paie, des RH et des effectifs, ainsi que la production de rapports au sein d’une seule plateforme, ce qui réduit la nécessité de procéder manuellement à des transferts de données entre les systèmes. Les organisations peuvent également tirer parti de services de transmission des données fiscales et de services de gestion globale de la paie, tout en conservant une visibilité sur les données relatives aux effectifs et à la paie grâce à une expérience connectée.

Prêt à découvrir ce qu’une solution unique de gestion de la paie à l’échelle mondiale peut faire pour vous?
Allons-y