Quatre étapes clés pour un traitement de la paie de fin d’année réussi

Le traitement de la paie de fin d’année est un processus aride, mais nécessaire. Pour les propriétaires de PME, il s’agit généralement d’une période marquée par le stress, de longues heures de travail et des échéances serrées, qui ne laissent aucune marge d’erreur. En 2020, le traitement de la paie de fin d’année pourrait s’avérer encore plus complexe qu’à l’habitude en raison de l’introduction de nouvelles exigences de déclaration ou de changements à cet égard découlant de la pandémie de COVID-19.

Pour vous aider à surmonter cette période mouvementée, nous vous faisons part ci-dessous de quatre étapes qui vous simplifieront la tâche.

Quatre étapes pour un traitement de la paie de fin d’année réussi

1. Établissement de priorités

À l’approche de la fin d’année, l’ampleur de la tâche peut paraître insurmontable, surtout lorsque l’on ne sait pas par où commencer. Classez d’abord vos principales activités liées au traitement de la paie par ordre de priorité selon le facteur de risque qui y est associé (élevé, moyen ou faible), puis fixez une date d’échéance pour chacune. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble de toutes les tâches à accomplir, ainsi qu’une idée approximative des dates liées aux tâches représentant un facteur de risque plus élevé. Libérez votre emploi du temps autant que possible à ces dates décisives.

2. Planification

Dressez une liste détaillée des tâches devant être accomplies dans le cadre de chacune des activités liées au traitement de la paie établies à la première étape en les accompagnant également d’une date d’échéance. Évaluez ensuite le temps et les ressources dont vous aurez besoin pour accomplir chacune des tâches, et regroupez celles-ci de façon à faciliter leur réalisation.

Si votre équipe responsable du traitement de la paie de fin d’année compte plus d’une personne, indiquez à qui incombe chaque tâche. Si votre équipe ne compte qu’une personne, cette liste vous aidera à déterminer quels autres employés pourraient être en mesure de prêter main-forte. La planification est la clé du succès, et la préparation en vue du traitement de la paie de fin d’année devrait s’échelonner sur toute l’année.

3. Mise en œuvre

Consultez fréquemment le plan directeur afin de vous assurer que vous êtes en bonne voie de réaliser vos tâches à temps. Afin de vous assurer de respecter vos échéances, il est essentiel de prévoir suffisamment de temps pour la réalisation de chaque tâche. Soyez généreux quant au temps alloué et demandez de l’aide si vous le pouvez. Rappelez-vous que vous risquez de rencontrer des obstacles en cours de route, préparez-vous donc à devoir faire preuve de souplesse quant à certaines échéances.

À l’étape de la production des formulaires fiscaux, assurez-vous de toujours vérifier et confirmer tous les numéros d’assurance sociale (NAS), le montant des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE), les cumuls annuels ainsi que les mises à jour manuelles, et de corriger les inexactitudes. Assurez-vous également que les codes configurés, y compris pour les gains et les retenues, sont associés à la case appropriée des formulaires fiscaux.

4. Finalisation

Le processus de fin d’année se termine une fois que tous les documents et rapports requis ont été transmis à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec selon les dates d’échéance établies, et que tous les formulaires fiscaux ont été remis aux employés.

Évaluation du traitement de la paie de fin d’année

Réfléchissez à ce qui a bien fonctionné et déterminez ce qui gagnerait à être amélioré dans l’année à venir. Conservez vos notes et consignez les leçons apprises afin d’améliorer le processus. Effectuez tout au long de l’année les vérifications qui s’imposent en vue de la fin d’année afin de maintenir à jour votre plan directeur et d’atténuer le risque.

Tirer parti d’une technologie de traitement de la paie adéquate peut avoir une incidence importante sur le processus de fin d’année au sein de votre entreprise. Le recours à un logiciel infonuagique de traitement de la paie permettant d’automatiser les processus vous fera gagner du temps et vous aidera à mieux comprendre vos flux de trésorerie.

Un logiciel de traitement de la paie peut également vous aider à demeurer au fait des changements apportés aux lois et aux règlements, ce qui contribuera à atténuer le risque, en plus de vous permettre de procéder à des audits internes tout au long de l’année afin de veiller au respect des exigences.

Visionnez notre webinaire sur le traitement de la paie de fin d’année ou inscrivez-vous à l’une de nos séances de formation sur la fin d’année afin de mener à bien ce processus avec plus d’assurance et de facilité.