Comprendre l’importance du contrat de travail et du guide de l’employé

Une gestion négligente de l’infrastructure de RH peut entraîner toute une série de problèmes très coûteux. Or, dans la plupart des cas, ceux-ci pourraient être évités en ayant recours aux deux piliers des RH en matière de documentation, c’est-à-dire le contrat de travail et le guide de l’employé.

Contrat de travail

Le contrat de travail est l’un des documents les plus importants pour une organisation. Tous les employés devraient en avoir un, quel que soit leur statut d’emploi : temps plein, temps partiel, contrat à durée déterminée, rémunéré à l’heure ou salarié. Le contrat de travail devrait être établi au début de la relation de travail, et mis à jour à mesure que celle-ci évolue. Un contrat de travail soigneusement rédigé peut :

1. déterminer les modalités d’emploi et la survie des obligations après la cessation de la relation de travail (comme les obligations de discrétion et les clauses de non-sollicitation de la clientèle);
2. limiter considérablement les coûts pour l’organisation en cas de cessation d’emploi;
3. limiter les coûts variables, ce qui augmente la valeur de l’entreprise aux yeux des acheteurs potentiels.

Idéalement, le contrat de travail écrit (évitez les contrats verbaux) est établi avant l’entrée en service de l’employé. Cela signifie que vous devez remettre un contrat de travail écrit au candidat et lui demander de vous le retourner dûment signé avant sa date d’entrée en service. Lorsqu’un contrat de travail est présenté ou signé après cette date, la signature de l’employé doit être conditionnelle à la réception d’un avantage supplémentaire, comme une prime à la signature, une promotion, un nouveau programme de primes ou une augmentation salariale. À noter que cela s’applique aussi aux employés actuels.

De nombreux aspects doivent être pris en compte lors de la rédaction d’un contrat de travail; pensez donc à vous faire conseiller par un professionnel en amont. En voici quelques exemples : le type de relation d’emploi (temps plein, temps partiel, contrat à durée déterminée), la date d’entrée en service, les responsabilités de l’employé, la rémunération, les heures de travail, le droit à congé, le droit à la rémunération des heures supplémentaires, la cessation d’emploi, la démission et les obligations après la fin de la relation de travail.

En établissant un contrat solide dès le départ, vous réduisez considérablement les risques inutiles, dont les risques juridiques.

Guide de l’employé

Le deuxième document le plus important du point de vue des RH est le guide de l’employé. Celui-ci :

1. présente en langage clair les politiques et procédures de l’organisation de façon à répondre aux questions de l’employé et à éviter la confusion; il comprend les politiques exigées par la loi et celles qui sont habituellement recommandées;
2. réduit les risques de différends et de litiges d’ordre juridique;
3. établit clairement les attentes à l’égard des employés et des superviseurs ou gestionnaires;
4. communique les valeurs organisationnelles.

La rédaction d’un guide de l’employé exige une fine connaissance de l’organisation visée et des lois applicables. Par ailleurs, chaque guide de l’employé est unique. Il est donc fortement déconseillé de réutiliser un document antérieur ou un guide trouvé sur le Web. Le guide de l’employé devrait refléter la culture organisationnelle de même que les normes d’emploi, les lois en matière de santé et de sécurité, et les lois en matière de droits de la personne qui sont en vigueur dans les endroits où l’organisation mène ses activités. C’est d’ailleurs pourquoi il peut être problématique de réutiliser un guide de l’employé conçu pour une organisation dans un pays différent.

En matière de processus, tous les employés devraient recevoir un exemplaire du guide ou y avoir accès en ligne, et le signer à l’endroit prévu pour confirmer qu’ils en ont pris connaissance. Le guide devrait aussi être mis à jour sur une base régulière afin de refléter les changements législatifs. Finalement, les gestionnaires et les superviseurs devraient suivre régulièrement des formations sur les politiques en vigueur afin de s’assurer que celles-ci sont mises en œuvre correctement et efficacement.

Même si l’on recommande aux organisations de disposer de ces documents dès leur premier jour d’activité, il n’est jamais trop tard pour se doter d’une infrastructure de RH adéquate.

Pour plus de renseignements, visionnez le webinaire (en anglais) sur le même sujet.