Guide de ressources pour les employeurs relativement à la COVID-19

Les entreprises jouent un rôle crucial pour préserver la santé et la sécurité des employés de même que pour limiter les répercussions de la pandémie sur la communauté et l’économie. Cependant, la COVID-19 et ses effets évoluent rapidement, et les efforts à déployer pour se garder à jour peuvent sembler énormes pour les employeurs et les employés.

Les gouvernements américain et canadien ainsi que les organismes et les autorités de santé publique coopèrent pour s’assurer que les entreprises et la communauté adoptent des mesures de préparation et de réponse qui sont adéquates et modulables, de même que fondées sur les données scientifiques récentes et la situation actuelle. Dans ce contexte, les employeurs doivent surveiller les changements au quotidien et modifier leurs mesures en conséquence.

L’objectif du présent guide est d’aider les employeurs à gérer et à accompagner leurs effectifs pendant la pandémie, à favoriser la continuité des activités et à se préparer à la reprise. Voici les sujets qui seront abordés :

• Assurer la continuité des activités et l’efficacité opérationnelle
• Établir un plan de communication interne
• Gérer et mobiliser un effectif dispersé
• Passer en revue et mettre à jour les politiques organisationnelles
• Favoriser le bien-être des employés en période de stress
• Gérer la propagation de la COVID-19 dans la durée
• Autres ressources pour les employeurs

Assurer la continuité des activités et l’efficacité opérationnelle

Les entreprises devraient bonifier ou modifier leurs plans de continuité des activités au fil de l’évolution de la situation. Ces plans devraient cerner les répercussions qui pourraient menacer l’entreprise, et lui fournir un cadre qui lui permettra de rebondir. Un plan de continuité des activités donne à l’entreprise les moyens de continuer de fournir ses produits ou services après un événement perturbateur – comme la pandémie de COVID-19 – et permet l’évaluation et l’amélioration en continu des fonctions et des processus essentiels.

La Chambre de Commerce du Canada conseille aux entreprises d’envisager ce qui suit dans leur plan de continuité des activités et de gestion de crise :

• Quel est le processus de prise de décision en temps de crise?
• Comment reconnaissez-vous et protégez-vous les dossiers et documents essentiels de votre entreprise?
• Quel risque la pandémie pose-t-elle à vos employés, partenaires, fournisseurs et clients?
• Comment et quand communiquez-vous avec les parties prenantes internes et externes, et comment gérez-vous le flux d’information?
• Comment votre entreprise maintiendra-t-elle ses activités pendant que les employés seront absents du lieu de travail?
• Quels outils technologiques fournirez-vous aux employés afin qu’ils continuent de travailler de façon efficace et sécuritaire?
• Quel est votre plan de reprise des activités?
• Quelles mesures l’entreprise prend-elle pour protéger la santé et la sécurité des employés?
• Quelles sont les mesures de prévention de la contagion sur votre lieu de travail?
• De quel matériel vos employés auront-ils besoin pour se protéger et protéger les autres?
• Quelles sont les ressources offertes aux employés?

L’U.S. Department of Homeland Security fournit aussi des conseils ainsi qu’un modèle général de planification de la continuité des activités.

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Établir un plan de communication interne

Pendant une crise sanitaire, la communication est essentielle pour rassurer et informer les employés, ainsi que pour s’assurer que l’ensemble de l’entreprise suit les politiques et les pratiques exemplaires organisationnelles. Un plan de communication bien défini et compris de tous peut renforcer le sentiment de confiance au sein de l’organisation et faire en sorte que les employés soient bien au fait des renseignements concernant l’entreprise, des politiques et des changements organisationnels. Un plan de communication interne efficace fournit habituellement des directives quant à ce qui suit :

• intervenant clé devant assurer la communication en continu (un membre de la direction comme le chef de la direction, par exemple);
• fréquence des communications aux employés;
• canaux utilisés pour transmettre les communications;
• façon dont l’information sera acheminée aux employés malades ou en congé;
• processus de révision et de vérification des communications;
• personne-ressource pour répondre aux questions et aux préoccupations des employés;
• ressources internes et externes offertes aux employés et à leur famille;
• endroit où les employés peuvent prendre connaissance des renseignements liés à l’entreprise et des plus récents changements.

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Communication de l’information aux employés

Si les plans de communication peuvent varier d’une entreprise à l’autre, ils doivent tous se fonder sur un principe de transparence et d’authenticité – ce qui est d’autant plus vrai en période de crise. Les employeurs peuvent envisager d’aborder avec leurs effectifs certains, voire l’ensemble des sujets suivants :

• les ressources en provenance des organismes de santé publique;
• l’importance de l’éloignement social et de la prévention de la propagation du virus;
• l’importance d’adopter les mesures d’hygiène qui s’imposent, qu’il s’agisse de se laver les mains ou de se couvrir la bouche pour tousser;
• les politiques mises à jour concernant les modalités de télétravail;
• les politiques mises à jour concernant les congés payés;
• les ressources offertes dans le cadre du programme d’aide aux employés (PAE) (le cas échéant) et celles offertes par la communauté. Certains employés pourraient avoir besoin d’autres ressources (comme des services liés aux questions sociales ou comportementales, entre autres) pour gérer le stress.

Selon David Ossip, président du conseil d’administration et chef de la direction de Ceridian : « Aujourd’hui plus que jamais, les communications doivent être transparentes, authentiques, fréquentes et surtout, bidirectionnelles ». Renseignez-vous sur la façon dont M. Ossip a mis en œuvre une stratégie axée sur les communications internes fréquentes afin de tenir le personnel de Ceridian bien informé.

Gérer et mobiliser un effectif dispersé

Aide offerte au personnel pour passer en mode télétravail

Selon le Forum économique mondial (FEM), le recours au télétravail est une stratégie qui sert les entreprises de diverses façons. Elle répond aux besoins des employés, permet aux entreprises de continuer de communiquer avec leurs réseaux et d’offrir de la valeur, et répond aux besoins de la communauté en général et aux exigences de santé publique.

Le télétravail est certes une façon efficace de respecter les mesures d’éloignement social pendant la pandémie de COVID-19, mais le passage en mode télétravail peut s’avérer difficile pour de nombreux employés. Même s’il était essentiel de changer rapidement les méthodes et le lieu de travail pour aplatir la courbe, cette approche a pu ébranler le bien-être des employés ainsi que la continuité des activités. Voici quelques mesures pour faciliter la transition :

• Publiez les politiques relatives au télétravail dans un système centralisé, facilement accessible.
• Assurez-vous que les employés disposent du matériel nécessaire, comme un écran ou un clavier.
• Instaurez des modalités de travail flexibles et des horaires variables, par exemple pour permettre aux employés de gérer leur situation personnelle.
• Offrez du soutien aux employés et à leur famille. Par exemple, proposez des ressources pour les enfants qui sont à la maison en raison de la fermeture des écoles.
• Organisez des webinaires qui décrivent les pratiques exemplaires de l’entreprise et répondent à des questions d’ordre technique. Par exemple, quand doit-on utiliser un réseau VPN?
• Encouragez l’utilisation de multiples canaux de communication – par exemple, la vidéoconférence pour vos réunions d’équipe habituelles, et les forums pour fournir des mises à jour en temps réel et répondre à des questions.
• Pensez à accroître le soutien technique en prolongeant la période de disponibilité des responsables des technologies. Ces derniers pourront répondre aux questions précises sur les forums et par d’autres canaux de communication en ligne.

Article connexe : Le rôle des équipes des TI dans la réussite du passage en mode télétravail

Planification des effectifs et gestion des changements liés aux modalités de travail

En période de crise, la gestion des effectifs présente des difficultés particulières. Divers aspects sont à prendre en compte : l’incidence des changements apportés aux modalités de travail et de l’étalement des heures travaillées, l’évolution du droit du travail et des lois connexes, ainsi que les mesures pour en assurer le suivi et la gestion, tout en évitant le plus possible les perturbations à l’interne.

Évidemment, chaque entreprise a sa propre stratégie. Toutefois, les employeurs peuvent en général fonder leur préparation sur ce qui suit :

• Renseignements sur les employés : Demandez aux employés de confirmer l’exactitude de leurs renseignements personnels et de les corriger au besoin : adresse, coordonnées et coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.
• Suivi des heures : Créez de nouveaux codes de paie et codes de gains afin de faire le suivi des divers cas de figure, comme les congés de maladie liés à la COVID-19, les heures consacrées aux projets visant à répondre à la crise, les heures supplémentaires ou les autres congés, payés ou non.
• Versement de la paie : Envisagez de verser la paie par d’autres moyens, comme le dépôt direct au lieu d’un chèque, ainsi que de donner accès aux employés à leurs bulletins de paie et à leurs formulaires fiscaux en ligne.
• Établissement des horaires : Si possible, envisagez d’établir des horaires variables ou d’alterner les horaires de façon à étaler les quarts de travail, à promouvoir l’éloignement social et à répondre aux besoins des employés.

Pour plus d’information, lisez l’article : HR and payroll tips for responding to COVID-19.

Les entreprises devraient toujours se fonder sur les normes d’emploi en vigueur lorsqu’elles prennent des décisions relativement à la planification des effectifs. Nous avons ajouté à cet effet des ressources en guise de référence à la fin du présent document.

Pratiques exemplaires pour mobiliser les effectifs en télétravail

Les entreprises peuvent avoir des employés qui travaillent à partir de la maison, du bureau ou des deux endroits. Voici donc différentes manières de mobiliser les employés et de maintenir le lien entre eux :

• Maintenez un lien en organisant des réunions du personnel virtuelles, des conversations vidéo, des vidéoconférences, des lunchs virtuels, etc.
• Prenez plus souvent des nouvelles de vos équipes.
• Facilitez les interactions sociales en établissant des canaux de communication distincts où les employés pourront discuter de sujets non professionnels, comme des trucs pour travailler à partir de la maison.
• Demandez aux responsables des RH et de la gestion du personnel d’organiser des webinaires à l’intention des gestionnaires et des employés sur les façons de gérer son bien-être mental et d’être plus résilient.
• Établissez des activités en parallèle, comme la tenue d’un club de lecture ou une activité pour acquérir de nouvelles compétences en équipe.
• Encouragez le bien-être physique en invitant les employés à se lever ou à marcher pendant une réunion, en organisant des séances virtuelles d’activité physique de groupe ou en mettant les employés au défi d’atteindre un certain nombre de pas.
• Attribuez aux employés des tâches utiles qui sont liées aux objectifs organisationnels ainsi qu’à leurs objectifs professionnels.

Article connexe : Équipe virtuelle : les bénéfices insoupçonnés de l’éloignement

Éléments à prendre en compte pour les employés essentiels requis sur le lieu de travail

Dans les milieux de travail où les employés sont exposés à un risque élevé ou très élevé, les employeurs devraient suivre les directives de l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et du gouvernement du Canada afin de mettre en œuvre les mesures de contrôle appropriées en fonction du niveau de risque. Par exemple, selon l’OSHA, les employés qui sont exposés à un risqué élevé ou très élevé devront sans doute porter des gants, des vêtements de protection, une visière ou un protecteur oculaire, ainsi qu’un masque ou une protection respiratoire (selon la tâche et le niveau de risque). Renseignez l’ensemble des employés par rapport à leurs fonctions et donnez-leur une formation sur la façon de prévenir la transmission de la COVID-19.

Passer en revue et mettre à jour les politiques organisationnelles

Les entreprises doivent examiner d’un œil critique les politiques et les pratiques observées dans l’ensemble de l’organisation et au sein des RH afin de s’assurer qu’elles suivent l’évolution des recommandations des organismes de santé publique et les lois en vigueur. Voici certains éléments qui devront faire l’objet d’un examen au fil de l’évolution de la pandémie.

• Politiques sur les congés de maladie : Comme les États-Unis et le Canada ont établi diverses exigences quant aux congés, les employeurs doivent tenir compte de multiples facteurs au moment d’examiner leurs politiques ou d’en établir de nouvelles. Par exemple, aux États-Unis, le droit à congé (rémunéré ou non) dépend non seulement de la taille et de l’emplacement de l’entreprise, mais aussi des motifs du congé. Or, de nouvelles mesures de protection du travail sont en train d’être rapidement ajoutées aussi bien aux États-Unis qu’au Canada dans un contexte où les législateurs tentent d’aider les employés alors que certains perdent leur emploi parce que celui-ci est jugé non essentiel.

Suivez l’évolution des exigences relatives aux congés de maladie au Canada et aux États-Unis.

• Politique de suivi des employés malades : Les entreprises devront établir une politique pour identifier les employés qui ont contracté la COVID-19 et consigner l’information. Si les employeurs sont actuellement autorisés à recueillir certains renseignements essentiels, les mesures relatives à la conservation appropriée des renseignements continuent de s’appliquer. Par exemple, les renseignements délicats doivent rester confidentiels et être conservés séparément des autres renseignements sur les employés. De plus, certaines autorités peuvent exiger d’obtenir certaines informations avant que la cueillette de renseignements ne soit autorisée.
• Politiques relatives aux absences : Les absences liées directement à la COVID-19 ne doivent pas entraîner de mesures disciplinaires, et les employeurs devraient envisager d’appliquer la même politique aux autres types d’absences afin que les employés malades restent à la maison, quels que soient leurs symptômes. Sauf dans de rares cas, par exemple si un employeur doute que l’employé soit véritablement malade, un billet du médecin ne devrait pas être exigé. Selon l’OSHA, les employeurs doivent s’assurer que leurs politiques relatives aux congés de maladie sont flexibles, qu’elles suivent les directives de santé publique et qu’elles sont communiquées à l’ensemble des employés.
• Politique relative aux déplacements professionnels : Les États-Unis et le Canada ont fermé leurs frontières et limitent les déplacements. Les employeurs devront mettre à jour leur politique sur les déplacements professionnels en conséquence et la faire évoluer au besoin au cours des mois à venir. Les employeurs devraient profiter de cette mise à jour pour communiquer clairement leurs attentes aux employés relativement aux déplacements, tant professionnels que personnels. Au cours des mois à venir, les entreprises devront faire en sorte de disposer de l’information la plus récente sur les endroits qui continuent d’être catégorisés comme des zones à risque élevé. Elles devront aussi revoir leurs politiques concernant les personnes qui rentrent de voyage. Par exemple, si ces personnes reviennent d’une zone à risque élevé, elles devraient rester à la maison pendant 14 jours.

Favoriser le bien-être des employés en période de stress

La menace de la COVID-19 entraîne beaucoup de peur et d’anxiété chez le personnel. Les employeurs doivent savoir que le passage en mode télétravail entraînera des besoins et des situations propres à chacun des employés. En effet, certains devront entre autres s’occuper de leurs enfants ou aider des proches malades. Les employeurs doivent penser au bien-être global de leurs employés : santé physique, mentale et financière.

Proposer plus d’avantages sociaux

Pour les entreprises, une crise sanitaire mondiale en évolution présente une occasion de revoir l’offre d’avantages sociaux de façon à ce qu’elle tienne compte des besoins immédiats des employés ainsi que de leurs besoins futurs. Il est possible par exemple d’offrir des programmes axés sur le bien-être qui couvrent par exemple la santé mentale. Les employés pourraient donc bénéficier de soins pour prévenir, traiter ou gérer la détresse psychologique ou l’épuisement professionnel.

Donner l’heure juste

Dans notre récent webinaire traitant des répercussions de la COVID-19 sur la santé mentale, John Foley, vice-président des ressources humaines chez Builders FirstSource, a souligné que les employeurs peuvent soutenir leurs effectifs en communiquant fréquemment et authentiquement avec ceux-ci. Pour la majorité d’entre nous, un tel niveau d’incertitude et de changement est sans précédent. C’est pourquoi il est important de tenir les employés informés de la situation à l’interne. Par exemple, communiquez le nombre d’employés ayant obtenu un résultat positif au test de dépistage de la COVID-19 et, le cas échéant, les mesures prises par l’entreprise pour limiter les risques et protéger les employés.

Obtenez plus d’information sur l’approche de trois dirigeants des RH en période de crise sanitaire mondiale.

Encourager les communications bidirectionnelles

Alors qu’il est essentiel que les employeurs continuent de donner l’heure juste à chacune des étapes, et ce, quels que soient les changements, il est tout aussi important de rester à l’écoute des employés. Grâce à une plateforme sur laquelle les employés peuvent exprimer leurs inquiétudes et poser leurs questions, les entreprises pourront recueillir des commentaires et en dégager des tendances générales qui les renseigneront sur l’état émotionnel du personnel. Elles seront ainsi en mesure d’établir des plans d’action pour répondre rapidement aux inquiétudes des employés et réduire l’épuisement professionnel ainsi que l’absentéisme.

Article connexe : Five ways to support your workforce in a crisis

Favoriser le bien-être économique

Le stress financier peut miner la santé et le rendement d’un employé. Les entreprises peuvent favoriser le bien-être économique des employés en envisageant des modalités de rémunération plus flexibles. Par exemple, la technologie de paie sur demande permet aux employés d’accéder le jour même au salaire qu’ils ont gagné sans devoir attendre à la fin de la période de paie. Ainsi, une entreprise peut contribuer à réduire le stress de ses employés par rapport à leurs finances et leur montrer qu’elle a à cœur de répondre à leurs besoins.

Fournir des ressources aux employés

Envisagez de multiplier les ressources ou de proposer un programme de réduction pour l’achat de matériel afin d’enrichir le soutien et l’infrastructure technologiques offerts aux employés. Vous pouvez par exemple permettre aux employés d’utiliser les outils de vidéoconférence comme Zoom pour passer des appels personnels ou encore prêter des ordinateurs portatifs et d’autres appareils électroniques à ceux qui ont des enfants à la maison. Certaines entreprises proposent des programmes de réduction pour les employés qui souhaitent se procurer le matériel, les logiciels et les applications qu’ils utilisent au travail à des fins personnelles. Les employeurs peuvent aussi orienter les employés vers les ressources du programme d’aide aux employés (PAE), le cas échéant. Il existe aussi des ressources en ligne, comme le guide du Centers for Disease Control and Prevention (CDC) sur la gestion du stress et de l’anxiété et les articles du CAMH sur la santé mentale et la COVID-19. Par ailleurs, les employeurs et les employés peuvent télécharger la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Le site présente aussi 13 facteurs qui affectent la santé mentale des employés en milieu de travail.

Visionnez notre récent webinaire : COVID-19: Mental Health Implications.

Gérer la propagation de la COVID-19 dans la durée

Mise au point d’un plan de préparation et de réponse face aux maladies infectieuses

La préparation est la meilleure façon pour les entreprises de réduire les risques qu’entraîne une pandémie, en particulier lorsque la situation évolue de jour en jour. L’OSHA recommande aux employeurs de concevoir un plan de préparation et de réponse pour faire face à une maladie infectieuse. Un tel plan servirait à lutter contre la propagation de la COVID-19 et à se préparer à une possible réintroduction du virus dans les mois à venir. Le plan devrait prendre en compte le niveau de risque associé aux différents lieux de travail et aux tâches que les employés y effectuent. Il devrait aussi décrire les autres mesures que l’employeur peut prendre pour réduire le risque d’exposition au virus en milieu de travail (voir ci-dessous).

Employés présentant des symptômes de la COVID-19

Selon l’OSHA, les entreprises devront établir des politiques portant sur l’identification et l’isolement des employés malades. Voici certaines mesures que vous pourriez prendre en compte :

• Informer les employés sur les signes et les symptômes de la COVID-19 et les encourager à surveiller leur apparition s’ils pensent avoir été exposés au virus.
• Effectuer un suivi des employés qui présentent des symptômes et retrouver les personnes avec lesquelles ils ont été en contact.
• Isoler sans attendre les personnes qui ont des symptômes. Par exemple, isoler les employés potentiellement contagieux du reste du personnel, des clients et des visiteurs.
• Dire aux employés d’informer leur supérieur de la situation, puis de quitter le lieu de travail sur-le-champ afin de s’isoler.
• Établir une politique qui détermine le moment où les employés peuvent revenir au travail. Selon le CDC, les employés malades ne devraient pas se présenter au travail tant qu’ils ne répondent pas aux critères leur permettant de sortir du confinement.

Renseignez-vous sur les fonctions de suivi de la sécurité des employés de Dayforce qui aident les entreprises à gérer les risques et à faire le suivi de l’exposition des employés à la COVID-19.

Employés qui prennent soin de membres de leur famille malades

Le CDC recommande aux employés qui ne présentent pas de symptômes, mais qui vivent avec une personne malade d’aviser leur supérieur ou superviseur, puis de suivre certaines précautions.

Pratiques exemplaires pour prévenir la propagation de la COVID-19

Les employeurs peuvent jouer un rôle important pour ralentir la propagation du virus dans la communauté, surtout lorsque les politiques de télétravail seront levées. Les entreprises peuvent suivre les recommandations du CDC, comme encourager les employés qui sont malades à rester à la maison et à suivre les mesures décrites par le CDC pour limiter la propagation de la COVID-19. Le CDC et l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) demandent aux employeurs de continuer à appliquer les mesures préventives – même lorsque l’activité professionnelle reprendra son cours normal – en adoptant les pratiques suivantes :

• Proposer des options mains libres pour les portes, les réceptacles et les espaces communs.
• Augmenter la fréquence du nettoyage des lieux : désinfection des surfaces, du matériel et d’autres éléments du milieu de travail.
• Encourager certains gestes, comme se couvrir la bouche et le nez en cas de toux ou d’éternuement. Présenter clairement les mesures d’hygiène en disposant des affiches et d’autre matériel visuel dans l’ensemble du lieu de travail.
• Continuer de promouvoir l’éloignement social : établissement d’une politique de télétravail, éloignement des postes de travail, proposition d’options flexibles pour la tenue des réunions et étalement des quarts de travail, lorsque possible.
• Fournir aux employés et aux clients des mouchoirs, des masques et du désinfectant pour les mains.

Envisagez d’établir une politique pour les réunions en personne lorsque les employés reviendront finalement au bureau et reprendront leurs activités normales. L’OMS recommande aux employés de se poser les questions ci-dessous avant de tenir une réunion dans un espace restreint :

• La réunion ou l’activité doivent-elles se tenir en personne ou peut-on les remplacer par une vidéoconférence?
• Peut-on réduire le nombre de participants?
• Est-ce que la salle de réunion comporte suffisamment de mouchoirs, de désinfectant pour les mains et de masques?
• Les participants présentent-ils des symptômes avant la tenue de la réunion? Avisez au préalable les participants de ne pas prendre part à la réunion s’ils présentent des symptômes ou ne se sentent pas bien.

Autres ressources pour les employeurs

La pandémie de COVID-19 évolue de jour en jour. La réponse des entreprises à cette crise sanitaire devrait se fonder sur de l’information fiable et à jour provenant de sources telles que l’OMS, le CDC et les organismes de santé publique. Voici une liste de ressources supplémentaires pour aider les employeurs à prendre des décisions éclairées en période de COVID-19 :

Ressources générales

Centers for Disease Control and Prevention (CDC) : Interim Guidance for Businesses and Employers to Plan and Respond to Coronavirus Disease 2019 (COVID-19)

Organisation mondiale de la Santé (OMS) : Getting your workplace ready for COVID-19

Ressources pour les employeurs aux États-Unis

U.S. Department of Labor : Coronavirus Resources

Occupational Safety and Health Administration (OSHA) : Guidance on Preparing Workplaces for COVID-19

Ressources pour les employeurs au Canada

Gouvernement du Canada : Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19 : Soutien aux Canadiens et aux entreprises

Maladie à coronavirus (COVID-19) : Préparation

Ressources pour les entreprises canadiennes – Maladie à coronavirus (COVID-19)

Chambre de Commerce du Canada : Préparation des entreprises à une pandémie

Ressources de Ceridian

Info COVID-19

Webinaires liés à la COVID-19

Solutions de Ceridian

Fonction de suivi de la sécurité des employés de Dayforce : Voici l’une des nouvelles fonctions et ressources lancées par Ceridian afin d’aider les entreprises à gérer leur réponse à la pandémie de COVID-19 relativement à leurs employés.

Portail d’apprentissage lié à la COVID-19 : Vous y trouverez diverses ressources relatives à la COVID-19 : préparation, mesures pour prévenir la propagation du virus, gestion d’équipes en télétravail et bien-être mental en milieu de travail. Ces ressources peuvent être téléchargées gratuitement par les clients actuels et les clients éventuels de Dayforce. Accédez au portail d’apprentissage.