Tremploy met tout en œuvre pour plus d’efficacité

Pendant plus de 50 ans, Tremploy a offert à diverses reprises des services de formation professionnelle à près de 135 adultes présentant des handicaps intellectuels. Les clients participent à des programmes sur place qui fournissent une formation professionnelle et enseignent des aptitudes essentielles comme la communication. De plus, le programme d’aide aux employés de l’organisme offre du soutien aux clients qui travaillent hors site pour des administrations telles que la ville de Charlottetown, le ministère du Tourisme et l’Université de l’Î.-P.-É. L’organisme sans but lucratif offre également un programme d’orientation professionnelle et d’évaluation des besoins en formation professionnelle baptisé « Career Bridges »; il s’adresse aux personnes qui envisagent un changement de carrière ou suivre une formation plus poussée.

Une grande partie des 40 employés de Tremploy travaillent auprès de l’organisme depuis longtemps; certains d’entre eux comptent plus de 25 ans de service. La moitié des employés sont syndiqués et la plupart travaillent à temps plein à l’extérieur de l’emplacement principal de l’organisme situé à Charlottetown. Les autres employés travaillent à l’extérieur des sites régionaux. Peu importe leur lieu de travail, il y a un lien très étroit qui relie les employés à la mission et aux clients, entre autres, et tous les jours ils font avancer les choses.

Mettre à niveau les systèmes pour plus d’efficacité

Le partenariat en matière de paie entre Tremploy et Dayforce a commencé il y a plus de 21 ans, à la suite d’un conseil reçu auprès d’une banque. Shelley Watts, actuellement directrice des finances auprès de Tremploy, agissait à l’époque à titre de vérificatrice; elle se souvient bien de l’implémentation : « Un des principaux avantages de la transition au système de traitement de la paie par lot de Dayforce a été le remplacement de tous les énormes registres de paie en format 35,5 par 43,18 cm au sein de l’entreprise, par des feuilles 21,6 par 28 cm. Ce fut tout un tournant. »

En février 2021, Tremploy a effectué une autre transition, passant cette fois du système de traitement de la paie en lot de Dayforce au système infonuagique de Powerpay. Mme Watts était confiante en la réussite de l’implémentation; cependant, une certaine crainte demeurait : le moindre changement dans les systèmes de paie pourrait perturber des processus et des programmes. Son équipe est toute petite, elle et sa commis-comptable – deux personnes n’ont pas assez de temps pour faire face à des ralentissements causés par la correction des erreurs après coup.

Ce n’était pas une situation sans issue. Tremploy a attendu jusqu’après le traitement de fin d’année avant d’entreprendre la transition. En quelques semaines, Powerpay était opérationnel dans l’organisme. « C’était rapide et facile », explique Mme Watts. Et on en a constaté les résultats presque immédiatement, en commençant par une baisse des coûts.

« Un organisme sans but lucratif doit absolument optimiser l’usage des fonds. Puisque nous sommes financés par le gouvernement, les budgets sont souvent serrés et on se demande toujours comment il serait possible d’obtenir des fonds supplémentaires. Les frais associés à Powerpay sont légèrement moins élevés par rapport à d’autres solutions, ce qui change bien des choses pour un organisme comme le nôtre. »

Le passage d’un système axé sur le traitement par lot qui était chronophage, à la solution Powerpay a également contribué à simplifier le processus de traitement de la paie. L’interface utilisateur de Powerpay est intuitive et conviviale; tout est plus facile à effectuer, que ce soit l’accès aux données des employés, le traitement de la paie, les modifications aux pensions et aux cotisations, l’extraction des relevés d’emploi et le suivi des affiliations syndicales. Auparavant, la commis-comptable de Tremploy devait mettre manuellement les chèques des employés dans des enveloppes, alors qu’avec Powerpay, ils arrivent déjà dans l’enveloppe et scellés d’avance.

« Grâce à Powerpay, nous avons économisé environ une demi-journée toutes les deux semaines ainsi qu’une heure et demie pour remplir les enveloppes. Nous estimons avoir économisé environ cinq heures par cycle de paie », affirme Mme Watts. Sur un an, cela représente des économies de plus de deux semaines de travail.

Disposer d’un système infonuagique contribue également à faire une différence. Mme Watts et sa coéquipière peuvent désormais accéder aux données de partout et savent que même en cas de tempête ou de pandémie, elles pourront traiter la paie à distance. Auparavant, au moment de la mise à jour du système, il fallait consacrer du temps et des efforts pour apporter les changements nécessaires dans le serveur de Tremploy. Maintenant, les mises à jour se font automatiquement.

« Il est également plus facile de soutenir les employés », explique Mme Watts. « Par exemple, supposons qu’un employé veut connaître l’incidence d’un changement de sa cotisation REER. En trois minutes, je peux apporter le changement, générer un aperçu et lui communiquer l’information. »

Mettre à l’essai le système

En 2021, Tremploy a lancé un programme qui offre des formations professionnelles rémunérées à un maximum de 150 clients. Les participants au programme reçoivent une allocation en fonction de leur présence. Avant, l’organisme gouvernemental qui finance le programme effectuait un versement par transfert électronique de fonds (TEF) directement aux clients. Mais cette année, il a décidé de confier ce travail à d’autres organismes qu’il finance. La question qu’on se posait chez Tremploy était de savoir si avec Powerpay on serait capable de traiter le versement des allocations, soit plus d’un million de dollars au total, et d’émettre les feuillets T4A connexes.

Mme Watts était très heureuse qu’un seul appel au service d’assistance de Powerpay ait suffi pour confirmer que le système pouvait répondre aux besoins de Tremploy et de ses bailleurs de fonds.

« Inspirer une telle confiance est important. Nous nous apprêtions à examiner un autre programme, mais j’ai dit : "c’est certain que nous pouvons le faire avec Powerpay, ce programme peut tout faire." Ce matin, j’ai reçu un appel du gouvernement et le fonctionnaire voulait savoir le nom du programme que nous utilisons, car il y a d’autres organismes qui seront financés par le gouvernement et qui, comme Tremploy, devront traiter des allocations. »

Dayforce a également soutenu Tremploy en l’orientant rapidement dans le cadre des subsides du gouvernement fédéral liés à la pandémie qui est en constante évolution, et a aidé l’organisme à tirer parti du programme de subvention salariale temporaire.

Mme Watts témoigne de ce soutien : « Je travaillais de chez moi et vers la fin de la journée je me consacrais à la paie. J’ai appelé l’équipe de soutien, tout en sachant qu’un grand nombre de clients des services de paie essayaient d’en faire autant en même temps. J’ai parlé avec le même conseiller au service à la clientèle formé par l’Association canadienne de la paie (ACP) lors de chacun des trois traitements de la paie que j’ai effectués à 19 h. Finalement, tout s’est bien passé », raconte Mme Watts.

Faciliter l’observation

Étant donné son parcours en tant que vérificatrice, il n’est pas étonnant que Mme Watts accorde une priorité absolue à la conformité avec la réglementation. Étant donné la petite taille de son équipe et le grand nombre de demandes à traiter, elle a besoin d’un système sur lequel elle peut compter tous les jours ainsi que dans le cadre de l’audit exigé par le gouvernement chaque année.

« Powerpay est un moyen extraordinaire pour mettre en place un ensemble de contrôles », explique Mme Watts. « Il y a des entreprises convaincues qu’il faut un certain nombre d’employés pour que le passage à un système de traitement de la paie automatisé soit profitable. Je me demande “pourquoi attendre”. Avec Powerpay, j’entre mes données dans le système et il génère pour moi des bulletins de paie, des rapports, des feuillets T4 que je considère comme fiables. Tout est exécuté et mes contrôles sont en ordre. »

Mme Watts apprécie les notifications qui s’affichent dans la page d’accueil de Powerpay et lui signalent les changements et les nouvelles directives de l’Agence du revenu du Canada. De plus, grâce aux étapes du traitement de fin d’année consignées directement dans le système et à la configuration des rapports – ce qui permet de réduire les erreurs et de gagner du temps sur la validation et la vérification –, il est plus facile pour des coéquipiers moins expérimentés de mener à bien le traitement de fin d’année. « Le fait de pouvoir économiser sur la préparation des feuillets T4 n’a pas de prix », dit-elle.

Plus important encore, Mme Watts sait que si les choses ne se déroulent pas tout à fait comme prévu, ce qui arrive quelques fois, l’équipe de soutien de Powerpay s’occupera de régler la situation. Elle se souvient d’un incident il y a quelques années, lorsqu’un membre de son équipe a involontairement licencié une employée, au lieu de lui attribuer un congé de maternité. Le système a ôté le matricule visé, ce qui a entraîné des problèmes lors du retour au travail de l’employée. « J’ai appelé Dayforce et ils ont extrait tous les enregistrements de l’employée et les ont associés à un nouveau matricule. En deux jours, nous disposions de tous ses enregistrements et l’employée était de nouveau prise en charge dans le cadre du traitement de la paie ».

Ce qui rassure toujours Mme Watt est le soutien illimité auquel elle a accès. « Cela fait 21 ans que j’utilise activement ce programme. Si j’avais à attendre plus d’une heure pour obtenir une réponse de la part de Dayforce, je trouverais cela inhabituel. Il ne me viendrait jamais à l’esprit d’utiliser d’autres programmes ni de cesser notre collaboration avec Dayforce », affirme Mme Watts. « Au cours de toutes ces années, nous n’avons jamais rencontré un problème que nous n’avons pas pu régler ».

Planification de la relève

Lorsque Mme Watts pense à l’avenir, elle se sent en confiance. Alors qu’elle se prépare à prendre sa retraite, elle sait que son équipe dispose du système et du partenariat nécessaires pour répondre aux besoins de l’organisme. De plus, tout comme Tremploy met tout en œuvre pour soutenir la croissance et l’évolution de ses clients, elle pense que Dayforce sera présent pour soutenir l’organisme, peu importe la direction qui est prise.

« Il y a tellement d’aspects de Powerpay que nous n’avons pas encore mis à contribution en ce qui a trait aux RH. Avec Dayforce, tout est possible, que désirez-vous réaliser? Quelle direction souhaitez-vous prendre? »