Traitement de la paie d’une PME – ce qu’il faut savoir

Le traitement de la paie est sans doute l’une de vos obligations les plus importantes en tant qu’employeur. Il est absolument essentiel de payer vos employés avec exactitude, à temps et conformément à la législation canadienne, non seulement pour éviter des pénalités et amendes coûteuses, mais également pour assurer la réussite générale de votre entreprise.

À première vue, le traitement de la paie peut paraître une tâche énorme. En tant qu’employeur exploitant une PME au Canada, vous avez plusieurs responsabilités relatives à la paie auxquelles vous ne pouvez vous soustraire. Vous devez prélever les cotisations au Régime de pension du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et à l’assurance-emploi (AE), ainsi que l’impôt sur le revenu. Les employeurs doivent ensuite conserver les sommes ainsi retenues dans un compte en fidéicommis, puis les verser à l’Agence du revenu du Canada (ARC) ou à Revenu Québec. Enfin, les employeurs sont tenus de déclarer les revenus et les retenues à la source des employés en produisant une déclaration de renseignements T4, et de remettre à leurs employés leurs formulaires fiscaux.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les rudiments du traitement de la paie des PME et mieux connaître vos obligations en tant qu’employeur canadien.

1. Ouverture d’un compte de programme de retenues sur la paie

Si vous versez des salaires, des pourboires, des primes, des indemnités de vacances, ou d’autres indemnités ou avantages sociaux, vous devez ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie auprès de l’ARC. Vous devez relier ce compte au numéro d’entreprise (NE) de votre PME, que vous devez donc obtenir au préalable.

2. Embauche de nouveaux employés

Après avoir embauché un nouvel employé, vous devez obtenir son numéro d’assurance sociale (NAS), et vous assurer d’utiliser le nom et le numéro exacts qui figurent sur la carte d’assurance sociale ou la lettre de confirmation du NAS de l’employé. Vous êtes tenu de demander le NAS d’un employé dans les trois jours suivant sa date d’embauche. Si l’employé ne dispose pas d’un NAS valide, vous devez démontrer que vous avez déployé des efforts raisonnables afin d’obtenir celui-ci.

Si le NAS fourni par un employé commence par le chiffre 9, cela signifie qu’il s’agit d’un travailleur temporaire qui n’est pas citoyen canadien ni résident permanent au Canada. Vous devez alors vérifier que le NAS n’est pas expiré et que l’employé a un permis de travail ou d’études valide émis par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Si le NAS est expiré, l’employé doit communiquer avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada pour obtenir un document valide.

Les nouveaux employés doivent également remplir un formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels dans les sept jours suivant leur date d’entrée en service pour que vous puissiez déterminer le montant d’impôt fédéral et provincial à prélever sur leurs gains.

3. Classification des employés

Si un employeur classifie par erreur un employé permanent comme étant un entrepreneur indépendant, il peut être tenu responsable de tout impôt auquel il se serait soustrait en raison de cette classification erronée. L’ARC peut en effet déterminer que l’employeur a omis de payer des cotisations au RPC ou à l’AE et celui-ci sera tenu responsable de sa part des paiements, de la part de l’employé, ainsi que des pénalités et des intérêts applicables.

Pour vous aider à distinguer la nature de la relation employeur-employé, l’ARC a établi une liste de caractéristiques ainsi que des lignes directrices à cet égard. Si le travailleur travaille exclusivement pour l’entreprise, reçoit une indemnité de vacances ou se rend régulièrement sur les lieux de travail, il devra probablement être classifié comme un employé. En revanche, si le travailleur travaille pour d’autres entreprises, établit ses propres heures de travail, choisit la manière dont il exécute les tâches et les projets, ou est rémunéré à la pièce ou selon un tarif préétabli, il sera sans doute classifié comme un entrepreneur indépendant. Les entrepreneurs indépendants sont essentiellement des travailleurs autonomes qui fournissent des services et exploitent leur propre entreprise.

4. Perception de l’impôt sur le revenu

Les employeurs exploitant une PME sont responsables de retenir l’impôt sur le salaire ou les autres revenus versés. Vous devez d’abord ajouter tout avantage imposable au salaire de chacun de vos employés. La première étape est de déterminer si l’avantage que vous offrez constitue un avantage imposable et doit être inclus dans le revenu de vos employés lorsqu’ils le reçoivent. Puis, vous devez calculer la valeur de l’avantage et ajouter le montant au revenu des employés. Vous obtiendrez ainsi le revenu total soumis aux retenues à la source. L’ARC fournit des formules, des tables et un calculateur permettant de déterminer les retenues d’impôt à prélever.

5. Commissions

Les employés qui reçoivent des commissions et qui déduisent des dépenses peuvent choisir de remplir le formulaire TD1X, État du revenu et des dépenses de commissions aux fins des retenues sur la paie en plus du formulaire TD1. Ils doivent alors estimer leur revenu et leurs dépenses en utilisant soit les montants de l’année précédente s’ils recevaient des commissions à ce moment, soit les montants estimatifs pour l’année en cours. Les employés peuvent soumettre un formulaire TD1X à la suite de changements à leur situation ou annuellement avant le 31 janvier.

6. Production de la déclaration de renseignements T4 et des formulaires fiscaux

Vous devez produire une déclaration de renseignements T4 et remettre à vos employés leurs formulaires fiscaux au plus tard le dernier jour de février de l’année qui suit l’année civile visée.

7. Emploi au Québec

Si un employé doit se présenter au travail à votre entreprise dans un établissement situé au Québec, ou si l’établissement d’où vous versez le salaire de votre employé est situé au Québec, vous devrez remplir certaines exigences propres à cette province. Par exemple, Revenu Québec perçoit des cotisations au RRQ et au RQAP, ainsi qu’un impôt sur le revenu. Les employeurs doivent également verser certaines cotisations au Fonds des services de santé (FSS) à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) et au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO).

8. Pénalités à éviter

Les employeurs qui omettent de retenir le montant exigé des cotisations au RPC et à l’AE sur le salaire de leurs employés sont responsables de ces montants même s’ils ne peuvent les récupérer auprès des employés. Les employeurs s’exposent à une pénalité équivalant à 10 % du montant des cotisations au RPC et à l’AE, ainsi que de l’impôt sur le revenu non retenus. Si cela se produit plus d’une fois au cours de la même année, l’ARC imposera une pénalité de 20 % si l’erreur a été commise volontairement ou par négligence.

Les employeurs s’exposent également à d’autres pénalités s’ils ont effectué les retenues, mais qu’ils ont omis de les envoyer ou qu’ils les ont envoyées en retard. Les pénalités peuvent varier de 3 % à 10 % du montant dû.

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9. Départ d’un employé

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise ou est mis à pied, les employeurs doivent produire un relevé d’emploi (RE). Le RE fait état de la rémunération assurable de l’employé avant l’arrêt de rémunération et avise Service Canada du motif de cessation d’emploi.

En tant qu’employeur canadien, il est essentiel que vous vous acquittiez de vos obligations et de vos responsabilités. Il en va de la santé de votre entreprise. Découvrez comment les spécialistes de la paie de Powerpay peuvent vous aider à gérer votre paie du début à la fin.