UL établit la norme en matière de gestion de la paie

Depuis sa fondation en 1894, UL a toujours conservé la même mission : promouvoir la sécurité des lieux de vie et des milieux professionnels partout dans le monde. Basé à Northbrook, en Illinois, le siège social de UL s’étend sur 62 hectares.

Une visite de l’aire de mise à l’essai de produits permet d’observer les façons dont on met les articles de tous les jours à l’épreuve; une expérience intéressante! Dans un secteur, un appareil imposant soumet un canapé à un test de résistance en appliquant de façon répétée une pression sur le siège et le dossier. Ailleurs, on met le feu à un sapin de Noël pour évaluer son inflammabilité. Puis, la chaleur et l’électricité sont utilisées pour tester les batteries aux ions de lithium qui se trouvent dans les planches gyroscopiques.

Au fil des décennies, UL a évolué au rythme de l’innovation. Par exemple, l’entreprise a été la première au pays à effectuer la certification de navigabilité des avions. Elle a aussi testé dans les années 1930 les premiers modèles de certains produits de consommation comme les lave-vaisselle et les télévisions. UL, qui a récemment célébré son 125^e anniversaire, reste un chef de file pour faire du monde un lieu plus sécuritaire.

Menant des activités dans 148 pays, l’entreprise compte 14 000 employés spécialisés dans différents domaines. « Nos employés occupent tous les métiers inimaginables : cadres, ingénieurs, chercheurs scientifiques, avocats, responsables des communications, formateurs, analystes financiers, experts en science des données et j’en passe. Je n’arrive pas à trouver un métier qui n’est pas représenté dans notre effectif. Nous avons même un bureau de poste certifié », explique Barbara Guthrie, vice-présidente de la durabilité de l’entreprise à l’échelle mondiale chez UL.

UL a pour mandat de s’assurer que les secteurs des soins de santé, de la fabrication et de la construction, par exemple, respectent les normes de sécurité malgré la complexité de la réglementation. « Notre principal avantage concurrentiel, ce sont les relations et les liens de confiance que nous établissons avec nos clients. Ces derniers savent que nous respectons les plus hautes normes de qualité et qu’en plus de répondre à leurs besoins, nous les conseillerons sur la façon de positionner leurs produits sur le marché mondial », affirme Todd Blevins, vice-président des services aux entreprises à l’échelle mondiale chez UL.

Bien au-delà de la simple rémunération

Avec un effectif aussi diversifié et dispersé sur un vaste territoire, les activités de gestion de la paie doivent s’effectuer en toute fluidité.

« La gestion de la paie ne se limite pas à rémunérer les employés. C’est aussi traiter les retenues salariales pour préserver l’assurance soins médicaux, garantir le versement de la pension alimentaire, assurer l’investissement des fonds dans les délais prescrits. La gestion de la paie, c’est une ressource pour nos employés », souligne Chrissi Steffani-Wardlow, responsable de la paie, services mondiaux chez UL.

Le processus de traitement de la paie avait toutefois besoin d’être revu pour répondre aux demandes d’un effectif en pleine croissance. « Avant l’adoption de Dayforce, une bonne partie de nos processus de traitement de la paie se faisaient manuellement. Tout le volet fiscalité se faisait à l’interne, nous avions besoin du double de ressources pour boucler le traitement de la paie, et nous devions vérifier l’information deux, trois fois, pour avoir suffisamment confiance en nos chiffres. Il nous fallait trouver une solution plus efficace », explique M^me Steffani-Wardlow.

« Nous cherchions un système suffisamment robuste pour gérer la complexité de nos activités. Il fallait simplifier une bonne partie de nos processus et réduire la quantité de personnel requis pour effectuer le travail. »

UL voulait aussi que la nouvelle solution participe à l’expérience employé. « Les valeurs de l’entreprise s’articulent autour de la compétitivité, de la collaboration et de l’intégrité. Il est donc important que tous les outils qui viennent appuyer nos employés s’harmonisent à ces valeurs », déclare M. Blevins. « Nous cherchions un système qui favorise la collaboration et auquel les employés feraient confiance. Il fallait aussi qu’il soit concurrentiel, et qu’il nous présente des innovations et de nouvelles idées sur une base régulière. »

Les secrets de la compétitivité : mobilisation et accessibilité

UL a choisi Dayforce et a implémenté le module de gestion de la paie. Le système a aidé UL à s’assurer d’offrir la meilleure expérience employé relativement au traitement de la paie.

« Aujourd’hui, notre entreprise fait face à des demandes plus élevées que jamais et à une forte concurrence pour le recrutement d’employés de talents. Nous devons avant tout demeurer une entreprise à la fine pointe de la technologie offrant les produits les plus performants à ses employés. UL doit anticiper les besoins de son personnel et travailler à établir des partenariats semblables à celui qui nous lie à Dayforce », affirme M^me Guthrie.

De plus, l’application mobile de Dayforce a permis aux employés d’accéder à leurs renseignements à partir de n’importe quel endroit. « Grâce à l’application mobile, les employés peuvent consulter l’information dès qu’elle est disponible, sans avoir besoin de se déplacer au bureau. Voilà une autre avancée sur le plan de l’équilibre travail-famille », fait remarquer M^me Steffani-Wardlow. « Autre avantage de l’application mobile : il n’est plus nécessaire de transmettre une copie papier des bulletins de paie. »

Une confiance renouvelée en l’exactitude des données

Depuis l’adoption de Dayforce, UL a plus confiance en l’exactitude des données et des rapports relatifs à la paie.

« Toute notre entreprise repose sur les données; elles sont essentielles non seulement pour les services que nous offrons aux clients, mais aussi pour la gestion de l’ensemble de notre organisation. Nous mesurons tout. Il est important de pouvoir accéder facilement et rapidement aux données dans Dayforce afin de faire nos prévisions », indique M. Blevins.

Puisque l’entreprise mène des activités à l’échelle mondiale, l’équipe de gestion de la paie se heurte à un problème complexe : tenir compte des multiples exigences régionales relatives à la fiscalité. Heureusement, Dayforce a simplifié ce processus.

« Nous possédons dix entreprises regroupées sous la bannière UL, ce qui contribue à la complexité. Lorsque nous faisons des fusions et des acquisitions, il faut souvent remplir de nouveaux formulaires fiscaux, configurer de nouveaux États et collaborer avec les anciens propriétaires pour s’assurer que les processus fiscaux correspondent aux normes préconisées par UL. Nous avons pu nous appuyer sur l’équipe de Dayforce lors de chacune des implémentations relatives à Dayforce. D’ailleurs, celle-ci s’est assurée que les transitions étaient harmonieuses et que tout fonctionnerait dès le premier jour », précise M^me Steffani-Wardlow.

Plus d’efficacité, moins d’erreurs

Depuis que UL utilise Dayforce, l’entreprise a constaté des améliorations en ce qui a trait à l’efficacité de son processus traitement de la paie et à l’exactitude de ses données.

« Au cours de ma première année dans l’entreprise, nous avons compté autour d’un millier d’erreurs dans notre rapport sur les salaires et les impôts. Un an après l’adoption de Dayforce, ce nombre chutait à moins de dix erreurs. Cette année, nous en avions à peine cinq », déclare M^me Steffani-Wardlow. « L’équipe de gestion de la paie est aussi passée de huit à quatre employés. »

M^me Steffani-Wardlow affirme qu’elle a su que Dayforce était le bon choix lorsqu’elle a constaté que Dayforce accordait autant d’importance aux détails que UL. « J’ai su que nous avions fait le bon choix lorsque nous avons effectué des implémentations complexes à la suite d’une acquisition. À titre de partenaire, Dayforce se souciait autant que nous du bon déroulement des opérations pour nos employés. »

L’ADN d’un partenariat

UL et Dayforce ont beaucoup en commun, et ces similitudes ont jeté les bases d’un partenariat à long terme. Tout comme pour la gestion de la paie, on entend peu parler des tests de sécurité quand tout se passe bien. Ainsi, lorsque semaine après semaine, vous recevez une paie exacte ou utilisez des produits qui restent toujours sécuritaires, nous savons que c’est le signe d’un travail bien fait.

« Dayforce est un partenaire essentiel pour UL. Son équipe s’occupe de nos employés sur le plan financier, pendant que la nôtre s’occupe du public sur le plan de la sécurité », explique M^me Guthrie.

« Nous considérons qu’il est important de choisir des fournisseurs qui partagent notre ADN : compétitivité, intégrité et collaboration », ajoute M. Blevins. « Ces éléments, nous les retrouvons tant chez Dayforce que dans le produit Dayforce. »