Qu’est-ce qu’un système de gestion de la paie? Guide à l’intention des responsables des RH et des finances

La gestion de la paie ne se résume plus à verser les salaires. Elle joue un rôle central dans la conformité, les données, la gestion des effectifs, l’exactitude des données financières et l’expérience employé. Une seule erreur ou échéance manquée peut entraîner des pénalités réglementaires ou miner la confiance des employés.

Lorsqu’elle est bien gérée, la paie devient une source fiable et constante de données financières et de renseignements sur les effectifs.

Un système de gestion de la paie regroupe les tâches manuelles et les automatise. Plus besoin de faire le suivi des retenues fiscales ou de vérifier la conformité ligne par ligne. L’équipe des finances peut ainsi consacrer son temps à des activités à plus grande valeur ajoutée.

Mais les avantages vont bien au-delà du versement de la paie. Les données de la paie fournissent de l’information en temps réel sur les effectifs et permettent de repérer rapidement les tendances en matière de coûts, plutôt que de les découvrir enfouies dans un rapport trimestriel

Principaux points à retenir

• Un système de gestion de la paie automatise l’ensemble du cycle de paie, du calcul des salaires aux retenues d’impôt et aux dépôts directs.
• Une gestion efficace de la paie comprend trois étapes : le prétraitement, qui consiste à recueillir les données; les calculs, qui permettent de déterminer la rémunération et les retenues; et le post-traitement, qui comprend le versement des paiements.
• Pour choisir le bon logiciel de traitement de la paie, il faut regarder au-delà de l’automatisation. Demandez-vous s’il peut prendre en charge les règles fiscales en vigueur dans tous les territoires de compétence où vous exercez vos activités. Les calculs en temps réel et des mesures de sécurité robustes sont également essentiels.
• La gestion manuelle de la paie peut être inefficace et propice aux erreurs, ce qui fait de l’automatisation une solution potentiellement plus avantageuse à long terme pour de nombreuses organisations.
• Les logiciels de paie sont principalement axés sur la rémunération. Les SIRH servent à gérer les dossiers de RH et sont souvent intégrés à un système de gestion de la paie. Les plateformes de gestion du capital humain vont plus loin en réunissant la gestion de la paie, des RH, du rendement et des effectifs dans un même outil.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de la paie?

Un système de gestion de la paie est un logiciel qui automatise les processus nécessaires pour rémunérer les employés avec exactitude et à temps. Il calcule les salaires, les heures supplémentaires, les primes, les retenues d’impôt et les retenues au titre des avantages sociaux avant de traiter les dépôts directs et de générer les rapports de paie. Le regroupement de toutes ces fonctions en une même plateforme permet de réduire les tâches administratives et les risques d’erreurs de conformité, sans avoir à utiliser un outil distinct à chaque étape du processus.

En apprenant à gérer la paie à l’aide du bon logiciel, votre organisation peut automatiser les tâches courantes et conserver à l’interne les données de la paie ainsi que la prise de décisions. Votre équipe dépend ainsi moins de fournisseurs externes et est en mesure d’accéder plus rapidement à des renseignements exacts sur la paie.

Cette approche est plus efficace que le traitement manuel de la paie, qui repose sur des feuilles de calcul et des outils distincts pour calculer la paie et faire le suivi des retenues, une méthode qui peut prendre beaucoup de temps et entraîner des erreurs, surtout à mesure que vos effectifs augmentent.

Un système de gestion de la paie vous offre plus de visibilité et de contrôle que l’impartition de la paie, dans le cadre de laquelle un fournisseur tiers gère la paie en votre nom. Bien que l’impartition réduise les tâches administratives, elle limite aussi l’accès direct aux données de la paie et accroît la dépendance de votre organisation à des fournisseurs externes.

En vous assurant de bien comprendre le processus de paie ainsi que les différentes options qui s’offrent, vous serez en mesure de choisir la solution qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Principales fonctions d’un système de gestion de la paie

L’automatisation de la paie favorise l’efficacité des activités de paie en améliorant l’exactitude tout en accélérant le traitement. Cependant, un système de gestion de la paie ne peut offrir ces avantages que s’il comprend les fonctions nécessaires à chacune des étapes du processus de paie : prétraitement, calculs et post-traitement.

Prétraitement de la paie

Le prétraitement consiste à recueillir et à valider les renseignements nécessaires au traitement de la paie. Fonction essentielle :

• Intégration de la gestion des heures et de l’assiduité : Les systèmes de gestion des effectifs et de la paie utilisent cette intégration pour recueillir automatiquement les données sur les heures travaillées, les heures supplémentaires et les congés des employés. Les équipes de la paie peuvent ainsi calculer la paie avec exactitude à partir de données à jour.

Calculs

Les fonctions suivantes servent à calculer la paie de l’employé ainsi que les retenues applicables :

• Calculs du brut au net : Cette fonction détermine la paie nette de chaque employé en calculant le salaire brut, les impôts et les retenues applicables, les primes et les heures supplémentaires.
• Retenues d’impôt et déclarations fiscales : Cette fonction calcule les impôts qui doivent être retenus sur la paie des employés, puis prépare et soumet les déclarations fiscales requises aux autorités compétentes. Elle favorise le respect de la conformité et contribue à éviter les pénalités.
• Retenues au titre des avantages sociaux : Cette fonction calcule et prélève automatiquement les cotisations des employés aux régimes d’avantages sociaux, comme les régimes d’assurance maladie et les régimes de retraite.

Post-traitement de la paie

Cette étape s’appuie sur les fonctions suivantes pour verser la paie aux employés et mener à terme le processus de paie :

• Dépôt direct : Cette fonction verse de façon sécuritaire la rémunération des employés dans les comptes bancaires désignés après le traitement de la paie afin que les employés reçoivent leurs paiements avec exactitude et à temps.
• Rapports de fin d’année : Cette fonction génère les rapports et formulaires fiscaux nécessaires pour vous aider à respecter les exigences annuelles en matière de déclaration fiscale et de conformité.
• Piste de vérification : Cette fonction consigne automatiquement chaque opération et chaque modification liée à la paie afin de créer un historique documenté qui favorise la conformité et simplifie les vérifications.

système de gestion de la paie, SIRH ou plateforme de gestion du capital humain

De nombreux acheteurs confondent les SIRH, les plateformes de gestion du capital humain et les systèmes de paie, pensant qu’il s’agit du même type de logiciel de gestion des RH. Bien que leurs fonctions se chevauchent souvent, chacune de ces solutions répond à des besoins distincts.

Un système de gestion de la paie autonome gère la paie en prenant en charge certains processus tels que le calcul des salaires, le prélèvement des retenues d’impôt et des autres retenues, les dépôts directs et la production de rapports de conformité.

Un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) combine la tenue des dossiers de RH et l’intégration de la paie afin de centraliser les données et les processus liés aux effectifs qui seraient autrement répartis dans des systèmes distincts. Il permet de gérer, à partir d’un seul système, les dossiers des employés, la paie, l’administration des avantages sociaux, l’intégration des nouveaux employés, les congés et la documentation relative à la conformité.

Une plateforme de gestion du capital humain va encore plus loin en réunissant la gestion de la paie, des RH, des effectifs et du rendement, l’attraction des talents, l’apprentissage, l’administration des avantages sociaux et l’analyse des données sur les effectifs en un seul système. Plutôt que de jongler avec plusieurs outils déconnectés, les organisations peuvent ainsi gérer l’ensemble du cycle de vie de l’employé au moyen d’une solution unique de gestion du capital humain.

Principaux avantages d’un système de gestion de la paie

Le sondage Getting the World Paid de PayrollOrg révèle que 26 % des organisations utilisent encore des feuilles de calcul, des outils de veille stratégique ou des rapports manuels pour gérer le rendement de la gestion de la paie. Le sondage classe également le respect des exigences locales de conformité au premier rang des défis liés à la paie mondiale.

Un bon système de gestion de la paie peut aider votre entreprise à éviter ces difficultés et lui procurer les avantages suivants :

1. Gains de temps

Les logiciels de gestion de la paie automatisent les tâches répétitives comme le calcul de la paie, le prélèvement des retenues d’impôt et des autres retenues, et la génération de rapports. Cette automatisation réduit la saisie manuelle des données et les tâches administratives, ce qui permet aux équipes des RH et des finances de consacrer moins de temps au traitement de la paie. Selon PayrollOrg, une équipe de paie a indiqué que ses initiatives d’automatisation lui avaient permis d’économiser plus de 2 700 heures par année dans ses activités de paie dans 31 pays.

2. Exactitude

Les calculs automatisés réduisent les erreurs humaines associées au traitement manuel de la paie, comme les erreurs de calcul des salaires et des retenues omises. Ils contribuent à prévenir les paiements excédentaires ou insuffisants, et à réduire le temps consacré à corriger les erreurs de paie.

Selon le sondage Getting the World Paid de PayrollOrg, la mauvaise qualité des données saisies constitue la principale cause de la diminution de l’exactitude de la paie, suivie des données de suivi des heures reçues en retard ou inexactes et des données reçues après la date limite de traitement de la paie.

3. Conformité

La réglementation en matière de paie et les exigences fiscales changent fréquemment. Un système de gestion de la paie vous aide à suivre ces changements en appliquant automatiquement les règles fiscales à jour, ce qui évite d’avoir à surveiller manuellement les modifications législatives. Il conserve aussi un historique continu de la paie et regroupe les rapports exigés par les organismes de réglementation, ce qui accélère la production des déclarations fiscales et contribue à réduire le risque de pénalités.

4. Confiance des employés

La plupart des employés s’attendent à ce que leur paie soit versée correctement et à temps, ce qui laisse peu de place à l’erreur. Les problèmes de paie peuvent rapidement miner leur confiance, même lorsqu’il s’agit d’erreurs ponctuelles. Une paie toujours exacte et ponctuelle ne garantit pas à elle seule la fidélité des employés, mais elle peut contribuer à éviter qu’ils commencent à envisager d’autres possibilités d’emploi.

Critères à prendre en compte pour évaluer un système de gestion de la paie

Pour choisir le bon système de gestion de la paie, il faut aller au-delà des fonctions de base d’automatisation et de traitement de la paie. Recherchez plutôt les fonctions qui permettent de déterminer si une solution peut répondre à la complexité de votre paie et aux besoins de votre organisation en matière de conformité :

• Prise en charge des exigences fiscales de plusieurs territoires de compétence : Si vous comptez des employés dans plusieurs pays, provinces ou États, le système devrait appliquer automatiquement les règles fiscales appropriées à chaque territoire de compétence. Vous pourrez ainsi favoriser la conformité à mesure que votre organisation prend de l’expansion.
• Moteur de calcul en temps réel : Recherchez un logiciel qui calcule la paie des employés instantanément, y compris les mises à jour liées à la gestion des effectifs, des salaires, les impôts, les retenues et les heures supplémentaires. Contrairement aux systèmes qui traitent la paie par lots, les calculs en temps réel ou en continu tiennent immédiatement compte des modifications apportées à la paie, ce qui permet de repérer et de corriger les erreurs plus tôt.
• Données natives de gestion des heures et de l’assiduité : Lorsque les données relatives aux heures et à la paie sont réunies dans la même plateforme, il n’est plus nécessaire de saisir les données en double, et les calculs de la paie reposent sur des données exactes concernant les heures travaillées.
• Règles de paie configurables : Choisissez un système que vous pouvez configurer en fonction des politiques de paie de votre organisation, notamment en ce qui concerne les heures supplémentaires, les primes de quart, les primes, les commissions et les autres formes de rémunération.
• Libre-service aux employés : Les employés devraient pouvoir effectuer eux-mêmes les demandes courantes – consulter leurs bulletins de paie, mettre à jour leurs renseignements sur le dépôt direct ou récupérer un formulaire fiscal – plutôt que de devoir systématiquement passer par les RH.
• Rapports et analyses : Évitez les solutions qui n’offrent pas de fonctions intégrées de production de rapports. Vous devez pouvoir connaître les coûts liés à la paie et l’évolution des tendances en matière de main-d’œuvre, tout en ayant une idée claire des risques fiscaux et de l’état de conformité. Cette visibilité permet aux équipes des RH et des finances de repérer les problèmes rapidement, plutôt qu’après coup.
• Évolutivité : Privilégiez un système de gestion de la paie capable d’évoluer avec votre organisation. Celui-ci devrait pouvoir répondre aux besoins de vos effectifs à mesure que votre organisation s’étend à de nouveaux emplacements, sans nécessiter le remplacement complet de la plateforme.  
• Sécurité : Les systèmes de paie contiennent des données sensibles sur les employés ainsi que de l’information financière. Recherchez au minimum des contrôles d’accès fondés sur les rôles et le chiffrement. Les pistes de vérification et des certifications de sécurité reconnues constituent également de bons indicateurs de l’importance qu’accorde le fournisseur à la sécurité.

La puissance d’une plateforme unique

Les systèmes de paie autonomes sont des solutions hautement spécialisées conçues pour traiter la paie des employés avec exactitude et efficacité. Mais les responsabilités des équipes des RH vont bien au-delà de la paie. Le recours à des outils distincts pour chaque aspect peut entraîner le cloisonnement des données et le dédoublement des tâches.

Dayforce élimine ce problème en réunissant toutes ces fonctions dans une plateforme unique de gestion du capital humain.La gestion de la paie et des effectifs côtoie la gestion des RH, des talents et des avantages sociaux, l’apprentissage et les analyses. Cette source de données unique change la donne : aucun dossier en double à rapprocher et moins de tâches administratives à effectuer manuellement. Vous obtenez ainsi un portrait unique et exact de vos effectifs plutôt que plusieurs portraits partiels qu’il faut ensuite tenter de rassembler.

Consultez notre comparaison complète des logiciels de gestion du capital humain et des outils de gestion des RH et de la paie pour faire un choix plus éclairé.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un système de gestion de la paie et à quoi sert-il?

Un système de gestion de la paie est un logiciel qui automatise le traitement de la paie des employés. Il calcule les salaires, les impôts, les retenues et les heures supplémentaires, traite les dépôts directs et génère des rapports de paie. Il aide ainsi les organisations à réduire les tâches administratives et à maintenir leur conformité aux lois pertinentes en matière de travail et de fiscalité.

Quelle est la différence entre un système de gestion de la paie, un SIRH et une plateforme de gestion du capital humain?

Un système de gestion de la paie prend principalement en charge les tâches liées à la paie, comme le traitement de la paie et des impôts. Un SIRH gère les activités de RH essentielles, notamment la tenue des dossiers des employés, l’administration des avantages sociaux, l’intégration des nouveaux employés et les demandes de congé. Une plateforme de gestion du capital humain va plus loin en réunissant la gestion de la paie, des RH, des effectifs et des talents, l’apprentissage et les analyses dans un seul système connecté.

Quelles sont les principales étapes du processus de gestion de la paie?

Le processus de gestion de la paie comporte trois étapes principales : le prétraitement de la paie, les calculs de la paie et le post-traitement de la paie. Le prétraitement consiste à recueillir et à valider les données de la paie; les calculs permettent de déterminer la rémunération et les retenues des employés; et le post-traitement comprend le versement des paiements, la production des déclarations fiscales, la tenue des dossiers et les activités de gestion de la conformité.

Un système de gestion de la paie peut-il prendre en charge l’administration des avantages sociaux et les retenues connexes?

Oui. La plupart des systèmes de gestion de la paie modernes calculent et prélèvent automatiquement les cotisations des employés aux régimes d’avantages sociaux, comme les régimes d’assurance maladie et les régimes de retraite. Cette automatisation simplifie le traitement de la paie en appliquant automatiquement les retenues appropriées à la paie des employés.

Quels critères les responsables des RH et des finances devraient-ils prendre en compte pour évaluer un système de gestion de la paie?

Les responsables des RH et des finances devraient rechercher des fonctions comme la prise en charge des exigences fiscales dans plusieurs territoires de compétence, les calculs de la paie en temps réel ou en continu, la gestion des heures et de l’assiduité dans la même plateforme, les règles de paie configurables, le libre-service des employés, les rapports et analyses, l’évolutivité et des mesures de sécurité robustes. Ensemble, ces fonctionnalités améliorent l’exactitude, l’efficacité et la conformité de la paie, tout en favorisant la croissance à long terme de l’entreprise. 
 

Prêt à voir le système de gestion de la paie à l’échelle mondiale Dayforce en action?
sAllons-y