Intégrer les médias sociaux et l’IA dans votre politique en matière de RH

Quelles mesures de contrôle pouvez-vous prendre relativement à l’activité en ligne de vos employés? On s’inquiète souvent qu’une mauvaise critique soit publiée ou qu’un employé publie un message de manière imprudente, car cela peut avoir des répercussions sur votre entreprise. C’est la première fois que cinq générations se retrouvent en même temps sur le marché du travail, donc bon nombre de vos employés seront très instruits au sujet d’Internet. Surtout grâce aux nouvelles technologies comme ChatGPT, vos employés pourraient facilement tirer parti des outils d’IA lorsqu’ils travaillent à la création de réponses et de brouillons de courriels.  

En tant qu’employeur, les PME doivent respecter un certain nombre d’exigences en matière d’emploi et de politiques en matière de ressources humaines. De nombreuses PME ne disposent pas du personnel nécessaire pour former une équipe des RH officielle. Toutefois, lorsque les propriétaires de PME n’ont pas de politiques formelles en matière de RH en place, ils s’exposent à des risques.  

Les politiques relatives aux RH constituent un outil important pour gérer les obligations légales, établir les conditions d’emploi de vos effectifs et fournir des lignes directrices aux employés ainsi qu’aux superviseurs en ce qui concerne les mesures disciplinaires. Ces politiques peuvent aider les employeurs à respecter les besoins de leurs employés, à guider la résolution des conflits et à clarifier la rémunération, la formation, les congés et les autres avantages sociaux offerts aux employés. De plus, vos effectifs seront probablement en mesure de vérifier les faits en fonction des exigences des politiques en matière de RH si votre entreprise ne les respecte pas.  

Voici un nouvel élément qui s’ajoute aux politiques en matière de RH en milieu de travail : l’Internet. Nous vous expliquons comment mettre en place vos propres politiques en matière de médias sociaux et d’IA en milieu de travail afin d’établir des lignes directrices à l’intention des employés et de contribuer à réduire le profil de risque de votre entreprise.  

Fixer des normes relatives aux médias sociaux 

Dans le monde en ligne d’aujourd’hui, votre présence numérique est peut-être votre principale vitrine et il est important qu’elle reflète vos activités. Voici quelques points dont vous devriez tenir compte dans le cadre de votre politique en matière de médias sociaux :  

Création d’un guide de l’employé pour l’utilisation des plateformes de médias sociaux 

Chaque publication ou chaque avis relatif à votre entreprise peut influencer la façon dont vos clients vous perçoivent. L’élaboration d’une politique relative aux médias sociaux à l’intention des employés est essentielle pour protéger la réputation de votre entreprise.  

Expliquez à vos employés que l’objectif de votre politique en matière de médias sociaux est de les aider à communiquer de l’information de manière responsable. Rappelez-leur qu’ils doivent faire attention à ne pas partager accidentellement des renseignements confidentiels à propos de votre entreprise, car les publications peuvent demeurer en ligne pour toujours. De plus, la publication d’information trompeuse qui est inexacte peut entraîner des risques pour votre PME. 

La définition de lignes directrices en matière de médias sociaux peut être un peu floue. Par exemple, les employés pourraient communiquer avec d’anciens clients, des clients potentiels ou même des concurrents par le biais des médias sociaux. Les employeurs canadiens n’ont généralement pas le droit d’imposer des restrictions à leurs employés au moyen d’accords de non-concurrence. En consultant un conseiller de confiance, vous obtiendrez un soutien personnalisé sur ce qu’il convient d’inclure dans vos politiques en matière de RH. 

Gestion des avis en ligne sur votre entreprise 

Pour les PME, un seul avis négatif peut avoir des répercussions sur vos activités. Votre réponse est d’une importance capitale pour maintenir la réputation de votre marque, tant auprès des clients potentiels que des candidats. L’objectif de votre organisation est d’avoir une voix de marque unifiée. Vos employés ne doivent pas parler au nom de votre organisation en ligne, sauf si cela fait partie de leur rôle. En effet, des messages contradictoires en ligne à propos de votre entreprise ou de votre mission pourraient être source de confusion pour un public externe.  

Pour rester maître de la gestion de vos avis, essayez de dresser une liste des sites Web d’avis les plus populaires sur lesquels votre entreprise est répertoriée, tant du côté des clients des services que de celui d’employeur. Il peut s’agir d’avis de Google, de Yelp, de Glassdoor et de LinkedIn. N’oubliez pas non plus les publications vous identifiant dans les médias sociaux. Ajoutez une note à votre calendrier pour prendre l’habitude de vérifier chaque semaine les avis afin de pouvoir y répondre en temps opportun.   

Supervision de l’utilisation du téléphone cellulaire personnel en milieu de travail 

Dans le monde du travail d’aujourd’hui, tout le monde a un téléphone dans sa poche. En réalité, les notifications peuvent être une source de distraction et avoir une incidence sur la productivité. Vous vous demandez peut-être s’il est possible de limiter l’utilisation des téléphones cellulaires pendant les heures de travail. Cependant, les appareils personnels sont essentiels pour de nombreuses personnes afin de s’acquitter de leurs responsabilités personnelles importantes. De plus, l’affichage de panneaux indiquant « Interdiction des téléphones au travail » peut entraîner des problèmes moraux si vos employés croient que vous êtes trop strict inutilement. 

Vous pouvez proposer des lignes directrices relatives aux téléphones cellulaires afin de rappeler à vos employés qu’ils ne doivent pas déranger les autres. Voici quelques exemples : 
 

• Régler les sonneries en mode vibration 

• Répondre à des appels personnels en dehors des espaces de travail 

• Fermer la sonnerie 

• Ne pas utiliser les caméras pour respecter la vie privée d’autrui 

Si vous avez du mal à faire respecter les règles par vos employés, mettez par écrit votre politique en matière de téléphone cellulaire en précisant clairement vos attentes et les raisons de la mise en place de vos lignes directrices. 

Être sur la même longueur d’onde concernant l’IA 

L’élaboration d’une politique en matière d’IA en milieu de travail est une chose. Mais trouver la meilleure façon de la communiquer à vos employés est un tout autre défi. Vous ne voulez pas avoir l’air d’être en retard sur les nouvelles technologies, mais tout nouvel outil peut poser des risques s’il est utilisé de manière irresponsable. En fait, 40 % des propriétaires de PME affirment que la technologie optimisée par l’IA les aiderait à maintenir et à étendre les activités de leur entreprise, selon le dernier rapport La nouvelle voie pour braver la tempête publié par la Banque Scotia. 

Il est important de disposer d’une politique claire en matière d’IA, car vos employés veulent suivre des lignes directrices portant sur ce qu’ils sont autorisés à faire pour améliorer leur efficacité au travail. Il est important qu’ils utilisent les nouvelles technologies de façon sécuritaire, sans saisir de renseignements confidentiels dans des enregistreurs de données publics. 

Quoi inclure dans votre politique en matière d’IA en milieu de travail

Cas d’utilisation autorisés : Donnez des exemples de tâches particulières au travail pour lesquelles l’utilisation de l’IA générative est acceptable. Par exemple, il peut s’agir de rédiger des objets de courriel.  

Processus de révision : L’IA peut être un bon point de départ, mais il faut toujours prévoir une révision humaine de tout travail qu’elle génère. Il est important de vérifier qu’il n’y a aucun faux renseignement et aucune modification personnalisée pour vous assurer que le travail reflète bien votre entreprise.  

Risques pour la sécurité : Indiquez clairement les types de renseignements sensibles et confidentiels que les employés ne doivent jamais saisir dans les outils d’IA. Ces plateformes peuvent apprendre à partir de ces renseignements et les partager sans votre consentement.  

Outils acceptables : Ce ne sont pas toutes les technologies qui sont conçues en fonction des mêmes normes et niveaux en matière de mise à l’essai. Indiquez aux employés quels outils et plateformes d’IA ils sont autorisés à utiliser sur votre lieu de travail.  

Les cas d’utilisation de l’IA ne manquent pas et il peut être difficile d’élaborer les bonnes lignes directrices pour vos employés. Il peut s’avérer utile de demander l’avis d’un conseiller de confiance pour déterminer le meilleur plan d’action pour votre entreprise.  

Il est essentiel d’établir une politique claire en matière de médias sociaux et d’IA pour que vos employés sachent comment se comporter de manière responsable en ligne. Compte tenu de l’évolution constante des préoccupations en matière de confidentialité liées à la technologie, il est important que vos politiques en milieu de travail aident vos employés à faire des choix judicieux afin de réduire les distractions et les risques potentiels pour la sécurité, ainsi que de préserver la réputation de votre marque.  

Les politiques en matière de RH peuvent aider les PME à définir les attentes envers leurs employés, ainsi que les procédures particulières à suivre en cas de gestion d’incident. Le bon conseiller peut vous aider à aborder les situations particulières auxquelles votre PME est confrontée. Découvrez comment notre équipe des Services de consultation en gestion des RH peut vous aider.