La ville de Halton Hills s’ouvre au changement

La ville de Halton Hills a de quoi faire des envieux : une rue principale vivante et pittoresque, un environnement naturel remarquable qui comprend l’escarpement du Niagara et le sentier de randonnée Bruce Trail, une abondance de produits de la ferme et de spécialités locales, ainsi que les côtés pratiques de la proximité avec la ville de Toronto, située à une heure de route. Il n’y a donc rien d’étonnant à ce que les gens y affluent pour y habiter, y travailler et s’y amuser.

Alors que la vie à Halton Hills est réputée pour être assez facile, le quotidien des administrateurs de cette ville en pleine croissance n’est pas de tout repos. Comme d’autres administrations municipales, celle de Halton Hills supervise toute une gamme de services : travaux publics, service des parcs et des loisirs, service d’incendie, centres communautaires, bibliothèques, etc. La municipalité compte 300 employés à temps plein, dont le tiers est représenté par 2 syndicats différents, ainsi que 500 employés à temps partiel.

Les tâches relatives aux RH, y compris le traitement de la paie, sont effectuées par la petite équipe de RH de la municipalité. Elle est composée d’un directeur des RH, de deux partenaires en RH, d’un conseiller en RH, d’une superviseure du régime de retraite et de la paie, et d’un coordonnateur de la paie. La petite équipe a donc de vastes responsabilités, sans compter la complexité que peut représenter le fait d’évoluer au sein d’une structure gouvernementale.

La ville de Halton Hills est une administration à deux paliers : elle est imbriquée dans l’instance de gouvernement qu’est la région de Halton, qui est elle-même imbriquée dans la province de l’Ontario. Les trois paliers de gouvernement doivent maintenir les voies de communication ouvertes en tout temps, mais il va sans dire que cette exigence est encore plus importante en situation difficile, comme pendant la pandémie de COVID-19.

« La ville de Halton Hills ne cesse de croître », a fait remarquer Noriko Kusaka, superviseure du régime de retraite et de la paie. Au cours de ses sept années en poste, M^me Kusaka a pu observer la croissance et les changements qui ont caractérisé la ville. « Malgré la croissance, nos ressources restent limitées. Nous devons donc miser sur l’efficacité pour effectuer notre travail et mieux servir nos citoyens. »

Favoriser l’efficacité et la croissance durable

Depuis 5 ans, la ville a accueilli plus de 4 000 nouveaux résidents, et la hausse devrait se poursuivre dans les années à venir. Ce phénomène entraîne une croissance opérationnelle, ce qui alourdit le fardeau de la petite équipe de RH de la ville. L’une des principales difficultés était la gestion des feuilles de temps, qui étaient encore jusqu’à récemment remplies et traitées à la main, ce qui entraînait une énorme perte de temps.

La municipalité utilisait l’ancien système de Ceridian depuis environ 18 ans. Il y a quelques années, l’administration a conclu qu’elle devait se doter d’une solution unifiée afin de poursuivre sa croissance tout en utilisant ses ressources de façon efficace. Ainsi, en 2018, la ville est passée à la solution Dayforce pour la gestion de la paie et des effectifs.

« Notre organisation doit continuer d’évoluer et de s’ouvrir au changement. Nous voulons un milieu de travail qui s’appuie sur des technologies et des systèmes intégrés. Voilà la vision de la direction », a affirmé M^me Kusaka.

Mais malgré une vision aussi claire, M^me Kusaka a souligné que la transition a été semée d’embûches. Car si la majorité des employés s’entendaient sur le principe qu’il fallait centraliser tous les services en un seul système, certaines équipes se sont montrées réfractaires quand est venu le temps d’harmoniser les différents processus. Elles s’inquiétaient de devoir changer leurs façons de faire. Par ailleurs, le processus d’implémentation lui-même suscitait des préoccupations. La transition serait-elle suffisamment fluide de façon à éviter les interruptions de service pour les 800 employés? Le système serait-il facile à utiliser?

« Même si nous travaillons pour la même organisation, chaque service est différent. Par exemple, chacun avait un processus distinct de traitement de la paie. Nous avons rencontré beaucoup de résistance au changement. Mais au bout du compte, je pense que chacun a conclu qu’il fallait aller de l’avant », a affirmé M^me Kusaka.

Le passage à Dayforce a entraîné de nombreuses améliorations pour l’administration de Halton Hills. Elle a pu éliminer les feuilles de temps papier, ce qui a diminué le temps consacré à la saisie manuelle, réduit les erreurs et simplifié le processus d’approbation des congés. Sur le plan administratif, M^me Kusaka estime que les tâches manuelles de traitement de la paie et les saisies en double ont baissé de 35 %.

« Dayforce nous a aussi aidés à gagner en efficacité sur plusieurs plans : administration des feuilles de temps, processus d’approbation, envoi des heures supplémentaires, gestion de l’assiduité, demandes relatives au solde de congés et diminution des déclarations papier », a ajouté M^me Kusaka. « Le fait de pouvoir produire des rapports et des analyses en temps réel à partir d’un même endroit s’est avéré un véritable atout. »

Nouer un partenariat solide

La municipalité a collaboré étroitement avec l’équipe d’implémentation de Dayforce afin d’assurer la fluidité de la mise en service. Le processus a débuté en mai 2018, et a débouché sur une mise en service six mois plus tard. « L’implémentation a été une réussite. L’équipe de conseillers qui nous était attitrée se fondait sur des connaissances et une expérience solides. Elle nous a été très utile, et je lui en suis encore reconnaissante », a indiqué M^me Kusaka.

Stimuler la mobilisation des employés

Les employés ont eu des commentaires positifs relativement aux avantages du système : accès aux feuilles de temps, possibilité de consulter le solde de jours de vacances et autres droits à congé, et facilité à demander congé au moyen du portail en libre-service. Selon M^me Kusaka, Dayforce a non seulement favorisé la mobilisation des employés, mais aussi leur intégration et leur fidélisation. Les nouveaux employés sont particulièrement impressionnés de voir que la municipalité a adopté un système intuitif et convivial.

« Les employés sont heureux de pouvoir compter sur une technologie plus efficace. Ce geste leur montre que nous avançons dans la bonne direction et que nous évoluons au rythme de la société. Nous n’avions pas l’intention de rester coincés à l’ère de la paperasse. [L’implémentation de Dayforce] a changé le quotidien de l’équipe de la paie, mais aussi celui de l’ensemble des employés », a souligné M^me Kusaka.

Faciliter la résilience pour surmonter les obstacles

Selon M^me Kusaka, les employés et la direction ont constaté toute la valeur de Dayforce pendant la pandémie. Le système infonuagique a non seulement permis le traitement de la paie et maintenu le lien avec les employés pendant les périodes de confinement et les mois de télétravail, mais il a aussi aidé la municipalité à accéder plus rapidement aux subventions offertes.

À la mi-août 2020, en plein cœur de la pandémie, le gouvernement de l’Ontario a annoncé qu’il fournirait une aide financière aux municipalités pour assurer la prestation de services publics essentiels pendant la pandémie de COVID-19, comme l’établissement de centres de vaccination et l’application de règlements administratifs liés au confinement. Pour avoir droit aux subventions, l’administration devait faire le suivi des heures que les employés consacraient à ces tâches, puis en faire rapport à la province.

« La municipalité a suivi un processus similaire en 2013, pendant la tempête de verglas », s’est remémoré M^me Kusaka. L’équipe avait dû faire état des heures supplémentaires travaillées par les employés des travaux publics afin de nettoyer les dégâts. Les employés, déjà surmenés, et l’équipe de la paie avaient perdu beaucoup de temps à éplucher les feuilles de temps papier pour obtenir l’information. La tâche avait été fastidieuse.

Le processus en 2020 n’a rien eu de comparable. Selon M^me Kusaka, il a été très facile d’établir dans Dayforce un nouveau code de paie COVID lié à un code précis du grand livre. Les employés ont donc pu enregistrer leurs heures supplémentaires au moyen de ce code de paie, ce qui a permis la saisie automatique de ces heures dans le grand livre et le système de comptabilité. L’équipe des RH n’avait plus qu’à en faire le suivi et à soumettre le rapport à l’administration provinciale.

« Quand la pandémie a frappé l’an dernier, nous avons établi un code de paie COVID. Puis, nous avons embauché des ambassadeurs qui avaient pour mission d’encadrer les visiteurs dans nos établissements. J’ai attribué un code précis du grand livre à ce poste afin de pouvoir faire le suivi de tous les coûts qui s’y rattachaient. De la même manière, nous avons récemment établi un code de paie pour les centres de vaccination afin que tous les coûts de main-d’œuvre qui s’y rapportent puissent être calculés précisément », a expliqué M^me Kusaka. « Tout est automatisé. À l’époque de la tempête de verglas, nous n’avions aucun de ces outils, ce qui entraînait beaucoup de tâches manuelles. La flexibilité de Dayforce a grandement facilité le suivi des coûts de la main-d’œuvre. »

Rationaliser l’accès aux documents et la tenue des dossiers

Grâce à Dayforce, l’équipe des RH de Halton Hills, qui travaille à distance, est en mesure d’organiser les documents importants relatifs aux employés et d’y accéder de n’importe où.

En juillet 2021, l’administration a implémenté le module Gestion électronique de documents de Dayforce afin de réduire les visites au bureau et les efforts liés au classement manuel des documents. « L’utilisation du module Gestion électronique de documents de Dayforce nous a grandement simplifié la vie, a remarqué M^me Kusaka. Nous avons cessé de créer des dossiers physiques pour chacun de nos employés. À présent, ces dossiers se trouvent directement dans Dayforce. C’est bien plus facile pour tout le monde, car nous pouvons maintenant consulter l’information relative aux employés à distance, en toute sécurité. »

Auparavant, M^me Kusaka devait recueillir les formulaires physiques, se rendre au bureau et les classer, ce qui lui demandait plusieurs heures. À présent, elle peut accomplir toutes ces tâches à distance au moyen de Dayforce.

Le module Gestion électronique de documents a également aidé M^me Kusaka à adopter rapidement des mesures permettant de confirmer le statut vaccinal des employés lorsque l’administration a décidé de mettre en place une politique de vaccination en septembre 2021. « Nous avons dû établir très rapidement une politique de vaccination », s’est-elle rappelée.

Quelques semaines à peine après que la direction lui eût demandé de créer et de mettre en œuvre cette politique, l’équipe des RH de la municipalité a pu lancer le processus. « Ce fut une expérience très positive. Dayforce nous a permis de réaliser ce projet en respectant des délais extrêmement serrés, a-t-elle expliqué. Nos méthodes de travail changent, et je crois que ce type d’outil est maintenant indispensable pour nous. »

Tirer parti de la technologie pour améliorer les services aux citoyens

Alors que Halton Hills poursuit sa croissance, M^me Kusaka est heureuse de disposer d’une solution qui permet à son équipe de tirer pleinement parti des ressources limitées et de mieux servir les citoyens.

M^me Kusaka se réjouit à l’idée d’intégrer de nouveaux modules à mesure que la municipalité évolue, et de pouvoir compter sur Dayforce comme partenaire pour les années à venir.

« L’un des aspects de Dayforce qui me plaît beaucoup, c’est le fait de voir qu'ils travaille sans relâche pour améliorer sans cesse le système en faisant intervenir sa grande équipe de R et D. C’est vraiment un facteur appréciable. »