Le guide complet de l’impartition du traitement de la paie

Au fur et à mesure que les organisations prennent de l’expansion et évoluent, de nombreux processus deviennent plus complexes et il est facile de se laisser distraire des activités principales dont découlent vos résultats financiers. Vous trouverez peut-être plus avantageux de déléguer à un partenaire spécialisé les processus très exigeants en données, chronophages et manuels, tels que la gestion de la paie, plutôt que de vous en occuper à l’interne.

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises cherchent des moyens de demeurer concentrées sur leurs objectifs stratégiques et de limiter leur implication dans les processus chronophages. Les services d’impartition de la gestion de la paie représentent l’une des solutions à cet enjeu, car les organisations peuvent se concentrer sur le travail qui fait progresser les affaires, contribue à réduire les risques et favorise l’exactitude ainsi que l’efficacité de leurs processus de gestion de la paie.

Le guide suivant vous aidera à déterminer si l’impartition de la gestion de la paie convient à vos employés et à votre organisation.

Chapitre 1 : Réduisez les risques au sein de votre organisation 

La réduction des risques liés à la conformité est une priorité clé pour les dirigeants du monde entier. Le sondage « Global Payroll Benchmarking » (analyse comparative de la gestion de la paie à l’échelle mondiale) de Deloitte a démontré que la conformité était le principal domaine des processus de gestion de la paie nécessitant une amélioration. La non-conformité peut entraîner des amendes coûteuses, une insatisfaction au sein des effectifs et une atteinte à la réputation de votre entreprise.

Bien que votre entreprise doive rester au courant des exigences en matière de conformité, il peut être à la fois long et difficile pour votre équipe de suivre l’évolution de la réglementation. L’administration de la paie nécessite une connaissance spécialisée des lois applicables pour garantir que vos employés sont payés avec exactitude conformément aux règles locales.

Pour que votre organisation prenne de l’expansion, et plus particulièrement au fur et à mesure que vous vous étendez votre entreprise dans de nouvelles régions d’activité, votre succès passe par l’utilisation de systèmes qui peuvent évoluer avec vous. Les fonctions administratives de base telles que la gestion de la paie sont essentielles pour exploiter votre entreprise et garantir que vos employés sont rémunérés de manière appropriée, où qu’ils se trouvent.

Réduire le travail manuel relatif à la conformité

Souvent, les organisations comptent sur des processus rigoureusement contrôlés pour réduire la probabilité d’erreurs et d’amendes qui en découlent. Les petites équipes peuvent arriver à réaliser ces processus normalisés de gestion des risques, mais le maintien de la cohérence peut devenir encore plus fastidieux à mesure que votre main-d’œuvre s’étend au-delà des frontières. Il se peut que votre organisation ne dispose pas d’un personnel suffisant pour traiter la paie, plus particulièrement dans plusieurs régions où les règles et les obligations en matière d’impôts sont différentes.

Aujourd’hui, les défis en matière de conformité constituent l’un des principaux points irritants pour les professionnels de la paie, qui sont cités par 42 % des répondants. – Sondage sur l’avenir de la paie

Au lieu d’affecter du personnel à l’interne pour répondre à la constante évolution des exigences en matière de conformité, vous pouvez réduire les risques pour votre organisation en permettant aux professionnels de la paie de vous aider à gérer les complexités associées à la conformité. Un partenaire unique peut effectuer pour vous le suivi des changements ayant des répercussions sur les produits et vous aider à réduire votre exposition aux services coûteux de gestion de la paie et de transmission des données fiscales. Il s’agit de l’un des principaux avantages de l’impartition des activités de gestion de la paie.

Chapitre 2 : Priorité à vos activités principales

Accomplissez les tâches vous-même ou confiez-les à quelqu’un. Demandez-vous à quel point la fonction que vous impartissez est essentielle à votre entreprise. La façon dont vous accomplissez une fonction opérationnelle de base comme la gestion de la paie ne constitue peut-être pas un avantage concurrentiel, mais elle génère tout de même une immense valeur lorsqu’il s’agit de payer vos employés avec exactitude, de façon équitable et à temps. Lorsque vous pouvez cerner les tâches de votre entreprise à impartir, vous pouvez libérer du temps et des ressources pour vous recentrer sur ce qui vous offre un avantage concurrentiel.

Imaginez Michael, chef des finances d’une grande entreprise dans le secteur de l’énergie et des matériaux. Le secteur minier connaît une croissance rapide, car il contribue de façon importante à la croissance économique et aux matières premières qu’il produit. À mesure que l’entreprise de Michael prend de l’expansion rapidement dans de nouvelles régions, il doit mettre à l’échelle son processus d’administration de la paie en conséquence.

L’un des plus grands défis de Michael consiste à maintenir les coûts à l’intérieur des limites du budget. Il est responsable de la santé globale de l’organisation et craint que son équipe n’ait pas assez d’effectifs pour traiter la paie, car l’organisation prend de l’expansion rapidement. Il sait également que son secteur est confronté à une main-d’œuvre vieillissante et à une pénurie de candidats qualifiés. Il pourrait choisir de réaffecter du personnel des RH pour se concentrer sur la fidélisation et le perfectionnement des employés afin de répondre aux futures demandes du secteur.

De nombreuses entreprises choisissent d’impartir des fonctions qui ne sont pas vraiment essentielles pour leurs affaires et qui n’offrent pas un avantage concurrentiel.

Coût des ressources et dénombrement des effectifs

Le traitement de la paie peut s’avérer complexe. Il nécessite un investissement important dans le personnel, les systèmes et les procédures. En plus du fardeau administratif imposé qui repose sur votre équipe, il exige de nombreuses ressources sous forme de temps et d’argent.

Les entreprises doivent embaucher des administrateurs de la paie présentant un ensemble de compétences hautement spécialisées ainsi que les bonnes certifications, connaissances, expérience avec les logiciels de gestion de la paie et compétences en analyse des données pour soutenir les objectifs de votre Service des finances. En plus d’embaucher les bonnes personnes et d’utiliser les bons systèmes, elles doivent s’assurer que leurs titres de compétences et leurs compétences techniques sont à jour, ce qui peut nécessiter un travail administratif supplémentaire et des frais de cours en éducation continue.

Demandez-vous s’il vaut la peine de consacrer les ressources financières nécessaires pour tenir vos professionnels de la paie à jour au sujet des exigences en matière de conformité et de formation. Gardez à l’esprit que ces coûts peuvent également comprendre de nouveaux employés, car vous devrez embaucher et former de nouveaux professionnels de la paie pour prendre en charge toutes les nouvelles régions où votre entreprise exerce maintenant ses activités.

Chapitre 3 : Générez des renseignements pratiques à partir de vos données

Les organisations savent à quel point les données offrent un grand avantage, mais il n’est pas toujours facile de les utiliser. Lorsque vous commencez à explorer des options de gestion des données plus intelligentes, vous pouvez obtenir des renseignements plus précieux à partir de vos données relatives à la paie et de vos coûts liés aux employés de façon plus rapide et plus accessible. Les organisations ont besoin que les indicateurs clés, tels que les flux de trésorerie, les prévisions en matière de revenus, le budget et les coûts de la main-d’œuvre, soient accessibles et disponibles le plus rapidement possible.

Une meilleure génération de rapports sur les données commence par la gestion de données sources qui sont exactes. Il peut être incroyablement difficile pour les employeurs d’assurer et de maintenir la conformité avec des données de mauvaise qualité. Le sondage sur la gestion de la paie à l’échelle mondiale d’EY a indiqué qu’environ 32 % des organisations considèrent que l’importation dans le système de paie de données sources inexactes sur les employés constitue le principal défi en matière de conformité dans le cadre de leur gestion de la paie en 2021.

Une proportion de 69 % des répondants a déclaré avoir des problèmes avec leurs données de la paie. – Sondage sur l’avenir de la paie : la voie à suivre pour les spécialistes de la paie

Tirer parti de toute la puissance des analyses de la gestion de la paie

Pour transformer votre fonction de gestion de la paie en un avantage stratégique, vous devez être en mesure de tirer parti de vos données afin de permettre une prise de décision plus intelligente. Le bon partenaire en la matière peut vous fournir des renseignements et de la transparence sur les données plus intelligents dans le cadre de votre processus de gestion de la paie.

Pourquoi les données en temps réel sont-elles importantes? Vous pouvez être plus réactif plutôt que d’avoir à prendre du recul et à redoubler d’ardeur pour rattraper votre retard. Grâce à une génération de rapports plus précise et rapide, vous pouvez obtenir des renseignements plus précieux sur vos données relatives à la paie, y compris des données qui alimentent d’autres stratégies de gestion des RH, telles que l’équité salariale dans l’ensemble de vos effectifs. Seulement la moitié (55 %) des dirigeants sondés dans le cadre du Sondage auprès des cadres 2022 mené par Ceridian mentionnent qu’ils utilisent actuellement la technologie pour effectuer des analyses comparatives de la rémunération. En pouvant tirer parti d’un aperçu global des coûts liés à la main-d’œuvre, les dirigeants sont en mesure de mieux comprendre et exploiter les données qu’ils ont obtenues, ce qui leur donne un avantage en matière de prise de décision et de planification de vos stratégies de gestion des RH et des finances, ainsi que de planification budgétaire.

Chapitre 4 : Étendez vos activités dans de nouvelles régions d’activité

L’adoption d’une approche de gestion globale permet à votre organisation de se préparer à la réussite. Les entreprises dotées des bons modèles opérationnels et des bonnes capacités d’exploitation axés sur la croissance offrent trois fois plus de rendement au total pour les actionnaires que leurs pairs, selon le plan de croissance de McKinsey.

Comment l’adoption d’une approche de gestion globale aide-t-elle à façonner vos pratiques d’exploitation? Posez-vous la question suivante : Dans quelle mesure connaissez-vous le droit fiscal et le droit du travail en Chine? Il s’agit d’un exemple de réglementation ayant une incidence sur la gestion de la paie que devrait connaître votre équipe de la paie si vous embauchez du personnel ou étendez vos activités dans la région Asie-Pacifique.

Une croissance ou une restructuration rapide peut entraîner une expansion imprévisible de votre organisation, ce qui exerce de nouvelles pressions sur vos équipes des RH et de la paie. Les spécialistes de la paie sont généralement certifiés au niveau régional, mais peuvent se sentir mal équipés pour gérer de nouveaux environnements réglementaires.

Il n’est pas réaliste pour toutes les organisations d’ajouter des effectifs au sein d’une équipe mondiale de la paie. Lorsque vos activités menées à l’échelle internationale sont centralisées auprès d’un fournisseur unique, vous pouvez tout simplifier, des demandes d’assistance aux accords sur les niveaux de service. L’impartition de la gestion de la paie à l’échelle mondiale peut s’avérer une bonne option pour vous si vous recherchez un partenaire unique pour coordonner le traitement de la paie au nom de votre organisation.

Embaucher une équipe régionale de la paie

Les petites et moyennes entreprises peuvent être en mesure de miser sur un seul spécialiste qui traite la paie pour l’ensemble de l’organisation, mais ce système peut s’effondrer si celui-ci quitte l’entreprise ou s’absente pendant le cycle de paie. Au fur et à mesure que votre entreprise prend de l’expansion, votre fonction de gestion de la paie doit être en mesure de s’adapter à votre main-d’œuvre et à vos opérations.

Bien que l’ajout d’effectifs puisse sembler la bonne solution, il peut être coûteux et difficile d’embaucher dans de nouvelles régions. De plus, vos professionnels de la paie peuvent avoir du mal à suivre la nouvelle réglementation à mesure que votre organisation ajoute des employés ou acquiert des entreprises dans de nouvelles régions. Étendre ses activités au sein de nouvelles régions peut signifier devoir tenir compte de plusieurs devises, fuseaux horaires et législations fiscales régionales.

Pour garantir le bon déroulement des paiements internationaux, il peut être plus simple d’adopter un processus centralisé dans vos régions d’activité. Trouvez un fournisseur équipé d’une technologie permettant la mise à l’échelle et l’adaptation à l’évolution des besoins de votre entreprise.

Un seul contrat, une seule équipe de soutien

Pour favoriser l’innovation et l’agilité, votre main-d’œuvre sans limites a besoin de fondations permettant à tous les services administratifs de fonctionner efficacement partout où votre entreprise étend ses activités. Certains des coûts cachés de vos processus d’administration de la paie peuvent provenir de la maintenance du système. Votre matériel informatique et vos logiciels doivent tous deux être maintenus et mis à jour pour garantir la sécurité de vos données.

Au lieu de devoir coordonner vos équipes avec plusieurs fournisseurs de services de paie, vous pouvez tirer parti de votre propre réseau spécialisé en vertu d’un seul contrat centralisé et d’une seule équipe de soutien pour coordonner l’administration de la paie en votre nom. La croissance de votre organisation se fait tout naturellement lorsque les pratiques exemplaires de vos Services de gestion globale contribuent à simplifier vos opérations et votre production de rapports à grande échelle.

Ressources connexes :

La puissance d’une solution unique de traitement de la paie

L’embauche d’une main-d’œuvre sans frontières présente de nombreux avantages, mais la gestion de la paie à l’échelle mondiale introduit une nouvelle complexité que votre équipe n’est peut-être pas équipée pour gérer. Apprenez-en plus sur les avantages d’une solution unique pour rémunérer votre main-d’œuvre à l’échelle mondiale.

Chapitre 5 : Gain d’efficacité

L’impartition du travail à un partenaire doté de la bonne technologie peut contribuer à améliorer votre efficacité opérationnelle à chaque étape du processus de traitement de la paie.

Il peut être frustrant pour votre équipe des RH et vos effectifs lorsque leur organisation doit composer avec des problèmes fréquents liés à la paie, tels que des erreurs de paie, du temps consacré à la résolution par l’équipe de soutien et du temps consacré à la vérification. Le maintien du statu quo et le fait de ne pas offrir aux employés les avantages qu’apportent les nouvelles technologies sont des facteurs qui peuvent également réduire la satisfaction des employés.

Les organisations passent beaucoup de temps à traiter, à vérifier et à rapprocher la paie, y compris le suivi du taux d’erreurs de traitement de la paie à titre d’indicateur de performance clé. Le sondage de 2022 Getting the World Paid du Global Payroll Management Institute a révélé que les erreurs de saisie des données de RH, le manque de processus de gestion des RH et les rajustements rétroactifs constituaient les causes les plus importantes d’une moins bonne exactitude de la paie.

L’impartition pourrait représenter une bonne option pour votre organisation si vous dépensez également beaucoup de ressources pour corriger les erreurs liées à la paie ou effectuer le rapprochement des données relatives à la paie entre plusieurs sources de données. Essayez de trouver un partenaire qui peut gérer les processus habituels axés sur les transactions et les volumes élevés de données.

De nombreuses entreprises ont besoin d’applications spécialisées pour rémunérer leurs employés avec exactitude et à temps. Le bon partenaire d’impartition de la gestion de la paie peut traiter la paie et en effectuer le suivi de manière proactive pour déceler tous les écarts importants. Au lieu de développer une solution à l’interne, vous pouvez vous associer à des professionnels spécialisés dans l’administration de la paie.

Renoncer aux processus inefficaces et chronophages

L’impartition de la gestion de la paie offre un autre avantage puissant : vous pouvez redonner du temps à vos employés pour qu’ils accomplissent des tâches de plus grande valeur. Plutôt que de consacrer des heures à traiter manuellement la paie, ils peuvent consacrer du temps et des ressources à leur travail plus stratégiques, en particulier pour les employés qui occupent des postes pour lesquels le traitement paie n’est pas leur spécialité.

Les répondants au sondage « Global Payroll Benchmarking » (analyse comparative de la gestion de la paie à l’échelle mondiale) de Deloitte qui proviennent de la zone EMOA, de la région Asie-Pacifique et de l’Amérique latine ont déclaré que plus de 40 % de leurs efforts étaient liés à des chargements de données manuels. Il n’est pas inhabituel que cela se produise parce que ces régions ont généralement un volume plus élevé de fournisseurs de services de paie, ce qui vient avec un manque d’unification et de normalisation.

Vous pouvez améliorer la précision et l’efficacité de vos processus de traitement de la paie et obtenir des renseignements à partir de vos données en vous associant aux bons professionnels de la paie.

Ressources connexes :

Comment simplifier le traitement de la paie

Le traitement de la paie est l’une des tâches administratives les plus essentielles, mais pour bon nombre d’entreprises, le processus est truffé d’inefficacités et d’erreurs. Apprenez-en plus sur l’économie de temps et la simplification du traitement de la paie.

Représentation graphique : Avantages de l’impartition du traitement de la paie

Vous pouvez peser le pour et le contre lorsque vous explorez les options des services de gestion globale. La bonne solution peut différer en fonction des objectifs de chaque organisation. Que vous soyez responsable de la gestion de la paie de votre organisation ou que vous songiez à l’impartir, consultez notre tableau des avantages et des inconvénients ci-dessous pour en obtenir un aperçu.