Orica amorce la transformation de ses processus de gestion de la paie à l’échelle mondiale

Pour une entreprise ayant une si longue histoire, Orica est une entreprise résolument moderne. Fondée en 1874 à l’époque de la ruée vers l’or au Victoria, en Australie, l’entreprise a tout misé sur sa croissance pour devenir l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions en matière d’exploitation minière et d’infrastructure. Aujourd’hui, nous sommes des milliards à dépendre de l’énergie, des transports, des infrastructures, des produits électroniques de pointe et des nouvelles technologies qui s’appuient sur les efforts d’Orica pour mobiliser durablement les ressources de la planète. 

150 ans plus tard, Orica fournit des services dans plus de 100 pays et compte plus de 14 000 employés, répartis dans 48 pays et cinq régions géographiques. « Nos effectifs sont diversifiés, confie Stacey Brewer, vice-présidente des opérations de gestion des RH chez Orica. Nos employés proviennent de 90 milieux culturels différents, certains sont salariés, d’autres sont rémunérés à l’heure, certains sont syndiqués, d’autres non. »

La puissance de Dayforce au service de la gestion de la paie

C’est à M^me Brewer et à son équipe qu’incombe la responsabilité de gérer la paie à l’échelle mondiale pour ces effectifs nombreux et disparates – ce qui n’est pas une mince affaire étant donné qu’Orica utilise de 34 systèmes de paie distincts. « Cet écosystème complexe est difficile à gérer du point de vue de la conformité », explique M^me Brewer.

C’est un projet de transformation visant à renforcer la confidentialité et la sécurité des données qui a permis de mettre en lumière cette complexité. La « quasi-impossibilité » d’interagir avec 34 fournisseurs différents à l’échelle mondiale a révélé l’urgence de résoudre une situation susceptible de compromettre des données sensibles. L’entreprise a alors mis au point une stratégie mondiale de gestion de la paie claire et axée sur les objectifs, poursuivant un résultat précis. « Ce que nous souhaitions réellement, indique M^me Brewer, c’était avoir l’assurance que nous payions nos employés avec exactitude et en toute conformité –chaque fois. »

Pour y parvenir, Orica s’était fixé deux objectifs : centraliser ses systèmes de paie, idéalement en faisant appel à un seul fournisseur, et trouver un partenaire avec qui elle pourrait collaborer étroitement à la réalisation de projets complexes en matière de gestion de la paie. « L’argumentaire de Dayforce nous a convaincus qu’il s’agissait du bon choix de fournisseur pour nous », se rappelle M^me Brewer. L’entreprise a alors adopté les modules Gestion de la paie et Gestion des heures et de l’assiduité de Dayforce.

Le secret d’une implémentation réussie

Le projet de transformation des processus de gestion de la paie à l’échelle mondiale d’Orica vise la centralisation progressive, sur trois ans et demi, des 34 systèmes de paie existants grâce au passage à la plateforme Dayforce. L’entreprise aspire aussi à intégrer ses systèmes de gestion des RH, à automatiser ses processus et à standardiser ses activités de gestion de la paie en Asie, en Australie-Pacifique, en Amérique du Nord, dans la région EMOA et en Amérique latine afin de favoriser une gestion efficace de la conformité dans tous ces territoires. À long terme, son objectif en matière de RH est de réduire le fardeau administratif de son personnel pour lui permettre de se concentrer sur sa vocation première.

Pour assurer l’activité essentielle que représente la gestion du changement, Orica a créé une équipe chargée de promouvoir la responsabilisation. Dès le début du processus, cette équipe s’est attachée à visiter les pays clés, en particulier ceux qui comptaient les effectifs les plus nombreux et les plus complexes, afin de rencontrer les parties prenantes, de comprendre leurs besoins et de personnaliser les solutions, par exemple en leur proposant des horloges de pointage configurées spécifiquement pour chaque site. La décision d’Orica de faire appel à un partenaire d’implémentation s’est révélée d’une égale importance. De fait, l’équipe d’Orica a choisi Deloitte. « Nous recherchions un partenaire d’implémentation avec qui nous pourrions nous asseoir et retrousser nos manches pour travailler comme une seule équipe à la réalisation d’un objectif commun », indique M^me Brewer. Cette collaboration a favorisé l’instauration d’une approche unifiée, en plus d’atténuer certaines difficultés telles que la rotation du personnel et de fournir un accès à des ressources locales compétentes dans de multiples pays, ce qui s’est traduit par une économie considérable de temps et d’efforts.

Orica a délibérément choisi une approche progressive fondée sur le déploiement de mises à jour à intervalles de six mois. En raison de l’envergure et de la complexité du projet, les précédents efforts d’amélioration des processus de gestion de la paie s’étaient limités à l’Australie, ce qui a nui à l’expansion mondiale. « Cette fois, lorsque nous avons établi le calendrier, nous nous sommes assurés qu’une composante était mise en service lors de chaque phase et dans toutes les régions, note M^me Brewer. Ainsi, tout le monde obtient quelque chose chaque fois que nous déployons une nouvelle version. ».

Une transparence accrue des processus et des données

Les employés d’Orica s’attendent à ce que la technologie qu’ils utilisent au travail soit aussi conviviale et intuitive que celle qu’ils utilisent à la maison – ils recherchent un accès simple et fluide, qui ne nécessite aucune navigation complexe et ne requiert pas de connexions multiples. Selon une enquête menée par l’entreprise elle-même, en matière de RH, les questions du personnel portent le plus souvent sur les bulletins de paie, ainsi que sur les soldes et les demandes de congé. « Dayforce facilite vraiment les choses à ces égards, fait remarquer M^me Brewer. Le format du bulletin de paie est facile à lire comparativement à ceux proposés sous d’autres systèmes, qui étaient littéralement impossibles à déchiffrer ».

De nombreux travailleurs inscrits à l’horaire bénéficient de diverses indemnités liées au nombre de jours ou d’heures travaillés, et le nouveau système offre une plus grande transparence quant aux indemnités versées et aux modalités de paiement. Les travailleurs de première ligne qui ne disposent pas d’un accès direct à la technologie pendant leurs quarts de travail peuvent désormais accéder au système par l’intermédiaire de leur téléphone cellulaire. De plus, la plateforme Dayforce leur procure davantage de flexibilité en leur permettant de pointer leurs heures d’arrivée et de départ l’aide de l’application mobile Dayforce ou d’une horloge de pointage physique. La solution est ainsi mieux en mesure de répondre aux préférences régionales.

La centralisation de plusieurs plateformes en une seule permet en outre aux gestionnaires dont les subordonnés directs sont situés dans de multiples pays de gérer les demandes de congé et les données de l’équipe en un seul endroit, ce qui facilite la prise de décisions et la planification. Ce changement permettra également de rationaliser le soutien offert par l’équipe des services aux employés, en remplaçant une matrice complexe de 34 processus différents dans le monde entier par une approche unique et conviviale. « Nous apportons de la transparence à des processus qui sont depuis très longtemps opaques et manuels, ce qui nous procure énormément de flexibilité, précise M^me Brewer. Nous sommes assurément sur la bonne voie, et la réponse à ce changements a dans l’ensemble été positive. »

Les outils nécessaires pour gérer la complexité

Jusqu’à présent, deux phases du processus d’implémentation de Dayforce ont été menées à bien dans 18 pays, ce qui a permis de standardiser les processus et, dans de nombreux cas, de les consigner pour la première fois. Le passage à un système qui assure le suivi de toutes les données et effectue des calculs qui étaient parfois informels – et donc intraçables – marque un progrès significatif et permettra d’offrir à tous les employés d’Orica la même expérience en matière de paie, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. « La plateforme Dayforce nous fournit des données – dont nous n’avons jamais disposé auparavant – sur ce qui passe par le système et sur la manière dont nous payons nos employés, explique M^me Brewer. Elle nous a réellement permis d’atteindre les objectifs que nous nous étions fixés dans le cadre de ce projet. »

Auparavant, il n’y avait que peu, voire aucune, intégration entre les systèmes de gestion du capital humain et de gestion de la paie, ce qui se traduisait par des efforts manuels considérables. Désormais, les données circulent fluidement entre ces composantes, ce qui réduit les tâches manuelles et permet à l’équipe de se concentrer sur la production de rapports, la conformité et la gestion proactive des anomalies avant l’engagement de la paie.

Ces dernières années, l’équipe de la paie d’Orica s’est heurtée à une structure complexe, qui l’obligeait souvent à résoudre à la hâte des problèmes liés à de multiples systèmes et fournisseurs. Le passage à la plateforme Dayforce a facilité les choses en mettant l’équipe responsable de la gestion de la paie à l’échelle mondiale en contact avec des personnes-ressources dédiées qui lui offrent un soutien uniforme, ce qui favorise la résolution des problèmes dans tous les pays. Maintenant que les problèmes deviennent de moins en moins fréquents, Orica peut se tourner vers l’avenir. « Nous commençons à réfléchir à la manière dont nous pouvons générer de la valeur de manière proactive plutôt que de nous contenter de constamment éteindre des feux », se réjouit M^me Brewer.

La voie de l’avenir

Pour M^me Brewer, en ce qui concerne le projet de transformation des processus de gestion de la paie, le silence est un gage de réussite. « Si personne ne me dit rien après le versement de la paie, je sais que tout va bien », soutient-elle.
 
À long terme, M^me Brewer considère que la réussite se mesurera par la capacité à produire sur demande des rapports qui démontreront, à l’aide de données en temps réel à l’échelle mondiale, que la paie est traitée avec exactitude et de façon uniforme. 

Entre-temps, Orica peut désormais explorer différentes occasions, notamment en ce qui concerne de nouvelles solutions technologiques, en particulier dans le domaine de la gouvernance et de la conformité, pour l’aider à détecter et à prévenir les problèmes potentiels. L’entreprise envisage également d’adopter de nouvelles fonctionnalités, comme des assistants virtuels et des agents conversationnels, ce qui aurait été impossible avec 34 systèmes distincts.

« Nous nous sommes engagés dans une direction très favorable, conclut M^me Brewer. Dayforce nous fournit la meilleure technologie sur le marché, et je me sens en confiance, car je sais, pour avoir collaboré avec son équipe, qu’elle est toujours tournée vers l’avenir. »