Vince’s Market trouve les ingrédients du succès

Pour l’équipe de Vince’s Market, manger est l’un des plus grands plaisirs de la vie. Lorsqu’on franchit les portes de l’un des quatre établissements de l’épicier indépendant dans la région du Grand Toronto, on ressent tout de suite cet amour des aliments. Qu’il s’agisse de ses fruits et légumes appétissants, de ses pâtisseries fraîchement sorties du four, de son personnel souriant ou de ses activités communautaires, Vince’s Market utilise la nourriture pour susciter la joie et rassembler les gens.

Fondée en 1929, la chaîne familiale est passée d’un à quatre établissements au fil des années. Le monde a beaucoup changé depuis l’ouverture de Vince’s Market – tout comme le secteur de l’épicerie en général. Aujourd’hui, l’entreprise exerce ses activités dans un environnement fortement consolidé, à faible marge de profit, où la concurrence semble devenir plus féroce chaque année.

Pour demeurer une entreprise saine et florissante, Vince’s Market doit attirer et fidéliser une main-d’œuvre qualifiée capable d’offrir une expérience client agréable. Mais fidéliser le personnel qualifié n’est pas chose facile.

« En tant qu’entreprise de plus petite taille, l’un de nos plus grands défis est de recruter et de fidéliser des membres de l’équipe compétents, qui souhaitent bâtir leur carrière chez nous, indique Giancarlo Trimarchi, propriétaire et président. Les possibilités d’obtenir de l’avancement ou d’être muté à un nouveau poste sont limitées au sein de notre organisation, c’est pourquoi les membres de notre équipe se croient souvent forcés de chercher ces occasions ailleurs. »

M. Trimarchi souhaite tout mettre en œuvre pour améliorer l’expérience employé et recruter les bonnes personnes. Il savait qu’une solution de gestion du capital humain unifiée pourrait changer la donne, mais son équipe et lui ne disposaient ni du temps ni des ressources nécessaires pour gérer un processus d’implémentation long et coûteux.

Un catalyseur de changement

À un certain moment, Vince’s Market avait envisagé de changer de technologie de gestion du capital humain, mais avait alors jugé que ses besoins ne nécessitaient pas d’abandonner ses anciens systèmes internes et de passer à un nouveau fournisseur de services de paie.

En 2022, face aux changements qui se sont opérés dans le monde du travail et le secteur de l’épicerie, l’équipe a reconsidéré sa décision. Ses effectifs, constitués de 260 employés salariés, à temps plein et à temps partiel, aspiraient à un accès plus facile à leurs renseignements et à une plus grande transparence à l’égard des processus. L’équipe de direction souhaitait quant à elle réaliser des gains d’efficacité, favoriser la fidélisation et améliorer l’accès aux renseignements sur les effectifs.

« Nous ne disposions pas des systèmes ni des intégrations appropriés pour les différentes composantes de notre expérience employé, qu’il s’agisse de la gestion de la paie, de l’évaluation du rendement, du recrutement ou de l’intégration des nouveaux employés, se rappelle M. Trimarchi. Toutes ces tâches étaient effectuées tout à fait séparément. Nous devions trouver un moyen de les réunir. »

C’est alors que l’entreprise a décidé qu’il était temps d’investir dans un système intégré, arrêtant son choix sur Dayforce.

Les bons ingrédients

Vince’s Market a opté pour la solution Dayforce Accelerate pour l’aider à effectuer rapidement la mise en service en se concentrant sur l’implémentation des fonctions critiques.

La solution Dayforce Accelerate a été conçue en se fondant sur l’expertise approfondie de Dayforce, qui lui procure une compréhension fine des fonctions dont les nouveaux clients ont besoin lors de la mise en service. En plus de proposer un calendrier de déploiement rapide permettant une mise en service accélérée, la solution Dayforce Accelerate offre des résultats concrets ainsi que des coûts prévisibles. La portée du forfait et les produits livrables du projet sont clairement définis dans les contrats. Les outils et la méthodologie d’implémentation éprouvés de Dayforce Activate permettent d’atténuer le risque, ce qui se traduit par une réduction de 50 % des cas de soutien soumis après la mise en service.

Vince’s Market bénéficiait ainsi d’une recette fiable et d’un échéancier accéléré en phase avec ses objectifs. L’entreprise souhaitait donc déployer Dayforce, amener son personnel clé à utiliser le système, puis établir des processus et des protocoles.

Vince’s Market a d’abord implémenté les fonctions de base de Dayforce – soit les modules Gestion des RH, Gestion de la paie et Gestion des heures et de l’assiduité – en suivant l’échéancier de projet de Dayforce Accelerate. « Tant qu’à investir dans des frais mensuels, nous avons préféré établir un échéancier accéléré afin de mettre les choses en branle plus rapidement, explique M. Trimarchi. Un échéancier qui s’éternise un peu trop risque souvent d’entraîner des retards, voire l’abandon du projet. Avec Dayforce Accelerate, nous étions pleinement engagés jusqu’à la mise en service. De plus, le fait de n’avoir à assumer des frais les coûts de gestion de la paie hors exploitation que pour quelques mois a permis d’accroître le rendement du capital investi. »

Un responsable de projet de Dayforce a guidé le processus d’implémentation du début à la fin, s’assurant que les conseillers en implémentation étaient en mesure de répondre aux besoins et aux demandes de Vince’s Market. L’équipe de Dayforce a offert au personnel administratif de l’épicier une formation étape par étape personnalisée relativement au module Gestion de la paie de Dayforce pour lui permettre de se familiariser avec le système. M. Trimarchi et son équipe se sont inspirés des guides de l’utilisateur de Dayforce pour concevoir leurs processus internes et leurs propres documents de soutien, économisant ainsi temps et argent.

Un système qui fait ses preuves

Dans le système auparavant utilisé par Vince’s Market, les employés pouvaient consulter leurs bulletins de paie et leur horaire, mais n’avaient accès à aucune autre information ou option libre-service. L’entreprise assurait le suivi des heures et de l’assiduité au moyen d’une horloge tierce, qui générait des erreurs fréquentes, lesquelles prenaient un temps fou à corriger. Dans le cadre du processus de traitement de la paie, qui demandait une journée et demie de travail toutes les deux semaines, l’administratrice de la paie Mallory Myers devait confirmer que chaque employé avait bien effectué son quart de travail et rectifier manuellement tout écart décelé.

Avec Dayforce, les employés peuvent accéder facilement à bien plus d’information. Ils peuvent consulter leur dossier d’employé, leurs bulletins de paie et leur horaire prévu, ainsi que soumettre des demandes d’échange de quarts et des demandes de congé directement dans l’application mobile Dayforce. Jusqu’à maintenant, M. Trimarchi et son équipe ont observé un taux d’adoption de l’application élevé parmi les employés.

Dayforce facilite également la gestion des heures et de l’assiduité. L’horloge de pointage biométrique comprend des points de contrôle contribuant à prévenir les erreurs. Pour l’équipe de Vince’s Market, le passage à un nouveau système s’est par ailleurs révélé l’occasion de mettre à jour les politiques de pointage de l’entreprise et de communiquer plus clairement les attentes au personnel afin de réduire les erreurs.

« Il ne fait pas de doute que nous réalisons des économies, car ces politiques de pointage sont effectivement appliquées », souligne M. Trimarchi.

L’élimination des vérifications et des rectifications manuelles chronophages a en outre permis de réduire de moitié le temps consacré au traitement de la paie. À présent, M^me Myers n’a plus qu’à approuver les quarts de travail des employés et traiter la paie. « Le processus étape par étape est très facile à suivre, et le risque d’erreurs est très faible, remarque-t-elle. La possibilité d’effectuer un recalcul et d’obtenir une vue d’ensemble est vraiment pratique. Et s’il faut apporter un changement, même minime, il est possible de faire un simple recalcul rapide. Je gagne ainsi beaucoup de temps. Auparavant, je devais effectuer un recalcul pour l’ensemble de l’entreprise. »

M^me Myers gagne près de cinq heures toutes les deux semaines, temps qu’elle consacre à l’analyse des données sur la main-d’œuvre et à la génération de renseignements pratiques à l’intention des employés et de l’entreprise.

Des fonctions élargies

Maintenant que les fonctions de base sont en service, l’équipe de Vince’s Market s’apprête à implémenter les modules Recrutement, Intégration et Gestion du rendement.

Au moyen du module Recrutement de Dayforce, l’équipe peut créer des descriptions de poste et des offres d’emploi, puis les publier sur un site d’emploi de grande qualité. Les données des candidats sont transmises directement au système, suivant un processus continu contribuant à réduire la durée du cycle d’embauche et permettant à Vince’s Market de se mettre en valeur auprès des candidats.

De plus, l’intégration de tous les documents destinés aux employés dans le système facilite grandement les processus d’intégration et de gestion du rendement. M. Trimarchi espère que la simplification du processus d’évaluation permettra de mieux soutenir les gestionnaires, d’accroître l’engagement et d’offrir une meilleure vue d’ensemble du rendement au sein de l’organisation.

« Ce qui nous frappe d’emblée, c’est la transparence du processus, ainsi que la facilité, l’efficacité et professionnalisme avec lesquels les employés peuvent communiquer avec leur supérieur et l’équipe de gestion facilement et efficacement, indique M. Trimarchi. Nos superviseurs ont adopté le nouveau processus très rapidement, avec bien plus d’enthousiasme que le processus sur papier que nous utilisions auparavant pour réaliser les évaluations. Nous avions tout le mal du monde à récupérer les documents des employés. Ils remplissaient leur évaluation, puis l’oubliaient dans un fichier sans jamais nous l’envoyer. Maintenant, ils remplissent les documents très rapidement et dans une forte proportion. L’accès à l’information relative à de multiples échelons est un grand avantage. C’est tout simplement génial. »

La recette du succès

M. Trimarchi a une vision très claire de l’expérience employé qu’il souhaite créer chez Vince’s Market. Il souhaite tirer parti d’une technologie moderne permettant d’offrir au personnel un accès facile à ses renseignements, de maintenir les lignes de communication ouvertes et d’aider les employés à prendre les commandes de leur expérience employé.

M. Trimarchi sait que Dayforce a à cœur de soutenir cette vision et d’offrir à l’entreprise des approches et des outils qui lui permettront de continuer d’évoluer afin de répondre aux besoins opérationnels changeants ainsi qu’aux attentes des employés.

« Ce que j’aime le plus de Dayforce, c’est qu’elle s’efforce constamment d’améliorer les processus et les plans, et d’en implémenter de nouveaux, précise-t-il. Nous n’avons pas à nous en soucier. Nous pouvons compter sur un partenaire qui dispose de l’information et des programmes dont nous avons besoin pour passer au niveau supérieur. »