Plaidoyer en faveur de l’automatisation des RH : réduire la fatigue décisionnelle grâce à une plateforme de gestion du capital humain unique

La journée d’un professionnel des RH est ponctuée de décisions qui exigent son attention, mais qui ne nécessitent pas toujours une expertise poussée. Une exception de paie à régler. Une demande de congé à approuver.Une question sur les avantages sociaux qui nécessite de consulter plusieurs systèmes. Avec le temps, toutes ces petites décisions s’accumulent.

Selon une étude, un adulte prend en moyenne 35 000 décisions par jour. Bon nombre de ces décisions sont si anodines qu’elles passent presque inaperçues, mais leur accumulation peut finir par peser lourd et réduire la capacité mentale nécessaire pour prendre des décisions plus importantes.

C’est là que l’automatisation des RH optimisée par l’IA entre en jeu. Elle contribue à alléger cette charge cognitive en prenant systématiquement en charge les tâches répétitives régies par des politiques.En réduisant le nombre de décisions courantes à prendre, les professionnels des RH peuvent répondre plus rapidement et avec plus de précision lorsque les enjeux sont importants, tout en consacrant davantage d’énergie aux tâches qui nécessitent une intervention humaine.

Principaux points à retenir

• Un logiciel de gestion du capital humain peut réduire la fatigue décisionnelle en automatisant les tâches courantes régies par des politiques qui exigeraient autrement une intervention manuelle constante.
• Les logiciels de gestion du capital humain reposant sur une plateforme et un modèle de données uniques peuvent réduire la saisie de données en double et les rapprochements, puisque tous les utilisateurs travaillent à partir d’un même dossier d’employé.
• L’automatisation des RH libère les équipes de la paie et les professionnels des RH des tâches administratives répétitives afin qu’ils puissent consacrer davantage de temps aux priorités stratégiques.
• Le libre-service des employés et les flux des travaux automatisés permettent de rationaliser les processus quotidiens tout en réservant le jugement humain aux exceptions et aux décisions plus complexes.

À quoi ressemble la fatigue décisionnelle en RH?

La fatigue décisionnelle a tendance à s’installer graduellement. Chaque approbation, vérification de données, confirmation de politique ou rapprochement de données exige de prendre une décision.

À la fin de la journée, toutes ces décisions s’accumulent et sollicitent ce qu’on appelle les « fonctions exécutives » du cerveau, soit le système responsable du jugement et de la maîtrise de soi. Il peut en résulter une altération du jugement, une tendance à éviter de prendre des décisions, voire des décisions impulsives, alors que le cerveau tente de conserver son énergie.

Imaginez maintenant la situation du point de vue d’un responsable des RH.

Lorsqu’un nouvel employé se joint à l’organisation, il faut confirmer son territoire de compétence aux fins de l’impôt, vérifier ses avantages sociaux et consigner ses renseignements de paie. Plus tard dans la semaine, il faudra peut-être examiner une erreur dans une feuille de temps ou vérifier une exception avant le traitement définitif de la paie.

Aucune de ces tâches n’est particulièrement difficile pour un professionnel des RH chevronné. Pourtant, ce flot constant de microdécisions accapare une capacité mentale qui pourrait plutôt être consacrée à d’autres tâches, comme l’accompagnement ou la résolution de problèmes complexes liés aux effectifs.

L’automatisation des RH vise à réduire la nécessité d’une intervention humaine dans les décisions courantes, afin que les équipes puissent consacrer davantage de temps aux domaines où leur expertise apporte le plus de valeur.

Architecture à base de données unique ou solutions ponctuelles intégrées

Au fil de leur croissance et de l’évolution de leurs besoins, les organisations constituent souvent progressivement leur pile de technologies de gestion des RH en y intégrant des solutions de gestion de la paie, des avantages sociaux, du recrutement et des effectifs, ainsi que d’autres technologies.

Même lorsque des équipes des TI chevronnées mettent en place des solutions ponctuelles intégrées, les équipes de RH doivent souvent continuer à travailler dans plusieurs applications. Elles doivent notamment vérifier que les renseignements ont été transférés correctement et résoudre les incohérences entre les dossiers, ce qui peut entraîner des erreurs et ralentir les processus.

Une approche d’automatisation de la gestion du capital humain fondée sur une plateforme unique permet de réduire, voire d’éliminer, bon nombre de ces points de décision, puisque les données sur les effectifs sont regroupées dans une seule base de données.Lorsque toutes les fonctions utilisent le même dossier, le risque de saisie de données en double diminue, tout comme le besoin d’effectuer des rapprochements manuels.

Le tableau ci-dessous présente les principales différences entre ces deux types de systèmes.

Solutions ponctuelles intégrées	Plateforme unique de gestion du capital humain reposant sur un seul modèle de données
Les données des employés peuvent se trouver dans plusieurs systèmes.	Les données des employés sont regroupées dans une seule base de données.
Les équipes de RH doivent souvent vérifier que les mises à jour ont été synchronisées correctement.	Les modifications sont automatiquement prises en compte dans l’ensemble de la plateforme, et ce, immédiatement.
La saisie de données en double et les rapprochements sont fréquents.	Les renseignements sont saisis une seule fois, puis utilisés avec exactitude partout où ils sont nécessaires.
Les employés et les gestionnaires peuvent devoir utiliser plusieurs applications au quotidien.	Les processus de gestion des RH sont exécutés dans une seule plateforme.
Les tâches courantes nécessitent souvent de vérifier, de comparer et de corriger les renseignements.	Les équipes de RH passent moins de temps à valider les données et plus de temps à soutenir les employés et les priorités opérationnelles.

Avec un logiciel de gestion du capital humain à architecture unique, les professionnels des RH utilisent moins d’applications et doivent prendre moins de décisions courantes au quotidien. Lorsqu’ils savent qu’ils peuvent se fier aux renseignements dont ils disposent, ils passent moins de temps à revérifier les données pour mieux se concentrer sur des tâches à forte incidence.

Comment l’automatisation des RH réduit la fatigue décisionnelle

La fatigue décisionnelle tend à s’installer lorsqu’une personne doit prendre sans cesse le même type de décisions répétitives fondées sur des règles. En automatisant les tâches courantes qui reposent sur des règles établies, les organisations permettent aux professionnels des RH de consacrer moins de temps aux détails administratifs et davantage à la planification et à la résolution de problèmes.

L’automatisation de la gestion du capital humain rend ce changement possible dans plusieurs domaines clés.

Le libre-service des employés réduit les demandes courantes

Parfois, les employés souhaitent simplement mettre à jour leur adresse, consulter leur bulletin de paie ou vérifier le nombre de jours de congé payé qu’il leur reste. Aucune de ces tâches ne nécessite une expertise particulière. Sans outils libre-service, ces demandes viennent s’ajouter à la liste déjà bien remplie des tâches quotidiennes des équipes de RH.

Lorsque les employés peuvent accéder de façon sécurisée à leurs propres données et effectuer eux-mêmes ces démarches, les équipes de RH consacrent beaucoup moins de temps et d’efforts aux tâches administratives.

Les processus de gestion de la paie et de la conformité gagnent en uniformité

Avant de procéder au traitement définitif, les équipes de la paie vérifient régulièrement les saisies d’heures et les exceptions, tout en s’assurant que les données des employés sont à jour. L’automatisation peut alléger cette charge en effectuant les calculs courants et en signalant les exceptions potentielles qui doivent être examinées individuellement.

L’objectif de l’automatisation de la paie n’est toutefois pas de remplacer la surveillance humaine. Il s’agit plutôt de donner une longueur d’avance à l’équipe de la paie, afin qu’elle puisse concentrer son attention là où elle est le plus nécessaire, notamment pour assurer l’exactitude de la paie et le respect des politiques de l’organisation et des exigences légales.

Les flux des travaux fondés sur des politiques réduisent les approbations répétitives

La plupart des processus de gestion des RH suivent des politiques organisationnelles bien définies. Les demandes de congé, par exemple, sont évaluées en fonction du solde de congés payés disponible, des besoins en personnel et des personnes autorisées à les approuver.

Les flux des travaux automatisés appliquent les règles prédéfinies de votre organisation au lieu d’obliger un gestionnaire ou un professionnel des RH à vérifier manuellement chaque politique, puis acheminent les demandes à la bonne personne lorsqu’une approbation finale est requise.

Une plateforme commune réduit les vérifications inutiles

Même les tâches courantes se compliquent lorsque les renseignements sur les employés sont répartis à plusieurs endroits. Les équipes de RH peuvent alors devoir comparer des dossiers, vérifier que les modifications ont été correctement synchronisées ou saisir de nouveau des renseignements qui existent déjà dans une autre application.

Une approche d’automatisation de la gestion du capital humain sur une plateforme unique élimine ces étapes de vérification supplémentaires en maintenant un dossier d’employé commun pour l’ensemble des processus et des outils de gestion des RH.Grâce à cette source unique de données, les équipes peuvent se fier aux renseignements qu’elles consultent et consacrer moins de temps à les valider avant de passer à la tâche suivante.

Mettre en place l’automatisation des processus de gestion des RH au sein de votre organisation

Toutes les organisations ont des tâches courantes qui accaparent plus de temps et d’attention qu’elles ne le devraient. Sans solution automatisée pour prendre en charge les tâches répétitives régies par des politiques, ces petites décisions s’accumulent. La fatigue décisionnelle peut alors s’installer et empiéter sur le temps consacré aux tâches qui nécessitent une expertise humaine.

Commencez par déterminer quelles tâches récurrentes ralentissent votre équipe. Demandez-vous ensuite si ces processus nécessitent réellement un jugement humain chaque fois, ou s’ils pourraient plutôt suivre une politique établie.Vos réponses vous aideront à déterminer où l’automatisation peut apporter le plus de valeur.

Lorsque vous évaluez une technologie, ne vous arrêtez pas aux fonctions individuelles.Examinez plutôt la façon dont les renseignements circulent dans votre système actuel.Par exemple, une modification apportée à la paie est-elle automatiquement prise en compte dans les fonctions de gestion des avantages sociaux et de gestion des effectifs, ou quelqu’un doit-il saisir les mêmes renseignements une deuxième fois?

Une solution de gestion du capital humain à architecture unique peut contribuer à réduire le travail en double et à offrir une expérience plus uniforme aux employés, aux gestionnaires et aux équipes de RH. Pour en savoir plus sur l’incidence de l’architecture de la plateforme sur les activités quotidiennes, consultez notre billet portant sur les différences entre les plateformes de gestion du capital humain uniques et « unifiées ».

Foire aux questions

Qu’est-ce que la fatigue décisionnelle et quelles sont ses répercussions sur les professionnels des RH et les gestionnaires?

La fatigue décisionnelle est un épuisement mental qui s’installe après avoir pris de nombreuses décisions tout au long de la journée. Pour les professionnels des RH et les gestionnaires, elle peut entraîner des délais de réponse plus longs, une tendance à éviter de prendre des décisions ou à les prendre de façon impulsive, ainsi qu’une capacité réduite à se concentrer sur les enjeux complexes liés aux employés qui nécessitent un jugement éclairé.

En quoi une plateforme de gestion du capital humain à architecture unique diffère-t-elle des systèmes qui s’appuient sur plusieurs outils intégrés?

Une plateforme de gestion du capital humain à architecture unique stocke les données sur les effectifs dans un seul dossier d’employé commun, plutôt que de les répartir entre plusieurs applications distinctes. Les mises à jour sont immédiatement prises en compte dans l’ensemble de la plateforme, sans qu’il soit nécessaire de saisir les données en double ou d’effectuer fréquemment des rapprochements.

Comment l’automatisation des processus de gestion des RH réduit-elle le nombre de décisions que les gestionnaires doivent prendre au quotidien?

De nombreuses tâches courantes suivent des politiques organisationnelles établies. L’automatisation des processus de gestion des RH applique ces règles prédéfinies à des activités comme les calculs, l’acheminement des demandes d’approbation, la validation de l’admissibilité et l’envoi d’avis aux parties prenantes concernées. Les gestionnaires peuvent ainsi consacrer davantage de temps à l’accompagnement des employés et au soutien de leurs équipes.

Quel est le lien entre la fatigue décisionnelle et les erreurs de paie ou de conformité?

À mesure que les décisions courantes s’accumulent et que l’attention est sollicitée de toutes parts, il devient plus facile de négliger des éléments apparemment simples, comme une exception de paie, une demande d’approbation ou une politique désuète. La standardisation et l’automatisation des processus répétitifs peuvent aider les organisations à réduire les erreurs évitables et à assurer des pratiques plus uniformes en matière de paie et de conformité.

Comment le libre-service des employés réduit-il la charge décisionnelle des équipes de RH?

Le libre-service des employés leur donne un accès direct et sécurisé à leurs renseignements de RH au moyen d’un portail numérique, sans qu’ils aient à faire appel aux équipes de RH pour chaque demande. Ils peuvent ouvrir une session pour consulter un bulletin de paie ou leur solde de congés payés, mettre à jour leur adresse ou vérifier leur inscription aux avantages sociaux.La diminution du nombre de demandes courantes adressées aux équipes de RH réduit le nombre de décisions quotidiennes que celles-ci doivent prendre et leur permet de consacrer davantage de temps au soutien des employés et aux grandes priorités de l’organisation.

Comment Dayforce utilise-t-elle une architecture à base de données unique pour soutenir l’automatisation des RH et réduire le travail manuel?

Dayforce repose sur une plateforme et un modèle de données uniques qui regroupent les fonctions de gestion des RH, de la paie, des effectifs et des avantages sociaux, ainsi que d’autres fonctions essentielles. Puisque toutes ces fonctions utilisent la même base de données sur les employés, les risques de saisie de données en double et la nécessité d’effectuer des rapprochements sont réduits.Les processus courants régis par des politiques peuvent ainsi être automatisés, sans qu’il soit nécessaire de relier des données provenant de systèmes disparates.

En réduisant le nombre de décisions courantes à prendre, les professionnels des RH peuvent répondre plus rapidement et avec plus de précision lorsque les enjeux sont importants, tout en consacrant davantage d’énergie aux tâches qui nécessitent une intervention humaine.Allons-y