Comment combler les écarts de compétences au moyen de votre système de gestion de l’apprentissage en entreprise

Partout dans le monde, les employeurs voient leur productivité chuter en raison de pénuries persistantes de compétences. Neuf organisations sur dix affirment qu’elles devront faire face à un écart de compétences important au cours des années à venir. Mais surmonter cette difficulté se révèle extrêmement difficile. Les entreprises ne savent souvent pas quelles sont les compétences qui manquent à leurs employés, et quand elles le savent, le recrutement à lui seul ne suffit pas à régler le problème. Dans de nombreux pays, en raison des effets persistants de l’inflation sur le coût de la vie, les nouvelles embauches sont toujours plus coûteuses. Les employeurs sont donc coincés dans un exercice d’équilibre, oscillant entre la nécessité d’augmenter la productivité et celle de maîtriser les coûts.  

Dans un tel contexte, il est logique que les organisations s’efforcent de stimuler la productivité par l’amélioration et le recyclage des compétences, et par une plus grande mobilité interne. Ces efforts permettent également de fidéliser les employés existants et d’éviter des départs regrettables, puisque près de la moitié des travailleurs américains déclarent envisager de changer d’emploi afin de bénéficier de meilleures possibilités d’apprentissage. Cette approche s’est toutefois heurtée à des difficultés. La Harvard Business Review rapporte que « parmi les entreprises ayant relevé le défi du recyclage des compétences, seules quelques-unes d’entre elles l’ont réalisé avec efficacité, et encore leurs efforts ont été modestes et de faible portée ». Cela est souvent dû à l’absence des infrastructures nécessaires à un apprentissage personnalisé à grande échelle, capables de le soutenir tout au long du cycle d’emploi.  

Près de la moitié des travailleurs américains déclarent envisager de changer d’emploi pour bénéficier de meilleures possibilités d’apprentissage.

Les entreprises se tournent de plus en plus vers les technologies d'apprentissage en entreprise pour renforcer l'acquisition de compétences dans tous les aspects de l'expérience employé, en l'associant à des étapes clés du perfectionnement et en donnant aux dirigeants la visibilité nécessaire pour veiller à ce que les objectifs sont atteints. Ce guide se veut une feuille de route à l'intention des organisations qui cherchent à combler leurs écarts de compétences en tirant pleinement parti de toutes les fonctionnalités d'un système de gestion de l'apprentissage en entreprise de premier ordre.  

Commencer par « Pourquoi? ». 

Pour combler vos écarts de compétences, la première étape consiste à obtenir l’accord des principales parties intéressées pour réaliser de nouveaux investissements dans les technologies de formation en entreprise, et plus particulièrement dans un système de gestion de l’apprentissage. Il s’agit d’une application logicielle conçue pour vous permettre d’assurer l’administration, la documentation, le suivi, la communication et la prestation de cours et de programmes de formation auprès de vos employés. Cette application constitue également un outil essentiel pour l’amélioration et le recyclage des compétences de votre main-d’œuvre.  

Sans la technologie adéquate, les entreprises doivent répertorier manuellement les compétences service par service, convenir d’appellations et de définitions pour les différentes compétences, créer une vue d’ensemble des titres professionnels dans leur organisation, puis établir comment ces titres se rapportent à des compétences spécifiques. La création et le maintien d’une telle structure, sans l’aide d’un système de gestion de l’apprentissage, n’est tout simplement pas possible à grande échelle et ne vaut probablement pas le temps et l’argent qui y sont investis. Par contre, une technologie d’apprentissage en entreprise de premier ordre peut offrir des automatisations qui permettent de gagner du temps et d’aider les entreprises à détecter automatiquement les compétences clés, à les répartir sur différents emplois, à saisir les écarts et à attribuer des plans et des activités d’apprentissage pour aider à combler ces écarts le plus rapidement possible.   

Pour justifier un investissement dans un système de gestion de l’apprentissage en entreprise de premier ordre, vous devez préparer une liste des bénéfices opérationnels qu’une meilleure technologie vous permettra de réaliser. Voici un bref aperçu de certains de ces bénéfices, ainsi que des sources pratiques pour les étayer : 
 

• Croissance du chiffre d’affaires de 4,70 $ pour chaque dollar investi (par employé) 
• Augmentation de 57 % de la fidélisation 
• Augmentation de 23 % de la mobilité interne 
• Augmentation de 16 % de la satisfaction client 
• Augmenttion de 10 % de la productivité  
• Déploiement 22 % plus rapide des produits et des processus

Si vous préparez un argumentaire en faveur de nouveaux investissements au sein de votre entreprise, n’oubliez pas de mentionner ces avantages afin que tous comprennent les raisons qui vous poussent à aller de l’avant. Une fois que vous avez obtenu l’appui nécessaires sur les avantages les plus importants, vous voici prêt à explorer les solutions offertes. 

Que doit faire votre système de gestion de l’apprentissage en entreprise? 

Les entreprises doivent instaurer une véritable culture d’apprentissage de bout en bout si elles souhaitent combler rapidement les écarts de compétences. Cendant, pour y parvenir, elles doivent investir dans les outils qui, au quotidien, nourrissent la volonté d’apprendre des employés. Un atelier de temps en temps ou un seul module de formation ne feront pas bouger les principaux indicateurs de performance clés de votre entreprise. L’apprentissage doit être intégré au quotidien et aux étapes clés du perfectionnement de l’employé, en lui permettant d’accéder à des formations et à améliorer ses compétences dans le cadre de son travail, ce qui ne peut se faire qu’en intégrant l’apprentissage dans les outils et les processus qu’il utilise tous les jours.  

Par ailleurs, alors qu’ils sont plus nombreux à entrer sur le marché du travail, les travailleurs de la génération Y et de la génération Z s’attendent à une expérience d’apprentissage aussi pratique et conviviale qu’une plateforme de diffusion vidéo à la demande en continu, telle que YouTube et Netflix. Voilà pourquoi votre technologie d’apprentissage doit être en mesure d’offrir le soutien solide en matière de conformité que propose un système de gestion de l’apprentissage, s’accompagnant d’une expérience utilisateur hautement attrayante. 

Sur le plan opérationnel, les gestionnaires doivent pouvoir suivre les activités d’apprentissage de leurs employés et les progrès qu’ils accomplissent dans la réalisation de leurs objectifs. Cela leur est nécessaire non seulement pour maintenir une conformité permanente, mais aussi et surtout pour veiller à ce que leur entreprise soit à même de combler les écarts de compétences qui affleurent, et d’aider leurs employés à se projeter dans l’avenir au sein de leur organisation, afin de stimuler la mobilisation, la productivité et la fidélisation de leurs effectifs.  

Enfin, il est important que votre système de gestion de l’apprentissage puisse concevoir et cibler des formations en fonction de compétences spécifiques. Pour cela, vous avez besoin d’avoir accès à une vue d’ensemble des compétences dont dispose votre organisation et de celles qui pourraient lui être nécessaires à l’avenir, par exemple pour détecter les secteurs à haut risque d’écart de compétences ou encore répondre à une forte demande de formation, de la part des employés, sur des sujets clés. Heureusement, une technologie de pointe peut offrir ces avantages dès le premier jour.  

Jeter les bases pour un apprentissage en continu 

Presque toutes les organisations affirment vouloir favoriser une culture d’apprentissage continu, mais peu d’entre elles proposent des moyens concrets pour y parvenir. En effet, les entreprises conçoivent souvent la culture dans une perspective descendante, soulignant l’importance de l’apprentissage continu auprès des cadres et des travailleurs, mais n’offrant que peu d’occasions ou d’outils pour le concrétiser. Si l’apprentissage est entièrement laissé à l’initiative des gestionnaires et des employés, il ne se développera pas. Afin de mieux comprendre ce décalage, il faut savoir que 60 % des dirigeants déclarent que leur organisation propose des formations pour aider les employés à transitionner vers de nouvelles fonctions, mais que seuls 26 % des employés déclarent que de telles formations leur sont proposées. Pour être en mesure de supprimer ce décalage, les organisations doivent créer des possibilités d’apprentissage plus stimulantes et veiller à ce que les employés les connaissent. Pour ce faire, elles doivent adopter une approche axée sur la technologie, de façon à intégrer l’apprentissage à chaque étape du cycle d’emploi et faire en sorte que les utilisateurs puissent plus facilement consulter régulièrement des contenus intéressants et pertinents.  

La première impression est décisives 

L'apprentissage commence dès la première étape du cycle d'emploi : l'intégration. Une solide plateforme d'intégration vous permet d'offrir au nouvel employé une expérience stimulante et de qualité qui teintera tout son séjour au sein de votre entreprise. Elle permet également de clarifier les attentes, contribuant ainsi à atténuer le stress et l'incertitude que les employés ressentent souvent lors de l'intégration. Cette première impression définit également leurs attentes en ce qui a trait aux notifications et aux tâches d'apprentissage qu'ils recevront régulièrement à l'avenir. Ces notifications et ces tâches pratiques réduisent considérablement la charge de travail de vos administrateurs tout en garantissant que le nouvel employé reste au fait de toutes ses obligations en matière d'apprentissage. 

Garantir la conformité dès le premier jour  

S’il est important de donner une bonne première impression aux nouveaux employés, il est également essentiel de permettre aux gestionnaires de voir si les travailleurs ont suivi la formation requise et s’ils risquent de manquer des échéances importantes. Cela est particulièrement important au cours des premières semaines de l’entrée en fonction d’un employé, lorsque sa formation obligatoire non seulement accélère le temps requis pour qu’il atteigne le niveau de productivité voulu, mais permet aussi à votre organisation de demeurer conforme aux lois, aux règlements et aux normes éthiques applicables. Si vos activités d’apprentissage s’effectuent sur la même plateforme et avec le même modèle de données que votre logiciel de recrutement, vous pouvez, en toute transparence, transférer les données pertinentes relatives aux nouveaux employés de l’étape du recrutement à celle de l’intégration, vous épargnant ainsi les nombreuses heures de travail administratif consacrées à la création de profils pour les nouveaux employés. 

Créer des plans d’apprentissage personnalisés à grande échelle 

Pour que les employés soient intéressés à apprendre, les programmes et le matériel pédagogique doivent leur être utiles, non seulement dans le cadre de leur emploi actuel, mais aussi au regard de leurs aspirations professionnelles futures. Le sondage L’état du capital humain de Dayforce révèle que 84 % des personnes interrogées indiquent qu’en ayant une idée claire de leur parcours de carrière, elles sont plus loyales envers leur employeur. Par ailleurs, les employeurs savent qu’ils doivent créer des plans d’apprentissage clairs pour leurs employés et ne pas se contenter de leur proposer des cours ponctuels ou isolés. La difficulté réside dans l’élaboration de tels plans à grande échelle, car demander à leur équipe de concevoir des programmes personnalisés pour des centaines, voire des milliers d’employés, se révèle une tâche trop exigeante pour la plupart des employeurs. Pour y pallier, ils ont besoin de l’aide de la technologie.  

Si votre système de gestion de l’apprentissage en entreprise est intégré à votre plateforme générale de gestion du capital humain, vous pouvez créer des plans de perfectionnement personnalisés pour vos employés, comportant des compétences et des contenus de formation ciblés, tirés d’une bibliothèque d’apprentissage. Les rapports permettent également aux entreprises de suivre les progrès réalisés dans le cadre des plans de perfectionnement à l’échelle de l’organisation, alors que les responsables disposent d’un tableau de bord des progrès réalisés par leurs propres équipes. Grâce à ces outils, les tâches et les acquis d’apprentissage peuvent figurer dans les plans de perfectionnement, et ces plans peuvent, à leur tour, s’inscrire dans les efforts de planification du rendement et de la relève, le tout sur une seule et même plateforme de gestion des ressources humaines. Ce lien harmonieux entre l’apprentissage, le perfectionnement et le rendement permet à vos gestionnaires de saisir plus clairement que jamais les relations entre les différents éléments de l’expérience employé, leur offrant ainsi la possibilité de prendre de meilleures décisions et de renforcer l’engagement de vos employés.   

Rechercher du contenu d’apprentissage préparé par des spécialistes 

Si votre système de gestion de l’apprentissage en entreprise est difficile à utiliser, les gens ne s’en serviront pas. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de disposer d’une expérience intuitive de création de contenu, et d’une solide bibliothèque de cours et de programmes préétablis pour répondre à tous vos besoins d’apprentissage, généraux et spécialisés.  

Rédaction de votre propre contenu 

Grâce aux outils de création de contenu, les administrateurs ou les créateurs de contenu doivent être en mesure de créer facilement et de toutes pièces des cours au moyen des fonctions intégrées d’une plateforme. Cela inclut la possibilité de télécharger différents types de contenus tels que des vidéos, des textes, des images et des balados. Le contenu peut être organisé en cours et en pages individuels, ou en plans d’apprentissage qui aident les utilisateurs à suivre des parcours d’apprentissage structurés. 

Tirer parti du contenu de tiers 

En plus du contenu de formation créé à l’interne, les entreprises considèrent souvent qu’il est utile de tirer parti de contenus préétablis par des tiers en complément à leur bibliothèque et à leurs programmes, notamment en ce qui a trait aux sujets communs à différentes organisations ou qui dépassent l’expertise interne de l’entreprise. Par conséquent, lorsque vous examinez votre plateforme d’apprentissage actuelle ou future, assurez-vous de demander dans quelle mesure elle est capable de découvrir et d’extraire des collections de contenu et des programmes préétablis à partir d’un magasin de contenu auquel on peut accéder directement dans la plateforme d’apprentissage. Cette option vous offre des collections professionnellement vérifiées, étayées par des données, qui aident à éliminer toute hésitation lors de l’édition de contenu et proposent un contenu pertinent et fiable plus rapidement et avec plus de certitude que si vous deviez produire tout le matériel pédagogique à l’interne.  

S’appuyer sur des analyses 

Pour apporter une réelle valeur ajoutée aux administrateurs et aux responsables de l’apprentissage, le système de gestion de l’apprentissage en entreprise doit fournir de l’information qui permet d’améliorer les résultats de l’organisation. Avec les bons indicateurs, vous pouvez relier directement vos données d’apprentissage à la productivité et au rendement. Les gestionnaires disposent ainsi de données essentielles sur l’état de leur équipe et sur la manière dont les choses peuvent être améliorées dans une perspective de mobilisation et de productivité. Vous pouvez également fournir aux instructeurs des renseignements utiles sur leur enseignement, l’efficacité du matériel de formation, le succès des apprenants et les retombées de tous ces éléments sur votre organisation. 

De puissantes notifications pour vous permettre de garder le cap sur ce qui est important  

En plus des rapports réguliers, un système d’apprentissage solide peut vous envoyer des notifications en temps utile pour vous aider à traiter de manière proactive tout problème qui se profile à l’horizon. Les notifications automatisées peuvent vous alerter lorsque : 
 

• la certifications d’un employé arrive à échéance; 
• la date limite d’inscription à un cours approche;  
• un employé termine une formation. 

Grâce à ces notifications, vous pouvez utiliser le même système d’apprentissage pour gérer ces éléments de manière proactive en envoyant des rappels aux employés concernés ou en les inscrivant à de nouveaux cours pour préserver leur conformité réglementaire et qu’ils demeurent suffisamment formés. 

Lier l’apprentissage à la gestion du rendement et à la planification de la relève 

Pour instaurer une culture de l’apprentissage continu, vous devez lier l’apprentissage aux aspects du travail qui comptent le plus aux yeux des employés. L’un de ces aspects est le rendement. En associant les plans de perfectionnement de vos employés à leurs activités d’apprentissage, vous pouvez intégrer de l’information sur leur apprentissage dans votre cycle d’évaluation du rendement. Votre plateforme d’apprentissage doit s’intégrer harmonieusement à votre solution de gestion du rendement afin que les gestionnaires puissent créer un ensemble de tâches ou de besoins de formation correspondant à un objectif particulier ou à une compétence spécifique.  

Cette même approche et ce modèle de données unique permettent aux gestionnaires de préparer des plans de relève solides en repérant les employés clés possédant les compétences requises, en identifiant la relève potentielle et en déterminant les activités d’apprentissage et l’horizon de temps qui leur permettraient d’occuper un poste à pourvoir. Là encore, cela n’est possible que si votre solution d’apprentissage fait partie d’une plateforme de gestion du capital humain de bout en bout fonctionnant sur un seul modèle de données.  

Cette approche holistique de l’apprentissage tout au long du cycle d’emploi vous donne les moyens de réussir aujourd’hui… et demain! Les gestionnaires peuvent également voir les progrès que les employés accomplissent dans la poursuite de leurs objectifs de carrière personnels, ce qui peut fournir des indications importantes sur la mobilisation des travailleurs et même sur l’épuisement professionnel.  

Conclusion 

Les écarts de compétences sont au cœur des priorités de presque tous les professionnels des RH dans le monde, mais combler ces écarts est plus facile à dire qu’à faire. Les approches traditionnelles axées sur le recrutement sont importantes, mais ne suffisent pas à résoudre ce problème à long terme. Pour ce type de solution, une entreprise doit investir dans une plateforme de gestion de la formation, intégrée harmonieusement à un modèle de données unique couvrant l’ensemble de l’écosystème de gestion du capital humain. Sans cette base technologique, les organisations auront du mal à offrir les possibilités de perfectionnement tout au long du cycle d’emploi, nécessaires à la progression de leur entreprise. Par contre, avec cette base en place, les organisations auront ce qu’il faut pour répondre aux besoins en constante évolution des employeurs et des employés, combler leurs écarts de compétences et propulser leur entreprise vers la réussite.