Comment créer un horaire de travail hybride adapté à vos besoins

Depuis plusieurs années, les employeurs de partout dans le monde ont expérimenté le télétravail et les modalités de travail flexibles. Cependant, la pandémie de COVID-19 a obligé les gestionnaires à mettre en place des systèmes et des technologies de télétravail. Bien que la dynamique de la vie professionnelle fluctue constamment, le télétravail n’est pas près de disparaître. La question que se posent maintenant les employeurs est la suivante : « Comment pouvons-nous améliorer l’efficacité du télétravail? »

Voici quelques aspects essentiels à revoir et à améliorer si vous souhaitez fidéliser vos employés les plus talentueux.

Mieux structurer le cadre de travail hybride

Afin d’être en mesure de gérer le cadre de travail qui ne cesse de se transformer, les employeurs doivent s’adapter à la nouvelle réalité de leurs employés. Toutefois, cette adaptation n’impose aucune restriction aux employeurs. Vous pouvez établir des horaires fiables et mettre en place un cadre de soutien qui stimule la productivité.

Politiques relatives au télétravail

Avant de passer à l’organisation d’un horaire de travail hybride, vous devez élaborer des politiques permettant d’encadrer les quarts de travail que vous définissez. Le télétravail fait partie intégrante de la structure de votre entreprise et de l’expérience employé. L’instauration d’un modèle de travail hybride nécessite la mise en place de règles, de procédures et d’exigences. Si vous exigez que des employés mal outillés respectent les horaires de travail établis sans disposer de suffisamment de politiques et de documents formels, vous pourriez devoir faire face à la justice si un événement malheureux survenait.

Évitez ce désagrément en établissant des politiques claires à l’intention des télétravailleurs et des travailleurs hybrides, qui sont conformes à l’ensemble des lois, des réglementations et des directives applicables relativement aux employés. Ces politiques peuvent comprendre des avis de non-responsabilité pour les blessures à domicile ou hors site pendant les heures de travail, des exigences en matière de sécurité physique et de cybersécurité à l’intention des télétravailleurs et une garantie de disponibilité lors des jours ouvrables pendant les heures établies.

Critères relatifs aux modalités de travail flexibles

En tant qu’employeur, vous avez le dernier mot sur votre modèle de travail hybride. Vous avez la liberté d’établir des critères fermes, mais raisonnables, pour mettre en place des modalités de travail flexibles. Les employés doivent respecter un ensemble de normes avant d’effectuer leur premier quart de télétravail flexible. Voici quelques exemples pour vous guider :

• Peuvent-ils travailler en ligne dans le cadre de leur poste? Les employés ne devraient être autorisés à travailler à distance que si leur travail peut être effectué de n’importe où, sans que cela ait d’incidence sur leur productivité ou leur esprit de collaboration.
• Disposent-ils d’une connexion Internet rapide et fiable? Sans connexion Internet stable, il sera presque impossible pour vos employés de terminer leurs tâches à temps, sans parler de la capacité d’effectuer un appel vidéo fluide avec des clients et des collègues.
• Ont-ils un comportement adapté au télétravail? Les employés doivent être disciplinés, fiables et organisés afin que vous puissiez vous attendre à ce qu’ils respectent les délais sans avoir besoin de surveillance physique.

Toutefois, en tant qu’employeur, vous pouvez compléter ces comportements en offrant un cadre de soutien. Prenons le cas d’un employé aux prises avec des problèmes de connexion Internet. Vous pouvez mettre en place une prestation mensuelle pour les employés à distance afin de les aider à payer les factures plus élevées d’un fournisseur de services Internet plus rapide et plus fiable.

Pensez aussi à la situation d’un employé pour lequel les indicateurs de performance clés n’ont pas été définis. Les gestionnaires peuvent définir de façon claire des indicateurs de performance clés qui s’inscrivent dans le modèle de travail hybride afin de favoriser une approche disciplinée et organisée du travail au quotidien.

Quelle que soit la manière dont vous sélectionnez vos télétravailleurs, suivez les pratiques exemplaires en matière de travail hybride pour obtenir des résultats optimaux qui font des modalités de travail flexibles une option viable à long terme.

Systèmes d’établissement des horaires

Que leurs employés travaillent au bureau ou à distance, les gestionnaires sont dans l’obligation de gérer les besoins variés de leurs effectifs hybrides. Lorsque les employés ne se présentent plus dans l’espace de travail physique, l’établissement des horaires et le suivi des heures de travail constituent l’une des principales sources d’irritation pour les employeurs.

C’est à ce moment que le logiciel d’établissement des horaires entre en jeu. Votre horaire de travail hybride a besoin d’un espace numérique qui permet de tenir un registre du personnel sur place et hors site. Grâce à un logiciel convivial de suivi des heures de travail, vous pouvez outiller vos employés pour qu’ils soient en mesure de pointer leurs heures d’arrivée et de départ, peu importe où ils se trouvent.

L’utilisation d’un logiciel d’établissement des horaires offre également aux employeurs une meilleure vue d’ensemble de leurs effectifs. Vous pouvez voir quels employés ont pointé leurs heures et combien d’heures ils ont travaillé chaque jour. Ces types de systèmes d’établissement des horaires profitent aux entreprises disposant de télétravailleurs, de travailleurs hors site et de personnel en mode de travail flexible. Le logiciel de suivi des heures de travail est très pratique pour les gestionnaires qui doivent surveiller le pointage des heures des employés et superviser la logistique hors site.

Santé mentale des employés

Quelles que soient vos initiatives de planification stratégique de la main-d’œuvre, l’avenir de l’expérience employé exige de faire preuve d’une sensibilisation aiguë à l’égard de la santé mentale des employés. Si vous souhaitez établir l’horaire d’effectifs sans frontières, vous devez tenir compte des besoins psychologiques et émotionnels des employés.

Si votre personnel est surmené, sa productivité diminue, son moral baisse et son travail semble pénible à accomplir. Vous pouvez éviter la baisse de rendement de vos employés en accordant la priorité aux soins de santé mentale et à la défense de leurs intérêts. Dans le rapport sur notre sondage L’état du capital humain 2022, nous avons constaté que les employés désirent avoir accès à un soutien formel en matière de santé mentale. En fait, 81 % des répondants partout dans le monde ont déclaré avoir souffert d’épuisement professionnel, parmi lesquels plus d’un tiers ont fait état de symptômes graves, voire extrêmes.

L’omniprésence de ces problèmes de santé mentale soulève la question suivante : Quelles sont les raisons exactes qui poussent les employés à l’épuisement professionnel?

Le sondage L’état du capital humain 2022 a cité plusieurs coupables, notamment une charge de travail accrue, la pression liée au respect des échéances, un nombre d’heures de travail trop élevé et un manque de soutien de la part des dirigeants. Si vous souhaitez mettre en place des modalités de travail flexibles fructueuses et efficaces, vous devez aborder les facteurs de santé mentale connexes. Dans le cas contraire, vous risquez d’être confronté à une augmentation importante de l’absentéisme chez vos travailleurs hybrides. 

Stratégies d’établissement des horaires dans les modèles de travail hybride

C’est une chose de savoir créer un horaire de travail hybride adapté à vos besoins, mais le mettre en place en est une autre. Découvrez les conseils ci-dessous pour vous créer de meilleures habitudes d’établissement des horaires.

Consulter les travailleurs hybrides dès le départ

Donner à vos employés la chance de s’exprimer constitue un moyen infaillible d’améliorer la fidélisation et la mobilisation, plus particulièrement si vous gérez des effectifs partiellement ou entièrement en télétravail. Vous devriez consulter vos employés qui sont déjà des travailleurs hybrides, le cas échéant. Plus vous impliquez vos employés dès le début de la mise en place du nouveau processus d’établissement des horaires, plus il leur sera facile de s’y adapter.

Renseigner les employés au sujet des logiciels d’établissement des horaires

L’utilisation de votre logiciel d’établissement des horaires peut s’accompagner d’une légère courbe d’apprentissage. Bien qu’il soit relativement simple d’effectuer le suivi des heures de travail et de l’assiduité des employés, vous devrez renseigner le personnel sur la façon de pointer leurs heures d’arrivée et de départ au bon moment. Grâce à une combinaison de ressources comme des séances de formation, des vidéos pratiques et des aide-mémoire de dépannage rapide, vous pouvez fournir à votre personnel tous les outils nécessaires pour se familiariser avec le nouveau logiciel de suivi des heures de travail.

Établir des voies de communication claires

Tout le monde souhaite connaître son horaire à venir le plus tôt possible. Vos employés ont d’autres tâches et événements pour lesquels ils doivent réserver du temps, comme récupérer les enfants à l’école, planifier des activités sociales ou effectuer de la gestion interne de nature administrative. Il leur est utile de savoir quand ils doivent se présenter au travail pour mieux gérer les activités dans leur vie privée et réduire le stress lié à la planification de leur calendrier.

L’une des plus importantes pratiques exemplaires en matière de travail hybride consiste à établir des voies de communication claires. L’établissement de l’horaire de la semaine suivante est une tâche fastidieuse qui tend à s’éterniser, mais lorsqu’un employé sait que son gestionnaire répondra rapidement à ses questions, et vice versa, cette tâche se règle facilement au moyen d’une brève conversation.

De plus, vous vous retrouverez probablement à réorganiser les quarts de travail aussi souvent que vous les établissez. Les gestionnaires manquent souvent de personnel pour combler tous les quarts de travail, que ce soit en raison de congés de maladie, de congés rémunérés ou d’absences de dernière minute. En adoptant des voies de communication claires au sein du logiciel d’établissement des horaires, les gestionnaires sont en mesure de pourvoir les postes vacants dès qu’un employé doit s’absenter. Les employés peuvent également consulter leur messagerie et leurs notifications pour accéder rapidement à de l’information à jour concernant l’établissement des horaires.

Mesurer fréquemment le succès de l’établissement des horaires

La planification stratégique de la main-d’œuvre est un processus cyclique. Au fil du temps, vous devriez revoir vos tactiques d’établissement des horaires de travail hybride et voir comment se déroulent les choses. Commencez par effectuer des vérifications hebdomadaires pendant le premier mois, puis diminuez leur fréquence à un intervalle mensuel jusqu’à l’intégration complète du processus.

Quelle est l’efficacité de votre méthode de suivi des heures de travail? Les employés sont-ils en mesure d’accéder facilement à l’information et aux horaires? Quels aspects pourraient faire l’objet d’améliorations ou de formations?

C’est le genre de questions qui aident les employeurs à recueillir des données et des analyses significatives relativement aux effectifs. L’avenir de l’expérience employé au sein de votre entreprise ne devrait pas reposer sur des intuitions ou des généralités ambiguës. Tirez parti des données dont vous disposez à portée de main pour évaluer vos modalités de travail flexibles à la source.

Suivi des données relatives à l’expérience employé : un bref aparté

Les données représentent pour vous un allié de taille, mais vous avez besoin d’un outil puissant pour les recueillir et les appliquer. Lorsque vous choisissez un logiciel d’établissement des horaires, assurez-vous d’en choisir un capable de vous fournir des données et des analyses relatives aux effectifs.

Une excellente façon de mener des recherches fiables consiste à concevoir un sondage simple permettant de mesurer la satisfaction des employés. Utilisez les questions ci-dessus pour cerner les points positifs et les points négatifs de votre nouvel outil. Le simple fait de vous poser ces questions vous fournira l’information dont vous avez besoin pour améliorer progressivement cet aspect de la vie professionnelle de votre personnel, ce qui peut conduire à une meilleure fidélisation et à une meilleure mobilisation des employés.

Maintenant que vous avez un cadre général et une meilleure compréhension du processus de création d’un horaire de travail hybride adapté à vos besoins, il est temps d’explorer vos options et de commencer à vous faciliter la vie au travail. Apprenez-en plus sur la façon dont vos travailleurs hybrides peuvent bénéficier d’un logiciel d’établissement des horaires adapté à vos besoins (billet en anglais).