Sherwin-Williams : portrait d’une réussite

La peinture est plus qu’un simple aplat de couleur sur un mur, elle est le fruit de décisions dont les effets ont un effet durable sur notre vie. À partir d’une gamme infinie de couleurs, un pot de peinture peut créer une maison confortable et de précieux souvenirs – en donnant le ton aux espaces qui nous entourent. Sherwin-Williams a toujours été au cœur de ces décisions, stimulant la créativité et métamorphosant les espaces.

Sherwin-Williams est une entreprise mondiale de peinture et de revêtements spécialisée dans la fabrication, la distribution et la vente au détail. Fondée en 1866 à Cleveland, en Ohio, l’entreprise jouit d’une forte présence dans le monde, avec 137 sites de production et de distribution dans plus de 120 pays. Première entreprise de peinture au monde, elle rejoint ses clients grâce à ses quelque 4 800 points de vente en Amérique du Nord et à 300 autres à l’étranger, ce qui lui permet de « couvrir la terre » de couleurs.

Les défis liés à la gestion d’effectifs mondiaux

Avec plus de 60 000 employés à l’échelle planétaire, l’équipe de la paie de Sherwin-Williams travaille sans relâche pour suivre l’évolution d’effectifs mondiaux qui ne cessent de croître. Le traitement de la paie à l’échelle locale est déjà assez compliqué, mais lorsqu’il concerne plus de 120 pays, le respect des exigences fiscales et réglementaires, lesquelles changent constamment, peut se révéler chose ardue.

« Nous avions besoin d’un système de gestion de la paie à l’échelle mondiale pour suppléer à nos anciens processus, qui reposaient sur des employés qui ne connaissaient que peu la paie et utilisaient des logiciels obsolètes », explique M. Scott Sikon, directeur principal de la gestion de la paie à l’échelle mondiale.

Avant l’implémentation de Dayforce, Sherwin-Williams ne disposait pas d’une solution à fournisseur unique. Pour les multinationales, la gestion de plusieurs fournisseurs peut représenter un sérieux défi, et l’absence d’intégration entre les systèmes peut créer des problèmes de communication et réduire la visibilité de données importantes. Le rapprochement manuel des données provenant de différents systèmes prend également beaucoup de temps et peut occasionner des erreurs.

L’équipe chargée de la paie ne disposant pas des outils adéquats pour assurer la gestion de la paie à l’échelle mondiale, l’entreprise dépendait de fournisseurs locaux, ce qui augmentait le risque d’erreurs et de problèmes de conformité. « De mon point de vue, la gestion de la paie à l’échelle mondiale est extrêmement complexe, et dépend de la fiabilité des fournisseurs locaux », déclare M. Sikon.

Sherwin-Williams avait besoin d’une solution de gestion de la paie fiable, en mesure de l’aider à gérer sa conformité, à passer de plusieurs fournisseurs à un seul fournisseur mondial et à rémunérer ses employés avec exactitude, où qu’ils se trouvent. C’est là que Dayforce est entrée en scène.

Une solution mondiale unifiée pour transformer la gestion de la paie

Le partenariat entre Sherwin-Williams et Dayforce a débuté en 2018, lorsque l’entreprise a choisi Dayforce pour la gestion de la paie à l’échelle mondiale et la gestion des heures et de l’assiduité. Dès que Sherwin-Williams a opté pour Dayforce, la solution mondiale unifiée a pu prendre en charge la quasi-totalité de ses effectifs.

« J’ai choisi de m’associer à Dayforce parce qu’à la signature du contrat, la société était déjà en mesure de gérer 98 % de nos effectifs, explique M. Sikon. Elle a pu nous fournir un système de paie unifié prêt à l’utilisation dans l’ensemble de notre modèle de prestation de services. »

Dayforce s’adapte aux exigences locales, ce qui permet à Sherwin-Williams de réduire les risques et la complexité associés au fait d’exercer ses activités dans plusieurs pays avec plusieurs fournisseurs. « La gestion de la paie à l’échelle mondiale est une tâche extrêmement complexe. Nous recherchions un fournisseur qui comprendrait cette complexité et nous aiderait à maintenir notre conformité à la réglementation. Dayforce a été en mesure de nous offrir cela », confirme M. Sikon.

Aujourd’hui, presque toutes les données sont saisies dans Dayforce, ce qui permet à l’équipe d’obtenir une vue d’ensemble de l’information relative aux activités mondiales de gestion de la paie et aux groupes de paie. « Dayforce nous a aidés en standardisant la façon dont nous saisissons les données dans le système », affirme M. Sikon.

Le fait d’avoir un seul partenaire pour la gestion globale de la paie s’est avéré très efficace pour Sherwin-Williams, car les tâches qui nécessitaient auparavant une équipe entière de spécialistes de la paie n’en requièrent plus que quelques-uns. « Nous avons pu réduire les coûts de main-d’œuvre de notre équipe responsable des opérations, car nous n’avons plus besoin d’autant de personnes travaillant avec de multiples fournisseurs. Cela a vraiment changé la donne », lance M. Sikon.

Le choix d’une solution infonuagique a également permis à Sherwin-Williams de ne plus avoir à assurer la communication entre plusieurs systèmes et fournisseurs, et ainsi d’accélérer l’accès aux données, d’obtenir des rapports précis et d’offrir une expérience utilisateur cohérente à l’ensemble de l’équipe chargée de la paie.

« Travailler avec un seul fournisseur a l’avantage de réduire le nombre de contrats à gérer, poursuit M. Sikon. On peut également bâtir une relation avec ce fournisseur. Nous savons comment travailler avec Dayforce sur les implémentations. Au lieu de faire affaire avec cinq fournisseurs, d’employer cinq différentes méthodes d’implémentation et cinq façons différentes de transmettre les données une fois les opérations en place, nous disposons maintenant d’un système unifié. »

Une combinaison parfaite d’efficacité et d’exactitude

Depuis que le système de gestion de la paie de Sherwin-Williams a été ainsi rafraîchi, M. Sikon et son équipe ont constaté d’importantes améliorations dans le cadre de leurs activités quotidiennes. « Dayforce nous a permis d’optimiser la façon dont nos équipes fonctionnent, interagissent au quotidien, recueillent des renseignements et les utilisent, sans avoir à produire de rapports papier », explique-t-il.

L’entreprise a non seulement amélioré l’efficacité de ses activités de gestion de la paie, mais elle a également réduit son taux d’erreur. Les données mondiales étant regroupées en un seul endroit, elles sont plus cohérentes et plus faciles à analyser grâce à l’accès en temps réel aux vérifications et aux calculs. « Nous avons constaté que notre taux d’erreur se situait probablement autour de 10 %, simplement parce que nous ne pouvions pas analyser les données en temps opportun, indique M. Sikon. Avec Dayforce, nous avons réduit ce taux d’erreur de moitié et poursuivons nos efforts à cet égard. »

Grâce à cette nouvelle efficacité, M. Sikon et son équipe peuvent désormais traiter la paie de milliers d’employés américains dans un délai très court. « Dayforce a amélioré nos délais de traitement de la paie aux États-Unis. Nous traitons la paie de 45 000 employés américains et disposons de 10 heures ouvrables pour saisir toutes les données et les examiner avant leur transmission, explique M. Sikon. Cela fait beaucoup de transactions en peu de temps, et je pense que Dayforce nous a aidés à réduire les erreurs. Les données sont là, en temps réel. C’est vraiment formidable! »

M. Sikon ajoute qu’un système unifié de gestion de la paie a permis d’accroître la productivité : « Nous avons pu réduire le nombre de personnes nécessaires au traitement de la paie aux États-Unis et doubler le nombre d’employés que chaque responsable du traitement de la paie est en mesure de gérer grâce à Dayforce ».

Sherwin-Williams poursuit le déploiement de Dayforce dans le monde. Actuellement, environ 48 000 employés dans 19 pays sont rémunérés par l’intermédiaire de Dayforce, soit près de 86 % des effectifs.

« Je pense que l’intégration de la paie et des heures en un seul système est l’une des raisons pour lesquelles Dayforce se différencie du reste du marché. Pour moi, cela change tout. Cela représente une intégration de moins. Aucun autre partenaire ou produit sur le marché ne peut en dire autant. Il s’agit là d’un élément différenciateur majeur », déclare M. Sikon.

Élimination des préoccupations liées à la conformité

Grâce au moteur de règles flexible de Dayforce et à une technologie de gestion du capital humain de pointe, Sherwin-Williams peut exercer à l’échelle mondiale en toute confiance. L’accès à de l’information portant spécifiquement sur les réglementations en matière d’impôt et de paie de la part de professionnels de la paie locaux a aidé l’entreprise à gérer sa conformité dans les pays où elle avait auparavant du mal à le faire.

« Dayforce et ses partenaires ont vraiment été en mesure de nous aider à gérer la conformité à la réglementation à l’échelle mondiale, souligne M. Sikon. Lorsque nous avons procédé à la mise en œuvre de la solution de Dayforce, nous avons travaillé avec ses fournisseurs nationaux. Cela nous a aidés à respecter la réglementation dans certains pays qui nous posaient des difficultés par le passé parce que nous ne disposions pas de l’expertise nécessaire en matière de paie. »

La voie vers un avenir éclatant

À l’avenir, le partenariat de Sherwin-Williams avec Dayforce sera fondamental pour la gestion des activités internationales et la création d’une meilleure expérience employé. Alors que l’implémentation se poursuit, M. Sikon est confiant dans la capacité de Dayforce à répondre à ses besoins complexes.

« Dayforce est prête à faire équipe avec nous tout au long de notre parcours. Nous lui soumettons des demandes et des questions complexes, et sommes exigeants sur les résultats à livrer, explique M. Sikon. Mais je sens que l’équipe est prête à faire plus que sa part et à trouver des solutions. Et c’est ce que je voulais. »

L’entreprise étudie également de nouvelles technologies qui lui permettraient de conserver une longueur d’avance sur la concurrence. « L’une des principales solutions que nous évaluons actuellement est la paie sur demande (page en anglais). Je crois que d’ici les deux prochaines années, il s’agira d’une condition nécessaire à la fidélisation des employés, confie M. Sikon. À mon avis, que la solution Dayforce Wallet soit intégrée au système Dayforce change la donne. Voilà une intégration de moins dont les clients ont à se préoccuper. »

À l’avenir, Sherwin-Williams pourra concentrer son attention sur l’expansion de son portefeuille de produits bien connu à l’échelle mondiale tout en ayant la certitude que ses employés sont rémunérés correctement.

« Nous voulons que les employés concentrent leurs efforts sur la fabrication et la vente de peinture sans avoir à se préoccuper de l’exactitude de leur paie, déclare M. Sikon. J’accorde une grande valeur à notre relation avec Dayforce parce qu’elle nous aide à nous assurer que les employés sont payés avec exactitude et à temps. Voilà qui me procure une grande tranquillité d’esprit. »

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