Comment surmonter les risques de la complexité de la gestion de la paie dans diverses régions

Les équipes de paie sont confrontées à la grande complexité du monde en constante évolution d’aujourd’hui. Elles assistent à une explosion de différents types de tâches et de travailleurs ainsi qu’à une complexité croissante de la réglementation. Et cela est particulièrement vrai pour les organisations qui exercent leurs activités au sein de plusieurs territoires de compétence nord-américains et qui ont du mal à gérer les obligations légales qui changent d’une région à l’autre – d’autant plus que leur main-d’œuvre sans limites devient de plus en plus fluide, sans frontières et toujours active.  

Quel est le défi auquel sont confrontés les professionnels de la paie? Les professionnels de la paie sont déjà confrontés à des priorités concurrentes visant à réduire les coûts, à gérer les risques et à assurer l’efficacité opérationnelle. Lorsqu’ils ne sont pas experts dans chacune des différentes régions, la gestion de la paie dans diverses régions peut être assez chronophage et peut augmenter le risque d’erreurs. 

Gestion de la complexité de la gestion de la paie dans diverses régions 

La complexité augmente lorsque les organisations exercent leurs activités au sein de plusieurs régions. Il n’est pas simple pour les équipes de gestion des RH et de la paie de gérer différents types de travailleurs en même temps que les exigences qui varient grandement d’un endroit à l’autre. Qu’il s’agisse de conventions collectives, de rémunération variable ou d’exigences locales en matière d’heures de travail, les professionnels de la paie ont besoin d’un système efficace pour les aider à suivre et à appliquer les changements.  

Prenons l’exemple de Trident Seafoods, une entreprise nord-américaine de pêche aux fruits de mer comptant 3 000 employés permanents à temps plein et 6 000 travailleurs saisonniers supplémentaires pendant la haute saison. L’équipe de gestion des RH de l’entreprise gère une main-d’œuvre diversifiée à bord de chacun de ses navires de pêche, ce qui crée la complexité d’une grande variété de types de rémunération pour tous les différents postes.  

« Les capitaines ont un salaire annuel, les débardeurs et les membres de l’équipage sont payés à la journée, certains employés sont rémunérés en fonction du nombre de casiers que ramène leur bateau, sans oublier les employés horaires et les employés salariés. Toutes ces personnes, du haut gestionnaire au préposé à la transformation, doivent être payées avec exactitude et à temps », précise Katrina Fountain, directrice de la rémunération globale chez Trident.

Plus la variété des types de rémunération augmente, plus il devient complexe de vous assurer que vos employés sont payés avec exactitude et à temps. À mesure que les organisations qui se retrouvent dans ce type de situation planifient leur future croissance, elles devraient tenir compte des répercussions qu’elle aura sur la complexité de la gestion de la paie et déterminer si elles disposent des bonnes solutions technologiques en place pour rationaliser leurs opérations et réduire les risques.  

Cela est particulièrement vrai pour les organisations qui prévoient d’étendre leur main-d’œuvre en utilisant des entrepreneurs, des travailleurs de l’économie à la demande et du personnel à temps partiel. Le sondage auprès des cadres de Dayforce portant sur 2 000 dirigeants a révélé que 80 % des entreprises interrogées utilisent actuellement des employés occasionnels, et 65 % des répondants s’attendent à une augmentation de leur utilisation de cette main-d’œuvre élargie. Faites le point sur les différents types de travailleurs au sein de leur main-d’œuvre actuelle et sur les travailleurs potentiels qui seraient essentiels pour vos plans d’expansion au cours des cinq prochaines années. Le risque augmente souvent avec l’utilisation de ces différents types de travailleurs, car les organisations pourraient mal les classer, perdre de vue le coût global de la main-d’œuvre ou être submergées par le fardeau administratif requis.  

Aider les équipes à effectuer avec souplesse le suivi des heures et la gestion de la paie d’un emplacement à l’autre   

La plupart des entreprises et leurs systèmes informatiques sont mal équipés pour gérer la crise de la complexité croissante du point de vue de la planification de la main-d’œuvre. De plus en plus de gens recherchent de la flexibilité pour contrôler quand et où ils travaillent, et de plus en plus d’organisations tirent parti du partage de la main-d’œuvre pour planifier stratégiquement leur main-d’œuvre au sein de plusieurs emplacements. Il peut devenir difficile en effectuant le suivi des horaires des employés au sein de plusieurs emplacements de s’assurer que les quarts de travail sont dotés en personnel, que le suivi des heures est effectué efficacement et que les travailleurs sont payés avec exactitude.  

Les Predators de Nashville sont une équipe de la LNH, mais leur organisation supervise également quatre entités sportives et de divertissement comptant plus de 1 000 membres du personnel. De la billetterie à la sécurité, leur main-d’œuvre assume différentes affectations au sein de plusieurs installations, ce qui peut rendre l’établissement des horaires, la rémunération et d’autres données sur les employés difficiles à consolider.  

Par exemple, Meredith Durbin, directrice principale du SIRH et de la gestion de la paie pour les Predators de Nashville, parle de la valeur d’une bonne tenue à jour des dossiers d’employé. « L’avantage de disposer d’un dossier d’employé unique est que nous sommes en mesure de tenir à jour un dossier pour chaque employé, quel que soit le nombre de personnes morales pour lesquelles il pourrait travailler. Nous n’avons donc pas à réembaucher un employé au sein d’une autre personne morale chaque fois. Nous sommes en mesure de gérer le tout de manière cohérente dans un dossier unique, ce qui nous permet de maintenir l’exactitude des renseignements très facilement. »   

Lorsque les données relatives à la paie et aux heures travaillées se retrouvent dans un système unique, elles peuvent aider les équipes à accélérer leurs processus sur le plan opérationnel tout en réduisant les cycles d’examen des heures, partout où leur main-d’œuvre est affectée. Les équipes peuvent profiter d’une plus grande flexibilité dans la façon dont elles traitent la paie plutôt que d’être menottées au traitement par lots, et ainsi gagner du temps pour effectuer un travail d’analyse de plus grande valeur.   

Réduire les erreurs et améliorer l’exactitude des activités de gestion de la paie 

Les équipes de la paie sont souvent aux prises avec une technologie désuète qui peut limiter leur efficacité lors du traitement de la paie et qui entraîne souvent des erreurs. Le Sondage sur l’avenir de la paie de Dayforce a révélé que 69 % des organisations interrogées éprouvent des problèmes avec leurs données de la paie. Une gestion de la paie inexacte et les erreurs qui en découlent peuvent rendre les organisations vulnérables à certains risques, y compris les conséquences sur le plan juridique, les pénalités coûteuses et l’inefficacité dans l’ensemble de leurs opérations.  

Il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble sur les frais d’exploitation pour assurer une meilleure efficacité et exactitude des dirigeants. Les rapports de Christina Alicea-Rendon, directrice principale des ressources humaines chez OTG Management à New York et au New Jersey, portent sur une équipe de 12 gestionnaires qui supervisent 2 500 membres de l’équipe rémunérés à l’heure et 200 employés salariés. Le fait d’avoir une vue d’ensemble sur les activités de gestion des heures et de la paie l’aide à réduire le temps consacré aux approbations et lui donne plus de temps pour se rendre accessible pour ses équipes au sein de tous les emplacements.  

« Nous exerçons nos activités pratiquement 24 heures par jour et sept jours par semaine. La consignation des heures d’entrée et de sortie que pointent les employés a contribué à améliorer notre processus de traitement de la paie et à réduire les erreurs, car nous n’avons pas à consolider des centaines de documents de paie », déclare M^me Alicea-Rendon.  

L’amélioration de l’exactitude des données relatives à la paie et aux heures peut aider les équipes à agir plus rapidement et à mieux gérer les risques en même temps. Lorsque les données relatives aux heures et à la paie sont intégrées au sein d’une plateforme unifiée, elles demeurent épurées et ne nécessitent aucun mouvement ni transformation supplémentaire. Le fait de miser sur une plateforme unifiée peut aider les dirigeants à obtenir plus de visibilité et un plus grand contrôle sur les frais d’exploitation.  

Votre plan de gestion des risques et d’augmentation de l’efficacité opérationnelle dans l’ensemble des régions 

Une solution de gestion de la paie dans diverses régions peut vous donner la liberté de mieux gérer les risques relatifs à votre main-d’œuvre, peu importe où ils travaillent. Dans un monde où l’équilibre entre la flexibilité et la conformité à la réglementation est essentiel afin de demeurer agile et concurrentiel, pouvoir tirer parti d’une solution unifiée pour la gestion de la paie, des heures, des RH, des avantages sociaux et des effectifs peut vous aider à surmonter la complexité associée à l’expansion de votre entreprise. 

Il est maintenant temps pour les organisations nord-américaines de tenir compte de la façon dont les futurs plans d’expansion peuvent avoir une incidence sur les activités de gestion de la paie et créer des défis qui éloignent votre attention des autres tâches essentielles. 

Ce qu’il faut prendre en compte pour vos processus de gestion de la paie : 

• De quels types de travailleurs est composée notre main-d’œuvre, y compris les employés à temps plein, les employés à temps partiel et les entrepreneurs?  

• Disposons-nous d’un plan pour nous tenir au courant des exigences en matière de conformité à la réglementation touchant nos effectifs dans l’ensemble des états et des régions où nous exerçons nos activités? 

• Quels sont nos systèmes internes de suivi des erreurs et de gestion des exigences en matière de conformité à la réglementation pour notre fonction liée à la gestion de la paie? 

• Sur quel type de rapport misons-nous pour dresser un portrait des coûts liés nos effectifs?  

En disposant des bonnes fondations en place, une plateforme unifiée peut aider les dirigeants à se préparer à un avenir indéfini, à gérer les risques de non-conformité à la réglementation et à stimuler l’efficacité opérationnelle au sein des régions où ils exercent leurs activités.