Six idées novatrices et créatives pour faciliter l’intégration des nouveaux employés

Un nouvel employé devrait exulter à l’idée d’intégrer votre entreprise. Mais cela ne se produira que si vous prenez les mesures nécessaires.

En effet, des étapes stratégiques peuvent donner au nouvel employé l’impression d’entamer un chapitre important de sa carrière avec vous.

Comment faire naître un tel sentiment? En ayant en place un processus d’intégration efficace.

Bon nombre de gestionnaires et d’organisations appliquent machinalement la même recette et passent ainsi à côté de l’essentiel. L’intégration est bien plus qu’un simple processus où l’on coche une série de cases avant de parachuter le nouvel employé à son poste. Il s’agit avant tout du premier contact qu’a l’employé avec l’organisation. Les entreprises doivent donc investir de façon stratégique afin d’ouvrir la voie à une longue carrière aux nouveaux employés dans leurs rangs.

Voici quelques idées d’intégration novatrices et créatives pour établir des liens, consolider les équipes et renforcer la culture organisationnelle. Vous avez déjà établi un processus d’intégration? Ces conseils pourraient vous aider à rehausser son efficacité.

Organisez une activité pour les recrues

Sur la question du contact entre les gestionnaires et les membres de leur équipe, 91 % des employés affirment que les problèmes de communication peuvent freiner l’efficacité des gestionnaires. Ces problèmes naissent principalement du fait que les gestionnaires n’arrivent pas à bien communiquer dans les moments pivots qui leur permettraient de gagner la confiance des employés, selon le magazine Harvard Business Review.

Le processus d’intégration constitue justement l’un de ces moments pivots où les dirigeants et les gestionnaires peuvent entrer en contact avec l’employé, notamment pendant une activité organisée à l’intention des recrues. Celle-ci permettra au nouvel employé de faire connaissance avec l’équipe de direction et de trouver rassurant le fait qu’un cadre connaît son nom.

Pensez à tenir une telle activité deux ou trois fois l’an et à y convier vos toutes dernières recrues. Il peut s’agir d’un lunch avec l’un des dirigeants, d’une activité sportive ou encore d’un apéro après le travail. Songez à de nouvelles façons d’amener les nouveaux employés à entrer en contact avec l’équipe de direction dans un contexte informel.

Encouragez les nouveaux employés à réseauter dès la première journée

Soixante-dix études distinctes l’ont montré : le sentiment d’être accepté socialement est un facteur déterminant dans la réussite d’un nouvel employé.

Il est donc essentiel d’encourager les nouveaux employés à réseauter et à tisser des liens avec leurs collègues dès leur entrée en fonctions. Si vous organisez une intégration de groupe, tous ces nouveaux employés devraient réseauter entre eux, par l’ajout de contacts sur les réseaux professionnels, l’échange des adresses électroniques et la communication du champ de compétence de chacun. Ce réseautage peut se produire durant les pauses de la période d’intégration ou du moins, pendant la première semaine de travail. C’est d’autant plus important qu’il est probable que les nouveaux employés travailleront dans différents services, et qu’entretenir de tels liens avec des membres d’autres équipes peut s’avérer très payant.

Présentez les rôles et les responsabilités

Le constat laisse perplexe : 60 % des entreprises n’établissent pas d’objectifs ou de responsabilités à court terme pour leurs nouveaux employés.

En définissant clairement les objectifs, les rôles et les responsabilités, vous jouez la carte de la transparence et aidez le nouvel employé à réussir dès le départ ainsi qu’à gagner en confiance.

Il peut être difficile de faire un suivi manuel des progrès d’un nouvel employé. Comme vos journées sont déjà pleines à craquer, certains problèmes critiques pourraient passer sous le radar – à moins d’automatiser et de simplifier le processus au moyen d’une application d’intégration des employés. Une telle application informe les recrues et les gestionnaires de ce qui devra être accompli avant la date d’embauche, à la date d’entrée en fonctions et les jours suivants.

Faites connaître la raison d’être de l’entreprise

La création d’un texte explicatif qui présente un récit captivant sur les origines de l’entreprise est un outil qui sera utile à toutes les organisations.

Le récit d’une grande réussite est un moyen de capter l’imaginaire. Les entreprises sont nombreuses à utiliser cette technique pour attirer les investisseurs et les clients, mais il faut savoir qu’elle est tout aussi efficace pour mobiliser les nouveaux employés. Si votre parcours est en adéquation avec les valeurs de l’employé, celui-ci pourrait épouser votre raison d’être dès son premier jour en poste.

Établissez un calendrier pour le nouvel employé

En ce qui concerne les chances de réussite d’un nouvel employé au sein de votre entreprise, tout se joue habituellement dans les 30 premiers jours (en anglais).

Accompagnez le nouvel employé dans l’accomplissement des tâches administratives afin d’éviter les oublis et tout fardeau supplémentaire. Établissez une liste de vérification qui comprend les renseignements sur l’employé, ses données d’accès, ses accès aux portails de l’entreprise, ainsi que le titre des documents de formation et des politiques organisationnelles à lire.

Les applications d’intégration des employés permettent au gestionnaire de faire le suivi des tâches effectuées et des formations suivies par le nouvel employé. Il devient alors possible d’accompagner le nouvel employé s’il prend du retard ou requiert de l’aide supplémentaire.

De plus, l’expérience a montré que la tenue d’une rencontre individuelle avec un gestionnaire au cours de la première semaine au sein d’une entreprise agit comme catalyseur de croissance pour les nouveaux employés.

Établissez un système de jumelage

Le processus d’intégration officiel ne peut pas fournir toutes les réponses, comme présenter les principaux experts en la matière dans chaque service, ainsi que toutes les façons dont un nouvel employé peut participer aux initiatives de l’entreprise dans la communauté. Les nouveaux employés pourraient aussi vouloir connaître les meilleurs endroits pour manger sur le pouce ou pour commander des sushis. Pour toutes les questions portant sur la culture organisationnelle, le jumelage avec un collègue de travail peut faciliter l’intégration d’un nouveau venu dans ses fonctions.

En effet, 87 % des entreprises affirment que les programmes de jumelage propulsent la compétence d’un nouvel employé. Il suffit de demander à un employé d’expérience de faire le point avec le nouvel employé une fois par semaine le premier mois, puis une ou deux fois par mois par la suite afin de s’assurer que le nouveau venu se sent à l’aise et s’adapte bien.

Grâce aux technologies de gestion de l’intégration des employés, les responsables des RH peuvent concevoir et mettre en œuvre une liste de vérification qui assurera l’uniformité du système de jumelage à l’échelle de l’organisation.

L’incidence d’un processus stratégique d’intégration des employés

Les statistiques sont alarmantes : le tiers des employés (en anglais) relancent leur recherche d’emploi six mois seulement après leur embauche dans une nouvelle entreprise.

Un processus d’intégration des employés stratégique et ciblé peut réduire au maximum le risque qu’une telle situation se produise. En prenant les mesures appropriées, vos employés peuvent profiter de leur premier jour au sein d’une nouvelle entreprise… en se disant que cette expérience ne devrait pas se reproduire de sitôt.

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