Trois façons de gérer l’absentéisme des employés
De multiples raisons peuvent expliquer les absences d’un employé, par exemple des circonstances personnelles particulières ou une faible mobilisation. Voici des outils et des stratégies dont peuvent tirer parti les gestionnaires pour mieux comprendre l’absentéisme et y répondre.
Table des matières
La gestion des absences est un facteur qui influe grandement sur la productivité des effectifs. Selon un sondage effectué dans le cadre du Gallup-Sharecare Well-Being Index, le coût annuel total de la perte de productivité avoisine les 84 milliards de dollars aux États-Unis.
Si les absences peuvent s’expliquer par la maladie, une urgence familiale ou tout autre problème personnel, leur multiplication peut signaler une faible mobilisation. Peu importe la cause ou la durée des absences, les gestionnaires doivent se préparer à aborder le problème de la façon la plus productive possible.
Cela signifie que les responsables des RH doivent se doter des outils et des stratégies appropriés pour diminuer les répercussions de l’absentéisme.
Voici trois façons de gérer l’absentéisme des employés.
1. Établir une politique claire de gestion des absences
Une politique de gestion des absences vise à réduire celles-ci en établissant des attentes organisationnelles à ce sujet. Elle devrait définir ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas, et indiquer ce qui entre dans la catégorie des congés rémunérés. Une politique claire de gestion des absences outille les gestionnaires pour gérer en amont les problèmes d’assiduité, et assure une uniformité à l’échelle de l’organisation.
Pendant le processus d’intégration d’un employé (billet en anglais), il est essentiel de présenter les protocoles et les processus qui s’appliquent en cas d’absence. Cela évitera les malentendus et contribuera à ce que l’employé prenne les règles au sérieux. Par exemple, il serait avisé de demander que l’employé communique directement avec son gestionnaire lorsqu’il prend un congé non approuvé préalablement (que ce soit un congé de maladie ou un congé personnel).
Pour assurer l’efficacité de la politique de gestion des absences, on peut permettre aux employés de la consulter sur un portail en ligne, en plus d’en favoriser le renforcement continu par d’autres moyens. Par exemple, de nombreuses entreprises chefs de file utilisent les technologies de gestion des effectifs pour rationaliser le suivi des absences. Celles-ci facilitent le processus de demande et d’approbation de congés, qui s’effectue en quelques clics pour l’employé comme pour le gestionnaire.
2. Assurer un suivi des absences des employés afin de déceler toute tendance
Les gestionnaires peuvent difficilement comprendre qu’il y a problème s’ils sont incapables d’assurer un suivi des absences. Les technologies permettent d’effectuer ce suivi en temps réel et de déceler toute tendance en matière d’absence – par exemple, un employé rate invariablement son quart de travail du lundi. Un suivi en temps réel permet aux gestionnaires de réagir plus rapidement à tout problème.
En outre, l’information tirée des données en temps réel permet de tenir des conversations productives et éclairées avec les employés qui faciliteront l’amélioration du rendement de ces derniers, voire aussi de la culture globale de l’entreprise.
Après tout, selon McKinsey & Company, le stress au travail coûte aux employeurs américains près de 200 milliards de dollars chaque année. Si celui-ci est un important facteur d’absentéisme chez les employés, la capacité à déceler les tendances pourrait constituer la première étape pour résoudre le problème et éviter à l’entreprise de lourdes pertes.
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3. Discuter ouvertement du sujet
Dans le scénario ci-dessus, l’utilisation de la technologie pour tirer de l’information des données est essentielle, mais le dialogue et la transparence qui s’ensuivent le sont tout autant. Les facteurs qui amènent un employé à s’absenter du travail peuvent être nombreux : assurer le transport des enfants, prendre soin d’un proche âgé, gérer un problème de santé, etc. Comprendre les besoins d’un employé peut aider à accommoder ceux-ci, et renforcer du même coup la relation employé-gestionnaire. De même, le gestionnaire pourra mieux planifier et établir les horaires s’il a l’heure juste sur la disponibilité réelle de l’employé, en plus de faciliter l’observation des exigences relatives aux congés.
Maintenant, certaines tendances en matière d’absence peuvent également révéler une faible mobilisation s’expliquant, par exemple, par une mauvaise ambiance au sein de l’équipe, un épuisement professionnel ou une faible rémunération. Comprendre ces circonstances pourrait aider les gestionnaires à cibler les employés qui présentent un risque de départ, et à prendre des décisions plus éclairées concernant la façon d’aborder le problème.
L’apport de la technologie pour réduire l’absentéisme
Les données relatives à la gestion des absences peuvent aider les gestionnaires à cibler les employés qui prennent systématiquement tous leurs congés de maladie, annuels et personnels. Si cela ne constitue pas une violation de la politique de l’entreprise, l’utilisation systématique des congés disponibles peut être un indice de l’insatisfaction professionnelle de l’employé. Certains outils permettent aux gestionnaires de faire le suivi des absences au moyen d’un système de points. Si l’outil enregistre un pointage élevé comme suite aux absences très fréquentes d’un employé, le gestionnaire est invité à prendre les mesures nécessaires pour répondre au problème.
L’absentéisme peut plomber sérieusement la productivité des effectifs et signaler un problème plus profond. Discuter ouvertement avec les employés de leurs absences est l’un des moyens d’éviter que la situation ne devienne problématique. Appuyés par la technologie et des données pratiques, les gestionnaires peuvent aborder ces problèmes et s’assurer que les discussions qui en découlent contribuent positivement à l’avenir de l’entreprise.
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