Comment choisir le logiciel de gestion de la paie le mieux adapté à votre PME

Payer ses employés avec exactitude et à temps : voilà qui devrait toujours figurer parmi les priorités d’une entreprise. C’est donc dire que le choix d’un logiciel de gestion de la paie n’a rien d’anodin. La mise en place de solutions adaptées pour payer les employés avec exactitude et à temps constitue l’un des aspects essentiels pour assurer la continuité des activités et éviter les lourdes amendes et pénalités associées à une non-conformité à la réglementation. Par ailleurs, le fait d’opter pour un logiciel qui permet aux employés de consulter leur paie et de gérer leurs renseignements peut aussi renforcer le lien de confiance entre l’employé et son employeur.

En collaborant avec un fournisseur qui répond aux besoins de votre entreprise, vous maîtriserez les aspects complexes du traitement de la paie, et aurez plus de temps à consacrer à la gestion et à la croissance de votre entreprise, ainsi qu’au perfectionnement de vos employés. Cela étant dit, comment faire le tri parmi la multitude de solutions offertes sur le marché? Vous devez d’abord établir clairement les besoins de votre entreprise afin de vous préparer à poser les questions les plus pertinentes aux fournisseurs potentiels.

Logiciel de gestion de la paie : les éléments à examiner pour une PME

Au moment d’évaluer un logiciel de gestion de la paie, vous devrez déterminer comment les fonctions de l’outil ainsi que le soutien offert par le fournisseur répondront aux besoins de votre entreprise, aujourd’hui et au fil de son évolution. Voici les éléments à examiner pour vous assurer d’obtenir l’aide qu’il vous faut tant à court qu’à long terme.

1. Fonctions robustes de traitement de la paie et de calculs fiscaux

Avant toute chose, vous devez chercher à vous doter d’un système qui peut effectuer les différents calculs – comme les retenues relatives au RPC et à l’AE, les primes, l’indemnité de jour férié ou les heures supplémentaires. N’hésitez pas à creuser le sujet et à poser aux fournisseurs des questions pointues afin d’opter pour un produit qui vous aidera à respecter vos obligations en matière de remises gouvernementales et de déclaration de données fiscales.

Le système peut-il automatiser la mise à jour des taux d’imposition et des formulaires fiscaux? Peut-il soumettre automatiquement les relevés d’emploi à Service Canada et effectuer la remise des cotisations sociales à la province concernée? Il doit aussi faciliter les remises à des fournisseurs tiers, comme les fournisseurs de régime d’avantages sociaux et de régime de retraite. Cherchez un système qui vous permet de configurer facilement les gains, les retenues et les prélèvements d’impôt, ainsi que d’apporter des changements.

Par ailleurs, si l’on considère les multiples changements qui touchent la réglementation en ce moment, vous devrez aussi opter pour une solution qui en assure le suivi. S’il est important de choisir un logiciel de traitement de la paie qui facilite la gestion des changements réglementaires, il faut aussi chercher un fournisseur qui met tout en œuvre pour vous garder bien au fait des évolutions. Il peut par exemple établir un centre de renseignements à l’intention des clients qui fait état des mises à jour du logiciel.

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2. Niveau élevé de sécurité

En plus de l’automatisation du traitement de la paie et des aspects fiscaux, le logiciel de gestion de la paie doit assurer la sécurité des renseignements de l’entreprise et des employés. Examinez les mesures de sécurité établies concernant l’accès aux renseignements hautement confidentiels des employés et vérifiez si le système est doté de mesures de protection permettant de détecter les risques et toute irrégularité dans un compte.

3. Environnement libre-service pour les employés

Les employés veulent pouvoir accéder en temps réel à leurs renseignements, et ce, en tout lieu. Cherchez donc un partenaire en matière de gestion de la paie qui propose une solution mobile permettant aux employés, par exemple, de consulter leur paie et de gérer leurs données personnelles.

Une solution dotée de fonctions en libre-service peut aussi alléger le fardeau administratif pour vous et votre équipe de RH. Pensez à vérifier s’il existe une solution mobile qui permet aux administrateurs de la paie de gérer le processus et d’apporter des changements à distance.

4. Capacités de production de rapports

Grâce à des fonctions de production de rapports adaptées, votre équipe et vous serez à même de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Les logiciels de gestion de la paie dotés de capacités d’analyse de données et de production de rapports vous fourniront des renseignements utiles sur votre entreprise sans passer des heures à gérer des tableaux de bord. Vous pourriez par exemple avoir accès en tout temps aux rapports relativement à la paie et à la fin d’année de l’année précédente, ainsi qu’aux rapports archivés des années antérieures. Demandez aux fournisseurs si leur système comprend des rapports préétablis relativement à la paie et à la fin d’année ainsi que des capacités avancées de production de rapports.

5. Savoir-faire reconnu

Posez les bonnes questions afin de choisir un partenaire d’expérience, et non pas simplement un fournisseur de services. Demandez à divers fournisseurs de vous donner des exemples de façons dont ils ont aidé les entreprises à surmonter certaines des difficultés que vous rencontrez. Vous devez aussi savoir s’ils possèdent l’expérience nécessaire pour soutenir des entreprises en expansion. Évaluez la facilité avec laquelle leur logiciel de gestion de la paie peut ajouter de nouveaux employés et calculer la paie pour des employés travaillant dans différentes régions si votre entreprise connaît une croissance exponentielle. 

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6. Soutien à la clientèle fiable

L’utilisation d’un système de traitement de la paie vous permet de contrôler le processus. Or, il importe de pouvoir compter sur un quelqu’un pour répondre à vos questions. Un partenaire qui s’efforce d’être présent peut aider votre équipe interne responsable de la paie à surmonter les difficultés qui vous empêchent de payer vos effectifs avec exactitude et à temps. 

Cherchez des fournisseurs qui vous offriront le niveau de soutien requis à chaque étape. Quelles options en matière de soutien offrent-ils, et quel type d’aide recevrez-vous dans la durée? Votre demande sera-t-elle acheminée à une équipe de conseillers ayant obtenu une formation de l’Association canadienne de la paie (ACP) et qui est bien au fait des besoins de votre entreprise? Quels sont les différents moyens de communiquer avec l’équipe de soutien? Par exemple, téléphone, courriel, demandes d’assistance, etc.  

Selon le fournisseur, le soutien pourrait être accessible en ligne, par téléphone ou les deux. Tenez compte de vos préférences en matière de service à la clientèle au moment d’évaluer vos options.

7. Processus d’implémentation efficace

Lorsque vous aurez choisi votre nouveau fournisseur de logiciel de gestion de la paie, vous aurez besoin que l’on vous accompagne afin que le lancement se déroule bien. Demandez aux fournisseurs à quoi ressemble le processus d’implémentation d’une nouvelle solution, et quelle en est la durée. Est-ce qu’une personne attitrée vous aidera à configurer la solution? Certains fournisseurs proposent des ressources comme une liste de vérification qui vous aident à préparer tout ce dont votre équipe aura besoin afin que l’implémentation se déroule sans accrocs.

8. Flexibilité

Trouvez une solution flexible et un partenaire qui peut suivre l’évolution de votre entreprise. Dans quelle mesure sera-t-il facile d’ajouter des modules à la solution si les besoins de votre entreprise changent? Est-il possible de modifier rapidement l’affectation, le lieu de travail ou le taux de rémunération d’un employé?

Autres éléments clés

Outre les capacités de gestion de la paie dont votre entreprise a besoin, vous pourriez aussi réfléchir aux éléments qui peuvent vous aider à rationaliser des processus de gestion des RH connexes.

Déterminez si le fournisseur potentiel propose des forfaits et des options flexibles dont vous pourriez tirer profit au besoin. Par exemple, est-il possible de saisir les renseignements des employés et d’en faire le suivi au moyen d’un seul système ou devrez-vous les saisir dans des modules distincts? Le système peut-il automatiser le processus d’intégration des nouveaux employés afin que ces derniers puissent gérer leurs renseignements comme leurs coordonnées, leur information bancaire et leurs formulaires fiscaux? Autre élément important : pouvez-vous savoir quels employés ont pris connaissance de la documentation de l’entreprise, comme le guide de l’employé et les politiques?

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Trouver le partenaire idéal en matière de gestion de la paie

Au moment de sélectionner la solution de gestion de la paie idéale pour votre PME, n’oubliez pas d’examiner les antécédents du fournisseur. Depuis combien de temps exerce-t-il ses activités et quelle est la taille de sa clientèle? Consultez des sources fiables et des sites comme Capterra pour vous renseigner sur les fonctions des produits et sur la réputation des fournisseurs.

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